ICBF - Formato acta de visita del instrumento de seguimiento al cumplimiento

FORMATO ACTA DE VISITA DEL INSTRUMENTO DE SEGUIMIENTO

F2.IN5.P5. PP 20/02/2019

AL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES PARA LA RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR Página 1 de

Versión 3

NUTRICIONAL EN PUNTO DE ENTREGA 9

Regional: Fecha de visita:

Centro Zonal: Municipio:

Nombre punto de entrega: Código SIM del punto:

Dirección punto: Nombre del Responsable punto:

Documento Identificación: Nombre de quien atiende la visita: Hora de inicio de la visita: Hora de finalización de la visita:

1. Objetivo de la visita:

2. RESULTADOS DE LA VISITA Variable 1. Calidad del empaque primario y secundario de los AAVN almacenados (SRI) Calificación: 0 5 10 NA Descripción del resultado: Variable 2. Rotulado del empaque primario y secundario de los AAVN Calificación: 0 10 NA Descripción del resultado: Variable 3. Oportunidad en la entrega de productos al punto de entrega primario Calificación: 0 5 10 NA Descripción del resultado: Variable 4. Comparativo de información FT1 Vs Acta de Entrega Vs Información Punto Calificación: 0 5 10

Entrega Descripción del resultado: Variable 5. Diligenciamiento de los formatos Calificación: 0 5 10 NA Descripción del resultado: Variable 6. Reposiciones de producto Calificación: 0 5 10 NA Descripción del resultado: Variable 7. Condiciones de almacenamiento Calificación: 0 5 10

Descripción del resultado: Variable 8. Condiciones higiénicas del espacio de almacenamiento Calificación: 0 5 10

Descripción del resultado: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Variable 9. Control de existencias y entrega de Alimentos de AAVN Calificación: 0 10 NA Descripción del resultado: Variable 10. Control de rotación de inventarios (SRI) Calificación: 0 5 10 NA Descripción del resultado: Variable 11. Cumplimiento a las observaciones generadas en la visita anterior Calificación: 0 5 10 NA Descripción del resultado: Variable 12. Servicios básicos Calificación: 0 10

Descripción del resultado: Variable 13. Uso adecuado de los Alimentos de Alto Valor Nutricional (SRI) Calificación: 0 10

Descripción del resultado:

3. Novedades críticas encontradas (marque con una X) Ninguna Calidad del empaque primario y secundario de los AAVN almacenados: Control de rotación de inventarios: Uso adecuado de los Alimentos de Alto Valor Nutricional:

4. Resultado consolidado

a. Porcentaje grupo Resultado Porcentaje de Número Valor máximo Calificación 1 2 3 Valor Máx. (1) cumplimiento

Variable descontando N.A. (2) Obtenida (3) (3/2)100 Resultado 30 b. Porcentaje grupo Proceso Valor máximo Porcentaje de Número Valor Máx. Calificación 4 5 6 7 8 9 10 11 13 descontando cumplimiento Variable (1) Obtenida (3) NA (2) (3/2)100 Resultado 90 c. Porcentaje grupo Estructura Porcentaje de Valor Máx. Valor máximo Calificación Número variable 12 cumplimiento (1) descontando NA (2) Obtenida (3) (3/2)100 Resultado 10 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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5. Porcentaje de cumplimiento por Responsable 5.1 Porcentaje de cumplimiento Responsable Contratista Productor y Distribuidor

Valor Valor máximo Porcentaje de Número Calificación 1 2 3 4 6 Máx. descontando cumplimiento variable Obtenida (c) (a) N.A .(b) (c/b 100) Resultado 50 5.2 Porcentaje de cumplimiento Regional y Centro Zonal

Valor Valor máximo Porcentaje de Número Calificación 1 4 5 7 8 9 10 11 12 Máx. descontando cumplimiento variable Obtenida (c) (a) N.A. (b) (c/b 100) Resultado 90 5.3 Porcentaje de cumplimiento Responsable Punto de entrega Valor Valor máximo Porcentaje de Número Calificación 1 4 5 7 8 9 10 11 13 Máx. descontando cumplimiento variable Obtenida (c) (a) NA (b) (c/b 100) Resultado 90 Regional y Punto de

6. Seguimiento según el porcentaje de cumplimiento Centro entrega Zonal Cumple con el 100% Requiere asistencia técnica (80% - 99%) Requiere asistencia técnica, definición y cumplimiento de plan de mejora (60 - 79%) Requiere definición de continuidad o cierre del punto primario de atención (menos del

59%)

7. Concepto general de lo encontrado en la visita:

8. Cumplimiento a los compromisos de la visita anterior:

9. Observaciones por parte del visitador:

10. Observaciones por parte del punto de entrega: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Información del punto de entrega que atendió la visita

Recibió copia del Porque: Si: No:

acta: Nombres y Apellidos Nro. Cédula Firma Información de la Persona que realiza la visita Nombres y Apellidos Entidad Nro. Cédula Firma INSTRUCTIVO Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Regional: Diligencie el nombre del Departamento en el cual está ubicado el punto de entrega primario, para el caso de Distrito Capital es la Regional Bogotá.

Fecha de visita: Registre la fecha en la cual se está realizando la visita al punto de entrega en el formato dd/mm/aaaa.

Centro Zonal: Escriba el nombre del Centro Zonal, al cual corresponde el punto de entrega primario y es el encargado de realizar el seguimiento.

Municipio: Indique el nombre del municipio en el cual está ubicado el punto de entrega primario.

Nombre punto de entrega: Escriba el nombre del punto de entrega primario registrado en la

FT1; Ej. "Bodega Alcaldía Municipal”; "Hogar Infantil Los Pitufos”.

Código SIM del punto: Escriba el código que indique la FT1 para el punto primario de atención.

Dirección punto: Registre la dirección que indique la FT1 para el punto primario de atención.

Nombre del Responsable punto: Escriba el nombre de Ia persona responsable que indique la FT1 para el punto primario de atención. Documento Identificación: Registre el número de cédula de la persona responsable que indique la FT1 para el punto primario de atención.

Nombre de quien atiende la visita: Registre el nombre de la persona que está atendiendo la visita, este debe ser el responsable, suplente o persona autorizada por parte del ICBF.

Hora de inicio de la visita: Registre la hora en la cual se inicia a la visita al punto de entrega.

Hora de finalización de la visita: Registre la hora en la cual se finalizó la visita al punto de entrega.

1. Objetivo de la visita: registre el objetivo de la visita que se va a realizar en el punto de entrega.

2. RESULTADOS DE LA VISITA: una vez observado, evaluado y definido el nivel de cumplimiento de lo establecido en el instrumento para cada una de las variables en el instrumento de verificación definido para puntos de entregas, para cada una de las trece (13) variables se debe definir la siguiente información: Calificación: registrar el valor obtenido según lo definido en el documento y marcar con una equis (X) en el valor según corresponda Descripción del resultado: registrar brevemente las razones por las cuales cada una de las variables obtuvo la calificación registrada.

3. Novedades críticas encontradas (marque con una X): marque con una equis (X) si en la aplicación del Anexo No. 57: Instrumento de seguimiento al cumplimiento de condiciones para la

recepción, almacenamiento y control de alimentos de alto valor nutricional en punto de entrega, así:  Ninguna: No se generaron novedades en las variables 1, 10 y 13.  Calidad del empaque primario y secundario de los AAVN almacenados: se generó novedad en la evaluación de la Variable 1. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 3 NUTRICIONAL EN PUNTO DE ENTREGA 9  Control de rotación de inventarios: se generó novedad en la evaluación de la Variable 10.  Uso adecuado de los Alimentos de Alto Valor Nutricional: se generó novedad en la evaluación de la Variable 13.

Ejemplo:

4. Resultado consolidado: teniendo en cuenta lo evaluado y verificado en cada una de las variables, realice la suma de las calificaciones obtenidas y agrúpelas según lo definido en la tabla. - Valor máximo descontando N.A.: es el resultado del valor de todas las variables (máximo 90). En caso de existir variables en las que se obtuvo N.A., deberá sumar solo las variables evaluadas efectivamente y restar el valor de las que no se evaluaron N.A . (Ejemplo: 90 –

N.A.). - Calificación Obtenida: corresponde al total de los puntos obtenidos en cada una de las variables. NO se tienen en cuenta las variables que se calificaron con “N.A.”. - Porcentaje de cumplimiento (2/3)100: es el resultado de la división del valor obtenido en la columna “Valor máximo descontando NA (2)” sobre el valor obtenido en la columna “Calificación Obtenida (3)” y multiplicado por 100.

Ejemplo:

5. Porcentaje de cumplimiento por Responsable: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 3 NUTRICIONAL EN PUNTO DE ENTREGA 9 - Valor máximo descontando NA: es el resultado del valor de todas las variables (máximo 90). En caso de existir variables en las que se obtuvo N.A., deberá sumar solo las variables evaluadas efectivamente y restar el valor de las que no se evaluaron N.A. (Ejemplo: 90 – N.A.). - Calificación obtenida: corresponde al total de los puntos obtenidos en cada una de las variables. NO se tienen en cuenta las variables que se calificaron con “N.A.”. - Porcentaje de cumplimiento: es el resultado de la división del valor obtenido en la

columna “Valor máximo descontando N.A. (b)” sobre el valor obtenido en la columna “Calificación Obtenida (c)” y multiplicado por 100.

6. Seguimiento según el porcentaje de cumplimiento. - Seguimiento según el porcentaje de cumplimiento - Contratista Productor y Distribuidor: no se tiene en cuenta para este numeral, dado que el seguimiento se realiza a través de la Dirección de Nutrición y la Interventoría. - Seguimiento según el porcentaje de cumplimiento – Regional – Centro Zonal: Teniendo en cuenta el porcentaje obtenido en el numeral 5.2 Porcentaje de cumplimiento Responsable Centro Zonal – Regional, marque con una equis (x) en la columna Regional y Centro Zonal, según corresponda. - Seguimiento según el porcentaje de cumplimiento punto de entrega: Teniendo en cuenta el porcentaje obtenido en el numeral 5.3 Porcentaje de cumplimiento Responsable Punto de entrega, marque con una equis (x) en la columna Punto de entrega, según corresponda.

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De acuerdo con el resultado obtenido, a continuación se presentan las acciones por porcentaje:  Cumple con el 100%: Felicitaciones!, no se requiere ninguna acción adicional.  Requiere asistencia técnica (80% - 99%): Cuando el porcentaje sea del 80% al 99%; significa que requiere acompañamiento para subsanar las observaciones realizadas en la visita de seguimiento a las condiciones para la recepción, almacenamiento y control de alimentos de alto valor nutricional en punto de entrega. Se debe contar con acta de soporte de las actividades realizadas por parte del ICBF.  Requiere asistencia técnica, definición y cumplimiento del plan de mejora (6079%): cuando el porcentaje sea del y 60 al 79%; significa que requiere acompañamiento y definir un plan de mejora, el cual debe de contar con un cronograma con las actividades a realizar para subsanar las observaciones realizadas en la visita de seguimiento a las condiciones para la recepción, almacenamiento y control de alimentos de alto valor nutricional en punto de entrega. Se debe contar con acta de soporte de las actividades realizadas por parte del ICBF.  Requiere definición de continuidad o cierre del punto primario de atención (menos del 59%): Cuando el porcentaje sea menor del 59%; significa que el punto de entrega debe ser visitado por parte del Centro Zonal y/o Regional para definir la continuidad o cierre del punto de entrega.

7. Concepto general de lo encontrado en la visita: describa el nivel de cumplimiento general por parte del punto de entrega según lo observado y calificado en cada variable.

8. Cumplimiento a los compromisos de la visita anterior: Registrar la fecha de la visita inmediatamente anterior y describir si se dio cumplimiento a los compromisos adquiridos en la

visita anterior. Si en la visita anterior no se adquirieron compromisos, registrar “En la visita realizada en la fecha dd/mm/aaaa no se definieron compromisos”.

9. Observaciones por parte del visitador: Registrar las observaciones que sean pertinentes relacionadas con la atención de la visita realiza.

10. Observaciones por parte del punto de entrega: espacio para que persona que atendió la visita registre peticiones, quejas, reclamos, consultas, sugerencias y solicitudes frente a la visita recibida.

Información del punto de entrega que atendió la visita: esta información debe ser registrada por la persona que atendió la visita: - Recibió copia del acta: marcar con una equis (X) si recibió o no copia del acta de la visita. Si registra que no debe indicar el por qué no la recibió. - Nombres y Apellidos: registrar el nombre completo (nombres y apellidos) de la persona que atendió la visita. - Cédula: registrar el número de cédula de la persona que atendió la visita. - Firma registrar la firma por de la persona que atendió la visita. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Información de la Persona que realiza la visita: esta información debe ser diligenciada por la persona que realiza la visita al punto de entrega. - Nombres y Apellidos: registrar el nombre completo (nombres y apellidos) de la persona que realizó la visita. - Entidad: registrar la entidad a la que pertenece. Ejemplo: ICBF – Sede Dirección General. GAT - ICBF – Regional La Guajira ó Interventoría. - Cédula: registrar el número de cédula de la persona que realizó la visita. - Firma: registrar la firma por de la persona que realizó la visita. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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