ICBF - Formato acta de visita sede administrativa operador v3 0

PROCESO F4.G21.PP

PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Versión 3

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FORMATO ACTA DE VISITA SEDE ADMINISTRATIVA OPERADOR 03/11/2023

Clasificación de la información Pública

OPERADOR REGIONAL: No. CONTRATO PROGRAMA / MODALIDAD: CUPOS CONTRATADOS V CA OL NO TR R AD TE OL FECHA DE LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO F I (N SE C IC AIH O PA L IA CC AT )A DE F F CE I ONC NAH TLA RIZ AD A TE C O IÓN DEL F OE PC EH RA A CD IE Ó NIN / I AC TIO E NCIÓN

MODIFICACIONES AL CONTRATO

(SI APLICA):

DIRECCIÓN: FECHA DE VISITA:

CIUDAD DE DOMICILIO: HORA DE VISITA:

VISITA No.

QUIEN DILIGENCIA, PERTENECE A: SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN REGIONAL CENTRO ZONAL OTRO ¿CUÁL? __________________________

NOMBRE SUPERVISOR(ES)

1. DOCUMENTACIÓN DEL CONTRATO (INFORMATIVO) N° ASPECTO REQUERIDO / OBLIGACIÓN CONTRACTUAL FUENTE DE VERIFICACIÓN CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES 1.1 ¿El operador cuenta con copia del Contrato? Contrato firmado. 1.2 ¿El operador cuenta con el Acta de inicio, memorando o documento? Documento en medio físico que evidencie el inicio sd ee rl v c ico ion .trato con fecha acorde al inicio de la prestación del 1.3 ¿El operador cuenta con las pólizas del contrato? Pólizas en medio físico con fecha anterio er s ta a bla l es cu ids ocr si p ec nió en l d coe nl a trc at ta o .o documento de inicio y para los montos

1.4 ¿El operador cuenta con la aprobación de las pólizas? Aprobación de pólizas, que cuenten con fecha a Mn ote dr aio lir d a a dla . fecha de inicio de la operación del Programa o 1.5 ¿El operador cuenta con los soportes de las modificaciones al contrato? Soporte en medio fisico de adiciones, prórrogas, otrosí, adhesiones. 2.SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO N° ASPECTO REQUERIDO / OBLIGACIÓN CONTRACTUAL FUENTE DE VERIFICACIÓN CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES 2.1 ¿El operador cuenta con la propuesta metodológica aprobada por el supervisor? Propuesta metodológica en medio físico o magnético, con sus respectivas correcciones, ajustes y aprobación. 2.2 ¿El operador cuenta con el plan de acción? Plan de trabajo con su are ps rop be ac cti iv óo n c dr eo ln so ug pra em rva is op ro -r e Fl o t ri mem atp oo d d ee P e laje nc u dc ei ó An c cd ie ól n c .ontrato y respectiva su 2.3 ¿El operador cuenta con los cronogramas de trabajo de los encuentros? Formato de cronograma(s) de los encuentros de formación con la correspondiente aprobación(es). 2.4 ¿El operador cuenta con los soportes de aprobación del componente nutricional ? Ciclo de menú, formato a pd re o l bis at ca i od ne e i sn t de erc la am nb ui to ri, c f ioo nrm isa tato d a en lá al i rs eis g ic oo nn at le cn oid rro e sn pu otr nic di io en na tel, . lista de mercado y sus

2.5 ¿ unE l p c oa rr cg eu ne ta d jee din ef o ar vm aa nc ci eó n a ce on r de el s ci ost ne m lo a e se ts at ba lb el ce ic di od o e np o lar e ml iI nC uB taF cd oo nn td rae c s tue a r l?egistra la información de las niñas y los niños está en Reporte del sistema de información del cargue de información de las niñas y los niños. 2.6 ¿ niE ñl a c sa yrg lou se nd ie ñ oin sf o er sm táa eci nó n u ne n p oe rl c s ei nst te am je a d ee s ata vab nle cc eid ao c p oo rdr ee l c I oC nB loF ed so tn ad be le s ce id r oe eg nis t lr aa m la in in uf to ar m coa nc ti ró an c td ue al l ?diagnóstico de derechos las Reporte del sistema de información del cargue de diagnóstico de derechos de las niñas y los niños. 2.7 ¿El operador cuenta con los formatos diligenciados de consentimiento y participación? Evidencia documental de los consentimiento ds e d lae sb i nd ia ñm ase n y t le o sd i nlig iñe on sc .iados, firmados por los padres o acudientes 2.8 Para el caso de atención étnica, ¿el operador cuenta con las actas de concertación o copia de las mismas? Acta(s) de concertación con comunidades étnicas. 2.9 ¿El operador cuenta con los listados de asistencia de las las niñas y los niños participantes del Programa o Modalidad? Formatos de listados de asistencia d fo irc mu am de on pta od ro ps a, rs tein d t ea c loh so n pe as rt in ci i pe an nm tee sn .daduras, debidamente diligenciado y

2.10 ¿El operador cuenta con el seguimiento y los soportes, respecto a los casos de activación de rutas? Evidencia documental de los procesos de activación de ruta y su respectivo seguimiento.

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OPERADOR REGIONAL: Pública No. CONTRATO PROGRAMA / MODALIDAD: CUPOS CONTRATADOS V CA OL NO TR R AD TE OL FECHA DE LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO F I (N SE C IC AIH O PA L IA CC AT )A DE F F CE I ONC NAH TLA RIZ AD A TE C O IÓN DEL F OE PC EH RA A CD IE Ó NIN / I AC TIO E NCIÓN

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VISITA No.

QUIEN DILIGENCIA, PERTENECE A: SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN REGIONAL CENTRO ZONAL OTRO ¿CUÁL? __________________________ NOMBRE SUPERVISOR(ES) 2.2.1 SOPORTES DE CARÁCTER FINANCIERO FUENTE DE VERIFICACIÓN CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES 2.2.2 ¿ reE gl i so tp rae dra od eo nr c eu l e inn ft oa r mco en f il no as n s co iep ro or ?te s de compra de los refrigerios entregados en los encuentros? ¿Estos corresponden con lo Facturas de compra de refrigerios.

2.2.3 ¿ loE sl no ip ñe or sa ?d ¿o Er c su toe sn cta o rc ro en s plo os n ds eo np o cr ote ns l od e re c go ism trp ar da o d ee n l o es l im nfa ot re mri ea l fe ins a q nu ce ie rs ou ?m inistran mensualmente a cada grupo de las niñas y Facturas de compra de materiales para la óptima implementación de los encuentros. 2.2.4 ¿ paE gl oo p oe pr oa rd tuo nr oc u ae pn rt oa v c eo en d oe rl ec se r rt eif li ac ca id oo n ad de ol c co on nt a ed l o cr o, n r te ravi ts oo ?r fiscal o quien haga sus veces, dónde se indique el cumplimiento de Certificación del contador o revisor fiscal. 2.2.5 ¿ paE gl oo p oe pr oa rd tuo nr oc u ae l n tata le c no ton he ul mce ar nti ofic ra ed lao c d ioe nl ac do on t ca od no r e, l r ce ov nis tro ar t ofis ?c ¿a El o s tq ou s ie con r h rea sg pa o s nu ds e nv e cc oe ns l, o d ro en gd ise t rs ae d oin d ei nq u ee l ine fl oc ru mm ep fl ii nm ai ne cn it eo r od ?e Certificación del contador o revisor fiscal. 2.2.6 ¿ paE gl oo p ae l r Sa Gdo Sr S c Su e yn ata p oc ro ten s e pl ace rart fi if sic ca ad leo s d de el tc oo dn ota ed l o pr e, rr se ov nis ao l r q f uis ec a inl to e rq vu ieie nn e h ea ng ea l s cu os n tv rae tc oe ?s , donde se indique estar al día con el Certificación del contador o revisor fiscal.

2.2.7 ¿ coE nl o lop e rera gd iso trr a c du oe n et na ec lo inn f olo rs m s eo fp ino art ne cs i ed re o ?p ago / facturas del transporte del talento humano del operador? estos corresponden Soportes de pago de los transport ee ns c a u ete nr tr re on so v d ive el n t ca il ae ln et so dh eu m foa rmno a cd ie ól n o .perador para la realización de los 2.2.8 ¿ coE rl r eo sp pe ora nd do er n c cu oe nn t la o c reo gn i slo trs a ds oo p eo nr t ee ls i nd fe o rp ma eg o fi nd ae n l co is e rh oo ?n oraios o salarios del talento humano del operador? ¿Estos Soportes de pago de los pagos de honorarios (transferencias, entre otros) del talento humano del operador. 2.2.9 ¿ reE gl i so tp rae dra od eo nr c eu l e inn ft oa r mco en f il no as n s co iep ro or ?te s de compra del material de identificación para los encuentros? ¿Estos corresponden con lo Facturas de compra del material de identificación (chalecos, carné, etc) 2.2.10 D coe n a cc eu pe tord ?o al rubro de contrapartida (si aplica) ¿El operador cuenta con los soportes de pago/compra relacionados a este Soportes de los gastos del o mpe ar na ud ao lr od pe e c rao tn ivfo or pm oid r a cd o na c elo p q tou e d es e c oh na ty raa p e as rtt ii dp au .la do en el contrato, convenio,

2.2.11 ¿Los registros de asistencia corresponden a los participantes atendidos reportados en el informe financiero? Listados de asistencia - Informes financieros 2.2.12 D coe n a cc eu pe tord ?o al rubro de gastos administrativos ¿El operador cuenta con los soportes de pago/compra relacionados a este telF efa oc ntu íar ,a ps aq pu ee le s ro íap ,o lor et g se tín is p ty uic lr a ae , df l e oe n j ee tr nn e e e o ll t crv o oa s nlo ) t, rr a rp e tor le a , s c mu io ap n nu a ue d as ot l a s o d pco o e n rp a a l tar iva p o l r ,o e ss s e tg gaa úcs i nót o n cs od ra e rd el m ss pein orvi ns i dctr i aa o .t .i v Do es c( oco nn foe rc mti iv di ad da d a, lo 2.2.2 SOPORTES TALENTO HUMANO FUENTE DE VERIFICACIÓN CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES 2.2.2.1 ¿El operador cuenta con una relación donde reporte la vinculación del talento humano para la ejecución del contrato? Documentos contractuales del talento humano del operador para la ejecución del Programa o Modalidad.

2.2.2.2 ¿ PE rol gta rale mn ato o h Mum oda an lo id r ae dp o dr et a ad co u ec ru dm op ale s c uo sn d l oa c i ud mon ee ni td oa sd v y in c co um lanp te et se ?ncias requeridas para la prestación del servicio contratado en el Certificad Po rs o gd re a mfo arm Oa c Mió on d aa lc ida ad dé m y i sc ua ry e e lax cp ióe nri e cn oc ni a e ld Mel a t na ule an l t Oo ph eu rm ata ivn oo , d de ol c o up me era nd too sr vp ia nr ca u l la a ne tj ee sc .ución del 2.2.2.3 ¿ guE íl a o sp , e inr sa td ruo cr tc ivu oe sn t ya d c eo mn álo ss d s oo cp uo mrt ee ns t ad ce i óla n i rn ed lau cc ic oi nó an d d ae ?l talento humano de acuerdo con lo requerido en el manual operativo, Soportes de las jornadas m d ine u s tao c ci oa nliz tra ac ci tó un a ly , eca l mpa ac nit ua ac li ó on p ea rl a T tia vl oe n st eo g H únu m coa rn reo s, pd oe n a dc au .erdo a lo que estipule la 2.2.2.4 ¿El operador cuenta con los listados de asistencia y fotografías de las jornadas de capacitación al talento humano? Soportes de las jornadas m d ine u s tao c ci oa nliz tra ac ci tó un a ly , eca l mpa ac nit ua ac li ó on p ea rl a T tia vl oe n st eo g H únu m coa rn reo s, pd oe n a dc au .erdo a lo que estipule la

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NOMBRE SUPERVISOR(ES)

3. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL contrato EN TERRITORIO N° ASPECTO REQUERIDO / OBLIGACIÓN CONTRACTUAL FUENTE DE VERIFICACIÓN CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES 3.1 ¿ opE el ro ap de or ra pd ao rr a c u lae en jt ea c c uo cn ió l no s d es lo Ppo rort ge rs a mde a l oa Mpl oa dn ae la idc aió dn ? de visitas del coordinador o quien haga sus veces a el talento humano del Programador y actas de vis oi pta es ra r de oa rli z pa ad raa s la p eo jr e e cl u c co ióo nr d din ea l Pdo ror go r aq mui ae n o h Ma og da a s liu ds a dv .eces al talento humano del

3.2 ¿El operador cuenta con los soportes de la gestión realizada con respecto a las articulaciones interinstitucionales? Actas de reunión / ra ec gt ia os n ad le s v ei gsi úta n c co on rr eo str po os n p dr ao g - r Fa om rmas a to o in as rtt ia cn uc laia cs ió a n n Iniv tee rl i nin st tr ia tu e c ioin nte ar l. institucional local o 3.3 ¿El operador cuenta con los informes de gestión? Informes de gestión revisados y aprobados por la supervisión. 3.4 ¿El operador cuenta con los insumos o el informe de Sistematización? (si aplica) Avances, informes o producto a que haya lugar en ap d ro on bd ae d os .e reporte el informe de sistematización revisado y 3.5 ¿El operador cuenta con los soportes/evidencias de los ejercicios de participación de niñas y niños? Actas de asistencias, registro fotográfico y evidencias de la actividad.

4. SEGUIMIENTO ACCIONES DE MEJORA N° ASPECTO REQUERIDO / OBLIGACIÓN CONTRACTUAL FUENTE DE VERIFICACIÓN CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES 4.1 ¿ loE sl eo np ce ur ea nd to rr o sc ?uenta con las observaciones / acciones correctivas / planes de mejora o copia de las actas de visitas realizadas a Evidencia documental de observac vio isn ie tas s / aa c loc sio en ne cs u c eo nr tr re oc st i v ra es a l/ iz p al da on se .s de mejora o copia de las actas de 4.2 ¿El operador ha realizado de manera oportuna y suficiente las actividades establecidas en los Planes de Mejora formulados? Evidencia documental del seguimiento a d elo ls a sP ola bn se es r vd ae c iM one ejo sr a d efo l r pm lau nl .ados y las acciones realizadas en virtud

5. CUMPLIMIENTO OBLIGACIONES SIGE N° CO AM CP TO IVN IE DN AT DE / FUENTE DE VERIFICACIÓN CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES 1 Asegurar que el personal requerido para la prestación del servicio cuente con el perfil de: Educación 5.1 ( df eo srm ara rol: llp ar ri m coa mria o, ds ipe lc ou mn ad da ori sa ,, sp er meg inra ad rio o, s ,p to as llg er ra ed so e), n tf ro er m ota roci só )n o ( ecu xprs eo rs ie ne cs ip ae pc aíf ri aco gs a rd ae n tl ia z aa rc lt aiv óid pa tid m a a Contar con un d Ai cre tac t /o dri oo c d ue ml eta nl te on dto e h au pm roa bn ao c, i óc no n d ela l s s uh po eja rs v id soe r v .ida y soportes. prestación del servicio. 2 Socializar con el equipo de trabajo que realiza las actividades definidas en el contrato, la información básica del ICBF (Misión, Visión, Normatividad interna vigente, Objetivos Estratégicos, Actas de socialización / capacitación (Misión, Visión, Principios, Objetivos Estratégicos y Políticas del Sistema 5.2 Políticas y Sistema Integrado de Gestión SIGE) así como dar a conocer los diferentes documentos Integrado de Gestión SIGE), listas de asistencia y soportes de entrega de documentación (lineamientos

(lineamientos técnicos, manuales, procedimientos, guías, formatos entre otros) necesarios para la técnicos, manuales, procedimientos, guías, formatos,entre otros) operación de los servicios. 5.3 EJE DE CALIDAD 3 a dE qn ut ir re idg oa .r los resultados de la percepción del beneficiario frente a la prestación del servicio o bien Encuesta para conocer la r ep ae lr izc ae dp oci ó lan e d ne c ulo es s tp aa vrt eic ri ip fica an rt e es l if nre fon rt me ea dla e p rr ee ss ut la tac dió on s .del servicio, si ya se haya 5.4 4 se I rd ve icn ioti .ficar y gestionar acciones de mejora que fortalezcan de manera adecuada la prestación de Evidencia documental de la implementación de las acciones de mejora. 5.5 5 q uC eo jan st ,a rr e c co lan m i on sfo yrm sa uc gi eó rn e nd co iacu s m (Pe Qnt Ra Sda ), ep na r ea l l ma ar re cc oe dp eci ó lan , e jt era ct ua cm iói ne n dt eo l y o br je es top u ce os nt ta r aa c tl ua as l .peticiones, Insumos remiti yd o ss o lp ica itr ua d l ea s r e ds ep iu ne fos rt ma aa c l io ós n .requerimientos Listado de documentos utilizados en la prestación del 5.6 6 Contar con un registro de los documentos utilizados para la operación del servicio y de ser servicio F23.G7.ABS Formato Listado de Documentos y Control

necesario, deberá presentar el control de los cambios realizados. de Cambios. 1.Certificar que cuenta con un representante de seguridad y salud en el trabajo, que cumpla con el 5.7 p ge ar rf ail n e tics eta b el le cc uid mo p e limn il ea n R toe ds eo lu oc bi ló ign a c3 i1 o2 n ed se c2 o0 n1 tr9 a, c o tu aa l ela s n eo sr tam ba le q cu ide a sa d ei nc io en l e m, am rco od i dfi eq u lae eo j es cu us ct ii ótu ny a d ey l Certificac Sió en g d ue ri dd ae ds i yg n Sa ac luió dn e d ne el R l Te rp ar be as je ontante de contrato o convenio y la normatividad vigente. 58 P d coore ncs u ve emn net ia onr .t adla o s,i d ee nn t eif li c ma ac rió cn o dd ee l a p Se eli gg uro ris d, a dv ya lo Sr aa lc ui dó n e n d ee l Tr ri ae bs ag jo os d uy r and te et e larm ei jn ea cc ui có in ó n d de e l cc oo nn tt rr ao tl oe s o, Matriz identific da eci tó en rm d ie n ap ce iólig nr o ds e, cv oa nlo trr oa lc ei són de riesgos y 5.9 SAE LJ UE D S EE NG EU R TRID AA BD A Y J O. 2 co.R ne va el niz ioa r e nla m in ad teu rc iac i dó en Sa el ge uq ru idip ao d yd e S at lr ua db a ej no eq l u Te r as be a joe .m .pleará durante la ejecución del contrato o Listado de Asistencia y acta de reunión

5.10 3 d. eS pu rm otin ei cs ctr ióa nr a p elo rss o c no al la rb eo qr ua ed ro idre os p v ai rn ac u lala rd eo as li zp aa cr ia ó nla d e ej e sc uu sc aió cn ti vd ide al dc eo sn .trato o convenio los elementos Matriz dd ee b e idn atr meg ea n ty e e fil re mm ae dn at o ps o rd e ca p dr ao t te racc bi aó jn a dp oersonal 5.11 4 o. pIn ef ro ar dm oa r,r ra el p I oC rtB aF d olo s s a A lac c Aid Re Ln yte Es Pd Se , T dr ua rb aa nj to e y e le pn lf ae zr om de ed a ed je L ca ub cio ór na l d – e lA cT oE ntL r ad toe l op ce ors no vn ea nl i oa . cargo del Evidencia documental de los reportes de acc ci ed re tin fit ce as d d oe m tr éa db ica ojo ) y enfermedad laboral (Formato de la ARL y Soportes sobre la conformación de un protocolo para la prevención, preparación y respuesta a la atención de 5.12 5.Formular e implementar el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias emergencias, realizar simulacros, conformar la brigada de emergencia y capacitar al personal (evidencia documental).

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DIRECCIÓN: FECHA DE VISITA:

CIUDAD DE DOMICILIO: HORA DE VISITA:

VISITA No.

QUIEN DILIGENCIA, PERTENECE A: SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN REGIONAL CENTRO ZONAL OTRO ¿CUÁL? __________________________ NOMBRE SUPERVISOR(ES) 5.13 1 r Ee. nA s tid id do u ap o dt sa r q l ua es sm ee gd eid na es r en ne c de us raa nri ta es l ap a er ja e ce ul ca ióh no r dro e ly c u os no tr ae tf oic , ie dn et e a cd ue e a rdg ou a c, o e nn lae r Pgí oa l, í tip ca ap Ael m, y b im ena tn ae l j do e d le a Prác lati sc a bF s u3 eA3 nm.G ab s7 ie. pA n ráB ta cS l te i cF s ao c sr ro m ean gma ist sbo o ti r p eC oo n u fr t om ate tl oep s gs li o rm i á mIi fne ip cfn o olet ro m m d e ee nd tl oa ans d d aB e su jse uen n a d tos e cs ocr niban

EJE AMBIENTAL Evidencia documental del procedimiento (Descripción de las características de los productos empaques y 5.14 2.Utilizar productos, empaques y materiales amigables con el medio ambiente. evm ida et ne cri ia el ne s la u st i cliz aa rad co ts e rd ísu tr ica an ste a l ma ie gj ae bc lu ec sió cn o nd e el l c mo ent dr ia ot o a. m P bo ied nrá te a dn ee x loa sr l pa r ofi dch ua c toté sc , n eic ma p o a qin uf eo srm y/e o d mo an td ee r iase le s utilizados) 1.Certificar el cumplimiento, seguimiento y revisión de los asuntos correspondientes a seguridad de la Certificación de cumplimiento firmada por el supervisor del 5.15 información enmarcado en la normativa interna vigente en virtud de la ejecución del objeto del contrato (F4.G7.ABS Formato Cumplimiento de Política de Seguridad contrato. de la Información). 5.16 2 su.S pu es rvc ir sib oi rr du en l cod no tc ru am toe un nto a vd ee z sc eo m firp mro em ei ls co o nd tre a toco .nfidencialidad el cual deberá ser entregado al únicamenC teo m lo p fir ro mm ai rs áo ed l e r ec po rn e uf si d e oe pnn etac rn aia t deli od l ra e .d g, a e l dst ee laco em mp pr ro em sais o contratista

EJE DE SEGURIDAD DE

EJE DE SEGURIDAD DE 5.17 LA INFORMACIÓN 3 d d, i esIn lp cf oo onr nm ib tra i alir td oaa .dl , s inu tp ee gr rv idis ao dr , y /e on coe nl fim deo nm ce ian lit do a dq u de e lao c inu fr ora rmn ai cn ic ói nd e dn et le Is C Bd Fe , es ne g eu l r mid aa rd c oq du ee laa efe jec cte un c ióla n i sn eE c il sd o uep gne it eer ra edd e uo tr S i/ lc ie zo g an u rt rr ei Sa d l t ea Fis gd ot u a rd rm e id da e ala tb do e I n dF r f e6e o .a r lG amli 7z Ia na .Ac fr oi Bóe rn S ml r .a ae Rl cp es io ópur not pe ,re t ec rv u dia s eon r Id n o d c e io dl c ecu nor tnr ea t sr ae dtl o e, 5.18 4 q. uP er e pv ue er d y a nm aa fn et ce tn ae r r e la cc utu ma pliz limad ieo n e tol p dl ea n la d ee je r ce uc cu ip óe nr da eci ló mn isy m c oo .ntingencia del servicio ante los eventos presentar P ul na n e vd ee dn er toe l ac eu sl p o ae p cr tea ivrc a ii dó d an o d ry e/c sc o o dnn etrt ai ln atg i s ce t oan n c d ti ia e n b gy e e s nri e cll p ie aog ra tas re l aa ejecución

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NOMBRE SUPERVISOR(ES)

6. SEGUIMIENTO A POSIBLES INCUMPLIMIENTOS N° CO AM CP TO IVN IDE AN DTE/ FUENTE DE VERIFICACIÓN CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES 6.1 Solicite al operador los requerimientos realizados por el supervisor del contrato y la trazabilidad de los mismos. Soportes de las solicitudes de mejora o los requerimientos realizados por el supervisor del contrato al operador. 6.2 Verifique las respuestas del operador a la supervisión del contrato o convenio. Soportes de las acciones de mejora o res pp ou r e es l t sa us p d ea rvd ia ss o ra d l eo ls c r oe nq tu rae tr oim . ientos o solicitudes de mejora realizadas

7. DIAGNÓSTICO FINAL De conformidad a la información evidenciada, considera que: 7.1 ¿Se requiere un plan de mejora? Sí No Observaciones: Si su respuesta es positiva, la Supervisón del contrato debera solcitar al operador un "Plan de Mejora" 7.2 ¿Usted considera que lo encontrado en la visita puede considerarse un posible incumplimiento? Sí No Observaciones: Conclusiones y observaciones finales

Compromisos

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN

RECIBE LA VISITA:

NOMBRE Y FIRMA PROFESIONAL

DE REGIONAL, CENTRO ZONAL O

SEDE NACIONAL QUE REALIZA

LA VISITA:

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03/11/2023 FORMATO ACTA DE VISITA SEDE ADMINISTRATIVA OPERADOR Clasificación de la información Pública El presente instructivo tiene como propósito generar indicaciones para el correcto diligenciamiento del formato ‘’Acta de visita a la sede administrativa’’, con el fin de que aquellas personas que hacen parte de la supervisión y apoyo a la supervisión de los contratos o convenios suscritos para el desarrollo de la oferta de la Dirección de Infancia, relacionen en el formato en cuestión, la información de manera correcta y completa de acuerdo a cada una de sus partes, conociendo la importancia y necesidad de la misma. Desde la supervisión, se debe tener en cuenta que el formato ‘’Acta de visita a la sede administrativa’’ se diligenciará cuando algún miembro de la supervisión del contrato/convenio o del equipo de monitoreo, seguimiento y acompañamiento a la supervisión de la Sede Nacional, realice una visita a la Sede Administrativa de uno de los operadores de la Dirección de Infancia. En este

sentido también es necesario aclarar que, si el operador al que se le está haciendo la visita, tiene más de un contrato o convenio suscrito se deberá diligenciar un formato por cada uno de los contratos o convenios a los que se les esté haciendo supervisión. Previo a la visita, quien se presente a la Sede Administrativa, debe revisar y tener en cuenta: - Informes de avance de registro en el sistema del ICBF (tanto de diagnóstico de derechos, como los de registro de Niñas, Niños y Adolescentes). - El ciclo de menús, formato de lista de intercambio o formato análisis contenido nutricional, lista de mercado con la aprobación respectiva, según corresponda. - Haber repasado y revisado completamente la minuta contractual. - Tener claro el resumen de las observaciones o acciones correctivas, plasmadas en planes de mejora y revisar los formatos de “Actas de visita a territorio” que se hayan realizado anteriormente desde la supervisión del contrato, según corresponda. - Revisar los formatos ‘’Acta de visita a la sede administrativa’’ realizados anteriormente. - Cronogramas de trabajo presentados anteriormente (con el propósito de verificar si al momento de la realización de la visita, lo relacionado en su momento por la organización (operador/contratista) coincide con los soportes presentados durante la visita). - Demás soportes que de conformidad a la revisión del presente formato considere necesario. Inicialmente deberá relacionar en el formato, la información básica y de identificación del contrato/convenio al que se le realizará el seguimiento, la ‘’DIRECCIÓN’’ solicitada hace referencia al lugar donde se ubica la Sede Administrativa del operador. En la sección ‘’VISITA No.’’ se debe relacionar el consecutivo de la visita que se esté haciendo, si es la primera visita que se hace se

indicara 1, si es la segunda 2 y así sucesivamente según corresponda, se deben documentar todos los formatos que se hayan diligenciado en su orden sucesivo para poder realizar el seguimiento a lo evidenciado. A lo largo del formato, se encuentran enunciados una serie de ASPECTOS REQUERIDOS/OBLIGACIONES CONTRACTUALES, sobre las cuales el operador al que se encuentre haciendo la visita, deberá aportar un producto o evidencia relacionada en la columna ‘’Fuente de verificación’’. Seguido de esto hay 4 casillas, que enuncian: “Cumple”, “No Cumple,” “No Aplica” y “Observaciones”, de acuerdo a lo que eloperador manifieste tener, deberá marcar con una ‘’X’’ alguna de las 2 primeras casillas (“Cumple”, “No Cumple,”), en caso de que el contrato o convenio, manual operativo o lineamiento técnico no contemple algún ASPECTO REQUERIDO/OBLIGACIÓN CONTRACTUAL relacionado en el formato, se debe marcar la casilla ‘’No Aplica’’ y relacionar una observación explicando la razón por la cual no aplica, según corresponda. En caso de que lo requerido tenga un cumplimiento parcial, debe marcar ''No Cumple'' entendiendo que lo solicitado no se encuentra finalizado y puntualizar la situación en la casilla de observaciones.

F4.G21.PP

PROCESO Versión 3

PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Página 7 de 8

03/11/2023 FORMATO ACTA DE VISITA SEDE ADMINISTRATIVA OPERADOR Clasificación de la información Pública Si dentro de la revisión de los soportes presentados, evidencia que uno o varios de ellos presentan algún tipo de inconsistencia de forma, fondo o no se encuentra completo, se debe indicar que

‘’No cumple’’ según corresponda, debido a que el o los soportes, no servirían como producto, documento, entregable o soporte para ser presentado a la supervisión. Dentro de la casilla de ‘’Observaciones’’ deberá relacionar cualquier tipo de novedad que se registre con respecto a uno o más soportes presentados como fuente de verificación por parte deloperador. Hay una casilla de observaciones para cada ASPECTO REQUERIDO/OBLIGACIÓN CONTRACTUAL, si para alguno de los soportes se registró un ‘’No cumple’’ deberá consignar en su respectiva casilla de ‘’Observaciones’’, la razón por la cual el soporte no cumple y de manera breve describir lo evidenciado. Es importante que se revise de manera minuciosa (fechas, forma, fondo) cada soporte entregado por parte del operador al momento de la visita en la Sede Administrativa, quien realice la visita debe indicar las correcciones o acciones correctivas según corresponda, hay que tener en cuenta que varios de los soportes que se presenten, posteriormente deberán ser incluidos en algún otro formato institucional, ser presentado como soporte para pago o eventualmente realizar el trámite de la liquidación del contrato. De las correcciones u observaciones que se puedan hacer durante estas visitas, se pueden implementar acciones que reduzcan el tiempo de trámites o revisiones posteriores. En la medida en que solicite la información o soportes del formato ‘’Acta de visita a la sede administrativa’’, de acuerdo con el soporte y al momento de la realización de la visita, tenga en cuenta observaciones que ya le hayan sido realizadas al operador en otros momentos (reuniones, comités, visitas a territorio, planes de mejora formulados anteriormente, solicitudes de información).

Como se puede apreciar, en el punto ‘’1. DOCUMENTACIÓN DEL CONTRATO/CONVENIO’’, se solicitará la documentación correspondiente al contrato o convenio, el operador deberá contar con los documentos requeridos en medio físico según corresponda, el operador debe contar con la información allí requerida toda vez que constituyen la documentación formal que vincula su organización con el ICBF y puede ser material de consulta periódica. En la sección ‘’2. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO/CONVENIO’’, se solicitarán los soportes o evidencias correspondientes a los documentos o productos que eloperador debe relacionar durante la ejecución del Programa o Modalidad, es preciso tener en cuenta que al momento de la realización de la visita a la Sede