ICBF - Formato de acta de legalizacion de cuentas - modalidad teb v2 0

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Clasificación de la Información: PÙBLICA

ACTA DE LEGALIZACIÓN N° ESTADO DEL CONTRATO:

Fecha: H Ho or ra a I Fn ii nc aio l::

Lugar: Dependencia que Convoca:

Proceso: Promoción y Prevención

Objetivo:

MODALIDAD DE ATENCIÓN TERRITORIOS ÉTNICOS CON BIENESTAR

1. DATOS GENERALES: DATOS SUPERVISOR DEL CONTRATO DE APORTE: DATOS DEL OPERADOR: Nombres: NombN ro em s b dr ee ls C R oe np tar des oe r n ot a Rn et ve i sL oe rg a Fl i: scal:

Cargo: Nombre de la Entidad:

Regional: Dirección:

Centro Zonal: Teléfonos:

Correo Electrónico: N° dC eo r Cr ueo en E tale dct er ó An hi oco rr: os:

2. INFORMACIÓN GENERAL DEL CONTRATO DE APORTE: No del Contrato de Aporte: Valor Total del Contrato: $ - Fecha de Suscripción: Valor Aporte del ICBF: $ - Fecha de Inicio: Valor de la Contrapartida: $ - Fecha Acta de Inicio: Valor Adiciones: $ - Fecha de Finalización: Valor Reducciones: $ -

No de CDP:

No del RP: $ - MES A LEGALIZAR:

3. ANÁLISIS Y REVISIÓN SOPORTES COMPONENTE FINANCIERO: COMPONENTE SUBCOMPONENTE SOPORTES PRESENTADOS $ - $ - $ - $ - TALENTO HUMANO $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - ALIMENTACIÓN $ $ - - $ $ - - $ $ - - $ $ - -

TRANSPORTES $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - MATERIAL DE APOYO $ $ - - $ $ - - $ $ - - $ $ - - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -

OIRATINUMOC

OTNEIMICELATROF ED ETNENOPMOC $ - $ - $ - $ - TALENTO HUMANO $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - ALIMENTACIÓN $ $ - - $ $ - - $ $ - - $ $ - - TRANSPORTES $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - MATERIAL Y/O INSUMOS $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - TALENTO HUMANO $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - ALIMENTACIÓN $ $ - - $ $ - - $ $ - - $ $ - - TRANSPORTES $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - MATERIAL Y/O INSUMOS $ $ - - $ $ - - $ $ - - $ $ - - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - TALENTO HUMANO $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - ALIMENTACIÒN $ $ - - $ $ - - $ $ - - $ $ - - TRANSPORTES $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -

MATERIAL Y/O INSUMOS

$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - CONTROL SOCIAL $ $ - - $ $ - - $ $ - - $ $ - -

SOTSAG

SORTO

PROMOCIPORNO YC EPSROEVENCIÓN

FORMATO ACTA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS TEB

AGENDA: DESARROLLO: Rendimientos Finanfecciehrao:s consignados a la conFseicghnaa cdieó n: NOMB(DREET DAELLL EG)ASTO ePla mgoess rqeuaeli zsaed roesv iesna aTcoutaml uplaagdooss Ianceujemcuulcaidóan Cueanctuams uploard paasgar FCOORMTFPAAOLMEN ICLEIINMAT RIEEN DTEO $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - CARACTERIZACIÓN $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - TOTALES $ - $ - $ - $ -

TOTAL PAGADO EN EL MES REVISADO $ -

TOTAL DE DESEMBOLSOS REALIZADOS $ - TOTAL PAGOS ACUMULADOS $ - TOTAL DESEMBOLSOS menos PAGOS ACUMULADOS $ - TOTAL INEJECUCIONES $ -

4. SEGUIMIENTO CONTRAPARTIDA: ¿El proyecto tiene contrapartida? Total contrapartida ($):

Explicación breve contrapartida (cuando aplique):

Avances a la fecha en términos cualitativos (cuando aplique): Observaciones (cuando aplique):

5. OBSERVACIONES: ¿El operador presenta el informe financiero con soportes? SI NO ¿Cuál es el mes a legalizar?

Fecha radicación del informe financiero por parte del operador La entidad presenta los documentos soportes que acompañan al informe financiero y entrega al ICBF en medio DIGITAL FISICO Los documentos aportados permiten realizar la legalización del informe financiero? SI NO ¿Por qué? ¿Hubo redistribución de recursos no ejecutados ? SI NO ¿El operador diligenció y presentó soportes de pago de Retefuente por concepto de descuento del presente contrato? SI NO Explicar Otras

6. RECOMENDACIONES POR PARTE DEL FINANCIERO ICBF:

7. COMPROMISOS DE LAS PARTES:

COMPROMISOS RESPONSABLE FECHA

8. FIRMAS:

POR EL ICBF: POR EL OPERADOR: Supervisor del Contrato Representante Legal Nombre Completo: xxxxxxx Nombre Completo: xxxxxxx Apoyo Financiero Contador o Revisor Fiscal Nombre Completo: xxxxxxx Nombre Completo: xxxxxxx

T.P. No: xxxxxxx

ED

SATISIV

Y RAAILILIMIMAAFF

N OET SNOEIIRMAATÑINAUPMMOOCCA

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Y AIRATNEMILA

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- NAIRATINUMOC

AVITAICINI FFOORRMMAACDIÓONR EDSE TGAELSETNOTRO D HEU OMFAENROT ACONPSRTORUYCEC OCCTNIÓOON CIDGMEEI ESM NTEITÓM ONO RDIEAL D EL

ADMIGNAISSTTROASC IÓN

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PROMOCIP OR NO YC E PS RO EVENCIÓN Versión 2 Página 2 de 2 FORMATO ACTA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS Clasificación P úd be l l ia c aInformación: INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ACTA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS Tenga en cuenta que este formato le ayudara a hacer seguimiento financiero y administrativo al contrato de aporte Para esto, es importante tener encuenta lo siguientes pasos:

1. Acta de Legalización N°: Es el consecutivo que debe llevar la supervisión de acuerdo a las actas realizadas.

2. Fecha: Fecha en la cual se realiza el acta. 5. Hora Inicio: Hora de inicio de la reunión.

Lugar donde se realiza la reunión.

3. Lugar: Ejemplo, se realizo Video Conferencia a través de la 6. Hora Final: Hora en la que se finaliza la reunión.

Herramienta Teams

4. Estado del Contrato: Se debe escoger entre la fis n ao lp izc ai do on e ss u v eig jee cn ute ci óy n f in y a sl eiz a ted no g ( ae s ut na a ú rl eti um na ió o np dc eió n ci ed re rb ee ) .ser cuando el contrato a

7. Dependencia que Convoca: Diligenciar que dependencia de la regional que convoca la reunión.

8. Proceso: Promoción y Prevención ( debe ser el mismo para todas las reuniones) Escribir el objetivo del Acta, lo cual no puede ser distinto a Presentar el resultado de la revisión hecha al Informe Financiero

9. Objetivo: correspondiente al mes de XXXXX junto con los soportes, presentado por el Operador XXXXXXX, en el marco del Contrato de

Aporte No. XXXXX.

10. AGENDA: Aquí se debe diligenciar los puntos que se van a tratar en la reunión , se recomienda las señaladas en el formato.

11. DESARROLLO: E del ld ae ps oa yrr oo l fl io n as nie cm iep rore a d le ab se u pir e d ri vr ii sg íi ód no .al resultado de la revisión de la información financiera, realizada por parte

1. DATOS GENERALES:

12. DATOS SUPERVISOR DEL CONTRATO DE APORTE:

Nombres: Cargo: R Ce eg ni to ron a Zl o: nal: Diligenciar datos del supervisor, según designo el Director Regional.

Celular: Correo Electrónico:

13. DATOS DEL OPERADOR:

Nombres Representante Legal: Nombres del Contador o Revisor Fiscal: Nombre de la Entidad: Diligenciar los datos del operador, según cámara de comercio.

Dirección: Teléfonos:

Correo Electrónico:

14. N° de Cuenta de Ahorros: S ene ed le Sb Ie IF d Nilig Ae Cn Ic Oia Nr , la e nc u lae n cuta a ld ee l a ICho Br Fro ts ra e nx sc fil eu rs eiv sa u p sa ara p oe rl t ec so .ntrato de aporte.(debe coincidir con la cuenta inscrita

2. INFORMACIÓN GENERAL DEL CONTRATO DE APORTE:

15. No del Contrato de Aporte: El número que se le designo en la regional al contrato de aporte.

16. Fecha de Suscripción: Fecha en la que se suscriba el contrato.

17. Fecha de Inicio: Según acta de inicio de ejecución del contrato.

18. Fecha Acta de Inicio: Fecha de firma del acta de inicio.

19. Fecha de Finalización: Fecha establecida en el contrato.

20. No de CDP: Corresponde al número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal del contrato.

21. No del RP: Corresponde al número del Registro Presupuestal del contrato.

22. Valor Total del Contrato: Valor total del recurso establecido en el contrato, incluyendo contrapartida.

23. Valor Aporte del ICBF: El valor de recursos que aporta solamente el ICBF.

24. Valor de la Contrapartida: El valor de recursos que aporta solamente el Operador.

25. Valor Adiciones: Incluir en el momento que se hagan modificaciones al contrato.

26. Valor Reducciones: Incluir en el momento que se hagan modificaciones al contrato.

27. Rendimientos Financieros consignados a la fecha: C exo tr rr ae cs tp oo bn ad ne c aa r v ioa l yo r q ud ee hlo as y r ae nn sd ii dm oi e cn ot no ss i gfi nn aa dn oc sie aro l s IC q Bu Fe . ha generado la cuenta exclusiva del contrato, según

28. Fecha: Fecha en la que se realiza la consignación al ICBF.

29. Nombre del proyecto: Diligenciar el nombre del proyecto.

30. N° del proyeto: Diligeniar en número de proyecto que le corresponde.

3. ANÁLISIS Y REVISIÓN SOPORTES COMPONENTE FINANCIERO:

31. Nombre del gasto: Detallar a que corresponde el gasto en cada rubro.

32. Pagos realizados en el mes que se revisa: S ene t rd ee gb ae d od il pig oe r n ec l i oa pr elo r aq du oe r .pago en el mes, por cada gasto legalizado, debe corresponder al informe financiero

33. Total pagos acumulados: Se registra el total de lo pagado y legalizado, incluyendo todos los meses.

34. Inejecución acumulada: A inq eu jeí cs ue c id oe nb ee sn a t ce un mer u e lan d acu s e an lt aa fm ece hs a a , qm ue es n lo os s r ee rc áu nr s oo bs je n too de eje pc au gta od . os, se debe diligenciar el valor de

35. Cuentas por pagar acumuladas: S pae g r oe .gistra el valor de las cuentas por pagar, lo que se encuentra causado pero no pagado y que si son objeto de

36. Soporte Presentados: Diligenciar que tipo de soportes entrego el operador por cada gasto y en cuantos folios.

37. Total pagado en el mes revisado: Este es la sumatoria de la columna E " Pagos realizados en el mes que se revisa".

38. Total de desembolsos realizados: Se diligencia el valor de los recursos que el operador ha recibido del ICBF.

39. Pagos acumulados: Es la sumatoria de la columna F, son todos los pagos legalizados por el operador y que han sido revisados.

40. Total desembolsos menos pagos acumulados: Es la diferencia entre lo desembolsado por el ICBF y lo pagado por el operador.

41. Total inejecuciones: Es la sumatoria de la column G, son los recursos no ejecutados en cada rubro y que no son objeto de pago.

4. SEGUIMIENTO CONTRAPARTIDA: 42. ¿El proyecto tiene contrapartida? Selecciónar la opción que corresponde SI o NO.

43. Total contrapartida ($): D apil li ig qe un ec .iar el valor de la contrapartida, según contrato, debe coincidir con la propuesta, para los casos que

44. Explicación breve contrapartida (cuando aplique): D dii sli tg rie bn uc idia ar . de manera breve y clara cual es el fin de esta contrapartida y en cual o cuales componentes esta

45. Avances a la fecha (cuando aplique): Explicar y dar el % de avance de la contrapartida, como también el valor ejecutado a la fecha.

46. Observaciones (cuando aplique): Escribir lo que se considere ampliar, resaltar o explicar sobre la contrapartida.

5. OBSERVACIONES: 47. ¿El operador presenta el informe financiero con soportes? Responder Si o No. 48. ¿Cuál es el mes a legalizar? Diligenciar el mes que se esta legalizando.

49. Fecha radicación del informe financiero por parte del operador La fecha en la que el operador radica o envia al supervisor el informe financiero. 5 fi0 n. a L na c ie en roti d ya ed n p trr ee gs ae n at la I Clo Bs F d eo nc u mm ee dn iotos soportes que acompañan al informe Escribir con una X, las opciones correspondientes. 5 fi1 n. a L no cs ie d roo ?c u m entos aportados permiten realizar la legalización del informe Responder Si o No. 52. ¿Por qué? Explicar la razón del porque su respuesta. 53. ¿Hubo redistribución de recursos no ejecutados ? Responder Si o No. 54. ¿Explicar? Explicar la razón del porque su respuesta.

55. Otras Las que den lugar.

6. RECOMENDACIONES:

56. Se deben diligenciar todas la recomendaciones por parte de la supervisión que sean necesarios para el adecuado control y seguimiento a la ejecución de los recursos.

7. COMPROMISOS:

57. Se deben diligenciar los compromisos adquiridos por las partes, identificando el responsable y fecha para cumplirlo.

8. FIRMAS:

58. Supervisor del contrato: FIRMA OBLIGATORIA

59. Representante Legal: FIRMA OBLIGATORIA

60. Apoyo Financiero: (persona quien revisa los informes) FIRMA OBLIGATORIA

61. Contador o Revisor Fiscal: FIRMA OBLIGATORIA Recuerde no ajustar o modificar los formatos que tiene cada celda.