ICBF - Formato hoja de ruta para la revision documental de la atencion del pueblo wayuu v1 0

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PROCESO PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Versión 1 Página 1 de 5 FORMATO HOJA DE RUTA PARA LA REVISIÓN DOCUMENTAL DE ATENCIÓN DEL PUEBLO WAYUU Clasificación de la Información: Pública IMPORTANTE: El presente formato es una herramienta de apoyo dispuesta a la supervisión de contratos para la revisión técnica y financiera respecto a la completitud, pertinencia y congruencia de los documentos, según el plazo establecido en los contratos de aporte celebrados entre la Unidad Ejecutora - UE y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF. Los soportes documentales hacen parte del expediente contractual; deben ser archivados de acuerdo con las orientaciones brindadas por el ICBF. Nota: Los tiempos mencionados en la columna "tiempo sugeridos para el cumplimiento", se proponen para dinamizar las acciones de seguimiento por parte de la supervisión de contratos y el cumplimiento por parte de la UE, no obstante, se debe tener en cuenta lo establecido en el marco de los comités técnicos operativos con respecto a los tiempos de entrega.

1. DATOS GENERALES Regional Centro Zonal Municipio N.º Zona adjudicada Fecha de revisión D D M M A A A A N.º Contrato de Aporte Fecha de suscripción y duración (meses) Supervisor/a de Contrato Cargo Profesional que revisa Rol técnico Profesional que revisa Rol financiero

2. INFORMACIÓN A REVISAR EN EL MARCO DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL Revise en la ruta definida para el cargue de soportes, la propuesta técnico operativa, el cronograma y presupuesto de la Unidad Ejecutora, las actas de Comité, los memorandos y las comunicaciones de el/la supervisor/a relacionadas y

demás documentos asociados con la ejecución contractual. A partir de esta revisión y análisis seleccione en el instrumento si cumple o no de acuerdo con la pertinencia y tiempos establecidos según lo señalado en los estudios previos, la minuta contractual, las actas de Comité y la Guía para la atención integral al pueblo Wayuu en sus territorios ancestrales en La Guajira para que la supervisión del contrato, en el uso de sus Facultades, proceda a adelantar las acciones que considere para el cumplimiento por parte de la UE de lo pactado en el contrato de aportes. RESPONSABLE ESTADO TIEMPOS SUGERIDOS ACCIÓN SOPORTE/RESULTADO EJU ECN UID TA OD R A AUTORIDAD ICBF PARA EL CUMPLE CUN MO P LE OBSERVA SC UIÓ PN E RD VE I SL IA Ó NR E DV EIS CIÓ ON N TP RO AR T P OA SR TE DE LA CUMPLIMIENTO 3 días hábiles posteriores Documentos asociados 1. Acta de inicio firmada y cargada en SECOP II para el inicio de la operación. x x a la firma del acta de la fase inicial y inicio alistamiento para la 3 días hábiles posteriores atención 2. Creación de la ruta en SharePoint para el cargue de documentos por parte de la UE y según x a la firma del acta de lo dispuesto por la supervisión de contratos. inicio ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL IBA Y A LA LEY 1581 DE 2012

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Clasificación de la Información: Pública

RESPONSABLE ESTADO

TIEMPOS SUGERIDOS UNIDAD AUTORIDAD ICBF CUMPLE NO ACCIÓN SOPORTE/RESULTADO EJECUTORA DE CUMPLIMIENTO CUMPLE OBSERVACIÓN DE LA REVISIÓN POR PARTE DE LA

PARA LA GESTIÓN DE SUPERVISIÓN DE CONTRATOS LA CALIDAD Para el primer y cada

3. Bodegaje certificado para la recepción de AAVN - Bienestarina. x desembolso.

Para el primer y cada

4. Reporte de Bienestarina solicitada en cada unidad de atención. x desembolso.

5. Reporte a el/la supervisor/a de casos de canalización a salud. De carácter Inmediato en casos de DNT aguda moderada y severa, con seguimiento de la atención efectiva en salud Inmediato según los x máximo a las 48 horas (Circular 412). Soporte de activación de ruta y análisis respectivo de casos identificados tiempos de respuesta y gestión de casos especiales por la nutricionista 10 días hábiles para que la UE la presente, 5 días hábiles para que la

6. Propuesta Técnico Operativa acorde a la Guía para la atención integral al pueblo Wayuu supervisión revise y con plan de trabajo y cronograma. Tenga en cuenta que dentro de la propuesta se visualicen x retroalimente a la UE y 5 la implementación de acciones en el marco del Modelo del Enfoque Diferencial de Derechos. días hábiles para que la

Documentos asociados UE subsane previo a la fase inicial y comité de primer alistamiento para la desembolso. atención 10 días hábiles para que la UE la presente, 5 días hábiles para que la

7. Propuesta de presupuesto a ejecutar de acuerdo con los costos destinados para cada rubro supervisión revise y

(acompañada de cotizaciones tanques, dotación no fungible para agua, adecuaciones x retroalimente a la UE y 5 espacios, congruente y ajustada a la realidad, entre otros.) Nota: Recuerde que esta días hábiles para que la propuesta va inmersa en la propuesta técnico operativa. UE subsane previo a comité de primer desembolso.

8. Acta de comité con aprobación de documento Propuesta Técnico Operativa y actas de los 5 días hábiles después comités realizados a lo largo del contrato previo a cada desembolso. Nota: Tenga en cuenta la x del comité técnico fase de la ejecución del contrato en particular. operativo. 15 días hábiles después

9. Actas de concertación sobre la aprobación de los espacios y tiempos de encuentro. x de la firma del acta de inicio ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Clasificación de la Información: Pública RESPONSABLE ESTADO ACCIÓN SOPORTE/RESULTADO EJU EN CI UD TA OD R A AUTORIDAD ICBF CUT MIE PM LP IMO IS E ND TE O CUMPLEN CO UM PLE OBSERVA SC UIÓ PN E RD VE I SL IA Ó NR E DV EIS CIÓ ON N TP RO AR T P OA SR TE DE LA

10. Avales del talento humano, emitidos por las autoridades indígenas y la UE 15 días hábiles después Documentos asociados x x de la firma del acta de la fase inicial y inicio alistamiento para la 5 días hábiles después de atención 11. Comunicación de si/no aprobación del talento humano por parte de el/la supervisor/a x la entrega por parte de la

(correo, acta). UE.

12. Documento actualizado que relaciona nombre, identificación y perfil del talento humano, Para el primer diligenciado con calidad, completitud y veracidad en la herramienta dispuesta por el ICBF para x desembolso. tal fin.

Para el primer

13. Soportes de la contratación, inducción y cualificación del talento humano, según perfil. desembolso y durante

(Capacitación en identificación de los signos físicos de la DNT (Vigilancia nutricional x toda la ejecución comunitaria, canalización oportuna, enfermedades prevalentes). contractual. Valoración antropométrica dentro de los 5 primeros

14. Formato de seguimiento nutricional de las niñas, niños y gestantes del servicio, remitidos a días de inicio de la el/la supervisor/a, diligenciados en los tiempos estipulados en la Guía para la Atención Integral x operación y cada vez que

al pueblo Wayuu. sea necesario según Documentos asociados clasificación la fase inicial y antropométrica. alistamiento para la atención

15. Actas de jornadas de socialización, listado de asistencias y base de datos de los x Para el primer y último integrantes del comité de control social. desembolso.

16. Póliza de participantes por familia en la Ranchería que hace parte de la UA x Para el primer desembolso.

17. Registro actualizado y con calidad del 100% de usuarios/as ICBF en la base indicada por x Para cada desembolso. el ICBF.

18. Registro actualizado y con calidad de 100% las unidades de atención, reporte del nombre Para el primer x de la comunidad, georreferenciación y demás variables, en la base indicada por el ICBF. desembolso.

19. Reporte de dotación no fungible comprada, que cumple con las condiciones ICBF. x Para el primer desembolso.

Documentos asociados

20. Plan de medidas saludables de preparación, manipulación y consumo de los alimentos, a la fase de Para el segundo y cada manejo de residuos sólidos y líquidos, abastecimiento de agua potable y control de plagas y x implementación de la desembolso vectores, acorde a la cultura Wayuu. atención ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Pública RESPONSABLE ESTADO ACCIÓN SOPORTE/RESULTADO EJU EN CI UD TA OD R A AUTORIDAD ICBF CUT MIE PM LP IMO IS E ND TE O CUMPLEN CO UM PLE OBSERVA SC UIÓ PN E RD VE I SL IA Ó NR E DV EIS CIÓ ON N TP RO AR T P OA SR TE DE LA

21. Reporte de acciones de educación alimentaria y nutricional, de acuerdo con clasificación Desde el inicio y para antropométrica de la población, según lo señalado en la Guía de atención integral y x cada desembolso documentos complementarios.

22. Cargue de indicadores de impacto de la propuesta: Para el segundo y cada a) Formato de seguimiento nutricional a las niñas y los niños con DNT y riesgo crítico y x desembolso formato circular 412, b) Listas de entrega de complementación alimentaria a las familias. y c) Listado de asistencia de los participantes en los encuentros.

23. Actas de comité de veeduría ciudadana junto con la autoridad de la ranchería que Desde el inicio y para x evidencie los acompañamientos en las entregas de complementación alimentaria. cada desembolso

24. Informe de ejecución de los encuentros y acta de las autoridades de las comunidades Para el segundo y cada x certificando su realización. desembolso.

25. Documentación (grabada o escrita) de lo que se dialoga, articula y acuerda en la Yanama

x Para cada desembolso. pedagógica mensual; según lo concertado con las autoridades y comunidad.

26. Documentación (grabada o escrita) de las planeaciones pedagógicas mensuales y responsables de acuerdo con los hilos estructurantes para la atención de cada población x Para cada desembolso. descrita en la guía. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Clasificación de la Información: Pública

RESPONSABLE ESTADO TIEMPOS DE OBSERVACIÓN DE LA REVISIÓN POR PARTE DE LA ACCIÓN SOPORTE/RESULTADO EJU EN CI UD TA OD R A AUTORIDAD ICBF CUMPLIMIENTO CUMPLEN CO UM PLE SUPERVISIÓN DE CONTRATOS

27. Documentación (grabada o escrita) del seguimiento al desarrollo mensual por cada familia para identificar si se fortalecieron o incorporaron las prácticas culturales propuestos en los x Para cada desembolso. hilos estructurantes del proceso pedagógico.

28. Informe de la ejecución financiera con soportes firmado por la/el contador/a o revisor/a x Cada mes y previo al

fiscal. siguiente desembolso

29. Informe de ejecución de los gastos aprobados para la ejecución del contrato. x Cada mes y previo al siguiente desembolso

30. Informe de avance en la ejecución de la propuesta técnica operativa. x Cada mes y previo al siguiente desembolso Documentos asociados a la fase de 31. Formato inventario de dotaciones, relacionado en el documento " Guía orientadora para la implementación de la compra de la dotación para las modalidades de educación inicial en el marco de la atención x Una al inicio del contrato y atención integral" otra al final

32. Acta de inventario de elementos de propiedad de la UE puestos a disposición de las x Una al inicio del contrato y unidades de atención otra al final

33. Fotografía del núcleo familiar (GPS MAPS CAMERA) cargados en la ruta definida por el ICBF Registro fotográfico y demás registros fotográficos solicitadas por la/el supervisor/a y/o x Para el segundo y cada desembolso.

Comité Técnico Operativo

34. Planilla de pago del 100 % del talento humano correspondiente al periodo anterior contratado, acompañado del soporte de pago de los aportes de Seguridad Social y x Para el segundo y cada desembolso parafiscales. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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