ICBF - Formato listado verificacion ingreso dotaciones convenios v1

F5.G10.PP 24/10/2018

PROCESO PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Versión 1 Página 1 de 1

FORMATO LISTADO VERIFICACIÓN DOTACIONES CONVENIOS

Clasificación de la Información: Pública REGIONAL: Diligencie los datos Diligencie los datos N INÚ TM EE RR AO D MC IO NN ISV TE RN AI TO I VO: Diligencie los datos VIGENCIA DEL CONVENIO: Diligencie los datos M ELU N SEIC RIP VI IO CI( OS) : DONDE SE PRESTA Diligencie los datos SERVICIOS QUE ATIENDEN LAS UDS A DOTAR EN EL CONVENIO: Diligencie los datos N CO OM NVB ER NE I OD :EL SUPERVISOR DEL Diligencie los datos CENTRO ZONAL: Diligencie los datos INDICACIÓN: POR FAVOR MARQUE CON UNA "X" EN LA COLUMNA SI O NO LA RESPUESTA A CADA CRITERIO DE VERIFICACIÓN.

No SOPORTE CRITERIO DE VERIFICACIÓN SI NO TENER EN CUENTA: OBSERVACIÓN 1 C ino tep ri aa d d mel i nC iso tn rav te in voio . ¿ enE tx reis gte a re an lt r Ae l mlo as c s eo np iso tr at e ds e c lo an Rs eo glid ioa nd ao l?s por la supervisión del convenio para E ins g ro eb sl aig ra lato r dio ot aqu cie ó ns e a le In nc vu ee nn tatr re io d Ie Cn Btr Fo del paquete de los soportes para

2 O cofi nc vio e nd ie o .legalización del ¿ enE tx reis gte a re an lt r Ae l mlo as c s eo np iso tr at e ds e c lo an Rs eo glid ioa nd ao l?s por la supervisión del convenio para E ins g ro eb sl aig ra lato r dio ot aqu cie ó ns e a le In nc vu ee nn tatr re io d Ie Cn Btr Fo del paquete de los soportes para ¿Existe entre los soportes consolidados por la supervisión del convenio para entregar al Almacenista de la Regional? ¿Las copias de las facturas cumplen con los requisitos de ley? (razón social, NIT, dirección, teléfono, fecha de expedición, resolución de facturación) 3 C c co lo amp rai pa sr d a y e ( l c el oa gs n ib df la i ecc sit o )u .nra es s dd ee ley, ¿La factura presenta tachones, enmendaduras o alteraciones ? E ins g ro eb sl aig ra lato r dio ot aqu cie ó ns e a le In nc vu ee nn tatr re io d Ie Cn Btr Fo del paquete de los soportes para ¿La factura trae el detalle (descripción) de cada uno de los bienes adquiridos? ¿El resultado de los valores totales es correcto? (cantidad x valor unitario= valor subtotal) ¿El resultado del valor total y cálculo del IVA es correcto? (suma de valores

subtotales) ¿Existe entre los soportes consolidados por la supervisión del convenio, para entregar al Almacenista de la Regional? 4 A exc it sa t ed ne c v iae r dif eic la oc si ó bn ie d ne e sla ¿ deE sl ca rc ipta c iód ne , v ne úr mific ea roc ió dn e i un nc il du ay de e e sl , in ev ste an dta or )io de los bienes (listado de bienes, E ves r iu fin ca a cd ióe n l a ds e o ep xc isio ten ne cs i aq u de e p lore ss be in et na e e s l ap dr qo uce ird idim osie .nto para la actividad de ¿El acta de verificación contiene la fecha, los nombres claros, firmas y cargos de la supervisión del convenio y el responsable de la EAS ? ¿Existe entre los soportes consolidados por la supervisión del convenio, para entregar al Almacenista de la Regional? 5 M y p uve eíd d si eo taos s dM eea n g l a ln as sé d t Ui oc Dto a Ss c: .i ofo nt eo ss ¿ reE fen r elo ns c m ia e yd mio os dm ea log dn eé lt i bco ies n d ?e los bienes devolutivos se puede observar el serial, la E ves r iu fin ca a cd ióe n l a ds e o ep xc isio ten ne cs i aq u de e p lore ss be in et na e e s l ap dr qo uce ird idim osie .nto para la actividad de ¿En los medios magnéticos de los bienes de consumo se puede observar la cantidad de los bienes adquiridos?, Ejemplo 200 sillas, fotos de 200 sillas apiladas.

¿Existe entre los soportes consolidados por la supervisión del convenio, para entregar al Almacenista de la Regional? Certificación del Supervisor por Verificación (cuando la ¿La Certificación del Supervisor por Verificación se encuentra firmada por el 6 v de er li ofi sc a bc ii eó nn e sd e s ela r e ex alis ict ee ncia Supervisor del Convenio? S mo el do i aa np tl eic a m c eu da ion sd o m l aa g v ne ér ti if cic oa sc .ión de la existencia de los bienes se realiza mediante medios magnéticos). ¿En la Certificación del Supervisor por Verificación, el valor de los bienes muebles relacionados coincide con las copias de las facturas de soporte? ¿Existe entre los soportes consolidados por la supervisión del convenio, para entregar al Almacenista de la Regional? ¿Se emplea la última versión del formato de Plan de Distribución definida en el Procedimiento de Ingreso de Bienes Muebles al Almacén? ¿Los valores relacionados en los Planes de distribución coinciden con los valores de las copias de las facturas a entregar al Almacenista? ¿El valor total relacionado en los Planes de distribución corresponde con los recursos asignados a dotaciones en el convenio?

Nota: Si el valor de la suma total de las facturas y los Planes de Distribución 7 Plan de distribución. s teu rp rie tora rin a l e el nv ta relo gr u a es uig nn a sod po o a r td eo eta nc eio l n qe us e e en x pe ll i qc uo en v lae n raio z, ó e ns d n ee ec se es a er xio c eq du ee n l ta e .el Ente E ins g ro eb sl aig ra lato r dio ot aqu cie ó ns e a le In nc vu ee nn tatr re io d Ie Cn Btr Fo del paquete de los soportes para

¿El plan de distribución se encuentra firmado por el Supervisor del Convenio? 7 Plan de distribución. E ins g ro eb sl aig ra lato r dio ot aqu cie ó ns e a le In nc vu ee nn tatr re io d Ie Cn Btr Fo del paquete de los soportes para Se cuenta con el archivo excel del formato del Plan de distribución y se incluirá en el paquete de soportes a entregar al Almacenista?

Nota: Se recomienda entregar al almacenista copia digital de los Planes de Distribución diligenciados para cada UDS con el fin de agilizar el ingreso de la información al sistema de inventarios. ¿Existe entre los soportes consolidados por la supervisión del convenio, para entregar al Almacenista de la Regional? ¿Se emplea la última versión del formato de Plan de Asignación definida en el

Procedimiento de Ingreso de Bienes Muebles al Almacén? En el espacio Punto de entrega del formato Plan de asignación individual están correctamente diligenciados el nombre y la dirección de la UDS que recibirá los bienes de dotación? En la columna Nombre del Cuentadante del formato Plan de asignación individual está correctamente diligenciado el nombre de la EAS a la que se asignarán bienes de dotación? En la columna Ubicación del formato Plan de asignación individual está correctamente diligenciado el nombre de la UDS que recibirá los bienes de 7 P inl da in v id de u aa ls .ignación dotación? E ins g ro eb sl aig ra lato r dio ot aqu cie ó ns e a le In nc vu ee nn tatr re io d Ie Cn Btr Fo del paquete de los soportes para En la columna Cédula del formato Plan de asignación individual está correctamente diligenciado el NIT de la EAS a la que se asignarán bienes de dotación?

¿Los valores relacionados en los Planes de asignación individual coinciden con los valores relacionados en los Planes de Distribución? ¿El plan de asignación individual se encuentra firmado por el Supervisor del Convenio? Se cuenta con el archivo excel del formato del Plan de asignación individual y se incluirá en el paquete de soportes a entregar al Almacenista?

Nota: se recomienda entregar al almacenista copia digital de los Planes de asignación diligenciados para cada UDS, con el fin de agilizar el ingreso de la información al sistema de inventarios.

NOMBRE DE LA PERSONA QUE DILIGENCIA FIRMA DE LA PERSONA QUE DILIGENCIA FECHA DEL DILIGENCIAMIENTO CARGO DE LA PERSONA QUE DILIGENCIA ÁREA A LA QUE PERTENECE LA PERSONA QUE DILIGENCIA NOMBRE Y FIRMA DEL SUPERVISOR DEL CONVENIO Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012