ICBF - g1.abs guia de evaluacion a la gestion pacco v6

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1. OBJETIVO El presente documento define la metodología y el procedimiento aplicado por el Grupo de Plan de Compras y Contratación, para realizar la evaluación de los avances en calidad y oportunidad de los registros realizados en el Sistema de Información PACCO, Gestión en el

Plan Anual de Adquisiciones

2. ALCANCE La “Guía de evaluación a la gestión PACCO”, inicia con la evaluación de la adecuada programación de recursos (incluido PACCO Extendido), continúa con la evaluación del proceso de contratación y la ejecución reportada en el Sistema de Información PACCO y termina con la asignación de los puntajes de calificación para identificar en qué estado

(optimo, adecuado, riesgo o crítico) se encuentra cada regional o área de la sede de la Dirección General.

3. DEFINICIONES SISTEMA DE INFORMACION PACCO: Sistema de información donde se registra la información para la elaboración, seguimiento y consolidación del Plan Anual de Adquisiciones del ICBF. Las siglas de PACCO traducen Plan Anual de Compras y Contratación, en este sistema de información también se registra la proyección de recursos que se ejecutan directamente, es decir, sin la mediación de un proceso contractual, lo que se conoce como

PACCO Extendido.

SIMEI: Sistema Integral de Monitoreo y Evaluación Institucional, herramienta de información que contiene los indicadores del tablero de control, las metas y compromisos formulados en el plan indicativo institucional, plan de acción, objetivos SIGE y las líneas de política del Departamento Administrativo para la Función Pública, desarrollada por la Dirección de

Planeación y Control de Gestión del ICBF.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera de la Nación, constituye una iniciativa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las entidades pertenecientes a la administración central nacional y sus subunidades descentralizadas, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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4. INTRODUCCION Con la aplicabilidad de los criterios que se describirán en este documento, se busca cumplir el principio de hacer del Sistema de Información PACCO, un generador de información que permite proyectar y conocer la situación de los recursos destinados a la adquisición de bienes y servicios, y soporta efectivamente la toma de decisiones a directivos, coordinadores, profesionales y demás responsables de optimizar el uso de los recursos en el ICBF.

El modelo de evaluación que se muestra a continuación fue construido a partir de la observación del trabajo de los usuarios del Sistema de Información PACCO, con lo cual se identificaron los aspectos que ameriten un mayor seguimiento y control, haciendo énfasis en todos aquellos datos que, con mayor frecuencia, llevan a dejar información inconclusa y sin valor

agregado para el análisis. Además, y fundamentalmente, porque a través del Sistema de Información PACCO se debe lograr información coherente, veraz y oportuna para identificar la gestión de recursos destinados a la adquisición de bienes y servicios en el ICBF. El contenido de la “Guía de evaluación a la gestión PACCO” muestra: Qué, cómo y para qué se evalúan los registros en el Sistema de Información PACCO. Esta guía siempre tendrá como anexos: • Criterios y rangos a evaluar en regionales. • Criterios y rangos a evaluar en Áreas de la Sede de la Dirección General

5. DESARROLLO 5.1 ¿QUÉ EVALUAR?

Se evalúa cada una de las fases del proceso que se cumplen en PACCO, es decir, se determina cómo están los datos en las fases de programación, contratación y ejecución de los recursos del ICBF. Los criterios que se verifican en cada fase representan un porcentaje dentro del total de los puntos con los que se evalúa y clasifican los resultados, de la siguiente forma: Programación 25%, contratación 40% y ejecución 35%. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Uno de los motivos fundamentales de la evaluación a los registros de información en PACCO, es hacer eficiente el proceso contractual; por esta razón, la fase de contratación tiene un peso tan significativo, en especial los criterios que comparan los registros en PACCO y la

información financiera. Esta comparación, es una de las formas de evidenciar que tan certera es la información de contratación reportada en el sistema de información. La programación de recursos en el Sistema de Información PACCO, es parte integral del proceso de planeación en el ICBF y por tanto, busca eficiencia en el uso de los recursos, siendo parte del seguimiento mensual al PAC de recursos propios, busca el manejo integral de los tiempos proyectados permitiendo reducir los reprocesos, publicaciones extraordinarias, riesgos de interrupción de los servicios y proyectos fallidos en cada vigencia. La ejecución hace parte esencial del modelo de seguimiento de la Entidad, refleja, qué tanto de lo proyectado a contratar en una vigencia determinada, efectivamente se recibió en ese mismo lapso, de la información registrada en esta fase se generan los informes para el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes (SIRECI) de la Contraloría General de la Republica. 5.2 ¿PARA QUÉ EVALUAR? La información que se consolida en PACCO, está relacionada a la manera cómo la Entidad utiliza sus recursos; por tanto, los resultados que se obtienen deben permitir identificar, analizar y generar acciones de mejora continua en cada uno de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación de la Entidad. Realizar el análisis sobre el estado de la información que se registra en PACCO, busca: Determinar e identificar los aspectos a mejorar. Facilitar la labor de verificación y seguimiento. Generar información de excelente calidad (oportuna, completa y veraz). ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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El impacto final de una buena gestión en PACCO debe enfocarse a conclusiones bien argumentadas orientadas a decisiones correctas. 5.3 ¿CÓMO SE EVALUA? El insumo fundamental, son los datos registrados por los usuarios en el Sistema de Información PACCO, así como los parámetros porcentajes y rangos de medición que conforman el punto base de medición en cada caso. Las fechas de corte para presentar la información los define la Dirección de Abastecimiento en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y se encuentran definidas en la hoja de vida PA-107, dando cumplimiento al tablero de control del ICBF. El análisis se realiza en dos enfoques: a. Análisis de proceso y de gestión. b. Análisis de resultados. a. Análisis de proceso y de gestión Se denomina análisis de proceso porque el enfoque está orientado a determinar efectividad en procesos, al lograr determinar, según el resultado, qué tanto, se alcanzan las metas propuestas. Esta medición involucra otras áreas y actores y no solo el registro de datos de los referentes PACCO. En razón a esto los criterios aquí evaluados, tienen porcentajes que se toman como línea base, contra los cuales monitorear y cotejar la información registrada. Los porcentajes base de medición se construyen a partir de las metas que las regionales y áreas de la sede de la Dirección General proyectan. El análisis de proceso se centra en los siguientes criterios evaluados:

1. ¿Qué valor del presupuesto asignado para contratación, se ha programado en PACCO, (Programación/Asignación)? 2. ¿Qué valor de los bienes y servicios programados adquirir, se han contratado realmente (Contratación/Programación)? ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS GUÍA DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN PACCO Versión 6 Página 5 de 12 3. ¿Qué contratación se proyectó en PACCO al mes de corte, respecto a la contratación efectivamente registrada en el presupuesto de la Entidad en dicho mes, (Contratación proyectada al mes de corte en PACCO/Contratación al mes de corte con registro presupuestal)? 4. ¿Cuál es el valor de los bienes y servicios realmente recibidos (Ejecución), en relación con lo contratado, (Ejecución/Contratación)? b. Análisis de resultado Denominada de resultado porque se hace durante el trabajo en PACCO, es el monitoreo durante la operación para identificar aquello que está impidiendo el propósito de calidad en la información. Para este análisis se evalúa detalladamente, en cada fase del proceso (Programación, contratación y ejecución), verificando la calidad, oportunidad y veracidad de los registros directos por parte de los referentes en el Sistema de información PACCO. En conclusión, se evalúan 13 criterios para las regionales y 11 para las áreas de la sede de la Dirección General donde se determinaron los rangos de evaluación de cada

fase teniendo en cuenta la información registrada en el Sistema de Información PACCO, cada uno de las fases tiene un puntaje de participación y de importancia dentro del total de la evaluación; a su vez cada fase tiene definidos los criterios con los cuales se obtiene los puntos, se evalúa además el resultado de seguimiento realizado por los asesores dentro del mes teniendo la oportunidad y calidad de subsanación de los hallazgos enviados en el tiempo solicitado. Es importante anotar que para la evaluación de los criterios de las áreas de la sede de la Dirección General se tendrá en cuenta las fechas de inicio en cada fase, es decir, si el área no tiene proyección de contratación a la fecha del corte, el 100% de la puntuación corresponderá a la información registrada en programación, si tiene proyectada contratación, pero no ejecución al mes del corte, la base del 100% sobre la que se evaluará, es la información registrada en las fases de programación y contratación, sin embargo, es de anotar que para las áreas de la sede de la Dirección General el criterio No.10, relacionado con las “Diferencias en cantidad, valor unitario y valor total comparando programación, contratación y ejecución” mide valores de las tres fases, por lo que sí existe diferencia en uno o más productos, toda la fase será evaluada. Por otro lado, la toma, el cálculo y la proyección de la información de los criterios que corresponden a cada uno de los indicadores de las regionales se determinan, según la ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS GUÍA DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN PACCO Versión 6 Página 6 de 12 información registrada en el Sistema de Información PACCO al 31 de marzo, tomando como referencia la métrica el 1 de abril de cada vigencia, el análisis se realiza por cada regional. 5.3.1 CRITERIOS PARA EVALUAR FASE DE PROGRAMACIÓN La evaluación en la fase de programación muestra los recursos proyectados para adelantar procesos contractuales, evidenciando donde está incompleto el proceso y/o el rezago de cifras sin definir su destinación. En esta fase se analiza para regionales:

1. Recursos programados respecto a la asignación presupuestal en PACCO: Corresponde al valor del presupuesto asignado para contratación que se encuentra programado en el Sistema de Información PACCO, identificando los porcentajes de recursos asignados para la contratación, sin proyectar su uso.

2. Consecutivos por culminar el proceso de programación: Se evalúa el estado de los consecutivos identificando los consecutivos que no han cumplido todo el ciclo de programación, es decir todos los consecutivos que estén en estados de registro, proceso, modificación y/o validación hasta quedar en el estado de Plan Definitivo

3. Cantidad de productos con inconsistencias en valor unitario respecto al total de productos programados: Identifica las diferencias entre el valor unitario de los productos programados acorde a los rangos mínimos y máximos establecidos por las áreas.

En esta fase se analiza para las áreas de sede de la Dirección General:

1. Recursos programados respecto a la asignación presupuestal en PACCO: Corresponde al valor del presupuesto asignado para contratación que se encuentra programado en PACCO, identificando porcentajes de recursos asignados para la

contratación, sin proyectar su uso.

2. Porcentaje de consecutivos que no están en plan definitivo a la fecha de corte

(incluidos los de las regionales): Identifica los consecutivos que no han cumplido todo el ciclo de programación, hasta quedar en el estado de Plan Definitivo, incluyendo los consecutivos de las regionales, ya que es el Gerente de Recurso, el responsable de la verificación y análisis de la programación de las necesidades planteadas por las regionales acordes con los lineamientos y plan indicativo institucional. 5.3.2 CRITERIOS PARA EVALUAR FASE DE CONTRATACIÓN ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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El análisis de la información en esta fase identifica: • Contratos sin realizar. • Contratos con fecha de inicio fuera del tiempo previsto. • Proyecciones de contratación diferentes a las realmente adquiridas. • Contratos realizados sin previa programación en el Sistema de Información PACCO. • Diferencias de los productos entre lo programado y lo realmente contratado. En esta fase se analiza para regionales y áreas de la sede de la Dirección General:

3. Cantidad de productos con inconsistencias (en valor unitario) con respecto al total de productos programados.

4. Recursos contratados y reportados en PACCO, respecto al monto de recursos programados: Identifica, el valor programado no contratado y/o registrado en el

Sistema de Información PACCO.

5. Número de consecutivos sin contrato asociado: Muestra todos los consecutivos que, teniendo como fecha de inicio de ejecución, anterior a la fecha de corte, aún no tienen contratos asociados, identifica además contratación en mora, o no registrada oportunamente en el Sistema de Información PACCO.

Para las áreas de la Sede de la Dirección General se analizará la información de los consecutivos por usuario para los criterios 3 y 4, es decir, el dueño del consecutivo, debido a que existen consecutivos programados con recursos de diferentes Gerencias de Recurso.

6. Recursos contratados y reportados en PACCO, respecto a los recursos contratados y registrados en Financiera: Identifica los valores de la contratación realizada por la Entidad sin registrar en PACCO, en razón a que compara el valor de la contratación con registro presupuestal, respecto al valor de la contratación reportada en PACCO.

7. Porcentaje de recursos proyectados a contratar frente a los realmente contratados: Identifica la contratación que se tenía proyectada iniciar a cada fecha ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS GUÍA DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN PACCO Versión 6 Página 8 de 12 de corte, respecto a los realmente contratados. Por tanto, evalúa que tan acertada fue la planeación de la contratación.

8. Número de contratistas por asociar en PACCO: Identifica, por contratista, cuáles son los que no se han reportado en el Sistema de Información PACCO.

9. Número de contratistas asociados en PACCO con diferencias frente al registro financiero: Determina, los contratistas que estando registrados en PACCO, difieren en valor al registrado en SIIF. Con esta verificación es posible establecer valores sin ajustar a los procesos de liquidación parcial implementada en la Entidad, las adiciones realizadas que no se han reportado en el Sistema o ajustes en el valor inicial principalmente por fecha de inicio de ejecución.

Para las áreas de la sede de la Dirección General en esta fase de contratación se analizan los mismos criterios de las regionales pero la numeración de los criterios cambia del 3 al 8.

10. Cantidad de productos contratados con inconsistencias (en cantidad, valor unitario, valor total) frente a datos de programación y contratación: Identifica las diferencias entre la cantidad, el valor unitario y valor total de los productos programados además de tener en cuenta los lineamientos frente a los valores registrados en la fase de contratación en el Sistema PACCO.

De esta verificación se exceptúa hogares sustitutos y hogares gestores, identificados con el Nit 9999999, es importante resaltar que todas las adiciones deben quedar en el mismo consecutivo en una nueva línea de producto. 5.3.3 CRITERIOS PARA EVALUAR FASE DE EJECUCIÓN Identifica el valor de los bienes y servicios que no se han recibido dentro de los tiempos previstos en la contratación, permitiendo establecer posibles rezagos presupuestales (cuentas por pagar o reservas presupuestales). El análisis realizado en esta fase evidencia registros errados de ejecución, pues el valor de esta nunca puede superar la contratación reportada en PACCO, o a la registrada en el presupuesto de la Entidad.

Muy importante: En los casos donde un mismo “Contratista” suscribe más de un contrato con el ICBF, cada contrato se analiza en forma independiente, por ende, cada uno es un resultado diferente. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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En esta fase se analiza para regionales:

11. Recursos ejecutados respecto a la contratación registrada en PACCO: Identifica el porcentaje de la contratación que tiene un valor de bienes y servicios recibidos y con obligación de pago en el SIIF ICBF.

12. Contratistas con reporte de ejecución en financiera, diferente al reporte de ejecución en PACCO: Coteja, por cada tercero, el valor acumulado de ejecución, con el valor de las obligaciones financieras. A través de este indicador se identifica la veracidad de los registros de ejecución en el Sistema de Información PACCO.

13. Cantidad de productos ejecutados con inconsistencias (Cantidad, valor unitario) comparando programación y ejecución: Identifica las diferencias entre la cantidad y el valor unitario de los productos programados frente a los valores registrados en la fase de ejecución en el Sistema de Información PACCO.

14. Resultado al seguimiento PACCO: Corresponde a la valoración promedio de los resultados obtenidos en los seguimientos realizados por los asesores durante el mes, permite medir el cumplimiento, oportunidad y calidad en la subsanación de los hallazgos en los tiempos establecidos.

En esta fase se analiza para áreas de sede:

9. Recursos ejecutados respecto a la contratación registrada en PACCO: Identifica el porcentaje de la contratación que tiene un valor de bienes y servicios recibidos y con obligación de pago en el SIIF ICBF.

10. Diferencias entre cantidad valor unitario y valor total comparando programación, contratación y ejecución: Identifica las diferencias entre la cantidad, el valor unitario y valor total de los productos registrados en el Sistema para las tres fases, verificando la coherencia y calidad de la información registrada.

11. Contratistas con reporte de ejecución en financiera, diferente al reporte de ejecución en PACCO: Coteja, por cada tercero, el valor acumulado de ejecución, con el valor de las obligaciones financieras. A través de este indicador se identifica la veracidad de los registros de ejecución en PACCO, se analiza por usuario, es decir a quien este asignado el o los consecutivos, ya que se presentan consecutivos financiados por diferentes Gerencias, pero un solo responsable de la información en el Sistema de

Información PACCO.

12. Resultado al seguimiento PACCO: Corresponde al promedio de los resultados obtenidos en los seguimientos realizados por los asesores, mide el cumplimiento, oportunidad y calidad en la subsanación de los hallazgos enviados mensualmente en los tiempos establecidos. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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5.4 ¿DÓNDE SE PUEDEN OBSERVAR LOS RESULTADOS?

Los resultados se consolidan en el indicador: “PA - 107Porcentaje de cumplimiento de la Gestión al Plan Anual de Adquisiciones realizada a través de la información registrada en el Sistema de Información PACCO”, el cual forma parte del tablero de control. Este indicador muestra el avance y calidad de la información registrada en el Sistema de Información PACCO.

Muy importante: En los criterios de evaluación donde el resultado del análisis de las variables sea un porcentaje, el rango máximo permitido es de 100%, es decir, si supera este porcentaje será evaluado como rango CRITICO y no obtendrá puntos en la evaluación.

5.5 ¿CÓMO Y DÓNDE UBICAR EL RESULTADO FINAL?

Luego de establecer los puntos obtenidos en cada criterio, según sea el nivel de avances de la regional o área de la sede de la Dirección General, es posible determinar el rango de avance y ubicación de acuerdo con la clasificación para cada vigencia. Para la vigencia 2023 corresponde a la siguiente tabla: PUNTAJE CLASIFICACIÓN MAYOR O IGUAL 97 PUNTOS OPTIMA MAYOR O IGUAL A 83 PUNTOS y MENOR QUE 97 ADECUADO MAYOR O IGUAL A 62 PUNTOS y MENOR QUE 83 EN RIESGO MENOR A 62 PUNTOS CRITICO La evaluación se realizará mensualmente y el plazo de cierre para el reporte de ejecución es dentro de los primeros 5 días del mes siguiente al cierre, como se establece en la hoja de vida del indicador. El resultado de la evaluación forma parte del tablero de control y se registra en el SIMEI, implementado por la Subdirección de Monitoreo y Evaluación y es insumo para la socialización que

hace la Dirección de Planeación y Control de Gestión a las regionales y áreas de sede de la Dirección General. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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En los anexos de este documento, se muestra por criterio evaluado: el peso que representa dentro del total y los rangos en los que se puede ubicar el resultado del análisis y el puntaje para cada rango. La ruta de acceso para conocer los resultados finales del indicado PA – 107 es el siguiente: https://intranet.icbf.gov.co/secretaria-general/direccion-de-abastecimiento/pacco, seleccionando la vigencia y el periodo a consultar.

6. ANEXOS: - Anexo A1.G5.ABS – Criterios y rangos a la programación, contratación y ejecución reportada en el Plan Anual de Adquisiciones.

7. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión (Relacionar la última (De la Versión del versión y código del Descripción del Cambio documento que se documento que se está está actualizando) actualizando) - En el objetivo y el alcance se ajustó el texto. - Se ajustaron los criterios y rangos evaluados. -El punto 5.5 se ajustó el puntaje de acuerdo con el rango, teniendo en cuenta la meta establecida en la Hoja de vida del indicador PA107. -Se amplio el numeral 5.3 punto b) análisis de resultados, ya que se define los tiempos y la forma en que se toma la información para el

14/07/2021 Versión 5 – G1.ABS cálculo de los porcentajes de medición de los criterios. -En el numeral 5.3.2, para el criterio 10 regionales se le amplia el criterio de análisis, introduciendo el valor total del consecutivo. -Para los criterios 4 y5 en el numeral 5.32 y el criterio 11 de las áreas de la Sede de la Dirección General se puntualiza que el análisis es por usuario, en el criterio 5.3.3 - Se ajusta la redacción del documento en general. 10/06/2021 Versión 4 – G1.ABS - Se modificaron los criterios de los numerales 5.3.2 y 5.5 - Se ajustaron los criterios y rangos evaluados. - El punto 5.1 se ajustó el peso porcentual de las 3 fases, unificándolos 10/07/2020 Versión 3 - G1.ABS para áreas de la Sede de la Dirección General y Regionales. - Se crea el punto 14 para áreas y 15 para regionales correspondiente a Resultado al seguimiento PACCO, en el punto 5.3.3. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS GUÍA DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN PACCO Versión 6 Página 12 de 12 - Se amplio el rango máximo permitido a de 100.5% -Se ajustó el punto 5.5 donde el rango Optimo es de 96%, el adecuado mínimo 85%. - Se ajustan los porcentajes de los criterios 3, 11 y 14 de regionales y

3 y 12 de regionales. - Se ajustaron los criterios evaluados. - Se eliminó el punto 13 de regionales - Se ajustó el punto 12 de Áreas de Sede 23/05/2017 Versión 2 – G1.ABS - Se unifico el texto de la fase de contratación de Sede con los de las regionales. -Se ajustó el punto 5.5 donde el rango Optimo es de 94% - Desarrollo: Se precisó el título, dejando el enunciado CONTEXTO DE LA EVALUACIÓN, para indicar que se va a mostrar el contenido esencial de la evaluación - Se cambió el concepto de análisis por proceso, ampliándolo a análisis de proceso y gestión. Enfatizando que los temas evaluados bajo este concepto muestran resultados en el desarrollo de procesos inmersos en la evaluación, los cuales denotan avances en la gestión global de la regional o área de sede de la dirección General. 09/11/2016 Versión 1 – G1.ABS - Se cambió el concepto de análisis de resultado, al precisar que este se enfoca a ver la calidad del trabajo en PACCO, producto del registro directo del usuario. - Criterios de Programación, Contratación y Ejecución: Se desglosa por Regionales y Áreas de la Sede de la Dirección General. - Consulta en Internet: Se elimina el paso a paso y se deja solo la ruta de acceso. - Se realiza la modificación del formato para Guías. 13/04/2016 Versión 2.0 – G3. MPA1.P4 - Se relacionan los anexos 1 y 2. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.