ICBF - g1.p17.gf guia politicas seguridad manejo control recursos financieros icbf v4

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GUÍA DE POLÍTICAS Y SEGURIDAD PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS Versión 4 Página 1 de 27

ADMINISTRADOS POR EL ICBF INTRODUCCIÓN La administración de los recursos mencionados en esta guía, son presentados como administración de recursos financieros (cuentas bancarias, acciones, títulos valores y caja menor), administración de recursos tecnológicos (equipos de cómputo, portales bancarios, claves, token, terminales de trabajo, entre otros), administración de recursos físicos (caja fuerte, gestión documental, área de pagos). La importancia de los temas contenidos en este documento, lo convierten en una herramienta de consulta permanente que apoya la labor de las áreas y brinda mecanismos para mitigar los riesgos propios de la operación tesoral contribuyendo a salvaguardar los recursos financieros del ICBF.

1. OBJETIVO Presentar de forma clara y sencilla un compendio de temas relacionados con las buenas prácticas para la administración de los recursos asignados a las dependencias responsables del manejo de los recursos financieros del ICBF, minimizando el riesgo de pérdida o inadecuada utilización de los mismos.

2. ALCANCE Aplica a Direcciones Regionales, Grupos Financieros de las Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y sus Coordinaciones.

3. DEFINICIONES 3.1 Banca Electrónica: Servicio ofrecido por las entidades financieras, que permite realizar operaciones y transferencias en forma autónoma, independiente, segura y rápida.

3.2 Caja Menor: Fondo fijo de carácter rotativo, el cual es manejado por un servidor público del ICBF. 3.3 Cuenta Bancaria: Cuenta de ahorros y/o corriente, suscritas a través de un contrato entre el ICBF y una entidad bancaria debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia. 3.4 Cuenta corriente: Contrato con una entidad bancaria, a través de la cual el ICBF recauda dinero proveniente de los ingresos que percibe, disponiendo del mismo mediante transferencia electrónica o giro de cheque. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ADMINISTRADOS POR EL ICBF 3.5 Cuenta de ahorros: Depósito de dinero, que tiene disponibilidad inmediata y genera intereses durante un periodo determinado según las condiciones acordadas previamente entre el Instituto y el Banco. 3.6 Cuenta pagadora: Cuenta corriente o de ahorros a través de la cual el Ministerio de Hacienda y Crédito Público asigna por medio de SIIF Nación bajo la modalidad “recursos traspaso a pagaduría” el dinero requerido para cubrir las obligaciones contraídas por la entidad. 3.7 Cuenta recaudadora: Cuenta corriente o de ahorros a través de la cual se recaudan los diferentes ingresos que percibe el ICBF, tales como: aporte parafiscal 3% (Caja de compensación,

Bancos y PILA) ADN, código del menor, cartera y aporte corriente y préstamos de vivienda entre otros. 3.8 Cuentadante: Es la persona nombrada mediante acto administrativo, responsable del manejo de los recursos de la caja menor. 3.9 DIT: Dirección de Información y Tecnología 3.10 IP: Es un número único de identificación para equipos, impresoras, CPU o cualquier dispositivo que hace parte de la red. Este número se conoce como IP por sus siglas en inglés “Internet Protocolo” 3.11 Recurso Financiero: Conjunto de activos corrientes que posee la entidad, como dinero en efectivo, depósitos en entidades financieras, tenencia de bonos y acciones. Se clasifican en: 3.12 Recursos nación (RN): Recursos generados y administrados para la atención del gasto público (gastos corrientes y gastos de inversión de las entidades de presupuesto nacional) establecidos para facilitar la programación de los flujos de caja del Tesoro y, en las entidades ejecutoras del presupuesto. 3.13 Recursos propios (RP): Recursos generados y administrados por las entidades públicas nacionales, destinados al cumplimiento de su objeto social de acuerdo con la ley. Excluye los aportes y transferencias de la Nación. 3.14 Riesgo: La posibilidad de que ocurra un evento que tendrá impacto sobre los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y probabilidades. También se define como “la combinación de la probabilidad de que se produzca un evento y sus consecuencias negativas. Los factores que lo componen son la amenaza y la vulnerabilidad” 3.15 Riesgo Financiero: Probabilidad de ocurrencia de un evento que tenga consecuencias

financieras negativas para una organización. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ADMINISTRADOS POR EL ICBF 3.16 Riesgo Operativo: Posibilidad de ocurrencia de pérdidas financieras, originadas por fallas o insuficiencia de procesos, personas, sistemas internos, tecnología, y en la presencia de eventos externos imprevistos. 3.17 Riesgo Tecnológico: Posibilidad de que ocurra un evento relacionado con la tecnología y que afecte adversamente el logro de los objetivos del negocio. 3.18 Riesgo de ciberseguridad: Probabilidad de que una amenaza se materialice y tu información, datos personales o el acceso a tus cuentas bancarias queden expuestas o sean modificadas por delincuentes. 3.19 Riesgos de Seguridad de la información: Posibilidad de que una amenaza concreta pueda explotar una vulnerabilidad para causar una pérdida o daño en un activo de información. Suele considerarse como una combinación de la probabilidad de un evento y sus consecuencias4 que afecta la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información. 3.20 SIIF NACIÓN: Sistema Integrado de Información Financiera. 3.21 SCUN: Sistema de Cuenta Única Nacional. 3.22 KEYLOGGERS DE HARDWARE “registrador de teclas”: Es un tipo de software o un

dispositivo de hardware específico, que se encarga de registrar las pulsaciones que se realizan en el teclado, para posteriormente memorizarlas en un archivo o enviarlas a través de internet a un interesado. El objetivo de utilización de este tipo de mecanismos en equipos o terminales con acceso privilegiado a transacciones financieras es el de robar información de acceso y demás medios de autenticación en los sistemas o portales transaccionales dispuestos por las entidades financieras, con el propósito de poder usar esa información con fines fraudulentos. 3.23 VULNERABILIDAD: Fallo no intencionado de un programa que causa acciones que ni el usuario ni el programa pretendían realizar. 3.24 PROGRAMAS MALINTENCIONADOS (malware): Término genérico utilizado para describir programas malintencionados tales como virus, troyanos, spyware o contenidos activos malintencionados. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESARROLLO 4.1 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS La Dirección Financiera a través las Direcciones Regionales, Grupos Financieros de las Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo de Tesorería debe garantizar que los recursos financieros del Instituto estén salvaguardados y correctamente gestionados durante la ejecución de los procesos administrativos y financieros, ya que por su

naturaleza tienen un alto nivel de vulnerabilidad. A continuación, se describen los aspectos a tener en cuenta para el manejo de los recursos financieros del Instituto: POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS • Los Grupos Financieros de las Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo de Tesorería, NO están autorizados para recibir dinero en efectivo, únicamente se recibe a través de las cuentas bancarias autorizadas por la Dirección Financiera. • Está totalmente prohibida la compensación de fondos entre los valores recaudados en las Direcciones Regionales y los recursos situados por la Dirección del Tesoro Nacional – DTN. • Bajo ninguna circunstancia se podrán realizar pagos con cargo a los aportes recaudados en las cuentas bancarias de las Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo de Tesorería del ICBF. • Los recursos que recauda el ICBF por concepto de ingresos deben ser manejados conforme a los procedimientos relacionados con la Gestión de Ingresos, Reintegros de recursos y Devolución de ingresos. • En caso de presentarse movimientos bancarios no autorizados, la persona que los detecte debe dar aviso de inmediato al Coordinador Financiero o a quién haga sus veces de la Dirección Regional y al Tesorero del ICBF. • Toda cuenta bancaria de la Dirección Regional puede abrirse, terminarse o sustituirse únicamente con la autorización de la Dirección Financiera y se debe tramitar conforme a lo establecido en el numeral 5.1.1. Cuentas Bancarias, de la presente Guía y el procedimiento de administración de cuentas bancarias vigente.

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ADMINISTRADOS POR EL ICBF 4.1.1. CUENTAS BANCARIAS Las entidades financieras a través de las cuales se apertura las cuentas bancarias, deben estar vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia. En todos los casos y sin excepción, la apertura de una cuenta bancaria en el ICBF debe contar con la autorización del ordenador del gasto. Los trámites relacionados con la apertura, terminación o sustitución de cuentas bancarias de la Dirección Regional, Grupo de Tesorería y Grupo Financiero Sede de la Dirección General incluidas las cuentas para caja menor serán presentados ante la entidad bancaria mediante comunicación suscrita por la Secretaria General del ICBF, conforme a lo establecido en el Procedimiento Administración de Cuentas Bancarias y teniendo en cuenta la normatividad vigente Una vez autorizada la apertura de una cuenta bancaria, el ordenador del gasto debe informar por escrito al banco respectivo las condiciones de manejo: nombre de los funcionarios autorizados para el manejo de la cuenta con su número de identificación, nombre de la regional, vocación de la cuenta (pagadora o recaudadora) de conformidad con lo indicado en el Procedimiento Administración de Cuentas Bancarias. Al momento de la apertura algunos bancos solicitan el diligenciamiento de formatos que tienen

carácter informativo, para la atención de este tipo solicitudes se debe atender las instrucciones que sobre el particular imparta la Dirección Financiera a través del Grupo de Tesorería. 4.1.1.1 Aspectos a Tener en Cuenta para la Administración de Cuentas Bancarias A) Firmas autorizadas Las cuentas bancarias del ICBF deben ser administradas a través de las firmas autorizadas y registradas, las cuales se determinan de acuerdo con el cargo y dependencia, así: - Cuentas bancarias de Tesorería Nivel Nacional: Director Financiero y Coordinador del Grupo de Tesorería. - Cuentas bancarias Grupo Financiero Sede de la Dirección General: Coordinador Grupo y responsable de las actividades de pagador. - Cuentas bancarias corrientes (caja menor): funcionario autorizado por Resolución (cuentadante). - Cuentas Bancarias Regionales: Director Regional o Coordinador Financiero y responsable de pagaduría. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ADMINISTRADOS POR EL ICBF B) Sellos Cada una de las firmas citadas anteriormente, deben ir acompañadas por el(los) sello(s) seco y/o húmedo (cuando aplique) según el manejo de la dependencia correspondiente, los cuales deben estar debidamente registrados ante la Entidad Bancaria C) Protectógrafo

Se debe registrar en la tarjeta de firmas el sello protectógrafo (si lo hay), el cual debe contener el nombre del ICBF de lo contrario no se considera válido. Los sellos, protectores, libretas, plásticos, facsímiles o cualquiera otro medio utilizado para el manejo de las cuentas bancarias corrientes o de ahorro que no estén en uso, debe ser destruido en presencia del Coordinador Financiero de la regional, dejando constancia mediante acta. El original de este documento debe reposar en el área administrativa de la regional. D) Toda operación de transferencia realizada mediante banca electrónica debe ser ejecutada por personal que tengan asignadas funciones de preparación y autorización de operaciones en el portal bancario, con el token respectivo de acuerdo con lo definido por cada entidad financiera. Los perfiles se asignan teniendo en cuenta:

DEPENDENCIA QUE

PERFIL ASIGNADO CARGO

ADMINISTRA LA CUENTA Coordinador Grupo de Tesorería Usuario Administrador “Súper usuario” 1 o la persona que él designe Responsable asignado por el Cuentas Bancarias Usuario Transaccional Autorizador Coordinador Grupo de Tesorería Grupo de Tesorería Responsable asignado por el Usuario Transaccional preparador Coordinador Grupo de Tesorería Responsable de bancos en el Usuario consulta Grupo de Tesorería Director Regional o Coordinador Usuario Transaccional Autorizador Financiero Cuentas Bancarias Direcciones Responsable de las actividades Regionales 2 Usuario Transaccional preparador de pagaduría Usuario consulta Responsable de bancos 1: El usuario administrador asigna los perfiles a nivel nacional. 2: El Grupo Financiero Sede de la Dirección General, emplea los perfiles de autorizador y preparador, para las

operaciones a través del portal bancario. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ADMINISTRADOS POR EL ICBF Toda transacción de pago y transferencia realizada mediante la banca electrónica obligatoriamente debe ser primero preparada por el usuario correspondiente y luego autorizada por el funcionario autorizado indicado en el cuadro anterior en los equipos de trabajo asignados a cada funcionario para sus labores, ejecutada a través de los equipos seguros de cómputo asignados para realizar este tipo de operaciones. E) Ninguna de las cuentas bancarías debe manejar chequera, excepto las cuentas de caja menor. F) Se debe informar por escrito al intermediario financiero cualquier cambio temporal o permanente que se presente respecto a las firmas autorizadas, remitiendo una comunicación firmada por los funcionaros autorizados, adjuntando: o Fotocopia de la cédula de ciudadanía de los funcionarios asignados. o Acta de posesión. o Resolución de nombramiento. o RUT del ICBF. G) Al momento de la apertura de una cuenta bancaria, el ICBF no debe firmar pagares, otrosí u otra clase de documentos relacionados con obligaciones financieras. H) Los recursos del ICBF son inembargables, conforme lo consagra el artículo 19 del Decreto 111 de 1996.

1. Toda instrucción de manejo de las cuentas bancarias del ICBF, deben darse por las personas

autorizadas y las condiciones establecidas en la apertura. J) El horario establecido para realizar transacciones bancarias (virtuales o presenciales) es de 8.00 a.m. a 5.00 p.m., de lunes a viernes días hábiles únicamente, en los equipos de cómputo del ICBF. K) El Director Regional, el Coordinador Financiero o quien haga sus veces y el responsable de las actividades de pagaduría deben conocer y analizar las obligaciones estipuladas en los convenios suscritos entre el ICBF y las entidades bancarias y velar por su cabal cumplimiento. L) En el evento en que se detecte un movimiento inusual o no autorizado por parte del ICBF, la entidad o persona que lo detecte deberá reportar inmediatamente a la Dirección Financiera con copia a la Coordinación del Grupo Tesorería. Igualmente se deberá informar a la entidad bancaria donde se detectó el hecho y de manera conjunta con la Dirección Financiera se reportará a los entes competentes, internos y externos. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ADMINISTRADOS POR EL ICBF M) Las comunicaciones mal elaboradas que estén relacionadas con el manejo de los recursos financieros del ICBF a través de las cuentas bancarias y en las cuales aparecen sellos, protectores y firmas registradas deben ser destruidas.

N) Es responsabilidad del Grupo Financiero de la Regional, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo de Tesorería, conocer y llevar el control diario del saldo en cada una de las cuentas bancarias a su cargo, verificándolo al inicio y final de día. Para el Grupo de Tesorería y Grupo Financiero Sede de Dirección General el responsable de esta validación es el funcionario asignado por el coordinador del grupo. Lo anterior teniendo en cuenta que las cuentas pagadoras deben presentar saldo cero (0) O) Está totalmente prohibida la compensación de fondos entre los valores recaudados por el ICBF y los recursos situados por la Dirección del Tesoro Nacional – DTN -. Bajo ninguna circunstancia se podrán realizar pagos con cargo a los aportes recaudados en las entidades bancarias de las Direcciones Regionales, Grupo de Tesorería y Grupo Financiero Sede de Dirección General. P) Toda instrucción remitida al banco mediante oficio y que esté relacionada con el manejo de recursos financieros del ICBF, debe contemplar las condiciones de manejo correspondientes citadas en los “ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS”, de la presente guía. Además, deben ser confirmadas telefónicamente con una de las firmas registradas. De otra parte, cuando la instrucción sea remitida a la entidad bancaria a través del portal bancario, debe confirmarse a dicha entidad mediante correo electrónico enviado desde el buzón del Coordinador de Tesorería del nivel nacional o el Coordinador financiero de la regional y GFSDG. 4.1.1.2 Apertura Cuentas Bancarias Para la apertura de una cuenta bancaria, según la fuente y destinación de los recursos se debe

observar lo establecido en el Procedimiento Administración de Cuentas Bancarias y el punto 4.1.1.1 de la presente guía. - RECURSOS PROPIOS La apertura de una cuenta bancaria del orden regional con recursos propios debe contar con la autorización previa de la Dirección Financiera y de tratarse de la apertura de una cuenta bancaria de Nivel Nacional se debe contar con la autorización de la Secretaría General. La denominación y nomenclatura de las cuentas debe estar acorde con los siguientes parámetros: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ADMINISTRADOS POR EL ICBF La apertura de la cuenta bancaria ante el banco se debe realizar a nombre del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o utilizando la sigla que lo identifica ICBF, con NIT. 899999239-2 Para definir el nombre “nomenclatura” de la cuenta bancaria recursos propios, se debe tener en cuenta: Recaudo : R

Otros Ingresos : OR

Caja Menor Centro Zonal : CM / CZ Pagadora : P Para la solicitud de apertura, se debe emplear el formato “Formato Apertura o Terminación de Cuentas Bancarias”, conforme a lo establecido en el Procedimiento Administración de Cuentas

Bancarias. - RECURSOS NACIÓN Para la apertura de una cuenta bancaria recursos nación, se debe adelantar un trámite específico con el fin de contar con la autorización de la Dirección Financiera de Nivel Nacional y de la

Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN, conforme lo establecido en el Procedimiento Administración de Cuentas Bancarias. La apertura de la cuenta bancaria ante el banco se debe realizar a nombre de la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional o su sigla (DGCPTN) y con el NIT del ICBF No.899999239-2. Para definir el nombre de la cuenta “nomenclatura” se deben tener en cuenta: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. R O C C P C O N C E P T(D e s tin o d e la c e c a u d o 3 % tro s In g re s o s a ja s m e n o re s c e n tro z o n a a ja s m e n o re s o tra s d e p e n a g a d o ra Ou l d e n ta ) e n c ia s

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B F IC B F A M E T R O S P A R A D E F IN IR E L N O M B R E D E L A C U E N T(E N S IIF N A C IO N Y E N T ID A D B A N C A R /R / C ó d ig o d e la re g io n a l /N o m b re d e la re g io n a lp lo s :F /R /0 0 / N iv e l N a c io n a lF

/R /0 1 1 /B o g o tá /O R / C ó d ig o d e la re g io n a l /N o m b re d e la re g io n a l /C M / C Z /N o m b re C e n tro Z o n a l/C ó d ig o d e la re g io n a l /N o m bp lo : /C M /C Z /E n g a tiv a /0 1 1 /B o g o tá/C M / N o m b re d e la d e p e n d e n c ia /C ó d ig o d e la re g io n a l /N o mp lo :/C M /O fic in a A s e s o ra J u rid ic a /0 0 /N iv e l N a c io n a l /P / C ó d ig o d e la re g io n a l /N o m b re d e la re g io n a l A R E C U R S OIA ) re d e la re g io b re d e la re g S P n a l io n a R l

O P IO S

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ADMINISTRADOS POR EL ICBF Recaudo : R Otros Ingresos : OR Caja menor : CM Caja menor centro zona : CM / CZ Para la solicitud de apertura, se debe emplear el formato “SOLICITUD PARA

APERTURA/TERMINACIÓN/SUSTITUCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS”

conforme lo establecido por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN, teniendo presente que todas las cuentas bancarias empleadas para la administración de recursos nación son cuentas corrientes, sin excepción. Tener presente el procedimiento relacionado con la administración cuentas bancarias. El nombre asignado a la cuenta ante el banco sea recursos propios o nación debe ser el mismo que se emplee para la creación en el aplicativo SIIF Nación o el designado para tal fin. 4.1.1.3 Terminación Cuentas Bancarias Para la terminación de una cuenta bancaria, se debe dar cumplimiento con lo establecido en el procedimiento relacionado con la administración cuentas bancarias y el numeral 5.1.1 Cuentas Bancarias de esta guía. 4.1.2 CUENTA BANCARIA PARA CAJA MENOR Las cuentas bancarias a través de las cuales se administran los recursos de las cajas menores (recursos propios y nación) deben ser gestionadas conforme con lo establecido en el “Procedimiento Administración de Cuentas Bancarias” y lo citado en la presente guía. Además, se debe tener en cuenta: a) Las cuentas bancarias autorizadas para el manejo de caja menor deben ser UNICAMENTE,

CUENTAS CORRIENTES.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. C C N a a o ja ja m s s b m m re e e d n n e

C O N C E P T O

(D e s tin o d e la c u e n ta ) o re s c e n tro z o n a l o re s o tra s d e p e n d e n c ia s

la c u e n ta s s e g ú n o b je to d e l g a s to P D GE jeD GD Gre gE jeD G D G A CmCCiomC C

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T N /IC B F /C P T N /IC B F /O P A R A D E F IN IR E L N O M B R E D E L A C U E N T A R E C U(E N S IIF N A C IO N Y E N T ID A D B A N C A R IA ) M / C Z /N o m b re C e n tro Z o n a l/C ó d ig o d e la re g io n a l /N o m M /C Z /E n g a tiv a /0 1 1 /B o g o táM / N o m b re d e la d e p e n d e n c ia /C ó d ig o d e la re g io n a l /N o M /O fic in a A s e s o ra J u rid ic a /0 0 /N iv e l N a c io n a l b je to d e l g a s to / C ó d ig o d e la re g io n a l /N o m b re d e la re R S O S N A C b re d e la re g m b re d e la g io n a l IO io N n a l

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ADMINISTRADOS POR EL ICBF b) Las cuentas corrientes destinadas para cajas menores son las únicas autorizadas para manejar chequera y sus cheques deben ser utilizados en forma consecutiva y posteriormente registrados en el aplicativo destinado para tal fin. c) Por cada caja menor constituida debe existir solamente una (1) cuenta corriente. d) Para el manejo de la correspondiente cuenta corriente, se deben seguir las instrucciones contenidas en la guía “Guía para el Manejo de las Cajas Menores del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF”. En el caso donde el beneficiario del cheque lo pierda, este debe denunciar el hecho ante las autoridades competentes e informar por escrito a la dependencia del ICBF que lo giró, adjuntando copia del denuncio. El cuentadante responsable de la caja menor a través de la cual se giró el cheque, recibe y revisa los documentos, de encontrar consistente la situación la informará por teléfono y por escrito a la entidad bancaria donde está abierta la cuenta, también solicitará una certificación donde se evidencie que el cheque NO ha sido pagado, una vez el banco certifica que el cheque no ha sido pagado, ni se pagara se debe registrar en la colilla de la chequera la nota “NO PAGO por pérdida (beneficiario)”, posteriormente la dependencia del ICBF correspondiente procederá a girarlo nuevamente. e) Al momento del cierre definitivo de una caja menor, o terminación de la cuenta corriente a través de la cual se administran los recursos de una caja menor, pueden existir cheques/chequeras no utilizadas los cuales deben ser tratados de la siguiente manera:

1. Hacer un arqueo de los cheques sin utilizar, se debe registrar en el Formato Acta de Destrucción de Chequera” el número de cuenta corriente, nombre de la entidad bancaria, número completo del cheque inicial y del cheque final; de faltar algún cheque se debe reportar como perdido y tratarlo conforme se cita en esta guía Posteriormente se debe proceder a la destrucción del cheque/chequera indicando en el acta citada anteriormente el mecanismo empleado (incineración, ruptura entre otros).

2. El “Formato Acta de Destrucción de Chequera” debe estar firmada por el responsable de la caja menor (cuentadante) y la persona que ejerce funciones de apoyo financiero en el área donde está ubicada la caja menor a la cual pertenece la chequera.

3. Adelantar el trámite correspondiente para la terminación de la cuenta, según lo establecido en el procedimiento Administración de Cuentas Bancarias.

4. En la conciliación de la cuenta corriente del respectivo mes, se debe adjuntar copia del “Formato Acta de Destrucción de Chequera” y se debe informar por escrito de este Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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ADMINISTRADOS POR EL ICBF hecho al Coordinador Financiero Regional y para el caso de las dependencias de la Dirección General al Coordinador del Grupo de Tesorería f) El arqueo de la caja menor y la conciliación bancaria respectiva deben realizarse conforme a

lo establecido en la G1.P19.GF Guía para el manejo de las cajas menores del ICBF. g) Los demás aspectos relacionados con la administración de las cajas menores, deben ser consultados los documentos G1.P19.GF Guía para el manejo de las cajas menores del ICBF y P19.GF Procedimiento justificación, ejecución, reembolso, arqueo, cierre y legalización definitiva de la caja menor.

4.1.3 OTROS TEMAS RELACIONADOS CON LOS RECURSOS FINANCIEROS

4.1.3.1 Conciliaciones Bancarias. La conciliación bancaria es el resultado del cruce de las transacciones y movimientos que se registran en el extracto bancario y libro auxiliar contable, con el objeto de establecer las partidas conciliatorias Por lo anterior, la conciliación determina si los recursos se han abonado o debitado de las cuentas bancarias del ICBF, de acuerdo con las autorizaciones de las personas asignadas para tal fin. En este sentido, se deben realizar conciliaciones permanentes, siguiendo las actividades definidas en el procedimiento conciliación bancaria. Los extractos deben ser remitidos por la entidad bancaria o descargados a través del portal bancario durante los cinco (5) primeros días del mes, de no poderlos descargar o no recibirlos en el tiempo establecido, la persona responsable de las actividades de pagaduría debe solicitarlos por escrito al banco, igualmente archivarlos en la carpeta de SharePoint. Las conciliaciones bancarias deben ser elaboradas mensualmente por el área o Grupo de Contabilidad y remitidas posteriormente a la pagaduría de la Dirección Regional, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo de Tesorería. 4.1.3.2 Aspectos a tener en cuenta en caso de reemplazo de la persona res