ICBF - g1.p19.gf guia para el menejo de las cajas menores v4

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GESTION FINANCIERA GUIA PARA EL MANEJO DE LAS CAJAS MENORES Versión 4 Página 1 de 38

Contenido

1. OBJETIVO ............................................................................................................................ 3

2. ALCANCE ............................................................................................................................. 3

3. DEFINICIONES .................................................................................................................... 3

4. DESARROLLO- .................................................................................................................... 5 4.1. MARCO LEGAL ................................................................................................................... 5 4.2. CONSTITUCIÓN DE LA CAJA MENOR .......................................................................... 6 4.3. MANEJO DE LOS RECURSOS DE LA CAJA MENOR .............................................. 10 4.3.2. CAJA MENOR CON RECURSOS NACIÓN .................................................................. 14 4.4. ADICIÓN DE RECURSOS CAJA MENOR EXISTENTE ............................................. 15 4.5. MANEJO TRIBUTARIO DE LOS PAGOS POR CAJA MENOR ................................ 16 4.6. VALE PROVISIONAL ........................................................................................................ 19 4.7. CONSIGNACIÓN DE LAS RETENCIONES .................................................................. 20 4.8. REEMBOLSO Y LEGALIZACIÓN DE LA CAJA MENOR ........................................... 20 4.9. ARQUEO DE LA CAJA MENOR ..................................................................................... 22 4.10. CONCILIACIÓN BANCARIA ............................................................................................ 25 4.11. CIERRE Y LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR .............................. 26 4.12. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR................................. 27 4.12.1 PROHIBICIONES............................................................................................................... 29

5. ANEXOS: ............................................................................................................................ 30

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A ....................................................................... 37 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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7. RELACIÓN DE FORMATOS: .......................................................................................... 37

8. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................. 38 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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INTRODUCCIÓN Las cajas menores son fondos en moneda nacional asignados para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación, que tengan el carácter de URGENTES. Los recursos son de disponibilidad inmediata y son un mecanismo ágil y eficiente para el cumplimiento de los objetivos de la entidad, sin perjuicio de la aplicación de las normas de austeridad del gasto.

1. OBJETIVO Brindar las orientaciones a las Direcciones Regionales y Dependencias de la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF acerca de la justificación, constitución, ejecución, reembolso, arqueo, legalización y cierre de las cajas menores durante una vigencia fiscal.

2. ALCANCE Inicia con la Solicitud de justificación de la Caja Menor desde el Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera, hacia las Direcciones

Regionales y Dependencias de la Dirección General y termina con el Cierre y la legalización definitiva de la Caja Menor por parte de cada una de estas. Esta guía aplica para las Direcciones Regionales y Dependencias de la Dirección General.

3. DEFINICIONES 3.1. Arqueo: es el proceso de análisis, recuento y verificación de los dineros pertenecientes a una caja menor en un periodo determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y en consecuencia, el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. 3.2. Caja Menor: fondo fijo de carácter rotativo, el cual es manejado por un servidor público del ICBF. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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GESTION FINANCIERA GUIA PARA EL MANEJO DE LAS CAJAS MENORES Versión 4 Página 4 de 38 3.3. Causación: registro contable de los hechos económicos en el momento mismo en que surgen los derechos o las obligaciones, sin llegar a esperar a que esos derechos y obligaciones se hagan efectivos. 3.4. Conciliación Bancaria: comparación entre los datos de una cuenta corriente o de ahorros informados por el banco, frente a la información contable que está registrada en el aplicativo destinado para el registro de las operaciones de la caja menor. 3.5. Constitución de la Caja menor: se da mediante acto administrativo, en el que se detalla los aspectos relevantes como responsable, cuantía, finalidad, cuenta bancaria,

rubros presupuestales, entre otros, se crea únicamente para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Representante Legal. 3.6. Cuentadante: es la persona nombrada mediante acto administrativo, quien será el responsable del manejo y administración de los recursos asignados a la caja menor. 3.7. Cuenta Corriente: es un contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad que lo mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de recursos solicitados. 3.8. Delegado del Arqueo: persona designada mediante resolución, para realizar el arqueo a la Caja Menor. 3.9. Egresos: son todos los pagos realizados a terceros con cargo al fondo de caja menor, en cumplimiento de su objetivo de sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. 3.10. Extracto bancario: documento expedido por una entidad bancaria mediante el cual relaciona las operaciones realizadas a través de éste en un período determinado, normalmente en un mes. 3.11. Gastos Urgentes: erogaciones que pueden efectuar los entes públicos con los recursos de las cajas menores que resultan imprescindibles, urgentes, eventuales, fortuitos, e inaplazables para el funcionamiento de la Entidad. 3.12. Legalizar: certificar la autenticidad de un documento o una firma / una persona con autoridad para hacerlo y soportar las erogaciones incurridas con los documentos legales y válidos para el reconocimiento del gasto en los registros contables de la Entidad. 3.13. Legalización Definitiva: es la última legalización de la caja menor de la vigencia

fiscal en curso para la cual fue constituida. Se debe realizar la legalización de gastos, ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTION FINANCIERA GUIA PARA EL MANEJO DE LAS CAJAS MENORES Versión 4 Página 5 de 38 el reintegro de sobrantes y reintegro de las deducciones practicadas, al final de cada vigencia. 3.14. Reembolso: es el proceso por el cual se restituye el valor de los gastos realizados por caja menor para mantener el fondo fijo. 3.15. Retención de Impuesto: es la obligación que tiene el comprador de un bien o servicio de no entregar el valor total de la compra al proveedor, puesto que debe practicar una retención a título de impuesto. 3.16. Token: dispositivo electrónico que brinda seguridad al momento de realizar operaciones a través de algún portal bancario o canal digital, se entrega a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación. 3.17. Vale Provisional: recibo elaborado a las personas que necesitan hacer alguna compra Este debe permanecer en la caja, diligenciado y firmado, indicando el concepto, la cuantía y la fecha del desembolso, mientras se realiza la legalización del gasto con la entrega de la factura electrónica de venta o soporte definitivo correspondiente. 3.18. Vigencia Fiscal: período de tiempo para el cual le fue asignado el presupuesto al ICBF, por Ley está vigencia va desde el 1o de enero al 31 de diciembre del mismo año.

4. DESARROLLO 4.1. MARCO LEGAL Mediante el Título 5 de la parte 8ª del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, reguló la constitución y funcionamiento de las cajas menores.

De igual forma, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, anualmente expide la Ley de presupuesto y el Decreto de Liquidación en el cual se liquida el presupuesto para cada vigencia fiscal, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos para la vigencia. El ICBF actualiza los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras de la vigencia fiscal, en los cuales se establecen y definen los rubros para cada concepto de gasto en el ICBF. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Al unísono, para cada vigencia fiscal la Dirección General emite una Resolución por la cual se dictan las normas internas para la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores de las Direcciones Regionales y la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. De acuerdo con las normas tributarias vigentes, en especial las relacionadas con la Retención en la Fuente, el IVA y el ICA; es importante tener en cuenta que a las personas que pertenecen

al Régimen Responsables del IVA se les debe practicar descuentos por Retención en la Fuente, retención sobre el IVA, adquisición de servicios, compra de bienes y retención por impuesto de Industria y Comercio (ICA), de conformidad con la normatividad establecida para cada Municipio; mientras que, a las personas que pertenecen al Régimen No Responsables del IVA, sólo se les practica deducción por Retención en la Fuente y Retención por Impuesto de Industria y Comercio (ICA). Al igual que, a las personas clasificadas como Grandes Contribuyentes no se les efectúa ninguna retención, siempre y cuando también tengan la condición de Autorretenedores, y a las personas clasificadas como Autorretenedores, no se les descuenta por Retención en la Fuente y/o IVA, sí por los demás conceptos. La condición de personas pertenecientes al Régimen Responsables del IVA, Régimen No Responsables del IVA, Autorretenedores y Grandes Contribuyentes, debe ser demostrada por los proveedores mediante las facturas electrónicas de venta que expidan o certificación especial que los acredite como tal. 4.2. CONSTITUCIÓN DE LA CAJA MENOR Las cajas menores se autorizan para cada vigencia fiscal mediante Resolución suscrita por la Dirección General del ICBF, con base en la Justificación de necesidad que previamente realizan las Direcciones Regionales y Dependencias de la Dirección General. Una vez se han aprobado las Cajas Menores en la vigencia actual, las Direcciones Regionales y Dependencias de la Dirección General proceden a constituirlas mediante acto administrativo y su manejo está sujeto a lo dispuesto en el Decreto No.1068 de 2015 expedido por el Ministerio de Hacienda y

Crédito Público, así como las normas internas del ICBF y a la presente Guía. Para elaborar la resolución de constitución de la Caja Menor se requiere los siguientes documentos: a. Justificación respecto de la necesidad que suplirá la caja menor (Generada en el aplicativo Módulo de Administración de Cajas Menores) por parte del Director Regional o Jefe del Área que lo requiera en la Dirección General. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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b. Resolución expedida por la Dirección General del ICBF en cada vigencia, en donde se delega una facultad y se dictan normas internas para la constitución, manejo y funcionamiento de las cajas menores. c. Programación y detalle de los gastos que se cubrirán con la misma. d. Datos del servidor público que será responsable del manejo y administración de la Caja Menor (nombre, cédula y resolución de posesión entre otros), quien será delegado como Cuentadante. Es necesario que el servidor público esté registrado previamente en SIIF Nación con el Perfil Gestión Caja Menor y que cuente con el token correspondiente. e. Número de la cuenta corriente bancaria en donde se manejarán los recursos de Caja Menor. f. Certificado de Disponibilidad Presupuestal que se expide desde el SIIF Nación y que ampara los recursos de Caja Menor. De conformidad con el documento G1.GF Guía de Cierre y Apertura que anualmente emite la

Dirección Financiera, la Solicitud de Justificación de Caja Menor se debe realizar en la vigencia anterior. Para adelantar esta actividad en el Módulo de Administración de Cajas Menores del NMF, es necesario que la Dirección Regional y las Dependencias de la Dirección General ingresen a la ruta Módulo de Administración de Cajas Menores a Administración Cajas Menores / Justificación / Solicitud de Necesidad realicen las siguientes actividades:

1. Crear la solicitud de necesidad de la Caja Menor.

2. Vincular la Caja Menor a la solicitud.

3. Aprobar la Caja Menor.

Una vez se constituya en SIIF Nación la Caja Menor se debe remitir copia de la Resolución de constitución a los Grupos de Tesorería y Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera y a la Oficina de Control Interno. Así mismo, se debe efectuar el Registro Presupuestal correspondiente, incluyendo en el monto de cada Caja Menor el Gravamen a los Movimientos Financieros – GMF por cada rubro asignado y luego ser registrada en el SIIF Nación, con base en las instrucciones impartidas. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Con los documentos antes descritos, se procede a solicitar al Analista de Presupuesto que realice en SIIF Nación la Constitución de la Caja Menor identificando al Cuentadante, CDP,

Póliza, Cuenta bancaria, si la cuenta es o no para viáticos y gastos de viaje, Ordenador del Gasto y Porcentaje del Reembolso. Con el Perfil Gestión Presupuesto Gastos ingresar a: EPG / Gestión Caja Menor / Crear ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Al constituir la Caja Menor se deben ingresar la cuantía por rubro presupuestal, conforme se definió en la resolución de constitución y sin exceder el monto aprobado en la Resolución expedida por la Dirección General del ICBF. Posteriormente, en SIIF Nación el perfil Contable y el perfil Pagador, realizan las transacciones correspondientes para el traslado de los recursos a la cuenta corriente de la Caja Menor. Así mismo, se requiere crear la Caja Menor en el Módulo de Administración de Cajas Menores del NMF ingresando a la ruta Módulo de Administración de Cajas Menores a Administración Cajas Menores / Constitución. En el manejo, administración y funcionamiento de la Caja Menor en SIIF Nación intervienen diferentes perfiles del Grupo Financiero como son: Perfil Pagador, Perfil Presupuesto y Perfil Contable. De conformidad con el artículo 2.8.5.15 del Decreto 1068 de 2015, cuando se cambie el Cuentadante deberá hacerse una legalización de la Caja Menor, efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha y modificando la resolución de constitución de la

Caja Menor. Lo anterior debe ser comunicado a la Dirección Financiera, remitiendo copia de las modificaciones a las Resoluciones iniciales de Caja Menor. Es pertinente mencionar, que si la Regional o área de la Dirección General necesita un mayor número de cajas menores en la vigencia fiscal de las que le fueron aprobadas inicialmente, estas deben estar previamente autorizadas por la Dirección General, por lo que es necesario que el Ordenador del Gasto envíe la justificación técnica y económica en el aplicativo destinado para tal fin que administra la Dirección Financiera a través del Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión, para el trámite respectivo ante la Secretaría y Dirección General, adjuntando el CDP que ampara la solicitud.

NOTA: en las siguientes rutas se presentan, por Perfil, los pasos que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público considera necesarios seguir para la correcta Constitución de la Caja Menor

en SIIF Nación: https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/ShowProperty?nodeId=%2FConexionContent%2 FWCC_CLUSTER-205843%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/ShowProperty?nodeId=%2FConexionContent%2 FWCC_CLUSTER-205842%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 4 38 4.3. MANEJO DE LOS RECURSOS DE LA CAJA MENOR Para el manejo de los recursos de la Caja Menor se debe constituir correctamente la misma en SIIF Nación. Adicionalmente, es necesario que se constituya en el Módulo de Administración de Cajas Menores del NMF. Los recursos de la Caja Menor deben ser manejados en una cuenta corriente bancaria del mismo banco a donde le serán girados los recursos para su constitución, con el fin de evitar el Gravamen a los Movimientos Financieros – GMF que se genera cuando se desembolsan o transfieren recursos al mismo ICBF. Para cuentas de entidades bancarias diferentes, la cuenta corriente bancaria debe estar autorizada por la Dirección Financiera. El Cuentadante sólo podrá mantener en efectivo hasta cinco (5) SMMLV y será responsable de la custodia y disponibilidad de dichos recursos. Posterior a la constitución de la Caja Menor en SIIF Nación, el primer giro se efectuará cumpliendo los siguientes requisitos: • Que exista Resolución de constitución de la Caja Menor. • Que el Cuentadante sea un servidor público de la planta de personal del ICBF. • Que dicho servidor público esté amparado por póliza de riesgos. • Que el cuentadante cuente con un cofre, caja fuerte o lugar donde se pueda garantizar la seguridad para el manejo del efectivo, la custodia de la chequera y de los documentos soporte de los gastos. • El cuentadante debe diligenciar manualmente: F10.P19.GF Formato Libro de Bancos y F9.P19.GF Formato Libro de Caja, F11.P19.GF Formato Comprobante de Pago por

Caja Menor, F12.P19.GF Formato Libro de Control Presupuestal, F14.P14.GF Formato Relación de Comprobantes de Pago de la Caja Menor. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 4 38 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F N O R F E o m M C b A T O H A re R N e s o p . 2 o n s a b le C a ja

B E N E F IC

M e n o r: IA R

D IO E P A R T A MIN S R E P U B L IC A D E C O L O M B IAE N T O A D M IN IS T R A T IV O P A R A L A P R OT IT U T O C O L O M B IA N O D E B IE N E S T A RC E C IL IA D E L A F U E N T E D E L L E R AD IR E C C IÓ N F IN A N C IE R A C A J A M E N O R L IB R O D E B A N C O S N o . C H E Q U E N o . C O M P R O B A N T E

F irm a :

S P E R ID A D S O

F A M IL IA RS N o .

D E B E

C IA L H A B E R V O L V E R A L M E N

S A L D

U O

P R IN C IP A L

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS

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FORMATO No. 1 CAJA MENOR No.

LIBRO DE CAJA

FECHA BENEFICIARIO No. CHEQUE No. COMPROBANTE DEBE HABER SALDO

Nombre Responsable Caja Menor: Firma:

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FORMATO No. 4

COMPROBANTE DE PAGO POR CAJA MENOR No.

FECHA

REGIONAL

DEPENDENCIA

CENTRO ZONAL

A FAVOR DE:

NIT/CC:

POR VALOR DE:

CONCEPTO VALOR TOTAL RUBRO PRESUPUESTAL SUBTOTAL $ - MAS IVA $ - VALOR TOTAL $ - IVA 0% MENOS Compras 0% 0,00

RETENCIONES Servicios 4% 0,00 Otros (ICA) 0,97% 0,00

VALOR NETO A GIRAR $ -

CHEQUE No. BANCO: ABONO CTA. EFECTIVO : XXX

Firma responsable Caja Menor BENEFICIARIO Firma y C.C. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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FORMATO No. 5 CAJA MENOR No.

LIBRO DE CONTROL PRESUPUESTAL

GASTOS ADMINISTRATIVOS

FECHA

CONCEPTO No. CHEQUE No. COMPROB. ASIGNADO PAGO SALDO

(DD/MM/AA)

Nombre Responsable Caja Menor: FIRMA ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 4 38 Cuando el Cuentadante se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el Ordenador del Gasto, mediante resolución, podrá encargar a otro funcionario debidamente afianzado para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que

deberá constar en el libro respectivo, según el artículo 2.8.5.9 del Decreto 1068 de 2015. 4.3.1. CAJA MENOR CON RECURSOS NACIÓN Para solicitar la apertura de una cuenta corriente de Caja Menor en donde se van a administrar recursos de la Nación, se deben seguir las instrucciones impartidas por la Dirección Financiera ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F o rm a to N o . 7

R E G IO N A L

D E P E N D E N C IA C E N T R O Z O N A R E E M B O L S O N o .

L E G A L IZ A C IÓ N _ _ _ _ _ _N o .

N o . C O M P R O B A N T E R U N o m b re re s p o n s a b le c a ja m L B e R n R E P U B L IC A D E C O L O M B IAD E P A R T A M E N T O A D M IN IS T R A T IV O P A R A L A P R O S P E R ID A DIN S T IT U T O C O L O M B IA N O D E B IE N E S T A R FA M IL IA RC E C IL IA D E L A FU E N T E D E L L E R A SD IR E C C IÓ N FIN A N C IE R A R E L A C IÓ N D E C O M P R O B A N T E S D E P A G O R E E M B O L S O Y /O L E G A L IZ A C IÓ N D E C A J A M E N O R

R E L A C IÓ N D E C O M P R O B A N T E S D E P A G O P O R C A J A M E N O R O P P T A L . B E N E FIC IA R IO C O N C E P T O V A L O R T O T A L

T O T A L E S 0 ,0 0

o r: Firm a :

S O C IA L

C IU D A D

FE C H A

R E T . FU

V O L C .C .

E N T E S R E T E - IV A 0 ,0 0 0 ,0 0

R E S U M E N IM P U T A C IÓ N P R

C Ó D IG O T O T A L V E R A L M E N U P R IN C N o .

V A L O R N E T O P A G A D O 0 ,0 0

E S U P U E S T A L

V A L O R

$ -

IP A L

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Versión 4 38 a través del documento P24.GF Procedimiento Administración de Cuentas Bancarias y los lineamientos impartidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en su página web www.minhacienda.gov.co Si se presenta el caso que una regional o dependencia de la Dirección General tenga las dos fuentes de financiación, el Cuentadante puede manejar dos (2) cajas menores, teniendo en cuenta lo siguiente: • Realizar la apertura de dos (2) cuentas bancarias corrientes por cada Caja Menor a

constituir, una con Recursos Propios y otra con Recursos Nación. • Constituir en SIIF Nación dos (2) cajas menores. • Se deben hacer dos (2) solicitudes de CDP y dos (2) CDP para cada caja menor. • Diligenciar los formatos establecidos por la Dirección del Tesoro Nacional para autorizar las cuentas.

NOTA: en las siguientes rutas se encuentran, por Perfil, los pasos que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público considera necesarios seguir para la adecuada ejecución de la Caja

Menor en SIIF Nación: https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/ShowProperty?nodeId=%2FConexionContent%2

FWCC_CLUSTER-205843%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/ShowProperty?nodeId=%2FConexionContent%2 FWCC_CLUSTER-205842%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased 4.4. ADICIÓN DE RECURSOS CAJA MENOR EXISTENTE Cuando la Dirección Regional o Dependencia de la Dirección General requiera incrementar el valor de la Caja Menor que ya fue autorizada, debe adelantar el trámite de Solicitud de Justificación con los rubros a los cuales se adicionaran recursos, a través del Módulo de Administración de Cajas Menores del NMF. Posteriormente, se solicitará la aprobación de la Adición de la Caja Menor a la Secretaría General y en caso de ser aprobada, se elaborará el acto administrativo que modifica la Resolución de Aprobación y se gestionarán las firmas pertinentes. Una vez el documento haya sido emitido por la Dirección General, se comunicará a la Dirección Regional o Dependencia de la Dirección General que solicitó la adición, para que proceda a

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Versión 4 38 modificar la Resolución de Constitución de la Caja Menor adicionando en cada rubro presupuestal los valores autorizados. Con base en la modificación a la Resolución de Constitución de la Caja Menor, se debe informar al Coordinador del Grupo Financiero para que se realicen los registros a que haya lugar en SIIF Nación y así, reflejar la adición de recursos en cada rubro presupuestal de la Caja Menor para su respectiva ejecución. Es necesario que luego de registrar en SIIF Nación la adición de recursos a la Caja Menor, se remita copia de la Resolución de modificación de la constitución a los Grupos de Tesorería y Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera y a la Oficina de Control Interno. 4.5. MANEJO TRIBUTARIO DE LOS PAGOS POR CAJA MENOR Los pagos realizados por Caja Menor son objeto de aplicación de las normas tributarias, por concepto de Retención en la Fuente por Renta, IVA e ICA, Estampilla, Contribuciones y demás deducciones inherentes teniendo en cuenta la clasificación tributaria del proveedor. Están obligados a expedir factura electrónica de venta o documento equivalente las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, los prestadores de servicios, los responsables del

impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen responsables del IVA, quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales, aquellos que presten el servicio de elaboración de facturación, aunque pertenezcan al régimen no responsables del IVA, los responsables del régimen no responsables del IVA tienen como obligación expedir documento equivalente a la factura. No están obligados a facturar los Bancos, Corporaciones Financieras, Corporaciones de Ahorro y Vivienda y Compañías de Financiamiento Comercial. Los responsables del Régimen no responsables del IVA tampoco están obligados a facturar, pero si lo desean pueden hacerlo sin autorización de numeración de la DIAN y sin dejar de llevar el libro fiscal. Cuando el proveedor del bien o servicio pertenezca al régimen tributario especial, se deberá remitir fotocopia de la certificación de la entidad encargada de su vigilancia o de la que haya constituido su personería, para demostrar su naturaleza jurídica. Pertenecen a este grupo las asociaciones, fundaciones, agremiaciones sin ánimo de lucro, de las que trata el Estatuto Tributario. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 4 38 El cuentadante debe registrar manualmente: F