ICBF - g1.p31.gf guia para generar pago a dian a partir de consignacion-retencion de impuesto de timbre nacional v1

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GUIA PARA GENERAR PAGO A LA DIAN A PARTIR DE UNA CONSIGNACIÓN-RETENCION DE IMPUESTO DE Versión 1 Página 1 de 13

TIMBRE NACIONAL

1. OBJETIVO Indicar los pasos que se deben seguir, para generar un pago al tercero “DIAN”, a partir de un documento de recaudo de Retención de Impuesto de Timbre Nacional, generado en el aplicativo SIIF Nación, para luego ser presentado en la declaración de Retención en la Fuente a nombre del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF.

2. ALCANCE Inicia con la consignación de los recursos por concepto de Retención de Impuesto de Timbre Nacional, por parte del tercero (según lo estipulado en la Resolución 3899 del 8 de septiembre de 2010 en su Título II y la Resolución 3435 del 20 de abril de 2016) a quién el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF otorga la personería Jurídica y finaliza con la declaración y pago ante la DIAN de los recursos recaudados por concepto de Retención de Impuesto

de Timbre Nacional. Aplica a las Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera

3. DEFINICIONES Asociaciones: Son organizaciones sin ánimo de lucro con personería jurídica y se encuentran dentro de la categoría de Organización No Gubernamental. Están conformadas por personas que tienen un vínculo en común y ponen este a disposición de un tercero.

Corporaciones: Son organizaciones sin ánimo de lucro con personería jurídica y también se encuentran dentro de la

categoría de Organización No Gubernamental. Están formadas por un grupo de personas (naturales o jurídicas) que definen el rumbo programático y financiero de la institución y deben conseguir los recursos necesarios para llevarlas a cabo.

DRXC: Documento de Recaudo por Clasificar Entidades Sin Ánimo de Lucro: Son personas jurídicas que se constituyen por la voluntad de asociación o creación de una o más personas (naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de asociados, terceras personas o la comunidad en general.

ESAL: Entidades Sin Ánimo de Lucro Fundaciones: Son creaciones de empresas, personas o grupos de personas que donan un capital inicial, el cual es utilizado para obtener un fin fijado previamente.

Institución: Unidad de servicio en donde se desarrolla el proceso de atención a los niños, niñas, adolescentes y a sus familias.

Persona Jurídica: Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicialmente”.

Personería Jurídica: Es el derecho al que tienen del reconocimiento de su personalidad jurídica.

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TIMBRE NACIONAL Personalidad Jurídica: Es a su vez un atributo de los sujetos en virtud del cual se les reconoce como titulares de derechos y de obligaciones, dentro de los cuales se destaca la capacidad jurídica, es decir, la capacidad para adquirir

obligaciones de manera autónoma en virtud de actos, contratos o negocios jurídicos.

OPNP de Deducciones: Ordenes de Pago No Presupuestal de Deducciones.

Otorgamiento de Personería Jurídica: Es el consentimiento legal que efectúa el ICBF, mediante acto administrativo de la existencia de una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles en sus relaciones jurídicas dentro del ámbito del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Reconocimiento de Personería Jurídica: Es el acto administrativo mediante el cual el ICBF le reconoce personería jurídica a una institución.

4. DESARROLLLO La presente guía orientará al usuario sobre el adecuado registro y generación de un pago al tercero DIAN, a través de una Orden de Pago No Presupuestal de Deducciones (OPNP de Deducciones), generada a partir de una consignación de recursos por concepto de Timbre Nacional y su respectivo registro en el sistema integrado de información financiera SIIF Nación. En este proceso intervienen las áreas de Contabilidad y Tesorería (Perfil Gestión Contable y

Perfil Pagador Regional) respectivamente.

ACCIONES EN SIIF NACION, PARA LA GENERACION DE UNA ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL DE DEDUCCIONES

POR CONCEPTO DE RETENCION IMPUESTO DE TIMBRE NACIONAL. 4.1 Precondiciones Para llevar a cabo el correcto registro y pago de la Retención por concepto de Timbre Nacional, se requiere tener en la Direccion Regional y/o el Grupo Financiero Sede de la Direccion General, el Documento de Recaudo por ClasificarDRXC, el cual deberá ser generado por el sevidor público con funciones de pagador en la Dirección Regional y/o

Grupo Financiero Sede de la Direccion General. 4.2 Radicar Cuenta por Pagar, concepto de Pago No Presupuestal El perfil Gestión Contable debe ingresar por la RUTA: PAG / Pagos No Presupuestales / Radicar Cuenta por Pagar / Concepto de Pago No Presupuestales. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TIMBRE NACIONAL Proceder a diligenciar los siguientes campos en la carpeta “Datos básicos”.  Tipo de cuenta por pagar: 22 – Pago No Presupuestal.  Tipo de moneda de pago: COP – Pesos  Requiere documento de recaudo por clasificar: Marcar en el campo de selección.  Tipo de documento de recaudo por clasificar: CNT (Generado en Bancos).  Seleccionar posición institucional tesorería pagadora: Seleccionar la PCI 41-06-00XX (Pagaduría que generó el DRXC).  Documento de recaudo por clasificar: Hacer clic en el botón de búsqueda, y seleccionar el DRXC generado por la Dirección Regional y/o Grupo Financiero Sede de la Dirección General. Carpeta “Datos del beneficiario”.  Número interno tercero beneficiario del pago: Seleccionar el tercero beneficiario del pago, el cual debe estar creado previamente en SIIF Nación. Para el caso de Retención del Impuesto de Timbre, seleccionar el

tercero al cual se le otorga la Personería Jurídica (en este caso se hace referencia a grupos constituidos como Asociaciones, Fundaciones entre otras).  Medio de Pago: Seleccionar “Giro” Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TIMBRE NACIONAL Carpeta “Ítem de afectación”  Posiciones de catálogo de pagos no presupuestales: Seleccionar el concepto 2-40-07-03 “Traslado de recursos misma entidad contable publica” Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TIMBRE NACIONAL Valor en pesos: Registrar el valor en pesos a pagar y hacer clic en el botón “Guardar”. 4.3 Constitución de Acreedor de Pago No Presupuestal El perfil Gestión Contable debe ingresar por la RUTA: PAG / Pagos No Presupuestales / Constitución de Acreedor /

Concepto de Pagos de Pagos No Presupuestales. Carpeta “Cuenta por Pagar”

 Documentos de cuenta por pagar: Hacer clic en el botón de búsqueda y seleccionar la cuenta por pagar creada en el numeral anterior. Hacer clic en la carpeta “Ítem de afectación”. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TIMBRE NACIONAL Carpeta “Ítem de afectación”.  Valor en pesos: Registrar el valor en pesos del acreedor a constituir, luego en la parte inferior en la ventana de deducciones seleccionar la Posición de catálogo de pago no presupuestal 2-01-04-03-01-01 “Retención de Timbre Nacional” tercero DIAN, registrar el valor en pesos y hacer clic en el botón “Aceptar”.

NOTA: La creación del Acreedor por concepto de pago no presupuestal debe ser Neto cero ($0), por lo tanto en la pestaña de “Valor Total” se debe verificar que el valor neto en pesos sea cero ($0).

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TIMBRE NACIONAL  Datos Administrativos: Ingresar los datos administrativos y hacer clic en el botón

Guardar”. Una vez generado el consecutivo del Acreedor Vario en el SIIF Nación, el Servidor Público con funciones de Contador debe comunicarlo inmediatamente al Servidor Público con funciones de pagador en las Direcciones Regionales y/o en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, para dar continuidad con el proceso. 4.4 Generación de Orden de Pago No Presupuestal, Neto cero (0). El perfil Pagador debe ingresar por la RUTA: PAG / Pagos No Presupuestales / Orden de Pago No Presupuestal / Crear Orden de Pago No Presupuestal, y realizar las siguientes acciones: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TIMBRE NACIONAL Carpeta “Beneficiario”.  Documento de constitución de acreedor: Buscar y seleccionar el acreedor previamente creado.  Beneficiario: El Sistema presenta automáticamente los datos del beneficiario registrado en la cuenta por pagar. Pasar a la carpeta “Documento Acreedor” Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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UNA CONSIGNACIÓN-RETENCION DE IMPUESTO DE

Versión 1 Página 9 de 13 TIMBRE NACIONAL Carpeta “Documento Acreedor”  Valor a ingresar: Registrar el valor pagar (Deducciones). Ingresar los datos administrativos y hacer clic en el botón “Guardar”. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TIMBRE NACIONAL 4.5 Autorización de Orden de Pago No Presupuestal El perfil Pagador debe ingresar por la RUTA: PAG / Administrar Ordenes Pago / Autorizar, y realizar las siguientes acciones: Órdenes de Pago: Buscar y seleccionar la Orden de Pago generada en el numeral anterior, y hacer clic en el botón “Aprobar”. 4.6 Autorización Orden de Pago Pendiente de Autorización El perfil Autorizador debe ingresar por la RUTA: PAG / Administrar Ordenes Pago / Autorizar Orden Pago Pendiente Autorización, y realizar las siguientes acciones: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TIMBRE NACIONAL Seleccionar operación: Hacer clic en el botón “Aprobar”

 Orden de pago: Hacer clic en el botón de búsqueda (…), buscar y seleccionar la Orden de Pago del numeral anterior, y hacer clic en el botón “Guardar”. 4.7 Asignar Estado Pagado a una Orden de Pago con Valor Neto Igual a Cero. El perfil Pagador debe ingresar por la RUTA: PAG / Administrar Ordenes Pago / Pago de Orden de Pago con valor Neto cero, y realizar las siguientes acciones: Para la selección de la orden de pago, se debe definir el tipo de orden de pago. El sistema trae las órdenes de pago en estado AUTORIZADA, de valor neto igual a cero y de fecha menor o igual a la del sistema, que hayan sido generadas por la entidad de conexión (PCI que generó el documento). Se marcan las órdenes que se van a procesar y se da GUARDAR. Dar clic en botón “Ver Procesamiento” y el sistema nos permite ver la etapa del proceso, hora de lanzamiento, inicio y finalización, entre otros. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TIMBRE NACIONAL En el proceso de pago, el sistema hace validaciones para dejar consistente la base de datos con el estado pagado. Si alguna de las órdenes de pago no cumple todas las validaciones el sistema las excluye y las deja en estado AUTORIZADA, es decir que sigue a la espera de la validación. Las órdenes de pago que pasen todas las validaciones quedan en estado PAGADA.

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TIMBRE NACIONAL Una vez la Orden de pago se encuentre en estado PAGADA, inmediatamente se da inicio al proceso de validación, el cual tiene una duración máxima 5 días hábiles; el registro de la deducción se observa en el informe CEN (Consulta de Deducciones), finalizada la validación se cargará el valor constituido en la bolsa de deducciones, con el fin de que el Pagador Regional genere la Orden de Pago No Presupuestal OPNP de deducciones correspondiente como medio de pago Giro – Beneficiario Final DIAN, e informara al Contador de la Dirección Regional y al Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera el No. De Orden de Pago para ser Declarado y Pagado.

5. ANEXOS: N/A

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A

7. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

N/A N/A

8. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se crea una nueva guía bajo los 02-01-2017 N/A parámetros establecidos en el SIIF Nación y la Normatividad de la Contaduría General de la

Nación. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.