ICBF - g2.abs guia para el usuario administrador del sistema de informacion pacco v2

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INFORMACIÓN PACCO

Versión 2 39

1. OBJETIVO Identificar los procedimientos que puede realizar el administrador del sistema de Información PACCO, en el cual se programa y se hace seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones, con el fin de desarrollar las funcionalidades que exige el cumplimiento del rol en el proceso de elaboración y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones en el ICBF, conforme lo señala la normatividad interna y externa vigente.

2. ALCANCE Inicia con la solicitud de creación del usuario PACCO de la Sede de la Dirección General o regionales del ICBF y finaliza con la ejecución de alguna funcionalidad por parte de los Administradores y/o administrador del Sistema de Información PACCO, según sea el caso.

3. DEFINICIONES No aplica.

4. DESARROLLO Dando cumplimiento a la resolución No. 4545 de 2014, en lo referente al artículo octavo del capítulo tercero (Administrador del Plan Anual de Adquisiciones y sus funciones), es necesario establecer las funcionalidades de un Superadministrador del Sistema de Información PACCO y al mismo tiempo diferenciarlas del rol Administrador que ejecutan los integrantes del Grupo Plan de Compras y Contratación de la Sede de la Dirección General.

El administrador del Sistema de Información PACCO es el Coordinador del Grupo de Plan de Compras y Contratación de la Dirección de Abastecimiento - Sede de la Dirección General, el cual puede acceder a todas las funcionalidades administrativas del sistema y es la persona

encargada de redireccionar cualquier solicitud o requerimiento de un usuario PACCO, a algún integrante del Grupo de Plan de Compras y Contratación con perfil de Administrador del sistema, con el fin de dar solución a la solicitud o requerimiento presentado. En el sistema de información PACCO se han desarrollado funcionalidades para ser administradas desde el perfil administrador de la Sede de la Dirección General, divididas en: 1Seguridad 2Parámetros 3Programación 4Ejecución 5Cargue Masivo 6NotiPACCO 7Reportes 8Ayuda ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 9Cambias contraseña 10Sugerencias de mejora A continuación, se describen las funcionalidades desarrolladas en el sistema de información PACCO y el perfil que interactúa para atender las solicitudes de los usuarios de la Sede de la Dirección General o de las Regionales del ICBF. 3.1 SEGURIDAD En esta funcionalidad hay cuatro (4) pestañas que se describen a continuación: 3.1.1 Usuarios por roles: permite al usuario con rol administrador, habilitar o restringir el acceso a usuarios; además de editar información activándolos cuando bloquean la clave o desactivándolos del sistema. La pantalla que se visualiza contiene información de Usuario, correo electrónico, Regional, Fecha de creación, Último ingreso, Última actividad, si se encuentra activo y la Contraseña

si se desea cambiar. 3.1.2 Crear usuario: permite al usuario con rol administrador crear usuarios que tengan el rol de Gerente de Recurso para áreas o dependencias de la Sede de la Dirección General y usuarios con perfil de Director Regional; los demás usuarios deben capacitarse, presentar y aprobar los módulos del aula virtual. Para la creación de usuarios se hace necesario remitir ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 al PROCEDIMIENTO CREACION DE USUARIOS PACCO, una vez creados los usuarios con su perfil correspondiente se les asigna la contraseña para acceder al sistema. 3.1.3 Usuarios Regionales /Aprobar examen: ventana que permite al rol administrador habilitar y deshabilitar usuarios por vigencia, una vez hayan aprobado el curso del aula virtual del Sistema de Información, esto con el fin de terminar con el proceso de creación de usuarios y mantener actualizado el directorio de usuarios PACCO. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 3.1.4 Ingresar como: permite que los usuarios con perfil de administrador puedan verificar la

información registrada en las regionales o dependencias de la Sede de la Dirección General, ingresando con diferentes perfiles. 3.2 PARÁMETROS A continuación, se describen las funcionalidades desarrolladas en este módulo de manejo administrativo del sistema de información PACCO: ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 3.2.1 Configurar cierre de ejecución: ventana que permite al administrador configurar las siguientes funcionalidades. • Configuración cierre TOTAL de PACCO: Permite al administrador cerrar totalmente el Sistema de Información PACCO por un día, para generar la información del corte automático, insumo de las respectivas evaluaciones y creando además históricos de las tablas transaccionales, que permiten a los usuarios de todos los perfiles, consultar únicamente reportes. • Cierre mensual de ejecución: el rol administrador define las fechas de cierre y apertura mensual, para el registro de ejecución en el sistema de información PACCO, con el fin de generar la posibilidad de crear espacios de tiempo para el registro de información por parte de los usuarios. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 En esta pantalla también se visualizan las fechas de los cortes realizados en el sistema, con el fin de tener la trazabilidad de la información que se reporta. 3.2.2 Actualizar PACCO desde bases externas: esta funcionalidad permite al administrador activar de inmediato el cargue de información en el Sistema de información PACCO, desde bases de datos externas como el Nuevo Modelo Financiero (NMF) con el fin de actualizar la información y optimizar el acceso a los datos en el sistema de información PACCO cuando se requiera. En la pantalla se visualiza la fecha y hora de la última actualización y el usuario que realizó la acción. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 Se observa además el botón Regenerar base financiera, cuando existe la necesidad de desactivar o activar la lectura de un documento, para que el cambio realizado se vea en los compromisos en las fechas en las que se encuentra cerrado el sistema por la toma de información para el corte. 3.2.3 Actualizar base financiera: esta funcionalidad la desarrolla el perfil administrador o a quien delegue el coordinador del grupo de Plan de Compras y Contratación PACCO para actualizar los datos de los compromisos, es decir, actualiza la lectura de las obligaciones desde SIIF. 3.2.4 Administración del catálogo de productos: permite al rol de administrador crear, modificar

o eliminar productos del catálogo en el sistema de información PACCO, teniendo en cuenta los lineamientos de programación, directrices de la entidad, ejecución de metas sociales y las directrices impartidas por la Agencia Nacional para la Contratación Estatal - Colombia Compra Eficiente. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 La información consignada es por vigencia, se debe seleccionar el tipo si es un servicio o un producto, la unidad de medida, se diligencian los valores mínimos y máximos con los que se pueden programar los productos en el sistema, una vez se tenga la información se da guardar y se observan en el recuadro catálogo de productos. En caso de que el producto requiera ajuste en alguna variable el usuario puede editarla o si por el contrario se generó un error al parametrizar y se requiera eliminarlo, se puede utilizar el botón eliminar. 3.2.5 Administración modalidades por tipo de contrato • Administración de modalidades: permite que el administrador cree o elimine modalidades en el sistema para todas las regionales y áreas de la Sede de la Dirección General y a su vez parametrice los días de inicio de proceso para la modalidad, según el manual de contratación vigente. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 • Tipo de Contrato: el usuario puede crear o eliminar un tipo de contrato en el sistema, teniendo en cuenta el manual de contratación vigente. • Modalidades por tipo de contrato: una vez se tengan definidas las relaciones entre la modalidad y el tipo de contrato, el usuario con rol administrador puede crear o eliminar las respectivas asociaciones en el sistema. Para el análisis de la información en todas las parametrizaciones y relaciones se puede exportar a Excel. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 3.2.6 Administración de objetos contractuales: el usuario con rol administrador puede crear o eliminar objetos contractuales, teniendo en cuenta los lineamientos y directrices de la entidad, de la vigencia actual. Debe seleccionar el tipo PACCO que desea parametrizar, con el fin de crear el objeto. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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39 3.2.7 Parametrización de Objetos-Rubros-Productos: se desarrolla para crear la relación objetos, rubros y productos ya existentes en el sistema de información PACCO, teniendo en cuenta los lineamientos para la programación de las metas sociales y financieras de cada vigencia. 3.2.8 Habilitar o deshabilitar rubros para regionales: • Crear rubros valor cero para todas las regionales, esta funcionalidad permite crear rubros después de la parametrización inicial, es decir, aquellos rubros que al iniciar la vigencia no tenían recursos asignados y por tal motivo no se visualizan en el sistema por los usuarios funcionales. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 • Habilitar y deshabilitar rubros para regionales: permite de forma masiva al administrador, o de forma individual al administrador, habilitar o deshabilitar identificadores presupuestales para las dependencias de la Sede de la Dirección General y Direcciones Regionales, siempre con previo análisis que permita determinar si la asignación de estos rubros, se ejecutarán mediante procesos contractuales. - Individual: esta funcionalidad es ejecutada por el rol administrador activando o desactivando un solo rubro para una sola Regional. - Masivo: es ejecutado por el administrador y permite activar o desactivar varios identificadores presupuestales, para dependencias de la Sede de la Dirección General

y Direcciones Regionales. 3.2.9 Administración Rubro-Área-Gerente: en este caso se realiza por parte del administrador; asociar rubro - área: Esta opción asocia los identificadores presupuestales a un área de la Sede de la Dirección General. Previo a esta asociación se debe asignar el nombre del gerente al área. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 3.2.10 Directorio Gerentes: esta opción permite seleccionar un usuario dentro de la lista de usuarios, y el sistema le asigna el perfil de gerente de recurso. En el caso que el usuario con perfil gerente de recurso cambie, desde esta funcionalidad se puede deshabilitar, para asociar los rubros al nuevo gerente. 3.2.11 Parametrización PACCO – SIM: permite al usuario administrador, manejar el enlace (activar o desactivar) el o los productos del sistema de información PACCO con el sistema SIM, con el fin de permitir o no, la lectura de la información registrada en el sistema de información misional - SIM. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 3.2.12 Modificaciones presupuestales PACCO: permite al usuario de rol administrador del sistema de información PACCO, modificar el valor asignado a un rubro presupuestal, adicionando o contracreditando recursos, específicamente en casos especiales. 3.2.13 Publicación SECOP: permite al administrador PACCO, actualizar la fecha en la que fue publicado el o los consecutivos, con el fin de que en el certificado PACCO se actualice y permita continuar el proceso de contratación. Es importante que al diligenciar esta información este separado por comas y el último número no se debe colocar ni punto ni espacio, para que el sistema pueda leer todos los consecutivos publicados. Esta funcionalidad permite además realizar la trazabilidad de las fechas de publicación de los consecutivos reportados en el SECOP, en el caso que se realice dos o más publicaciones en el día se debe editar dando clic en el botón dispuesto en el sistema para esta finalidad. Para las publicaciones en SECOP, se debe tener en cuenta las fechas de publicación ordinarias establecidas para evitar realizar las publicaciones extraordinarias, las cuales deben estar aprobadas por la Secretaría General y por el Director de Abastecimiento del ICBF. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 3.2.14 Cambiar contrato: se usa cuando un usuario asocia o relaciona un contrato, que posteriormente tiene modificación en su información original, ejemplo: tipo de documento,

tercero o rubro. El administrador puede ingresar a un consecutivo específico y realizar el cambio de contrato con que ya trae la información actualizada en la base de datos de la Dirección Financiera. Inicialmente se debe escoger la vigencia, y el número del consecutivo a realizar el cambio. Al ingresar al consecutivo, se observará el encabezado de la programación y la grilla del contrato asociado, en la opción cambiar de contrato el usuario administrador podrá seleccionar el contrato correcto, ya que se visualiza la pantalla de información financiera. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 Una vez seleccionado se cambia la información en el sistema. 3.2.15 Cambiar usuario: se utiliza cuando un consecutivo cambia de usuario, normalmente cuando el usuario que lo creo no continúa con el perfil creado en el sistema siendo necesario reasignar el numero consecutivo, es decir, cambiar el propietario del consecutivo. Se diligencia la vigencia y el número de consecutivo, se busca el nuevo usuario y se cambia, mostrando luego el sistema una ventana emergente que menciona que se ha cambiado satisfactoriamente el usuario. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 3.2.16 Habilitar consecutivo excluido: cuando por error, o porque se excluyó un consecutivo que continua con el proceso precontractual y se hace necesario recuperar la información, se utiliza esta funcionalidad por parte de usuario con perfil administrador diligenciando la vigencia el número el consecutivo y la justificación que el usuario funcional menciona para la recuperación de este. 3.2.17 Eliminar ejecución registrada por contrato: en aquellos casos donde el usuario funcional cometa un error en el registro de programación o de contratación y realice ajustes sin modificar la ejecución, el sistema muestra que existe una inconsistencia evitando que se modifique o se realice la corrección bloqueando el consecutivo, esta funcionalidad permite al administrador eliminar registros del o los meses que ya se ejecutaron para desbloquear la inconsistencia y permite el correcto registro en el sistema de información PACCO, ingresando inicialmente la vigencia y el número de consecutivo, posteriormente se escoge el mes a eliminar y los recursos de esta forma quedan nuevamente disponibles para la ejecución correcta. 3.2.18 Administrar tablas paramétricas: permite al administrador parametrizar datos que son relevantes en el Sistema de Información PACCO, los datos se clasifican de acuerdo con la categoría y al estado activo, se considera un repositorio de los parámetros que tiene el sistema de información. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 Actualización Job Esta funcionalidad se utiliza el día que se realiza el cierre mensual del sistema de información PACCO, el sistema genera un Job programado, que realiza una copia de todas las tablas de la Base de Datos COMPRAS con todos los movimientos del Sistema. En esta opción guarda la fecha en que se realizó la última copia y el usuario que la realizó. Áreas ICBF El administrador diligencia los campos requeridos para parametrizar la información de las áreas del ICBF, esta funcionalidad contiene los siguientes campos: Valor: Es un número de secuencia dentro de esta categoría

Detalle: Nombre del Área

Descripción: Nombre del Área

Orden: Valor cero Estado: Activo /Inactivo ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 2 39 Ayuda PACCO Permite guardar el link de la ubicación donde se encuentran la documentación del sistema de información PACCO. Categoría Contiene información de los Estados de los consecutivos, la secuencia de cómo se realiza el manejo de estos en el Sistema y los diferentes perfiles que intervienen para que el consecutivo cambie de estado.

Tiene varias categorías: Modificación ejecución, modificación ejecución estado, Valor: Es un número de secuencia para cada tipo de estado

Detalle: Nombre del Estado Descripción: Del estado Orden: Número en secuencia dentro del estado Estado: Activo /Inactivo ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 2 39 Motivos exclusión Contiene los detalles de la lista desplegable que muestra el Sistema para incluir la justificación cuando el usuario solicita la exclusión de un consecutivo. Motivos modificación Contiene los detalles de la lista desplegable que muestra el Sistema para incluir la justificación cuando el usuario solicita la modificación de un consecutivo. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 Fecha cierre ejecución Guarda la fecha de cierre de ejecución actual de todos los meses. Controla que los usuarios PACCO, puedan registrar los valores de ejecución por contrato de los meses que están habilitados. Meses Guarda los nombres de los meses Valor: Número del mes Detalle: Nombre del mes Descripción: Blanco Orden: Número en secuencia inicia en 100 e incrementa de 100 en 100

Estado: Activo /Inactivo ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 2 39 Rubros agrupar RS Por vigencia guarda los rubros por los cuales agrupa a los terceros de una misma resolución con el NIT “99999999” para los hogares gestores y hogares sustitutos de operación directa del ICBF. Tipo Pacco Guarda el código que el sistema utiliza en su funcionamiento para diferenciar PACCO Plan Anual y PACCO Extendido. Tipo producto Guarda el código que el sistema utiliza para manejar el Tipo PACCO. Tipos Doc Financiera To PACCO Contiene los tipos de documento vigentes de acuerdo con el Manual de Contratación

Valor: Uno (1)

Detalle: Comentario

Descripción: Descripción – Tipo de Documento

Orden: Blanco Estado: Activo/Inactivo ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 2 39 VigenciaIdchortePlanInicial Con esta funcionalidad el administrador parametriza en el sistema la fecha de la Primera publicación en SECOP por vigencia, es decir, la relación del año con el idcohorte que se hace al momento de hacer el PAA inicial. • Fecha cierre vigencia: esta funcionalidad permite realizar el cierre de una vigencia determinada, es decir, que cuando se cumpla la fecha allí diligenciada los usuarios no pueden acceder a la información de la vigencia, solo permite consultar reportes. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 2 39 • Recursos y fuentes: permite realizar la parametrización de los recursos y las fuentes de financiación acorde a la estructura presupuestal y al manual de contratación vigente. 3.2.19 Base financiera: en esta pestaña el administrador puede realizar 4 acciones como son: • Habilitar tipo de documento: esta funcionalidad permite al administrador, habilitar o deshabilitar, en forma masiva, la lectura de compromisos de la base financiera, por tipo de documento. Con esta parametrización se habilita o no, la lectura de los compromisos presupuestales en la fase de contratación de PACCO. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 • Tipos de documentos autorizados por rubro: permite al administrador del sistema deshabilitar o habilitar un tipo de documento en un rubro específico. • Documentos deshabilitados: funcionalidad desarrollada para deshabilitar la lectura de la base de datos financiera un tipo de documento, con el número de documento, el NIT del tercero, el RP, CDP, Rubro y Fuente específico, para una regional o área de la Sede de

la Dirección General. • Documentos habilitados: permite al administrador habilitar o mostrar la lectura de la base de datos financiera un tipo de documento, con el número de documento, el NIT del tercero, el RP, CDP, Rubro y Fuente específico, es decir que estará disponible en la base de datos financiera, así el tipo de documento no esté habilitado. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 3.2.20 Inicio de vigencia: esta funcionalidad permite al administrador habilitar una nueva vigencia con una fecha de inicio y fecha fin en el sistema de información PACCO; se tiene la opción Guardar y la opción Editar por cada registro. El sistema visualiza los datos en los campos Entradas tablas paramétricas los cuales están en modo editable (Fecha Inicio, Fecha Fin), el campo “Vigencia” está en modo NO Editable. En el rango de fechas que tenga el inicio de vigencia, se realiza el proceso de cargas masivas, estas son las que nos permiten incluir en el sistema toda la información necesaria para la nueva vigencia (techos, parametrización, productos, etc). • Validación vigencia: El sistema identifica que no se pueda crear dos vigencias iguales, si el sistema identifica que ya hay una vigencia en la base de datos visualizará un mensaje donde informa que ya hay una vigencia creada y no permitirá guardar en la base de datos. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 2 39 • Validación fecha inicio y fecha fin: El sistema deberá validar que la Fecha Inicio sea menor a la Fecha Fin, si el sistema identifica que la fecha inicial es igual o mayor a la fecha fin, visualiza un mensaje donde informa que la fecha fin debe ser mayor a la fecha inicial, y no permitirá guardar en la Base de datos. 3.3 PROGRAMACION En la fase de Programación, el usuario con perfil Administrador es netamente de consulta con el fin de verificar y asesorar al usuario funcional, es decir el usuario con perfil Coordinador PC es el único que puede hacer registro de información por lo tanto solo él, tiene la opción de “Crear Objeto contractual”. La información que puede el administrador en esta fase, es verificar el estado de los consecutivos, digitando la vigencia y el tipo de consecutivo programado por el usuario con perfil coordinador. 3.4 EJECUCIÓN En esta funcionalidad se visualiza una pestaña para generar la ejecución correspondiente a PACCO Extendido. Permite al usuario con perfil administrador ingresar de manera automática, mes a mes y por regional, la información de la ejecución de PACCO extendido de los XML generados a través de SIIF Nación e importados a través de una ETL. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

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Versión 2 39 3.5 CARGUE MASIVO A continuación, se describen las funcionalidades desarrolladas en este módulo de manejo administrativo del sistema de información PACCO, teniendo en cuenta que el cargue masivo en general, permite insertar desde un archivo de tipo .txt a la base de datos del sistema de información PACCO validada para el inicio de vigencia. Se puede realizar el cargue de la estructura presupuestal, asignaciones, objetos parametrizados, productos, rubros - áreagerente, metas, etc., para iniciar la vigencia y realizar la respectiva programación. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 39 3.5.1 Catálogo de productos: esta funcionalidad permite al administrador realizar el c