ICBF - g7.p31.gf guia pago de sentencias y traslado contable de la provision v7

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PROVISIÓN

1. OBJETIVO Impartir instrucciones a las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, sobre los pasos que se deben seguir para el reconocimiento contable de las sentencias condenatorias ejecutoriadas y liquidadas como una cuenta por pagar y pago de estas en el

aplicativo SIIF Nación.

2. ALCANCE Aplica para efectuar el reconocimiento de cuenta por pagar de las sentencias condenatorias ejecutoriadas y liquidadas y el pago de estas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Tiene aplicación en las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General.

3. DEFINICIONES 3.1. ADNJE: Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado 3.2. Auto Admisorio: Es La providencia que da apertura al proceso. 3.3. Arbitraje: es un mecanismo alternativo de solución de conflictos por el cual las partes involucradas en un conflicto acuerdan su solución a través de un tribunal arbitral, quien toma una decisión denominada laudo arbitral. 3.4. CGN: Contaduría General de la Nación. 3.5. Conciliaciones Extrajudiciales: Es un mecanismo alternativo de solución de conflictos dispuesto para que las partes involucradas concilien sus diferencias, de manera total o parcial, en presencia de un tercero neutral calificado, denominado conciliador, cuyo resultado es un acta de conciliación que, en algunos casos, debe ser aprobada mediante un auto.

Los procesos judiciales, los arbitrajes y las conciliaciones extrajudiciales pueden constituirse en derechos u obligaciones dependiendo de si estos son interpuestos o radicados por la entidad en contra de terceros o por terceros en contra de la entidad. 3.6. GFSDG: Grupo Financiero Sede de la Dirección General. 3.7. Laudo Arbitral: Es la sentencia que profiere el tribunal de arbitraje. El laudo arbitral puede ser en derecho, en equidad o técnico. 3.8. Pasivos contingentes - Litigios y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos: Representa el valor de los pasivos contingentes originados en las demandas interpuestas por terceros en contra de la entidad. También incluye el valor de los pasivos contingentes Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROVISIÓN originados en conflictos o controversias que se resuelven a través de arbitrajes o conciliaciones extrajudiciales. 3.9. PCI: Posición de Catálogo Institucional. 3.10. Proceso judicial: es el conjunto de actos regulados por la legislación procesal que se deriva de las demandas interpuestas ante un juzgado o un tribunal para que se revisen derechos presuntamente violados por un tercero, así como las pretensiones económicas que, a su juicio, subsanan el perjuicio causado, cuyo resultado es una sentencia.

3.11. Pretensiones Determinadas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda. 3.12. Pretensiones Indeterminadas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que no ha sido perfectamente cuantificado o establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda. 3.13. Pretensiones que Incluyen Prestaciones Periódicas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento y pago de prestaciones periódicas. 3.14. Provisión Contable: Pasivos a cargo de la entidad que estén sujetos a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento. 3.15. Provisión para Contingencias: Representa el valor estimado, justificable y cuya medición monetaria sea confiable, de obligaciones a cargo de la entidad contable pública, ante la probable ocurrencia de eventos que afecten su situación financiera. Tal estimación deberá adelantarse mediante procedimientos de reconocido valor técnico, y no será aplicable a las obligaciones contingentes que cuenten con contragarantías, o sobre las cuales exista la opción de emprender procesos ejecutivos de recuperación. Dichos eventos se deberán reconocer en las respectivas cuentas de orden hasta tanto sean considerados como eventuales o remotos. 3.16. Pasivo Contingente: Corresponde a una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia quedará confirmada solo si llegan a ocurrir o si no llegan a ocurrir uno o más sucesos futuros inciertos que no estén enteramente bajo el control de la entidad.

3.17. Sentencia Judicial: Es la decisión judicial más importante dictada por una autoridad del Estado, investida de jurisdicción, que no sólo debe cumplir los requisitos establecidos en la ley en cuanto a su forma y contenido, sino que constituye un juicio lógico y axiológico destinado a resolver una situación controversial, en armonía con la Constitución y la ley. Dicha providencia no es, entonces, un simple acto formal sino el producto del análisis conceptual, probatorio, sustantivo y procesal, de unos hechos sobre los cuales versa el proceso, y de las normas constitucionales y legales aplicables al caso concreto. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROVISIÓN 3.18. Sentencia Ejecutoriada: Es la sentencia que ya no admite recurso judicial alguno, y se puede exigir el cumplimiento incidental o iniciar demanda ejecutiva en su caso. Se dice que está "ejecutoriada", cuando ya han terminado todos los trámites legales y produce además el efecto jurídico de cosa juzgada.

4. DESARROLLO: De conformidad con la Resolución No. 080 de 02 de junio de 2021, con la liquidación de la sentencia condenatoria ejecutoriada, laudo arbitral definitivo condenatorio o acta de conciliación extrajudicial, la entidad registrará el crédito judicialmente reconocido, laudo arbitral o acta de

conciliación extrajudicial como una cuenta por pagar. Las cuentas por pagar de créditos judiciales, conforme a lo establecido en el Manual de Políticas Contables del ICBF, corresponde al valor de las obligaciones por concepto de fallos en contra del ICBF, debidamente ejecutoriados, así como los mandamientos ejecutivos, conciliaciones administrativas y otras órdenes judiciales falladas a favor de terceros y originadas en litigios de carácter civil, laboral o administrativo. La componen las subcuentas de sentencias, laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales y otros créditos judiciales. Los artículos 192 y 195 de la ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso Administrativo (CPACA) establecen las reglas para el cumplimiento de sentencias y/o conciliaciones por parte de las entidades públicas y el trámite para el pago de condenas o conciliaciones, según corresponda y normas aplicables cuando el pago se origine en un laudo arbitral en los términos de la Ley 1563 de 2012, Estatuto de arbitraje Nacional e Internacional. Que, para optimizar el pago de sentencias, conciliaciones aprobadas por la jurisdicción y laudos arbitrales que impliquen obligaciones a cargo del ICBF, se requiere centralizar en la Sede de la Dirección General su ejecución presupuestal, por tal motivo se ajustarán los parámetros para el pago de la sentencia, conciliaciones aprobadas y el registro de la provisión para contingencias. De acuerdo con lo establecido en la Resolución No.0269 del 26 de enero de 2015 del ICBF, el pago de las sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales aprobados, lo realizará el Grupo

Financiero Sede de la Dirección General - GFSDG y quedará registrado en el SIIF Nación. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, profirió la Circular Externa número 09 de noviembre de 2016, mediante la cual pone a disposición de las entidades públicas del orden nacional la Resolución número 353 de 2016, una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra de la entidad, la cual se ajusta al Marco Normativo para Entidades de Gobierno señalado por la Contaduría General de la Nación. El ICBF, adoptó la metodología del reconocido valor, para el registro contable de los procesos judiciales, arbitrales y conciliaciones extrajudiciales y el cálculo de la provisión de los pasivos contingentes por actividad litigiosa. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROVISIÓN Conforme a mesa de trabajo realizada con la Contaduría General de la Nación, los días 1 y 6 de septiembre de 2021, se incorporó en la presente Guía el numeral 4.3 ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA EL CIERRE CONTABLE DE LA VIGENCIA FISCAL, a fin de reconocer el pasivo real (cuenta por pagar) de las liquidaciones de sentencias condenatorias ejecutoriadas, laudos

arbitrales definitivos condenatorios o actas de conciliación extrajudicial, que no cuenten con los debidos soportes para el registro como una cuenta por pagar. Para la realización de esta Guía se debe tener en cuenta las siguientes indicaciones: 4.1 EN EL GRUPO FINANCIERO SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL – GFSDG: Efectuar el adecuado registro y pago de sentencias, conciliaciones aprobadas por la jurisdicción y laudos arbitrales que impliquen obligaciones a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en el aplicativo SIIF Nación, cuyos registros, los adelantará únicamente la subunidad PCI 41-06-00-001 ICBF Sede de la Dirección General así: a) Creación de la cuenta por pagar de la sentencia. Previo al registro de la obligación presupuestal y con los documentos soportes remitidos por la Oficina Asesora Jurídica (liquidación de la sentencia condenatoria ejecutoriada laudo arbitral definitivo condenatorio o acta de conciliación extrajudicial, resolución de pago y memorando) el Contador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General verificará que la Dirección Regional tenga el registro de la provisión en respectiva cuenta y con el objeto de efectuar el traslado de la provisión a la cuenta por pagar correspondiente realizará mediante la funcionalidad de comprobante manual el siguiente registro:

CÓDIGO NOMBRE CUENTA TERCERO DÉBITO CRÉDITO

LITIGIOS Y DEMANDAS

2.7.01

PCI GFSDG

2.7.01.01.001 Civiles 2.7.01.02.001 Penales 2.7.01.03.001 Administrativas 2.7.01.04.001 Obligaciones fiscales

NIT/CC

2.7.01.05.001 Laborales Apoderado o 1,000 2.7.01.90.002 Fuero sindical Demandante

PROVISIONES DIVERSAS

2.7.90 PCI GFSDG Mecanismos alternativos de 2.7.90.15.001 solución de conflictos

CRÉDITOS JUDICIALES

2.4.60 PCI GFSDG 2.4.60.02.001 Sentencias NIT/CC 2.4.60.03.001 Laudos arbitrales Apoderado o Conciliaciones Demandante 1,000 2.4.60.03.002 e xtrajudiciales (beneficiario del 2.4.60.90.001 Otros créditos judiciales pago) 2.4.60.91.001 Intereses de sentencias Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROVISIÓN CÓDIGO NOMBRE CUENTA TERCERO DÉBITO CRÉDITO Intereses de laudos 2.4.60.92.001 arbitrales y conciliaciones extrajudiciales NOTA: Generar la Obligación Presupuestal del Gravamen a los Movimientos Financieros GMF del pago de la sentencia. Posteriormente, en la etapa de la obligación presupuestal, la GFSDG ejecuta el rubro de gasto relacionado con sentencias, utilizando el atributo contable “40 - BIENES, SERVICIOS, IMPUESTOS Y TRANSFERENCIAS CAUSADOS”, el cual no contabiliza la cuenta por pagar,

sino que cancela el pasivo constituido mediante la funcionalidad de comprobante manual en el pago. b) Generación de la orden de pago presupuestal en SIIF Nación. Se realiza en forma automática y presenta las siguientes afectaciones contables: CÓDIGO NOMBRE CUENTA DÉBITO CRÉDITO 1.1.10 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS PCI GFSDG 1.1.10.05.001 Cuenta corriente 1,000 1.9.08 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN PCI GFSDG 1.9.08.01.002 En administración DTN - SCUN 1,000 c) Al generar la orden de pago no presupuestal y la orden bancaria en SIIF Nación. El pago se realiza en forma automática y afecta contablemente así:

CÓDIGO NOMBRE CUENTA TERCERO DÉBITO CRÉDITO

2.4.60 CREDITOS JUDICIALES PCI GFSDG

2.4.60.02.001 Sentencias NIT/CC 2.4.60.03.001 Laudos arbitrales Apoderado o Demandante 1,000 2.4.60.03.002 Conciliaciones extrajudiciales (beneficiario del pago). 2.4.60.90.001 Otros créditos judiciales

DEPOSITOS EN INSTITUCIONES

1.1.10 FINANCIERAS Cuenta 1.1.10.05.001 Cuenta corriente bancaria de 1,000

PCI GFSDG NOTA: El acto administrativo que ordena el pago será notificado al beneficiario de este, para que en un término de 20 días allegue la documentación del pago, como lo es la certificación bancaria. En caso de no contar con esta documentación, las sumas a pagar se depositarán en

la cuenta depósito judicial a órdenes del respectivo juez o el tribunal y a favor de él o los beneficiarios. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROVISIÓN 4.2 EN LA DIRECCIÓN REGIONAL: Para la cancelación de la provisión, la Dirección regional o el Grupo Financiero Sede de la Dirección General (esta última en caso de corresponder a procesos propios del GFSDG), deberán verificar el registro de la cancelación de la provisión, teniendo en cuenta lo siguiente: a) Registro de la cancelación de la provisión:

1. Si la provisión registrada en la Dirección Regional es igual al valor liquidado en la sentencia remitido por el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, NO SE DEBE EFECTUAR

NINGÚN REGISTRO CONTABLE.

2. Si la provisión de la sentencia, registrada en la Dirección Regional es menor respecto al valor liquidado en la sentencia y remitido por el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, el profesional con funciones de contador de la Dirección Regional verificará si el mayor valor pagado por el GFSDG corresponde a costas procesales, Intereses, o sentencia para lo cual realizará el

siguiente registro manual según corresponda:

CÓDIGO NOMBRE CUENTA TERCERO DÉBITO CRÉDITO 5.1.11 GENERALES XXX 5.1.11.66.001 Costas procesales

5.8.04 FINANCIEROS

5.8.04.47.001 Intereses de sentencias XXX Intereses de laudos arbitrales y 5.8.04.53.001 conciliaciones extrajudiciales

5.8.90 GASTOS DIVERSOS (PCI REGIONAL)

5.8.90.12 Sentencias NIT/CC 5.8.90.12.001 Sentencias Apoderado o Laudos arbitrales y conciliaciones Demandante XXX 5.8.90.13 extrajudiciales (beneficiario Laudos arbitrales y conciliaciones del pago) 5.8.90.13.001 extrajudiciales

2.7.01 LITIGIOS Y DEMANDAS PCI REGIONAL

2.7.01.01.001 Civiles 2.7.01.02.001 Penales 2.7.01.03.001 Administrativas 2.7.01.04.001 Obligaciones fiscales NIT/CC Apoderado o 2.7.01.05.001 Laborales Demandante XXX 2.7.01.90 Otros litigios y demandas (beneficiario 2.7.01.90.002 Fuero sindical del pago)

PROVISIONES DIVERSAS PCI

2.7.90 REGIONAL Mecanismos alternativos de solución de 2.7.90.15.001 conflictos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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3. Si la provisión de la sentencia registrada en la Dirección Regional es mayor respecto al valor

liquidado de la sentencia remitido por el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, el profesional con funciones de contador de la Dirección Regional deberá realizar el siguiente registro manual teniendo en cuenta si el gasto se registró en el periodo contable actual o si el gasto fue registrado en periodos contables anteriores:

CÓDIGO NOMBRE CUENTA TERCERO DÉBITO CRÉDITO

LITIGIOS Y DEMANDAS PCI

2.7.01

REGIONAL

2.7.01.01.001 Civiles 2.7.01.02.001 Penales 2.7.01.03.001 Administrativas 2.7.01.04.001 Obligaciones fiscales 2.7.01.05.001 Laborales NIT/CC 2.7.01.90 Otros litigios y demandas Apoderado o XXX 2.7.01.90.002 Fuero sindical Demandante

PROVISIONES DIVERSAS PCI

2.7.90 REGIONAL Mecanismos alternativos de solución 2.7.90.15.001 de conflictos

PROVISIÓN LITIGIOS Y DEMANDAS

PCI REGIONAL

5.3.68 (si el gasto se registró en la vigencia actual) 5.3.68.01.001 Civiles 5.3.68.02.001 Penales 5.3.68.03.001 Administrativas 5.3.68.04.001 Obligaciones fiscales NIT/CC 5.3.68.05.001 Laborales Apoderado o 5.3.68.90.001 Otros litigios y demandas Demandante 5.3.68.90.002 Fuero sindical (beneficiario del PROVISIONES DIVERSAS PCI pago) XXX REGIONAL (si el gasto se registró 5.3.73 en la vigencia actual)

Mecanismos alternativos de solución 5.3.73.02.001 de conflictos

INGRESOS DIVERSOS PCI

4.8.08 REGIONAL (vigencia anterior) Recuperacionesprovisiones ajuste 4.8.08.26.002 vigencia anterior En caso de que la Oficina Asesora Jurídica presente ajustes entre el valor inicialmente constituido como cuenta por pagar y el valor a cancelar por el Grupo Financiero Sede de la Dirección GeneralGFSDG, este último trasladará a la regional el saldo presentado en la cuenta 2460 Créditos Judiciales, que corresponda a la sentencia. Por su parte Dirección regional, realizará el análisis y efectuará el ajuste por mayor o menor valor en el resultado del período de acuerdo con los soportes remitidos. Lo anterior con el fin de dejar la traza en la regional donde se originó el proceso. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROVISIÓN NOTA: Se recomienda revisar las cuentas, subcuentas y los terceros, tanto en el comprobante de traslado de PCI “Sede Nacional” (beneficiario del pago), como el registro que se encuentra en PCI de la Dirección Regional y si es del caso efectuar las reclasificaciones que correspondan. 4.3 APORTES AL FONDO DE CONTINGENCIAS El artículo 2º de la Ley 448 de 1998 establece que “El Fondo de Contingencias de las Entidades Estatales es una cuenta especial sin personería jurídica administrada por el Ministerio de Hacienda

y Crédito Público. Los recursos, así como los asuntos relacionados con pasivos del Fondo, serán administrados por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional”. El artículo 3º de la Ley 448 de 1998 señala que “El Fondo de Contingencias de las Entidades Estatales tendrá por objeto atender las obligaciones contingentes de las Entidades Estatales que determine el Gobierno. El Gobierno determinará además el tipo de riesgos que pueden ser cubiertos por el Fondo”. En relación con las contingencias judiciales de las entidades estatales, el artículo 2.4.4.2. del Decreto 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, establece que “El presente Título se aplica a las Entidades Estatales que constituyen una sección del Presupuesto General de la Nación y se aplica para los procesos judiciales cuya notificación del auto admisorio de la demanda se dio a partir del 1º de enero de 2019”. Cuando la entidad realice aportes al fondo de contingencias por procesos judiciales en su contra, debitará la subcuenta 190801-En administración de la cuenta 1908-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN y acreditará la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, la subcuenta 190801-En administración de la cuenta 1908-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN, cuando el aporte se realice con otros recursos entregados en administración, o la subcuenta 470509-Servicio de la deuda de la cuenta 4705-FONDOS RECIBIDOS.

5. ANEXOS:

N/A

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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7. RELACIÓN DE FORMATOS: CODIGO NOMBRE DEL FORMATO Formato Certificación Provisión Fallos Judiciales de las Cuentas 2701 Litigios y demandas y, 279015

F1.G7.P31.GF Mecanismos alternativos de solución de conflictos F2.G7.P31.GF Formato Provisión Fallos Judiciales en Contra

8. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Se realizó actualización según Circular Externa No. 09 del 2016 de la ADNJE, Resolución 353 12/07/0217 1 del 01 de noviembre de 2016 y al manual de Procedimiento de la CGN Capítulo V, ajuste a las definiciones y al numeral 4.1, ítem d.

Se realizó actualización según Plan Contable y al manual de Procedimiento de la CGN Capítulo 28/08/2017 2 V, en los numerales 4.1 en los ítems a y d y en el numeral 4.2, ítems b y c. Se realizó actualización según El manual de procedimientos contable de la CGN Capítulo V, en 08/11/2017 3 el numeral 4.2, ítems b y se agregó Definición.

Se realizó actualización del Catálogo General de cuentas para Entidades de Gobierno, 30/07/2018 4 Procedimientos contables para Entidades de Gobierno Capitulo IV en convergencia con NICSPCGN y Ajuste al numeral 4 Desarrollo de la presente guía. Se realiza actualización, atendiendo Resolución 080 de 02 de junio de 2021, Expedida por la 03/08/2018 5 CGN y Manual de Políticas contables del ICBF. Se realiza actualización, por inclusión de párrafo aclaratorio en el numeral 3 y se elimina título 28/02/2022 6 “Aspectos a tener en cuenta para el cierre contable de la vigencia fiscal” Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.