ICBF - Guia actualizacion y organizacion de pruebas biologicas maternidad o paternidad v1

PROCESO GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN

G8.P 23/12/2016

GUÍA DE ACTUALIZACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

DE LAS PRUEBAS BIOLOGICAS DE MATERNIDAD O PATERNIDAD

CON MARCADORES DE ADN Versión 1 Página 1 de 3

RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

1. OBJETIVO Brindar las orientaciones necesarias para sistematizar los expedientes de pruebas biológicas de maternidad o paternidad con marcadores de ADN con el propósito de garantizar una respuesta organizada al proceso de consulta.

2. ALCANCE Inicia con la recepción de las respuestas físicas del seguimiento del estado de los casos y finaliza con la indexación y la transferencia del material físico al archivo central.

La presente guía aplica en el nivel nacional.

3. DEFINICIONES:  Digitalización: Proceso mediante el cual se escanean cada uno de los documento, para tener un archivo digital.  Docunet: Sistema de Gestión documental, que almacena los expedientes de pruebas biológicas de maternidad o paternidad con marcadores de ADN.  Indexación: Proceso mediante el cual se organizan, rotulan y archivan en medio magnético y en físico documentos específicos.

4. DESARROLLO No Actividad Responsable Registro Recibir las respuestas físicas del seguimiento del estado Profesional Correo certificado de los casos de parte de las Autoridades Competentes y Subdirección de 1. registrar la actualización en el Sistema de Información Restablecimiento de Sistema de Información Misional en el módulo de Pruebas de genéticas. Derechos Misional – Pruebas Genéticas Verificar si el caso de solicitud de prueba biológica de maternidad o paternidad se encuentra registrado en el

Docunet aplicativo Docunet. Profesional Subdirección de F1.G8.P Base de datos 2. ¿Se encuentra la información registrada en el aplicativo? Restablecimiento de pruebas genéticas casos Derechos nuevos  SI: Actividad No. 3  NO: Digitalizar los documentos en Docunet, guardar en el disco duro del computador e ingresar en el Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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CON MARCADORES DE ADN Versión 1 Página 2 de 3 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS archivo base de datos pruebas genéticas casos nuevos. Continuar con la actividad No. 5

Nota: En la digitalización se efectúa la rotulación sistemática en el aplicativo, registrando la información del demandante y demandado (Cedula de ciudadanía, nombre, número de historia o número SIM, ubicación correspondiente a la caja, carpeta y caso de la ubicación del archivo central).

Verificar si el folio hace parte del expediente que se encuentra en el archivo central del ICBF. Docunet ¿El folio se encuentra dentro del expediente? Profesional Subdirección de 3.  SI: Actividad No. 4 Restablecimiento de F2.G8.P Base de datos  NO: Se anexa el folio al expediente y se ingresa a la Derechos de expedientes antiguos base de datos de expedientes antiguos para la

incorporación al expediente físico en el archivo central. Termina el procedimiento. Verificar si el documento es el folio original o una copia. Docunet En caso que el documento sea el original, se deberá Profesional reemplazar en el archivo central por la copia, si el Subdirección de 4. documento es el original, el documento debe eliminarse Guía para la Gestión Restablecimiento de Documental Instituto Derechos Tener en cuenta los requisitos o aspectos citados en la Colombiano de Bienestar Guía para la Gestión Documental Instituto Colombiano de Familiar ICBF Bienestar Familiar ICBF. Diligenciar el formato FUID Formato Único de inventario Profesional Documental por regional, teniendo en cuenta la Tabla de Formato FUID Subdirección de 5. retención documental TRD versión 2009 y solicitar a través Restablecimiento de de correo electrónico a Gestión Documental la revisión de Correo electrónico Derechos las cajas. Entregar el formato FUID Formato Único de inventario Formato FUID Documental para la revisión aleatoria y efectuar la Profesional trasferencia documental. Subdirección de Guía para la Gestión 6 Restablecimiento de Documental Instituto Tener en cuenta los requisitos o aspectos citados en la Derechos Colombiano de Bienestar Guía para la Gestión Documental Instituto Colombiano de Familiar ICBF Bienestar Familiar ICBF. FIN 4.1 CRITERIOS OPERATIVOS  Todos los documentos que hacen parte de los expedientes del archivo histórico de pruebas biológicas de maternidad o paternidad con marcadores de ADN y que se recibidos en la Sede de la Direccion Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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CON MARCADORES DE ADN Versión 1 Página 3 de 3 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS general – Subdirección de restablecimiento de Derechos, deben estar digitalizados en el Sistema de gestión Documental Docunet.  Los listados donde se relacionan los casos de los niños, niñas y adolescente, no se digitalizan ya que la respuesta brindada por las Autoridades Competentes son registradas en el Sistema de Información Misional SIMModulo de Pruebas Genéticas.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA  Ley 1098 de 2006  Ley 721 de 2001  Ley 1060 de 2006  Ley 594 de 2000  Ley 734 de 2002  Decreto 1562 de 2002  Decreto 2112 de 2003  Decreto 1080 de 2015  Acuerdo 4024 de 2007  Acuerdo 060 de 2001  Resolución 1234 de 2014  TRD versión 2009  Guía para la Gestión Documental Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF

6. RELACIÓN DE FORMATOS

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

Formato FUID F1.G8.P Formato Base de Datos - Casos Nuevos Docunet F2.G8.P Formato Base de Datos - Casos Antiguos Docunet

7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Se modifica el formato del documento que hace parte del Sistema G04.PM03 04/11/2011 Integrado de Gestión del ICBF, acorde al Instructivo IT1.MI de Versión 1.0 encabezado y píe de página.

G04.PM03 Se ampliaron y detallaron las actividades para el desarrollo del 04/11/2011 Versión 1.0 documento G04.PM03 Se controlan y codifican bajo el sistema de gestión de calidad los 04/11/2011 Versión 1.0 formatos de bases de datos asociados al documento Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.