ICBF - Guia G22.P de 2020

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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. Tabla de contenido INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 3

1. OBJETIVO ......................................................................................................................... 3

2. ALCANCE .......................................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES .................................................................................................................. 3

4. DESARROLLO .................................................................................................................. 4 4.1. Requisitos para constituirse como operador de servicios del SRPA – Aspectos Legales ...................................................................................................................... 4

2. ALCANCE .......................................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES .................................................................................................................. 3

4. DESARROLLO .................................................................................................................. 4 4.1. Requisitos para constituirse como operador de servicios del SRPA – Aspectos Legales ...................................................................................................................... 4 4.1.1. Personería jurídica ...................................................................................... 5 4.1.2. Representación legal .................................................................................. 5 4.1.3. Concepto sanitario ...................................................................................... 5 4.1.4. Licencia de funcionamiento ....................................................................... 6 4.2. Ejecución del contrato de aporte - Aspectos Financieros ................................... 6 4.2.1. Presupuesto e informe de ingresos y gastos ........................................... 6 4.2.2. Contabilidad ................................................................................................. 7 4.2.3. Inversión de los recursos ........................................................................... 9 4.3. Estructura de Costos ............................................................................................. 10

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................. 17

6. RELACIÓN DE FORMATOS ........................................................................................... 17

7. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................ 18PROCESO PROTECCION

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INTRODUCCIÓN

En el marco de la normatividad colombiana, las organizaciones o entidades sin ánimo de lucro están sujetas al cumplimiento de requisitos legales, lo cual, alcanza mayor relevancia cuando la atención se brinda a personas y una mayor exigencia ética cuando estas personas son

En el marco de la normatividad colombiana, las organizaciones o entidades sin ánimo de lucro están sujetas al cumplimiento de requisitos legales, lo cual, alcanza mayor relevancia cuando la atención se brinda a personas y una mayor exigencia ética cuando estas personas son adolescentes y jóvenes en proceso de formación.

Es así, que las organizaciones o entidades sin ánimo de lucro que desean operar servicios de atención de las modalidades de Restablecimiento en Administración de Justicia, están sujetas al cumplimiento de los requisitos legales y financieros establecidos por el ICBF y deben garantizar una idónea administración e inversión de los recursos públicos asignados y para ello, cumplir con la estructura de costos definida , con las obligaciones contractuales según la minuta contractual y lo establecido en el Manual de Contratación del ICBF MO1.ABS y en la Guía para la Adquisición de Bienes y Servicios de Calidad G7.ABS vigentes.

Por lo anterior, esta guía de requisitos legales y financieros hace parte de los documentos de línea técnica del ICBF, como exigencia para atender a los niños, niñas, adolescentes y jóvenes que ingresan al Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes en el marco establecido por la Convención Internacional de Derechos del Niño, tal como lo señala la Ley 1098 en sus artículos 161, 192, 1633

1. OBJETIVO

Brindar orientaciones sobre los requisitos legales y financieros que deben cumplir las organizaciones o entidades sin ánimo de lucro que brinden atención en servicios para modalidades de restablecimiento en administración de justicia y/o del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.

2. ALCANCE

Esta guía aplica a las entidades u organizaciones que deseen operar servicios para la

modalidades de restablecimiento en administración de justicia y/o del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.

2. ALCANCE

Esta guía aplica a las entidades u organizaciones que deseen operar servicios para la implementación de las modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes y/o de Restablecimiento en administración de justicia de la Dirección de Protección.

3. DEFINICIONES

La personería jurídica o personalidad jurídica: el Código Civil colombiano consagra en el Artículo 73 que las personas pueden ser naturales o jurídicas y acto seguido en su Artículo

1 Artículo 16 Ley 1098 de 2006 “Deber de Vigilancia del Estado” 2 Artículo 19 Ley 1098 de 2006 “Derecho a la Rehabilitación y Resocialización” 3 Artículo 163 Ley 1098 de 2006 “parágrafo 1° Especialización del personal asignado a atención del SRPA.PROCESO PROTECCION

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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. 633 define a la persona jurídica como aquella «persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente».4

Licencia de funcionamiento : La Licencia de funcionamiento es el acto administrativo mediante el cual el ICBF autoriza a la persona jurídica por un término establecido, para que

contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente».4

Licencia de funcionamiento : La Licencia de funcionamiento es el acto administrativo mediante el cual el ICBF autoriza a la persona jurídica por un término establecido, para que desarrolle el programa o modalidad para la cual ha dado cumplimiento de la totalidad de los requisitos legales, técnico administrativos y financieros, establecidos en la ye 1098 de 2006 y la Resolución No.3899 de 2010 que fue modificada y adicionada parcialmente por la s Resoluciones No. 3435 de 2016 , la Resolución 9555 de 2016, Resolución 8282 de 2017, Resolución 5495 de 2018 y Resolución 8113 de 2019.

Representante Legal : El artículo 633 del Código Civil, al reconocer a la persona jurídica capacidad patrimonial le reconoce, simultáneamente y como medio necesario para desarrollar esa capacidad, la facultad de s er representada judicial y extrajudicialmente a través de una persona física o natural, con aptitud jurídica para obrar autónomamente a efectos de que ejerza los derechos y contraiga las obligaciones tendientes a la ejecución de la empresa social Presupuesto: El presupuesto es una herramienta para la planificación de las actividades, que determina de manera anticipada las líneas de acción que se seguirán en el transcurso de un periodo determinado.

Estructura de Costos: orientación especifica de los componentes de costos y gastos en la atención de las modalidades del Subproyecto Restablecimiento en Administración de Justicia o Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.

Presupuesto o plan de ingresos y gastos: El presupuesto es una herramienta para la planificación de las actividades, que determina de manera anticipada las líneas de acción para

o Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.

Presupuesto o plan de ingresos y gastos: El presupuesto es una herramienta para la planificación de las actividades, que determina de manera anticipada las líneas de acción para el manejo de recursos que se seguirán en el transcurso de un periodo determinado

4. DESARROLLO 4.1. Requisitos para constituirse como operador de servicios del SRPA – Aspectos

Legales

Para constituirse como operador de servicios de restablecimiento en administración de justicia o del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes las organizaciones o entidades deben estar legalmente constituidas y contar con:

4 Artículo 633 del Código Civil ColombianoPROCESO PROTECCION

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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. 4.1.1. Personería jurídica

La personería jurídica es la calidad jurídica o atributo inherente a la condición de representación de la persona jurídica.

Toda entidad sin ánimo de lucro 5 interesada en prestar o que preste servicios de protección integral a niños, niñas o adolescentes, debe contar con personería jurídica o su equivalente, expedida por la autoridad competente.

Todas las personas naturales o jurídicas, con personería juríd ica expedida por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o sin ella, que aun con autorización de los padres o

expedida por la autoridad competente.

Todas las personas naturales o jurídicas, con personería juríd ica expedida por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o sin ella, que aun con autorización de los padres o representantes legales alberguen o cuiden a los niños, las niñas o los adolescentes, son sujetos de la vigilancia del Estado.

De acuerdo con las normas que regulan la prestación del servicio público de Bienestar Familiar, es competencia del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar como ente coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, reconocer, otorgar, suspender y cancelar personerías jurídicas y licencias de funcionamiento a las Instituciones del Sistema, que prestan servicios de protección a los menores de edad o la familia y a las que desarrollen el programa de adopción 6. Este trámite debe ser desarrollado en e l marco del P2.IVC Procedimiento Personerías Jurídicas, Reformas Estatutarias y Reconocimiento para Pertenecer al SNBF.

4.1.2. Representación legal

El representante legal tiene el encargo de celebrar y ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro de la capacidad de la sociedad como una persona jurídica . Los actos que gestiona el representante producen efectos de una manera directa en el patrimonio o en la esfera jurídica del ente social.

4.1.3. Concepto sanitario

El concepto sanitario es una constancia, resultado de la evaluación técnica por parte del sector salud de las condiciones higiénicas sanitarias, mediante las cuales se verifica el cumplimiento de la normatividad vigente. El concepto técnico sanitario del establecimiento y de los servicios, deberá ser favorable.

salud de las condiciones higiénicas sanitarias, mediante las cuales se verifica el cumplimiento de la normatividad vigente. El concepto técnico sanitario del establecimiento y de los servicios, deberá ser favorable.

5Las entidades sin ánimo de lucro son personas jurídicas que se constituyen por la voluntad de asociación o creación de una o más personas (naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de asociados, terceras personas o comunidad en general. 6Artículo. 16. Ley 1098 de 2006.PROCESO PROTECCION

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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. 4.1.4. Licencia de funcionamiento

Para prestar servicios del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, en cumplimiento de las medidas o sanciones privativas, no privativas de libertad y de restablecimiento, toda persona jurídica, requiere la correspondiente licencia de funcionamiento otorgada por el ICBF.

Para la obtención de la licencia de funcionamiento, es necesario acreditar el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos, administrativos y financieros comunes y de carácter específico exigidos para cada modalidad, según la normatividad expedida por ICBF y en el marco de l P9.IVC Pr ocedimiento para el Otorgamiento o Negación de Licencias de Funcionamiento Iniciales de todas las Modalidades de Programas de Protección y del P5.IVC Procedimiento

P9.IVC Pr ocedimiento para el Otorgamiento o Negación de Licencias de Funcionamiento Iniciales de todas las Modalidades de Programas de Protección y del P5.IVC Procedimiento Licencias de Funcionamiento Nivel Regional.

4.2. Ejecución del contrato de aporte - Aspectos Financieros

Los recursos financieros definidos por el ICBF y establecidos en el contrato de aporte suscrito con el operador pedagógico para el desarrollo de las diferentes modalidades, se invertirán en su totalidad para dar respuesta al proceso de atención en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, y de restablecimiento de derechos en los casos derivados del SRPA que requieren medidas de protección, teniendo en cuenta el cumplimiento de los siguientes aspectos:

4.2.1. Presupuesto e informe de ingresos y gastos

El informe de ingresos y gastos permite minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, facilita mantener el plan de acción y permite cuantificar en términos financieros los diversos componentes de dicho plan.

Todas las personas naturales o jurídicas que desarrollen programas, proyectos o servicios de protección integral, deben elaborar un presupuesto anual de ingresos y gastos, en el cual se evidencie la correspondencia entre los dineros que ingresan y los gastos ejecutados en cada mes, para la atención a los niños, las niñas, adolescentes y/o jóvenes. La información debe ser consignada y actualizada en los formatos vigentes y establecidos por el ICBF.

Los operadores deben presentar el presupuesto inicial en su versión vigente con sus respectivos soportes durante el primer mes de ejecución del contrato para la aprobación y seguimiento por parte del supervisor de contrato.

El informe de ingresos y gastos debe evidenciar la correspondencia entre los dineros que

respectivos soportes durante el primer mes de ejecución del contrato para la aprobación y seguimiento por parte del supervisor de contrato.

El informe de ingresos y gastos debe evidenciar la correspondencia entre los dineros que ingresan a la entidad y los gastos ejecutados de forma mensual, de acuerdo con lo establecido en los documentos guía, con la línea técnica o lineamiento correspondientes a la modalidad,PROCESO PROTECCION

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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. medida o sanción que se atenderá o modalidades contratadas, según la estructura de costos y los lineamientos de programación.

Los saldos del informe de seguimiento mensual deben reflejar la correcta ejecución del recurso, de acuerdo con lo presupuestado al inicio del contrato; por consiguiente, en los saldos debe verse reflejado el recurso que queda para ser reinvertido o en su defecto la utilización del recurso con los aportes adicionales (no se reflejan saldos en negativo) requeridos para completar la prestación del servicio en el mes.

Los recursos del contrato de aporte para el desarrollo de la modalidad del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes se ejecutarán teniendo en cuenta el cumplimiento de los aspectos siguientes:

1. Los rubros contenidos en el presupuesto y en el informe de ingresos y gastos, se componen en primer lugar, de los ítems “Objeto de ingreso”, en los cuales se consignan todas las

de los aspectos siguientes:

1. Los rubros contenidos en el presupuesto y en el informe de ingresos y gastos, se componen en primer lugar, de los ítems “Objeto de ingreso”, en los cuales se consignan todas las fuentes de ingreso de las que dispondrá el operador para el desarrollo del servicio.

2. En el presupuesto de gastos, “Objeto de gasto” se discriminan los gastos autorizados por el ICBF, de acuerdo con lo establecido en los lineamientos - Este objeto de gasto cuenta 13

componentes distribuidos de la manera siguiente:

▪ Dotación Básica de Dormitorio ▪ Talento humano ▪ Dotación personal ▪ Dotación de aseo e higiene personal ▪ Dotación lúdico-deportiva ▪ Alimentación ▪ Dotación menaje alimentación ▪ Emergencias y Botiquín ▪ Transporte ▪ Recreación ▪ Educación ▪ Centros de Interés – Artes ▪ Generales y administrativos

Tanto los ingresos como los gastos cuentan con rubros específicos en los cuales se registran los recursos con los que cuenta el operador y sus respectivos gastos, destinados a la prestación del servicio, de acuerdo con lo definido en los lineamientos.

4.2.2. Contabilidad

El manejo de la contabilidad oficial debe realizarse de acuerdo con las normas generalmente aceptadas en Colombia y ejecutarse por centro de costos.PROCESO PROTECCION

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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. Se entiende por centro de costos, cada uno de los contratos que desarrolle la persona natural o jurídica. el operador debe llevar la contabilidad propia de acuerdo con la normatividad contable vigente, y la información requerida por el ICBF se registra y presenta en el informe de seguimiento financiero (presupuesto, ingresos y gastos) de acuerdo con lo estipul ado en los lineamientos y sus respectivos clasificadores de costo para la modalidad en la que se preste el servicio.

El ejercicio contable debe permitir identificar las diferentes fuentes de ingreso: los ingresos provenientes de los recursos entregados po r el ICBF cuando se haya suscrito contrato de aporte, y los demás recursos cuando los hubiere (recursos propios, donaciones, otros ingresos) y los conceptos bajo los cuales se ejecutaron los mismos.

La información contable debe estar disponible y debidame nte organizada con los respectivos soportes de ley, que den cuenta de la distribución del recurso , de acuerdo con lo establecido en la estructura de costos . Dicha información debe presentarse en el lugar (municipio y departamento) donde se presta el servicio o en la sede administrativa del operador, siempre y cuando esta se encuentra en la regional donde se ejecuta el contrato.

De igual manera, los soportes deben estar discriminados por contrato . Por tal razón, aunque se permiten las compras al por mayor, estas deben estar discriminadas por contrato en el caso

cuando esta se encuentra en la regional donde se ejecuta el contrato.

De igual manera, los soportes deben estar discriminados por contrato . Por tal razón, aunque se permiten las compras al por mayor, estas deben estar discriminadas por contrato en el caso que el operador cuente con más de uno y se debe llevar un control de mercancías que permita verificar el detalle de la adquisición, entrega y saldos de los bienes, productos o servicios adquiridos, en cada contrato o sede de acuerdo con la población que se maneja.

Las compras que se realicen al por mayor en un contrato, deben ser distribuidas en el informe de seguimiento financiero en la cantidad de meses para los cuales se realizó dicha compra o de acuerdo con los meses pactados para pago y que de esta manera no afecte los saldos del informe.

Los pagos de las obligaciones adquiridas por parte del operador deben realizarse en los tiempos acordados o establecidos para ello; en el caso de las obligaciones tributarias y demás obligaciones de ley, deberán ser cubiertas en el tiempo establecido por cada entidad y en las cuantías que corresponde.

Por otra parte, el manejo contable permitirá la identificación de los gastos en los que se incurra en el contrato con los respectivos soportes de ley. Estos deben ser coherentes con el informe de ingresos y gastos que se remite mensualmente al supervisor y la contabilidad que se lleva en la institución.

En la medida de lo posible, l os pagos realizados por el opera dor por productos o servicios, deben estar soportados a través de transacciones bancarias, que den cuenta de la utilización del recurso entregado por el ICBF.PROCESO PROTECCION

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del recurso entregado por el ICBF.PROCESO PROTECCION

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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. La contabilidad se lleva de acuerdo con las normas de contabilidad aceptadas en Colombia, entre las que se mencionan: Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, Decreto 2420 de 1998, 2649 de 1993, Código de Comercio, entre otras.

4.2.3. Inversión de los recursos

Los recursos del contrato de aporte se destinarán para garantizar los requerimientos de la operación del servicio, con el fin de que el proceso de atención responda de manera efectiva y exitosa, al proceso de atención en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, y de restablecimiento en administración de justicia en los casos derivados del SRPA que requieran medidas de protección.

Para el desarrollo del servicio el operador deberá realizar la contratación del talento humano de acuerdo con lo establecido en las tablas de talento humano para cada modalidad, que sea idóneo para la atención de los adolescentes en el SRPA y modalidades de Restablecimiento en Administración de Justicia. Una vez se cumpla con el talento humano definido en las tablas con todos los requisitos establecidos en los lineamientos para el adecuado desarrollo de la modalidad (sin perjuicio que se vea afectada la prestación del servicio), se podrá contratar el talento humano adicional que requiera el operador para prestar adecu adamente el servicio

con todos los requisitos establecidos en los lineamientos para el adecuado desarrollo de la modalidad (sin perjuicio que se vea afectada la prestación del servicio), se podrá contratar el talento humano adicional que requiera el operador para prestar adecu adamente el servicio contratado con el ICBF , justificado en el Proyecto de Atención Institucional, (talento humano adicional para garantizar los procesos relacionados con gestión del talento humano, procesos administrativos, financieros, logísticos, entre otros), el cual deberá estar definido en un documento anexo al presupuesto inicial, para ser aprobado por el supervisor del contrato.

Por otra parte, el operador debe realizar la adquisición, entrega oportuna (de acuerdo con la periodicidad establecida) y con calidad de la dotación básica, personal, lúdico deportiva, de aseo e higiene, escolar, y el suministro de la alimentación (desayuno, almuerzo, comida y refrigerios), de acuerdo con la minuta patrón, las recomendaciones diarias de ingesta de energía y nutrientes, edad, características, condiciones fisiológicas y nutricionales de la población atendida y de conformidad con lo establecido para cada modalidad.

Los requerimientos para el funcionamiento del servicio según modalidad son: Talento humano, dotación básica , dotación lúdico -deportiva, dotación de aseo e higiene personal, dotación escolar y lo establecido en la guía técnica del componente en alimentación y nutrición y en los demás documentos vigentes establecidos por el ICBF para tal fin.

La enti dad debe garantizar como mínimo el recurso humano de carácter administrativo, profesional y de servicios generales necesario para la prestación del servicio, de acuerdo con las características específicas de la población que atiende. Además, debe contar con:

La enti dad debe garantizar como mínimo el recurso humano de carácter administrativo, profesional y de servicios generales necesario para la prestación del servicio, de acuerdo con las características específicas de la población que atiende. Además, debe contar con:

▪ Plan de selección, inducción, formación y capacitación a todo el personal vinculado a la modalidad.PROCESO PROTECCION

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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. ▪ Manual de funciones con perfil definido para cada uno de los miembros del equipo administrativo, profesional especializado, operativo o auxiliar. ▪ Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST ▪ Archivo con hojas de vida y evidencias del proceso de selección, contratación, inducción, capacitación del personal, cumplimiento de requisitos en cuanto a salud y pensión y certificados de antecedentes judiciales.

El operador debe evidenciar que la destinación de los recursos suministrados por el ICBF, fueron invertidos según lo establecido para cada modalidad según los lineamientos técnicos y manuales operativos de las modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal.

Nota: El talento humano no podrá prestar sus servicios en dos o más modalidades si la suma de los tiempos de las modalidades a las cuales está vinculado supera el tiempo máximo establecido en la tabla de talento humano. Igualmente, no podrá desempeñar funciones de un

Nota: El talento humano no podrá prestar sus servicios en dos o más modalidades si la suma de los tiempos de las modalidades a las cuales está vinculado supera el tiempo máximo establecido en la tabla de talento humano. Igualmente, no podrá desempeñar funciones de un perfil diferente al establecido y para el cual fue contratado.

Cuando se contrate talento humano por prestación de servicios, el operador debe asegurarse de que se incluyan en las obligaciones, las actividades que debe realizar de acuerdo con el número y/o proporción de usuarios atendidos y lo establecido en la tabla de talento humano.

4.3. Estructura de Costos

No. Clasificadores del costo Elementos Modalidades 1 Dotación Básica de Dormitorio

Reposición de: ▪ Cama ▪ Colchón o colchoneta cama ▪ Caucho protector colchón o colchoneta ▪ Almohada ▪ Juego de cama (funda, sábana y sobre sábana) ▪ Cubre lecho o colcha ▪ Closet o armario locker u organizadores para guardar elementos personales, elaborado en material de acuerdo con el clima, diseño de infraestructura y/o circunstancias y características de la población. ▪ Cobija o manta según clima ▪ Ventilador según clima.7 ▪ La cama de acuerdo con la infraestructura disponible y/o prácticas culturales en la región podrán ser planchones en concreto permanentes, hamacas o chinchorros y toldillo o mosquitero ▪ Centros transitorios ▪ Centros de internamiento preventivo ▪ Centros de atención especializada ▪ Semicerrado – internado ▪ Centro de Emergencia restablecimiento

toldillo o mosquitero ▪ Centros transitorios ▪ Centros de internamiento preventivo ▪ Centros de atención especializada ▪ Semicerrado – internado ▪ Centro de Emergencia restablecimiento en administración de justicia ▪ Casa Hogar restablecimiento en administración de justicia ▪ Internado restablecimiento en administración de justicia 2 Talento humano De acuerdo con la modalidad Incluye dotación de seguridad industrial. Todas

7 Se puede omitir el uso de almohadas y ventiladores por situaciones de seguridad debidamente argumentadas.PROCESO PROTECCION

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