ICBF - Guia orientadora para la revision y legalizacion de cuentas en la supervision de los contratos de aporte dfc v2

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APORTE Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y

COMUNIDADES

1. OBJETIVO Brindar orientaciones que permitan unificar la documentación básica requerida a los operadores a cargo de la ejecución de los contratos de aporte y convenios a nivel nacional de las modalidades de atención de la Dirección de Familias y Comunidades, para asegurar que el manejo y uso de los recursos financieros estén acordes a las condiciones establecidas en la minuta contractual, lineamientos, manuales operativos y normas que regulan la administración de los mismos, a fin de garantizar el uso adecuado de los recursos aportados por el ICBF.

2. ALCANCE La presente guía tiene como fin orientar a los supervisores y profesionales de apoyo a la supervisión financiera de los contratos de aporte y convenios, ejecutados por la Dirección de Familias y Comunidades (DFC), las Regionales y Centros Zonales, con el fin de garantizar un adecuado control y seguimiento a los recursos aportados por el ICBF y contrapartida, ( si hay lugar) mediante la revisión y verificación de documentos y evidencias entregadas por los operadores de las modalidades de atención de la Dirección de Familias y Comunidades.

La guía contiene la lista de documentos básicos, contenido y características de estos, que el supervisor y profesional de apoyo a la supervisión financiera deben solicitar al operador para la legalización de los gastos Se espera que esta guía sea de mucha utilidad en el proceso de control, seguimiento y

correcta utilización de los recursos ejecutados para la operación de las Modalidades de Atención de la Dirección de Familias y Comunidades.

3. DEFINICIONES

a. Legalización de gastos Es el proceso mediante el cual se lleva a cabo la revisión y verificación de los documentos y evidencias entregadas periódicamente por parte de los operadores a cargo de la ejecución de los contratos de aporte y convenios a nivel nacional, para la prestación del servicio a las Modalidades de Atención de la Dirección de Familias y Comunidades, a través del cual se verifica la correcta utilización de los recursos aportados. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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b. Documentos de referencia para la revisión de gastos Comprende el conjunto de documentos que constituyen el marco legal y estructural de la obligación contractual y gastos, que son objeto de revisión. Hace referencia al contrato, convenio, estudios previos, propuesta técnica, lineamientos de programación, manuales operativos, lineamientos de la modalidad de atención, estudio de costos de la modalidad objeto de la revisión, Guía General para el Ejercicio de Supervisión de Contratos y Convenios suscritos por el ICBF y el conjunto de normas financieras y administrativas, aplicables al proceso de supervisión en los contratos de aporte de las entidades públicas.

c. Documentación básica para el proceso de legalización de gastos Hace referencia a la documentación básica que deben presentar los operadores a cargo de la ejecución de los contratos de aporte y convenios a nivel nacional, para llevar a cabo el proceso de legalización de los gastos, propios de la operación, según la Modalidad de Atención.

4. ACCIONES DE VERIFICACIÓN A LOS DOCUMENTOS Y FORMATOS, EN EL EJERCICIO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS RECURSOS Comprende acciones de seguimiento administrativo y financiero, sobre los documentos y formatos que hacen parte de la ejecución de la Modalidad de Atención, para el ejercicio de la supervisión. 4.1 Formato Presupuesto - Flujo de caja - Verificar que reúna las condiciones de calidad exigidas por el ICBF, debe ser diligenciado y proyectado por el operador de la Modalidad, por cada contrato o convenio - Revisar que se encuentre aprobado por parte del supervisor del contrato o convenio - Tener presente que se ajustará en la medida que se presenten cambios, por redistribución de recursos, producto de inejecuciones previa aprobación por parte del supervisor. - Se debe tener presente durante toda la ejecución del contrato o convenio, para el seguimiento de los pagos proyectados mensualmente y liquidez. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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APORTE Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES - Comprobar que los conceptos del gasto presentados en el presupuesto correspondan al estudio de costos o proyecto, según la Modalidad de Atención. 4.2 Formato Informe financiero en los formatos establecidos por el ICBF de acuerdo con la Modalidad de Atención, que se puede encontrar en la página web del ICBF de la Dirección de Familias y Comunidades. - La información debe ser diligenciada por el operador y presentada mensualmente para la verificación y aprobación del supervisor. - Verificar que los informes financieros se presenten con todos los soportes contables y financieros. - Revisar que la información se presente en los formatos de informe financiero, establecidos de acuerdo con la modalidad de atención y la fecha sea de mes que se encuentra en revisión. - Revisar en el formato de informe financiero si registran inejecuciones, las cuales deben estar explicadas en las notas aclaratorias y demás claridades que se requieran dar. - Se debe hacer seguimiento a los clasificadores del gasto que presenten inejecuciones, en caso de ser necesario redistribuir, debe existir una justificación técnica y operativa. - Verificar que incluyan la siguiente información: ✓ Número de contrato o convenio. ✓ Fecha de suscripción. ✓ Nombre y NIT del contratista. ✓ Ubicación geográfica de ejecución del contrato o convenio. ✓ Plazo de ejecución. ✓ Meta social, según la modalidad de atención. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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G29.PP 06/09/2023 PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN GUÍA ORIENTADORA PARA LA REVISIÓN Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS EN LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE Versión 2 Página 4 de 14 APORTE Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES ✓ Valor del Contrato o convenio, registrando aportes del ICBF, contrapartida, adiciones y reducciones, si aplica. ✓ Valor presupuestado y valor pagado, por cada concepto del gasto. ✓ Relación de los rendimientos financieros generados en el periodo y fecha de consignación. ✓ Firma del representante legal y Contador Público o del funcionario requerido según el formato. ✓ Verificar que el clasificador de los gastos y presupuestos, se encuentren acordes con el flujo de caja aprobado. ✓ Verificar en las notas aclaratorias del informe, que se encuentre registrado las explicaciones necesarias para aclarar, precisar o explicar los hechos o situaciones que se presentan por cada ítem o clasificador del gasto, lo cual debe corresponder al informe financiero que se está revisando. 4.3 Informe de ejecución de la contrapartida Se deberá realizar seguimiento, verificación y control de los recursos aportados por el operador, teniendo en cuenta lo siguiente: - Verificar que la ejecución de la contrapartida se esté realizando de acuerdo con la propuesta presentada por el operador, a cargo de los contratos de aporte y convenios a nivel nacional, según las modalidades de atención de la Dirección de Familias y Comunidades, en la que se evidencie como mínimo: el producto ofrecido, la fecha de entrega, valor y saldo de la contrapartida en el periodo que se está

revisando. - Revisar los soportes presentados por el operador, tales como: facturas, cuentas de cobro, entre otros. - Verificar las evidencias fotográficas o fílmicas que el operador presente de la ejecución de la contrapartida. 4.4 Extracto de la cuenta bancaria de ahorros ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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G29.PP 06/09/2023 PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN GUÍA ORIENTADORA PARA LA REVISIÓN Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS EN LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE Versión 2 Página 5 de 14 APORTE Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES - Revisar que la certificación Bancaria de la cuenta de ahorros allegada por el operador, para el manejo de los aportes del ICBF, certifique que la cuenta se encuentra en cero. - Revisar que la cuenta bancaria detallada en el extracto corresponda a la registrada para el contrato o convenio en el aplicativo SIIF Nación y a través de la cual se realizan los desembolsos. (Verificar esta información contra el estado de cuenta del contrato o convenio, generado por el SIIF). - Verificar mensualmente en el extracto, que no se encuentren ingreso de recursos distinto a los aportes del ICBF, verificar que sea una cuenta exclusiva para el manejo de los aportes del ICBF. - Comprobar que los rendimientos financieros consignados, corresponda al valor que se encuentran registrados en el extracto bancario.

• Verificar que los movimientos bancarios, ingresos y egresos, pertenezca a la ejecución del contrato o convenio y corresponda al mes se está revisando. - Verificar si el operador a cargo de la ejecución de los contratos de aporte o convenio, para las modalidades de atención de la Dirección de Familias y Comunidades, está obligado o no a utilizar cuenta maestra. - En caso de que los movimientos bancarios no correspondan a la operación de la Modalidad de Atención, el operador deberá ser requerido por el supervisor del contrato o convenio solicitando las debidas explicaciones. - Verificar que el beneficiario de los movimientos débitos de la cuenta bancaria, correspondan a los terceros y gastos que soporten la ejecución del contrato o convenio. Confrontar con el auxiliar de bancos por tercero. 4.5 Libro Auxiliar de Bancos - Confirmar que lo registrado en el Libro Auxiliar de Bancos contenga cada uno de los movimientos hechos en la cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, etc. - Verificar que lo registrado en el libro corresponda a la ejecución del contrato o convenio ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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COMUNIDADES 4.6 Comprobante de Egreso

• Constatar que los pagos registrados en el informe financiero, cuente con su comprobante de egreso por concepto de pago de facturas, gastos, cuentas por pagar, transacciones y todo lo relacionado con salidas de dinero, asociado a los rubros presupuestales del contrato. - Verificar que la fecha del comprobante corresponda a la ejecución del mes que es objeto de revisión. 4.7 Conciliación Bancaria - Revisar que las Notas de Débito o Cheques emitidos (del mes pasado) estén reflejados en el libro mayor de Banco. - Revisar que las Notas de Crédito o Depósitos emitidos (del mes pasado) estén reflejados en el libro mayor de Banco. - Verificar que la cuenta bancaria, los extractos de la cuenta bancaria y la contabilidad coincidan. 4.8 Libro por tercero Confirmar que las cuentas por pagar se registren al momento en que se aprueba una factura o un documento soporte para pago, como pasivo. 4.9 Planilla de pago del talento Humano - Verificar el tipo de vinculación entre el recurso humano y el operador a cargo de la ejecución del contrato de aporte o convenio, que puede ser contrato laboral o de prestación de servicios. - Verificar que esta planilla incluya la totalidad del recurso humano contratado por el operador a cargo de la ejecución de las modalidades de atención de la Dirección de Familias y Comunidades a nivel regional, según la cantidad establecida en el manual operativo, anexos de la modalidad de atención o proyecto. Revisar que para cada persona se registre el ingreso básico establecido según el perfil, descuentos, retenciones e ingresos netos. Verificar que la planilla corresponda al periodo que se está revisando.

• Validar que los descuentos de seguridad social (salud y pensión) aplicados al talento humano vinculado por el operador a cargo de la ejecución del contrato de aporte, cumplan con los porcentajes establecidos por la ley. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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G29.PP 06/09/2023 PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN GUÍA ORIENTADORA PARA LA REVISIÓN Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS EN LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE Versión 2 Página 7 de 14 APORTE Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES - Verificar que los pagos reportados en el informe financiero del periodo, correspondiente al talento humano, coincidan con los valores totales relacionados en la planilla. 4.10 Planilla de pago de seguridad social del recurso humano vinculado a la operación de la Modalidad de Atención - Verificar en esta planilla lo siguiente: ✓ Que sea la planilla de liquidación PAGADA. ✓ Que corresponda al periodo que se está revisando. ✓ Que la fecha de pago este dentro de los plazos establecidos para el pago de seguridad social de acuerdo con el número de identificación. Cuando se pague fuera de los plazos establecidos, los intereses de mora generados deberán ser asumidos por el operador a cargo de la ejecución de los contratos de aporte, cuando la vinculación del talento humano se encuentre vinculado a través del contrato laboral. ✓ Cuando la vinculación sea por prestación de servicios se deberá revisar que el pago al SSS sea el de ley y corresponda al periodo que se revisa.

✓ Que la planilla incluya el pago de riesgos profesionales, para el recurso humano contratado por prestación de servicios. 4.11 Certificado de cumplimiento y pago a proveedores, pago de impuestos y obligaciones tributarias, (artículo 50 de la Ley 789 de 2002) - Verificar lo siguiente: ✓ Que la certificación de paz y salvo, presenta por el operador, por concepto de pagos de seguridad social y parafiscal, se encuentre firmada por el Representante Legal o Revisor Fiscal, según especifique los estatutos, y que corresponda al periodo que se revisa. ✓ Que la certificación de paz y salvo de proveedores se encuentre firmada por el Representante Legal, la cual deberá ser presentada de manera mensual, en que sustente la periodicidad de pago que maneja con sus proveedores. ✓ Que el contador del operador certifique que la información financiera del informe ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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G29.PP 06/09/2023 PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN GUÍA ORIENTADORA PARA LA REVISIÓN Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS EN LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE Versión 2 Página 8 de 14 APORTE Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES presentado en el periodo es veraz y confiable. ✓ Que para la legalización del primer informe Financiero o cuando se presente cambio del contador, se debe solicitar copia de la tarjeta profesional y certificación de antecedentes disciplinarios expedida por la junta central de contadores. ✓ Verificar que el operador presente las declaraciones, con sus respectivos soportes y

fechas de pago, de los impuestos que esté obligado acorde a la normatividad, (declaración mensual de retención en la fuente, declaración bimestral de impuesto a las ventas, declaración bimestral de industria y comercio, declaración anual de renta). Lo anterior se deberá anexar en la cuenta para cada desembolso; según se encuentra señalado en la Guía General para el ejercicio de la Supervisión e Interventoría de Contratos y Convenios suscritos por el ICBF, versión 3. 4.12 Facturas o documentos soporte - Realizar revisión de las facturas o documento soporte, para verificar las condiciones de legalidad del documento (art. 617 del E.T.) y de conformidad con los precios y cantidades adquiridas, según informe financiero. - Verifique que correspondan a la ejecución del periodo que se está presentando y que la descripción de los insumos, artículos, o servicios correspondan a la descripción del gasto, contemplados en el estudio de costos, proyectos y Manual Operativo, según la modalidad de atención. Tenga en cuenta que, si se presenta documento soporte a la factura, del régimen simplificado, se debe anexar el RUT del proveedor. - Facturas compra de dotación: La compra de dotación debe ser incluida en el informe financiero correspondiente al periodo en que se realiza la compra de esta. - Verificar que los insumos, artículos o servicios adquiridos correspondan a los aprobados en el Comité Técnico Operativo en las condiciones que establece el Manual Operativo, Lineamientos, contrato de aporte u otro documento propio de la modalidad de atención. - Revisar que las facturas o documento soporte, correspondan a la ejecución de la Modalidad de Atención, recursos aportados por el Icbf y operador (si es lo hay)

4.13 Actas de Comité Técnico Operativo ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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G29.PP 06/09/2023 PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN GUÍA ORIENTADORA PARA LA REVISIÓN Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS EN LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE Versión 2 Página 9 de 14 APORTE Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES - Verificar que en el primer Comité Técnico Operativo se deje constancia de la aprobación del presupuesto (flujo de caja) y la socialización a los operadores de los formatos financieros, requisitos para la legalización de los gastos, tipo de soportes que el operador debe entregar, día de entrega de la información financiera y fecha de consignación en que el operador se compromete a consignar los rendimientos financieros. - Para la primera revisión del informe financiero, se debe tener el Acta del Comité Técnico Operativo, donde se aprobó el presupuesto. - En caso de ajuste al presupuesto inicial, se debe dejar constancia en Acta del Comité Técnico Operativo, detallando los ajustes, según la modalidad de atención de la Dirección de Familias y Comunidades. - Verificar que previo a cada desembolso, se debe diligenciar el Acta del comité Técnico Operativo.

NOTA: Verificar que los rendimientos financieros generados de los aportes del ICBF se consignen periódicamente, que la cuenta bancaria a la que se

consignen corresponda al Banco según recurso que financia la Modalidad de Atención, si son recursos nación o recursos propios y que el valor consignado sea el registrado en el extracto bancario.

5. DOCUMENTOS ESPECÍFICOS, QUE DEBE PRESENTAR EL CONTRATISTA

(OPERADOR), SEGÚN EL TIPO DE GASTO 5.1 Talento Humano - Contratos del talento humano vinculado para la operación de la Modalidad de Atención; para verificar el perfil, obligaciones y la asignación de honorarios. - Cédula y Rut de cada uno del talento humano, con el fin de constatar la actividad económica, que corresponda al perfil requerido. - Certificación bancaria, lo cual debe corresponder a la persona contratada por el operador. - Contabilidad de causación, con el fin de confirmar que los hechos económicos se encuentren registrados en el momento en que suceden. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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G29.PP 06/09/2023 PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN GUÍA ORIENTADORA PARA LA REVISIÓN Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS EN LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE Versión 2 Página 10 de 14 APORTE Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES - Planilla de pago mensual, la cual se debe verificarse que el operador se encuentre cumpliendo con los pagos mensuales al talento humano. - Cuenta de cobro o documento soporte. - Factura, si el talento humano vinculado se encuentra obligado a facturar. - Pago de seguridad social, según el tipo de vinculación (contrato laboral o contrato

de prestación de servicios), en los porcentajes que establezca la ley. - Informe de actividades de cada una de las personas vinculadas por el operador, para la operación de la Modalidad de Atención; lo cual debe corresponder a los entregables según contrato y a los informes técnicos. - Verificar que los pagos realizados por el operador al Talento Humano, si correspondan a las actividades o talleres previstos en el contrato de aporte. 5.2 Gastos de Transporte y Viáticos - Desde el inicio de la ejecución del contrato, el operador deberá proyectar el valor estimado, con base en el cronograma de actividades, estableciendo el valor por profesional o familias, cuando aplique, para cubrir los gastos propios de la operación de la Modalidad de Atención; como también establecer la forma de legalizar. - Verificar en los Listados, planillas, documento soporte, facturas etc, que los desplazamiento y viáticos, correspondan a la operación de la Modalidad y al mes que se encuentra revisando. - El talento humano, podrá incluir en la misma cuenta de cobro de honorarios el valor a cobrar de transporte y viáticos, con los respectivos soportes, siempre y cuando la Modalidad de Atención requiera esos desplazamientos y se encuentren aprobados por el supervisor, previamente. - Cuando los desplazamientos se realicen por medio de vehículo alquilado por el operador, se deberá entregar del vehículo las certificaciones de revisión técnicomecánica y de gases, el Seguro Obligatorio de Accidente de Tránsito (SOAT), vigente y la autorización respectiva para prestar el servicio público. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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G29.PP 06/09/2023 PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN GUÍA ORIENTADORA PARA LA REVISIÓN Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS EN LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE Versión 2 Página 11 de 14 APORTE Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES 5.3 Elementos de identificación para el talento humano, material didáctico de apoyo para la atención a las familias y comunidades e insumos - Listados o planillas con el detalle de lo entregado al talento humano, familias y comunidades, relacionando el tipo de elemento, material o tipo de insumo, nombre de quien recibe, fecha, firma, teléfono etc. - Evidencias fotográficas. - Verificar que la adquisición y entrega de estos elementos se realicen dentro de la ejecución del contrato de aporte. 5.4 Logística, eventos, ollas comunitarias - Programación de los eventos, encuentros y ollas comunitarias, deberá señalar la fecha, el número de participantes, temas a desarrollar, sitio, objetivo y responsables, las jornadas deber ser previamente aprobadas y coordinadas con el supervisor. - Todos los eventos, incluyendo las ollas comunitarias, se deben realizar dentro de la ejecución del contrato de aporte. - Cotizaciones o propuestas de mínimo tres lugares, que reúnan las condiciones exigidas técnicas y de seguridad. 5.5 Telefonía móvil - Revisar quienes, del talento humano según la Modalidad de Atención, se encuentra aprobado dar apoyo para la telefonía móvil.

• Verificar que la cuenta de cobro o factura se encuentre a nombre del talento humano vinculado, para la operación de las Modalidades de Atención de Familia y Comunidades. - El valor desembolsado o reconocido, por concepto de telefonía móvil, no podrá ser superior al valor que fue aprobado por el supervisor previamente y que obedece a los descritos en el Manual Operativo, estudios de costos o proyecto. 5.6 Gastos Administrativos - Soportes o evidencias de la ejecución, acorde con la propuesta del operador y aprobación del supervisor, al inicio del contrato. - ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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G29.PP 06/09/2023 PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN GUÍA ORIENTADORA PARA LA REVISIÓN Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS EN LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE Versión 2 Página 12 de 14 APORTE Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES - El valor de los gastos administrativos, deben corresponder al porcentaje estimado en el estudio de costos o proyecto, según la Modalidad de Atención.

6. DOCUMENTOS CONTABLES, según el Estatuto Tributario Primer momento Segundo momento De acuerdo con la ley De acuerdo con la ley

(obligado a facturar o no obligado) (obligado a facturar o no obligado) (Adquisición del bien y/o servicio) (Pago del bien y/o servicio adquirido) Causación (Registro Contable) Comprobante de egreso Contrato / Orden de servicios Extracto bancario Factura / Cuenta de cobro Evidencias fotográficas

y documento soporte Listados de asistencia Cédula Informes de actividades Rut Cualquier otro documento que certifique el pago a terceros Grafica No.1 Documentos Contables NOTA: Para los pagos realizados en efectivo por el contratista (operador), estos deberán ser autorizados por el supervisor.

7. REVISIÓN INFORMACIÓN ADICIONAL En cualquier punto de la revisión, el Supervisor del contrato de aporte puede solicitar al operador ampliación de la información, soportes adicionales, revisión total de todo un conjunto de soportes, verificación, aclaraciones y en general puede profundizar la revisión en aquellos temas que considere necesarios para garantizar la efectividad de la revisión y la utilización adecuada de los recursos del contrato de aporte.

Dentro de este proceso es posible la revisión de soportes auxiliares, tales como contratos, documentos contables, conciliaciones, listados, planillas etc. Igualmente solicitar al operador a cargo de la ejecución de los contratos de aporte a nivel regional la ampliación de la información presentada y las respectivas subsanaciones cuando sea del caso. La descripción anterior, se constituye en la etapa inicial dentro del proceso de revisión de cuentas, por lo que le corresponde al colaborador del ICBF encargado de brindar el apoyo ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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APORTE Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES financiero al supervisor, realizar una revisión y verificación exhaustiva de los documentos presentados por el operador que ejecuta el contrato de aporte constatando que el gasto se efectúe de manera ajustada a la destinación, montos aprobados y actividades previstas en el contrato de aporte.

8. FORMATO ACTA DE LEGALIZACIÓN DE GASTOS Finalmente, una vez haya terminado de revisar el colaborador encargado de brindar el apoyo financiero al supervisor, el F5.G29.PP Formato de Informe Financiero con sus respectivos soportes se debe elaborar juntamente con el operador el F1.G29.PP Formato de acta de Legalización de Gastos, Acta que debe contener el informe del resultado del ejercicio de verificar, analizar y constatar la Información entregada por el operador, dejando escrito en el Acta las observaciones, compromisos y comentarios pertinentes.

Para tener en cuenta: De acuerdo con lo anterior, como mínimo el acta de legalización de cuentas debe contener la siguiente información: - Información general del contrato o convenio - Seguimiento al uso de los aportes ICBF y contrapartida. - Seguimiento a la ejecución presupuestal. - Detalle de los saldos de inejecución. - Detalle de las cuentas por pagar del periodo que se revisa y acumuladas. Se entiende por cuentas por pagar, aquellos gastos causados que se encuentran pendientes de pagar.

Para la autorización del desembolso se deberán tener en cuenta los siguientes criterios: a. El colaborador que brinda el apoyo financiero al supervisor deberá revisar y dar visto bueno a los documentos que soportan los movimientos financieros en cada informe

de ejecución presentado por el operador a cargo de la ejecución de los contratos de aporte a nivel regional (facturas, comprobantes contables, planillas de prestación del servicio, planillas de pago, planillas de aportes parafiscales, extractos bancarios, etc.), verificando el incumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello, de manera que se garantice su autenticidad e integridad. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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COMUNIDADES

b. Revisar el avance en la ejecución de los recursos correspondientes al aporte del operador. c. Documentar las situaciones encontradas y/o relevantes en el proceso de legalización de gastos, en relación con el análisis de los soportes (Planillas de nómina, facturas, cuentas de cobros, extractos etc.), que den cuenta de la ejecución del periodo a legalizar. d. Socializar por parte del colaborador que brinda el apoyo financiero a la supervisión el informe (Acta de Legalización de Gastos), al supervisor y operador a cargo de la ejecución de los contratos de aporte a nivel regional, con el fin de: - Notificar el tiempo que tiene el operador para la subsanación de las situaciones