ICBF - Guia orientadora para la supervision de la oferta de atencion infancia v5

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DE ATENCIÓN – INFANCIA

GUÍA ORIENTADORA PARA LA SUPERVISIÓN

DE LA OFERTA DE ATENCIÓN – INFANCIA

DIRECCIÓN DE INFANCIA

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS 2021 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DE ATENCIÓN – INFANCIA

LINA MARÍA ARBELÁEZ ARBELÁEZ

Directora General

LILIANA PULIDO VILLAMIL

Subdirectora General

BEATRICE EUGENIA LÓPEZ CABRERA

Directora de Infancia ABEL REINERIO MATIZ SALAZAR Subdirector de Promoción y Fortalecimiento a la Atención de la Infancia

DIANA CAROLINA MOGOTOCORO B.

FREDDY JHODANNY ALONSO RINCÓN

GEMMA JUDITH ANGEL VARGAS

LORENA PAOLA MARTINEZ MEJIA

MARBELY OSPINA DIAZ

OLGA LUCÍA MONTOYA FALLA TATIANA GOMÉZ GARCÍA Equipo de la Subdirección de Promoción y Fortalecimiento a la Atención de la Infancia ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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DE ATENCIÓN – INFANCIA INTRODUCCIÓN La “GUÍA GENERAL PARA EL EJERCICIO DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS Y CONVENIOS SUSCRITOS POR EL ICBF”, menciona que desde las áreas misionales se pueden establecer documentos que complementen y apoyen el ejercicio de supervisión de los contratos y convenios que se suscriban en el marco de la oferta institucional, tales como guías, instrumentos, listas de chequeo, entre otros. Es por esto que la Dirección de Infancia, han construido la presente guía como un instrumento para brindar orientaciones tanto a los supervisores, como a los profesionales que apoyan el ejercicio de supervisión de los contratos y convenios suscritos para implementar la oferta de atención, tanto en la Sede de la Dirección General, como en las Direcciones Regionales y Centros Zonales del ICBF, sobre los procesos y procedimientos que deben aplicar en el ejercicio de supervisión en los territorios. Para la construcción de esta guía se consideró lo establecido en la “Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoría de los contratos del Estado”, en el “Manual de Contratación”, en la “Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF”, en las leyes 1098 de 2006, Ley 1878 de 2018 y demás normas

relacionadas con el efectivo monitoreo, seguimiento y acompañamiento a la supervisión. Este documento describe los objetivos, alcances y definiciones del proceso de supervisión, con el fin de aportar a la mejora continua de los procesos de monitoreo, seguimiento y acompañamiento de la oferta de atención y contribuir de esta manera a una prestación del servicio con alta calidad que favorezca el desarrollo integral de las niñas y los niños.

1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL Brindar orientación a los supervisores y profesionales de apoyo a la supervisión sobre las acciones y procedimientos que deben adelantar en su ejercicio, con el fin de verificar y garantizar el cumplimiento de la prestación de los servicios con calidad, teniendo en cuenta lo establecido en los lineamientos técnicos y manuales operativos de la oferta de atención de la Dirección de

Infancia. 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Promover el uso de herramientas que orienten a los supervisores y equipos de apoyo a la supervisión respecto a los procedimientos y formatos que deben aplicar en el proceso de supervisión técnica, administrativa, financiera y jurídica de los contratos y convenios. • Promover el uso de herramientas que orienten a los supervisores y equipos de apoyo a la supervisión, para el proceso de verificación y cumplimiento de las condiciones de calidad en la prestación del servicio por parte de los aliados estratégicos. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 5 Página 4 de 28 DE ATENCIÓN – INFANCIA • Promover el uso de herramientas que orienten a los supervisores y equipos de apoyo a la supervisión, que permitan organizar de manera sistemática los documentos técnicos, financieros o jurídicos, así mismo, soportes y demás documentos que se deriven de los contratos o convenios. • Generar alertas que favorezcan el ejercicio de la supervisión, en virtud del mejoramiento de la prestación del servicio de la oferta de atención de la Dirección de Infancia.

2. ALCANCE La guía tiene como fin orientar a los supervisores y profesionales de apoyo a la supervisión de la Dirección de Infancia, de la Sede de la Dirección General, las Regionales y los Centros Zonales acerca del funcionamiento y estructura del proceso de supervisión que se adelanta en los diferentes servicios de las Direcciones.

Se espera que este documento contribuya al mejoramiento continuo de la calidad en la prestación de los servicios de la Dirección de Infancia.

3. DEFINICIONES ➢ Acta de Visita (Acta de visita de apoyo a la supervisión): Documento que describe los resultados obtenidos de la aplicación de un Instrumento único de verificación de condiciones de calidad a los servicios de atención a la Infancia. Registra presuntos incumplimientos, compromisos, fechas de cumplimiento y el seguimiento al cumplimiento de los compromisos de visitas anteriores, así como la descripción de situaciones con plazo de cumplimiento vencido. Deben estar firmadas por ambas partes (quien recibe la visita, quien realiza la visita), y ser diligenciadas de forma veraz, legible, digitalizadas y cargadas con calidad en el servidor “NAS” o su equivalente (Guía orientadora para el apoyo a la supervisión en las modalidades

de atención a la primera infancia pág. 6. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, 2019). ➢ Asistencia técnica: Estrategia permanente de asesoría y acompañamiento que tiene como fin fortalecer el conocimiento, las competencias y habilidades de las partes interesadas, así como, la generación de conocimiento como practica participativa orientado a la transformación social en temas relacionados con el qué hacer del Instituto, a su vez promover el funcionamiento e interacción eficaz del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) y la mejora continua de la gestión institucional y la calidad del Servicio Público de Bienestar Familiar (SPBF). (Guía para el desarrollo de la Asistencia Técnica en el ICBF, versión 1, página 7. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, 2019). ➢ Contrato de aporte: Contrato en el que el instituto se obliga a proveer a una organización aliada u operador, de los bienes (edificios, dineros, etc.) indispensables para la prestación total o parcial del servicio, actividad que se cumple bajo la exclusiva responsabilidad de la institución, con personal de su dependencia, pero de acuerdo con las normas y el control del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. El contrato de aporte solo podrá suscribirse para la prestación del servicio público de bienestar familiar, y no para la prestación de otros ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 5 Página 5 de 28 DE ATENCIÓN – INFANCIA servicios o la realización de otros objetos, tales como obra o consultoría. (Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF, página 7. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, 2019). ➢ Convenio: Acuerdo suscrito entre dos o más personas jurídicas de derecho público o entre una o varias entidades públicas y una o varias personas jurídicas privadas sin ánimo de lucro, tendiente a aunar e esfuerzos para el logro de un objetivo común. (Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF, página

7. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, 2019) ➢ Esquema de Supervisión: Es un proceso para realizar el acompañamiento y verificación operativa del Servicio Público de Bienestar Familiar, prestado a través de la Dirección de Infancia, así mismo, organizar sistemáticamente acciones de apoyo al ejercicio de la Supervisión y a quienes la conforman desde los niveles Nacional, Regional y Zonal. ➢ Incumplimiento: Refiere la omisión en la realización de actividades y cumplimiento de las obligaciones o acato de ordenes por parte del operador / contratista derivadas de la ejecución del contrato debidamente comprobada por parte de la entidad, previo cumplimiento de los procedimientos establecidos en la ley. ➢ Lineamiento Técnico: Es un documento, que determina las bases técnicas según referentes conceptuales y metodológicos que sustentan el desarrollo de una o un conjunto de modalidades de Servicio Público de Bienestar Familiar – SPBF en particular y describe la

clasificación, a su vez define las etapas y actividades generales que de manera articulada deben desarrollarse. (Procedimiento para el diseño y desarrollo de lineamientos técnicos y/o manuales operativos, página 15. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, 2020) ➢ Manual operativo: Es un documento donde se describe el ¿qué y cómo? del proceso de atención, explicitando las etapas y actividades que de manera articulada deben desarrollarse, así como las condiciones de calidad, requisitos y procedimientos para la operación de dicha modalidad, complementando de manera operativa el lineamiento técnico. (Procedimiento para el diseño y desarrollo de lineamientos técnicos y/o manuales operativos, página 15. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, 2020) ➢ Monitoreo y acompañamiento a la supervisión: Acción referida a la observación y análisis con respecto al avance y desarrollo de un contrato o convenio, actividad desde la cual se pueden derivar sugerencias, alertas u observaciones al supervisor del contrato o convenio para la toma de decisiones o notificación del desarrollo de lo contratado. ➢ Organización Aliada / Operador: Son Organizaciones con o sin ánimo de lucro (asociaciones, fundaciones, corporaciones, cajas de compensación, cooperativas, universidades, operadores étnicos, empresas privadas, etc.) con quienes el ICBF celebra contratos o convenios para la atención a niños, niñas, adolescentes y familias de acuerdo con las Modalidades de servicio definidas por el ICBF ➢ Profesional de apoyo a la Supervisión: Personal de apoyo contratados través prestación de servicios, o funcionarios públicos, que apoyan el ejercicio de la supervisión. (Guía orientadora para el apoyo a la supervisión en las modalidades de atención a la primera infancia, página 8.

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DE ATENCIÓN – INFANCIA Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, 2019) ➢ Requerimiento: Solicitud escrita que el supervisor y/o interventor designado realiza al contratista/conveniente para que subsane cualquier deficiencia o mora en la ejecución del contrato/convenio. Para que sea efectivo debe contener lo siguiente: Obligación presuntamente incumplida, hechos del presunto incumplimiento con adecuada evidencia (fotos, actas, etc.,), acción que se requiere por parte del contratista/conveniente y plazo para dar cumplimiento a dicha acción. Lo anterior debe redactarse de forma clara y coherente para que el tercero de respuesta acorde a lo solicitado. (Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF, página 8. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, 2019) ➢ Seguimiento: Actividad mediante la cual se dará una observación continua a una o varias situaciones evidenciadas que requieran especial atención, que impacten de manera directa o indirecta el cumplimiento del objeto contractual o del convenio. Lo anterior servirá, para dejar evidencia de la correspondiente evolución y desarrollo de la(s) situación(es) en cuestión, facilitando la toma de decisiones inmediatas o a futuro, según corresponda.

➢ Supervisión: Consiste en el seguimiento y vigilancia técnica, administrativa, financiera, contable, y jurídica que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por el mismo Instituto cuando no se requieren conocimientos especializados. Se orienta y apoya en el “Estatuto Anticorrupción” y la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF”. (Guía orientadora para el apoyo a la supervisión en las modalidades de atención a la primera infancia, página 9. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, 2019) ➢ Supervisor/a del contrato - convenio: De acuerdo con la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF” es la persona designada para la supervisión al interior del Instituto, debe ser funcionario del nivel técnico, profesional, asesor o directivo, que cuente con amplia experiencia en la materia, o que haya supervisado eficientemente esa clase de contratos en anteriores oportunidades, o que cuente con estudios en carreras afines al objeto del contrato que se va a supervisar.

4. DESARROLLO 4.1 DEFINICIÓN DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN El esquema de supervisión es una estrategia o mecanismo que define la ruta para realizar el acompañamiento al proceso de supervisión de los contratos o convenios suscritos por la Dirección de Infancia, sirviendo a su vez para organizar sistemáticamente las acciones de seguimiento técnico, administrativo, financiero y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del mismo, del cumplimiento de la totalidad de obligaciones contractuales y de las acciones de apoyo a la

Supervisión que se realizan en los niveles Nacional, Regional y Zonal.

Nota: Este esquema aplica para el supervisor, su equipo de apoyo y quiénes tengan relación parcial o directa con alguno de los procesos que requiera el contrato o convenio para su ejecución. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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DE ATENCIÓN – INFANCIA A continuación, se relacionan algunas de las normas y documentos bajo los cuales se fundamenta el esquema de supervisión de la presente guía: NORMA CONTENIDO Normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, Estatuto Anticorrupción – Ley 1474 de 2011 investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Por la cual se expide el Estatuto General de Ley 80 de 1993 Contratación de la Administración Pública Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la Ley 1150 de 2007 transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Instrumento de gestión estratégica, que orienta los procesos contractuales que realiza el Instituto Colombiano de Bienestar Manual de Contratación Familiar, para el cumplimiento de su objetivo misional, conforme a la normatividad vigente. Herramienta normativa y de orientación a los supervisores de

contratos y convenios suscritos por el Instituto respecto del ejercicio Guía general para el ejercicio de Supervisión e de organización, coordinación, seguimiento, control y vigilancia que interventoría de Contratos y convenios suscritos deben ejercer de carácter técnico, administrativo, financiero, contable por el ICBF y jurídico sobre la ejecución de los contratos y convenios suscritos por el ICBF. Documento que tiene como finalidad contribuir al desarrollo integral de las niñas, niños y adolescentes; con el cual se pretende generar Política Nacional de Infancia y las condiciones de bienestar y acceso a oportunidades con equidad, Adolescencia (2018 – 2030) así como favorecer la incidencia de niñas, niños y adolescentes en la transformación del país. Herramienta gerencial la cual promueve y facilita la mejora continua Sistema integrado de gestión en la gestión del ICBF. Memorandos con recomendaciones para la contratación generados por la Dirección de Infancia. Contratos y convenios suscritos en el marco del cumplimiento de la misionalidad de la Dirección de Infancia. Lineamientos técnicos y manuales operativos de los servicios de la Dirección de Infancia. 4.2 FASES DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN En concordancia con el Sistema Integrado de Gestión (SIGE) del ICBF, a fin de garantizar la verificación de las condiciones de calidad en la prestación del servicio, se estructurarán las acciones de supervisión y de apoyo a la supervisión de la presente Guía, de acuerdo con el Ciclo Planear, Hacer, Verificar y Mejorar (PHVM), el cual se fundamenta en 4 actividades principales que siguen una secuencia circular: planear, hacer, verificar y mejorar, en pro del fortalecimiento

y mejoramiento continuo. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DE ATENCIÓN – INFANCIA Gráfica 1. Fases esquema de supervisión Mejorar Planear Verificar Hacer

Fuente: Elaboración propia, Dirección de Infancia.

Planear: Definir de manera organizada las actividades que se van a realizar, teniendo en cuenta los recursos técnicos, financieros y la capacidad operativa para desarrollar el proceso de apoyo a la supervisión.

Hacer: Implementar las acciones planificadas de manera organizada.

Verificar: Examinar las acciones para comprobar si se están consiguiendo los resultados esperados acorde a lo planificado, así mismo, de ser requerido identificación de acciones que requieren hacer ajustes al proceso de planeación.

Mejorar: Tomar decisiones con base en los resultados generados en el paso anterior en pro de la mejora continua. 4.3 SUPERVISOR Y EQUIPO DE APOYO A LA SUPERVISIÓN El ordenador del gasto de la Sede de la Dirección General o de la Dirección Regional, será el encargado de designar la supervisión del contrato o convenio, quienes, a su vez, escogerán los profesionales de apoyo a la supervisión. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 5 Página 9 de 28 DE ATENCIÓN – INFANCIA 4.4 COMPONENTES DE LA SUPERVISIÓN Según el inciso 2 del artículo 83 de la ley 1474 de 2011 “(…) La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados (…)”. Por otro lado, y de acuerdo con lo establecido en la “Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF”, los servidores de la entidad que lleven a cabo acciones propias de la supervisión deberán adelantar las labores necesarias, respecto del ejercicio de organización, coordinación, seguimiento, control y vigilancia de carácter técnico, administrativo, financiero y jurídico sobre la ejecución de los contratos y convenios suscritos por el ICBF. Las particularidades de las funciones a desarrollar en cada uno de estos componentes (técnicos, administrativos, financieros y jurídicos) y fases (Planear, Hacer, Verificar y Mejorar), se encuentran plasmadas en la “Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF”. A continuación, se indica en qué consiste cada uno de estos componentes: • Técnico: Consiste en la verificación de las condiciones en las que se presta el servicio, de acuerdo con las especificaciones, directrices y orientaciones dadas en el lineamiento o manual operativo respectivo de la modalidad correspondiente, en la minuta contractual y aquellos documentos que hacen parte integral del contrato o convenio (estudios previos, anexo técnico,

modificaciones contractuales, entre otros). • Administrativo: Consiste en la verificación, planeación, organización y coordinación de aquellas acciones que desde la logística y operatividad permitan desarrollar con calidad la prestación del servicio y de esta manera se pueda dar respuesta de manera organizada a las solicitudes que se deriven del contrato o convenio. • Financiero: La supervisión financiera se debe dirigir a vigilar la ejecución del presupuesto asignado y aprobado por las partes para el cumplimiento de las obligaciones contractuales, y con su ejercicio se constatará que el gasto se efectúe de manera ajustada y real conforme a la destinación y montos previstos en el contrato o convenio y el plan operativo y concordante con los manuales, guías, orientaciones, canasta, propuesta y demás formatos aplicables, y a conducir al correcto manejo de los dineros públicos. • Jurídico: La supervisión desde el aspecto jurídico comprende todas aquellas acciones que garanticen: 1) El desarrollo del objeto contractual, 2) El cumplimiento de todos los requisitos legales necesarios para el perfeccionamiento, legalización y ejecución de los contratos o convenios suscritos con la Dirección de Infancia; y 3) La oportuna toma de decisiones para tomar las medidas contractuales, judiciales o extrajudiciales que garanticen el cumplimiento de las obligaciones de los contratos o convenios suscritos con la Dirección de Infancia en los niveles ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nacional, Regional o Zonal. El componente jurídico además velará porque se aplique la normatividad vigente, se cumpla con lo establecido en los demás documentos vinculantes y en lo consignado en la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF”, durante las diferentes etapas contractuales.

5. ACCIONES Y RESPONSABILIDADES EN LOS DIFERENTES NIVELES1 Y FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL ESQUEMA DE APOYO A LA SUPERVISIÓN En este capítulo se describen las actividades de cada uno de los responsables de la implementación del esquema de supervisión en las diferentes fases definidas para este proceso en el marco del ciclo Planear, Hacer, Verificar y Mejorar (PHVM). 5.1 EQUIPO DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y APOYO A LA SUPERVISIÓN SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL La Dirección de Infancia, cuenta con un equipo encargado de estructurar, implementar y monitorear el esquema de apoyo a la supervisión en sus diferentes niveles y fases, que realiza las siguientes actividades de acuerdo con las fases de implementación del esquema: 5.1.1 FASE DE PLANEACIÓN • Revisar permanentemente los lineamientos técnicos, manuales operativos, guías, minutas contractuales y demás normas referentes a la supervisión y operación de las modalidades de atención de la Dirección de Infancia requeridas para la operación de los servicios. • Establecer las actividades que cumplirán los enlaces regionales de la Dirección de Infancia en

el marco del esquema de apoyo a la supervisión. • Identificar en los contratos de la Dirección de Infancia que se están ejecutando en la Sede de la Dirección General y en las Direcciones Regionales, las obligaciones de tipo técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, que se encuentran establecidas en el contrato o convenio. • Identificar en los lineamientos, manuales operativos y guías de las modalidades de atención de la Dirección de Infancia las condiciones de calidad requeridas para la adecuada prestación del servicio. • Identificar las necesidades de los profesionales de apoyo a la supervisión en las regionales y en los Centros Zonales desde el componente financiero y jurídico. 1 Nivel Se de de la Dirección General, Nivel Regional y Nivel Zonal. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DE ATENCIÓN – INFANCIA 5.1.2 FASE DE EJECUCIÓN (HACER) • Elaborar y actualizar la Guía Orientadora para la supervisión de la oferta de atención – Infancia de la Dirección de Infancia, en articulación con los demás equipos o grupos de trabajo de éstas y demás direcciones del ICBF, que se estimen pertinentes vincular o de las cuales se requiera concepto; de igual forma se tendrán en cuenta los resultados, recomendaciones, acciones y planes de mejora estructurados en intervenciones anteriores. • Proyectar el número de visitas a realizar por contrato o convenio por parte de los supervisores

y equipos de apoyo a la supervisión. • Diseñar y actualizar los instrumentos, formatos y herramientas de seguimiento para la verificación de condiciones de calidad, que se utilizarán en las visitas de supervisión. • Brindar asistencia técnica y asesorar a los supervisores y equipo nacional y regional designado como apoyo a la supervisión de contratos y convenios de la Dirección de Infancia, sobre la guía, documentos y herramientas diseñadas para ejercer la supervisión. • Diseñar, actualizar, dinamizar, monitorear y consolidar los resultados de la aplicación de las herramientas de supervisión a nivel nacional, con el fin de generar las alertas, indicadores de cumplimiento y reportes correspondientes. • Generar alertas para que los supervisores tomen las medidas a las que haya lugar, en pro de contribuir a los índices de gestión de la Dirección de Infancia. • Dar orientación a las inquietudes elevadas por los supervisores y equipos de apoyo a la supervisión concernientes a los componentes jurídico, técnico, administrativo y financiero de las modalidades de la Dirección de Infancia. • Generar instructivos y orientaciones que permitan a los supervisores hacer una revisión completa, adecuada y ordenada de la información entregada por los operadores/contratistas, y dar línea a estos sobre la entrega de la información del contrato. • Socializar la guía y herramientas de supervisión de la Dirección de Infancia. Esta socialización podrá realizarse de dos formas: Presencial: los profesionales de la Sede de la Dirección General se desplazarán a las Direcciones Regionales o Centros Zonales del ICBF con el fin de realizar la socialización del esquema y herramientas de supervisión a los profesionales encargados del apoyo y la supervisión

de los contratos o convenios de la Dirección de Infancia, cuando éstas lo consideren pertinente, cuando las circunstancias lo requieran o por solicitud realizada directamente por la Regional. Cuando haya una solicitud expresa por parte de la Dirección Regional o Centro Zonal, el enlace deberá allegarla vía correo electrónico al equipo de monitoreo, seguimiento y acompañamiento ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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(específicamente a su enlace de la Sede de la Dirección General) para surtir los trámites respectivos para su validación y aprobación.

Virtual: el equipo de la Sede de la Dirección General hará uso de todas las herramientas tecnológicas (videoconferencia, videollamada, correo electrónico, sistemas de teleconferencia o mensajería instantánea de la entidad, entre otras) para socializar el esquema de supervisión, guía orientadora y sus herramientas, con todas las regionales y Centros Zonales del ICBF.

Además de la socialización al inicio de la operación, la Dirección de Infancia podrá realizar encuentros periódicos con las Regionales y Centros Zonales a lo largo de la vigencia en aras de favorecer la comunicación entre los equipos de supervisión y buscar la mejora continua en la implementación del esquema de supervisión y así aterrizarlo a la realidad de los territorios. Sin embargo, es necesario que los profesionales que apoyan el monitoreo, seguimiento y

acompañamiento en las Direcciones Regionales del ICBF asuman el compromiso y se actualicen constantemente sobre los lineamientos, manuales operativos e instructivos de la oferta que desde la Dirección de Infancia se emitan; así como sobre los memorandos, circulares y demás directrices que sean impartidas desde la Dirección General, las Direcciones Misionales y las Direcciones Regionales del ICBF, para tal efecto. 5.1.3 FASE DE VERIFICACIÓN • Realizar acompañamiento y seguimiento permanente a las Regionales y Centros Zonales frente a la implementación del esquema de supervisión en cada una de las etapas de ejecución. • Realizar revisión y consolidación de la información allegada por las Regionales y Centros Zonales para así desarrollar las acciones de orientación y demás actividades propuestas. • Acompañar y orientar las consultas que se realicen frente al proceso de supervisión y sus componentes. Durante esta fase el equipo de monitoreo, seguimiento y acompañamiento a la supervisión re