ICBF - Guia orientadora para la supervision modalidades familias y comunidades v4

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MODALIDADES DE FAMILIAS Y COMUNIDADES

GUÍA ORIENTADORA PARA LA SUPERVISIÓN DE LAS MODALIDADES DE

FAMILIAS Y COMUNIDADES

DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS 2023 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Directora General Astrid Eliana Cáceres Cárdenas Subdirectora General Adriana Velásquez Lasprilla Director de Familias y Comunidades Sandra Patricia Ñañez Ortiz (E) Subdirectora de Operación de la Atención a la Familia y Comunidades Sandra Patricia Ñañez Ortiz Subdirectora de Gestión Técnica para la Atención a la Familia y Comunidades Martha Lucia Movilla Durango (E) Profesional Subdirección de Operación de la Atención a la Familia y Comunidades Laura Bibiana Padilla Vera Aportes equipo de seguimiento al esquema de supervisión Subdirección de Operación de la Atención a la Familia y Comunidades Sonia Patricia Hurtado Segura Maria Yaneth Aguirre Fernandez

Lida Margarita Monroy Avellaneda ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ........................................................................................................ 4

2. ALCANCE ........................................................................................................ 4

3. DEFINICIONES ................................................................................................ 4

4. DESARROLLO ................................................................................................. 7 4.1 RESPONSABILIDADES DE LOS DIFERENTES NIVELES DE ACUERDO CON EL CICLO PHVM ........................................................................................ 8 4.1.1 Sede de la Dirección GeneralDirección de Familias y Comunidades

(DFC) - Equipo de seguimiento al esquema de supervisión ............................. 9 a) Fase Planear .............................................................................................. 9 b) Fase Hacer ............................................................................................... 10 c) Fase Verificar ........................................................................................... 11 d) Fase Mejorar ............................................................................................ 12 4.1.2 Dirección RegionalEnlaces de apoyo a la supervisión y Centros Zonales ........................................................................................................................ 12 a) Fase Planear ............................................................................................ 13 b) Fase Hacer ............................................................................................... 16 c) Fase Verificar ........................................................................................... 24 d) Fase Mejorar ............................................................................................ 26 4.1.3 Procedimiento de supervisión ................................................................ 30

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 32

7. CONTROL DE CAMBIOS .............................................................................. 32 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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1. OBJETIVO  Brindar orientaciones a los supervisores de los contratos de aporte1 y a los profesionales de apoyo a la supervisión, acerca de las acciones a realizar para velar por el adecuado cumplimiento de las obligaciones contractuales y de las condiciones de calidad exigidas en la prestación del servicio de las modalidades de la Dirección de Familias y Comunidades.  Promover el uso de herramientas, instrumentos y formatos acorde con lo dispuesto en el “Manual de Contratación MO1.ABS”, la “Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF G6.ABS”, el “Procedimiento de supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF P18.ABS” y demás documentos relacionados con el ejercicio de supervisión.

2. ALCANCE Este documento aplica para el desarrollo del ejercicio de supervisión que se adelanta en los servicios de atención a las Familias y Comunidades del ICBF en los

Niveles Nacional, Regional y Zonal. Se espera que este documento contribuya al mejoramiento continuo de la calidad en la prestación de los servicios, que la Dirección de Familia y Comunidades brinda a través de las modalidades de atención en los territorios.

3. DEFINICIONES  ACTA DE VISITA DE SUPERVISIÓN: Documento que describe los resultados obtenidos durante la visita de supervisión, las situaciones encontradas y las

acciones a realizar por parte del operador para subsanar las situaciones que lo ameriten. 1 “El contrato de aporte se celebrará bajo la modalidad de contratación directa, de conformidad con lo establecido en el artículo 122 del Decreto Ley 2150 de 1995, el contratista deberá seleccionarse del Banco Nacional de Oferentes conformado para el efecto por el ICBF o de forma directa de conformidad con lo dispuesto en este numeral. “ Manual de Contratación MO1.ABS. ICBF ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MODALIDADES DE FAMILIAS Y COMUNIDADES  ASISTENCIA TÉCNICA: Estrategia permanente de asesoría y acompañamiento que tiene como fin fortalecer el conocimiento, competencias y habilidades de las partes interesadas así como, la generación de conocimiento como práctica participativa orientado a la transformación social en temas relacionados con el quehacer del Instituto, a su vez promover el funcionamiento e interacción eficaz del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) y la mejora continua de la gestión institucional y la calidad del Servicio Público de Bienestar Familiar (SPBF).  CALIDAD: Grado en el que, un conjunto de características inherentes a un objeto (producto, servicio, proceso, persona, organización, sistema o recurso) cumple con los requisitos.2  CLÁUSULA PENAL: Según la “Guía General para el ejercicio de supervisión e

interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF G6.ABS” corresponde a aquella estipulación en la que los integrantes del vínculo contractual acuerdan que, ante un incumplimiento o retardo de las obligaciones contenidas en el mismo, el incumplimiento o mora queda sometido a efectuar una determinada prestación.  INSTRUMENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE VISITAS DE APOYO A LA SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE APORTE: Son los formatos utilizados para realizar seguimiento al cumplimiento de las condiciones de calidad y obligaciones contractuales.  MODALIDAD: Forma en la que se presta un servicio a partir de las características técnicas definidas por la Dirección de Familias y Comunidades.  OPERADORES: Son organizaciones sin ánimo de lucro (asociaciones, fundaciones, corporaciones, cajas de compensación, cooperativas, universidades, operadores étnicos, etc.) con quienes el ICBF celebra contratos de aporte o convenios para la atención a niños, niñas, adolescentes y familias de acuerdo con las Modalidades de servicio definidas por el ICBF. 2 NTC ISO 9000 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MODALIDADES DE FAMILIAS Y COMUNIDADES  PROFESIONAL DE APOYO A LA SUPERVISION: De acuerdo con lo

contemplado en el Artículo 83 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), para apoyar el ejercicio de supervisión adelantado directamente por la Entidad, el Instituto puede contratar personal de apoyo, a través de contratos de prestación de servicios. En ningún caso, los contratistas por prestación de servicios asumen la supervisión de los contratos ni remplazan la función de la entidad. (Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF G6.ABS).  SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNSIGE: De acuerdo con la Resolución 11980 de 2019 y el Manual del Sistema Integrado de Gestión del ICBF, el Sistema Integrado de Gestión es una herramienta gerencial la cual tiene el propósito de “promover y facilitar la mejora continua en la gestión del ICBF, orientada a garantizar el desarrollo del modelo que parte de la planeación estratégica de la entidad y se despliega a través de sus procesos de manera que se fortalezca, la calidad, la gestión ambiental, la seguridad y salud en el Trabajo y la seguridad de la Información, en el marco de la mejora de los resultados de los servicios ofertados a la primera infancia, niñez, adolescentes y sus familias”.  SUPERVISIÓN: Consiste en el seguimiento y vigilancia técnica, administrativa, financiera y jurídica que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato o convenio, es ejercida por el mismo Instituto cuando no se requieren conocimientos especializados. Se orienta y apoya mediante la “Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF G6.ABS”. 3

 SUPERVISOR/A DEL CONTRATO: De acuerdo con la “Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF G6.ABS” es la persona designada para la supervisión al interior del Instituto, debe ser funcionario del nivel técnico, profesional, asesor o directivo, que cuente con amplia experiencia en la materia, o que haya supervisado eficientemente esa clase de contratos en anteriores oportunidades, o que cuente con estudios en carreras afines al objeto del contrato que se va a supervisar. 3 https://www.icbf.gov.co/apoyo/adquisicion-de-bienes-y-servicios/contratacion ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESARROLLO De acuerdo con lo establecido en la “Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF G6. ABS”, las áreas misionales de la Sede de la Dirección General del ICBF deben diseñar y socializar instrumentos de supervisión que son de obligatoria aplicación durante el ejercicio de supervisión, por lo tanto, estos instrumentos son herramientas que coadyuvan a la efectividad en el desarrollo de actividades de seguimiento, vigilancia y control.

Igualmente, en el Decreto 987 de 2012, que describe las funciones de la Dirección de Familias y las Comunidades, establece entre otras: (Articulo 34 # 11) “Diseñar

las estrategias de asistencia técnica dirigida a regionales, centros zonales, prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención de familia y comunidad, medición y control de los avances de atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos” y (Numeral 3, Articulo 35) “Brindar asistencia técnica a las Direcciones Regionales, Centros Zonales, Entidades Territoriales y prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de Familia y Comunidad”. En cumplimiento de lo mencionado, la Dirección de Familias y Comunidades debe brindar soporte y asesoría permanente en el marco de sus competencias a los supervisores de contratos de aporte, en armonía con los valores que componen el Código de Integridad del ICBF. En concordancia con el Sistema Integrado de Gestión-SIGE del ICBF, a fin de garantizar la verificación de las condiciones de calidad de la prestación del servicio, se estructuraron las acciones de supervisión y de apoyo a la supervisión de la presente Guía de acuerdo con el Ciclo PHVM, el cual se basa en 4 fases principales que siguen una secuencia circular: Planear, Hacer, Verificar y Mejorar, en pro de la mejora continua. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Diagrama 1. Ciclo PHVM

Fuente: Norma ISO 9001 2015

Planear: Es definir las actividades que se van a realizar, teniendo en cuenta los recursos y la capacidad.

Hacer: Es ejecutar las actividades planeadas en el paso anterior.

Verificar: Es evaluar la ejecución de las actividades definidas, utilizando como base para esta revisión lo descrito en la planeación y en los documentos de operación.

Mejorar: Es tomar decisiones con base en los resultados generados de la evaluación realizada en el paso anterior, con el fin de que la nueva planeación contemple estos resultados y se ajusten las operaciones en pro de la mejora continua.

4.1 RESPONSABILIDADES DE LOS DIFERENTES NIVELES4 DE ACUERDO CON EL CICLO PHVM En este capítulo, se presentan las responsabilidades de cada uno de los actores del esquema de supervisión en el marco del ciclo PHVM. 4 Nivel Sede de la Dirección General, Nivel Regional y Nivel Zonal. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MODALIDADES DE FAMILIAS Y COMUNIDADES 4.1.1 Sede de la Dirección GeneralDirección de Familias y Comunidades (DFC) - Equipo de seguimiento al esquema de supervisión El equipo de seguimiento al esquema de supervisión de la DFC está conformado

por profesionales idóneos y con experiencia en las diferentes áreas del conocimiento que realizan el diseño, implementación, evaluación, y ajuste de la estructura y el funcionamiento del Esquema de Supervisión, quienes adelantan actividades agrupadas en las fases del ciclo. a) Fase Planear  Revisar permanente en la página web de ICBF para tener las versiones actualizadas de documentos como lineamientos, manuales operativos, guías, minutas contractuales, estudios de costos y demás normas referentes a la supervisión y operación de las modalidades de la DFC que son fundamentales para la verificación de las condiciones de calidad de los servicios.  Realizar el plan de trabajo que incluya espacios de socialización del esquema de supervisión y entrenamientos para la utilización de formatos y herramientas en regionales y centros zonales en el marco del ejercicio de la supervisión.  Establecer las actividades que cumplirán los enlaces regionales de supervisión.  Identificar en los contratos de aporte de las modalidades de atención de Familias y Comunidades que se están ejecutando en las direcciones regionales las obligaciones de tipo técnico, administrativo, financiero y jurídico, para el diseño de los formatos de supervisión y herramientas de seguimiento. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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b) Fase Hacer

 Actualizar la G19.PP Guía orientadora para la supervisión de las modalidades de Familias y Comunidades. La actualización y socialización de documentos, conlleva a la unidad de criterios en la supervisión de los contratos de aporte, evitando la subjetividad o posturas personales, ya que al contar con una guía se dan orientaciones claras frente al seguimiento contractual de acuerdo con las condiciones propias de las modalidades de atención de familias y comunidades, se busca el cumplimiento de los principios de la supervisión: igualdad, transparencia, coordinación, economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, planeación y equilibrio.  Actualizar formatos y herramientas de seguimiento que se utilizan para el seguimiento contractual. Los formatos y herramientas que se utilizan para el seguimiento contractual son elaborados teniendo en cuenta las particularidades de las modalidades de atención y las obligaciones contractuales. Cuando las regionales y centros zonales envíen observaciones y/o sugerencias de modificación de formatos e instrumentos, se validará la solitud de ajuste, la cual debe contar con el debido sustento y propuesta de cambio. Los insumos remitidos al equipo de seguimiento al esquema de supervisión de la Dirección de Familias y Comunidades son valiosos por cuanto fortalecen el esquema de supervisión, teniendo en cuenta que en el territorio se conoce de primera mano la realidad de la operación.  Socializar, orientar y brindar asistencia técnica a regionales y centros zonales sobre el seguimiento a la ejecución contractual de las modalidades de Familias y Comunidades en el marco del ejercicio de la supervisión. El fin de estas actividades es que los supervisores y profesionales de apoyo

a la supervisión fortalezcan el seguimiento técnico, administrativo, financiero y jurídico, para el cumplimiento de las obligaciones que se ejecutan en las modalidades de atención de la Dirección de Familias y Comunidades. Es ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MODALIDADES DE FAMILIAS Y COMUNIDADES necesario que se continúe con la autoformación permanente, actualizando conocimientos con las últimas versiones de los documentos que se publican en la página web del ICBF – Modelo de Operación por Procesos - Proceso Adquisición de Bienes y Servicios (contratación) y Proceso Promoción y Prevención (familias).  Diseñar y mantener actualizada la herramienta de supervisión, en la cual se registrarán los resultados del seguimiento contractual.  Consolidar la información: De acuerdo con los datos reportados por las regionales con los resultados de las acciones de seguimiento en el marco del esquema de supervisión de la Dirección de Familias y Comunidades. c) Fase Verificar  Realizar acompañamiento y seguimiento permanente a las Regionales y Centros Zonales frente a la implementación y funcionamiento del esquema de supervisión. Los acompañamientos y seguimientos se realizarán en sitio y vía remota, para lo cual se debe dejar constancia de las acciones realizadas en los formatos establecidos para ello. Estos acompañamientos se enfocan en temas específicos sobre la aplicación de los formatos, actas de supervisión

de encuentros grupales, familiares, comunitarios, intervención en domicilio, visita a sede administrativa, verificación telefónica y reportes del esquema de supervisión, con el fin de generar el fortalecimiento de las acciones desarrolladas por los supervisores y profesionales de apoyo a la supervisión en el ejercicio de supervisión.  En los casos excepcionales en que sean allegadas denuncias a la Dirección de Familias y Comunidades sobre el funcionamiento en la prestación de algún servicio, se procede de acuerdo con la “G1.RC Guía de Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos y sugerencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF” y la “G2.RC Guía para el Trámite de Denuncias de la Línea Anticorrupción en el Nivel Regional y Zonal”, para lo cual, se solicitará al director regional y al supervisor los insumos para la respuesta, por cuanto es en las regionales y centros zonales donde se supervisan los ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MODALIDADES DE FAMILIAS Y COMUNIDADES contratos de aporte y se tienen los soportes del seguimiento contractual realizado, adicional a lo descrito, la respuesta emitida por la Dirección de Familias y Comunidades será enviada al supervisor del contrato, para que en los casos que sea necesario se realice las actuaciones administrativas pertinentes. d) Fase Mejorar  En atención a la mejora continua, con los resultados reportados por las

regionales, se generan las alertas, igualmente se establecen que temas necesitan ser reforzados desde la asistencia técnica. 4.1.2 Dirección RegionalEnlaces de apoyo a la supervisión y Centros Zonales Para algunos contratos de aporte de las modalidades de familias y comunidades la supervisión se realiza a través de los coordinadores de asistencia técnica de las regionales, o de los coordinadores de los centros zonales u otros servidores públicos, que cumplan con los requisitos para ejercer la supervisión y en los casos que el servicio sea contratado en la Sede de la Dirección General, la supervisión está a cargo de la Dirección de Familias y Comunidades. De acuerdo con lo establecido en la “Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos suscritos por el ICBF G6.ABS”, la designación de supervisor se encuentra a cargo del ordenador del gasto y se debe tener en cuenta que el supervisor debe cumplir con los siguientes criterios: ✓ Ser funcionario(a) vinculado a la planta. ✓ Contar con alta experiencia en la materia, o que, ✓ Haya supervisado eficientemente contratos de aporte y/o convenios, o que, ✓ Cuente con estudios en carreras afines al objeto del contrato, ✓ O cuando el ordenador del gasto lo determine. Los profesionales de apoyo a la supervisión pueden ser contratistas, quienes apoyan en la revisión de aspectos administrativos, financieros, jurídicos y técnicos, realizan las visitas u otras acciones de seguimiento a la ejecución contractual y aportan los insumos para que el supervisor cumpla con su función. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MODALIDADES DE FAMILIAS Y COMUNIDADES Los enlaces regionales y de apoyo a la supervisión de la Dirección de Familias y Comunidades actúan como canal de información y comunicación entre la Dirección de Familias y Comunidades, los supervisores y profesionales de apoyo a la supervisión de los centros zonales y cuando la supervisión está en la regional realizan actividades de apoyo a la supervisión y de asistencia técnica sobre el esquema de supervisión a los colaboradores de las regionales y los centros zonales. A continuación, se describen las actividades a desarrollar en el ejercicio de supervisión: a) Fase Planear Diagrama 2. Fase Planear

CONOCIMIENTO DE PREPARACIÓN DE LAS

LINEAMIENTOS, MANUALES ACCIONES DE

OPERATIVOS, CONTRATO, ELABORACIÓN DE SEGUIMIENTO EN SITIO Y

DESEMBOLSOS, CUPOS,

CRONOGRAMAS REMOTO. (VISITAS Y

SISTEMAS DE INFORMACIÓN,

RESULTADOS DE VISITAS VERIFICACIÓN

ANTERIORES. ETC TELEFÓNICA) Fuente: Elaboración propia Dirección de Familias y Comunidades. ICBF. 2019  Conocer documentos: Antes de realizar los seguimientos y visitas de supervisión, se deben conocer los documentos necesarios que dan cuenta de los términos, plazos, calidad, cantidades y adecuada ejecución de los recursos, así como los lineamientos, manuales operativos, contrato de aporte, estudio de costos, costos de referencia, desembolsos, cupos,

reportes del sistema de información, resultados de visitas anteriores, la propuesta metodológica entregada por el operador en los casos que aplique, formatos, guías y anexos, entre otros. Igualmente existen documentos de consulta permanente que orientan el adecuado ejercicio de supervisión: a) Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y Decretos Reglamentarios: Dispone las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MODALIDADES DE FAMILIAS Y COMUNIDADES b) Estatuto Anticorrupción - Ley 1474 de 2011: Establece las diferencias, responsabilidades y obligaciones específicas de los supervisores e interventores dentro de la contratación estatal. c) Manual de Contratación del ICBF - MO1.ABS: Establece las disposiciones aplicables en los procesos de selección de operadores y/o contratistas en sus etapas de planeación, precontractual, contractual y postcontractual. d) Guía general para el ejercicio de Supervisión e interventoría de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF - G6.ABS, establece el marco conceptual sobre la supervisión e interventoría en el ICBF. e) Procedimiento para adelantar la supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF – P18.ABS. Describe el paso a paso de las

actividades en la supervisión.  Elaborar cronogramas: Los supervisores deben elaborar los cronogramas que seguirán durante las etapas contractual y post-contractual, en los cuales se incluyan las reuniones, presentación de informes, fecha de los desembolsos, actividades de verificación de obligaciones y compromisos, así mismo, se debe elaborar el cronograma de visitas de supervisión5, se debe garantizar que durante la vigencia del contrato de aporte se le realicen los seguimientos necesarios para la elaboración de la certificación para pago y la elaboración de los informes de supervisión. El supervisor es autónomo en determinar por cada contrato de aporte las veces que se debe realizar el seguimiento a la ejecución contractual, a medida que transcurre la vigencia contractual es importante que se lleve el control de los contratos de aporte a los que se les ha realizado seguimiento mediante visitas y/o verificación telefónica y priorizar los que hacen falta por hacerles este tipo de seguimiento. Se debe conocer la programación de actividades que es enviada por el operador, a fin de realizar visitas de supervisión en las mismas fechas que se están realizando las actividades reportadas, evitando pérdida de tiempo 5 De acuerdo con la Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF G6.ABS, en el numeral 5.2.4 indica “Para realizar un adecuado ejercicio de supervisión y/o interventoría, es fundamental, en los casos que aplique, realizar visitas a los sitios donde se ejecute el contrato/convenio con el fin de verificar que el servicio se presente acorde con los términos establecidos.” ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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MODALIDADES DE FAMILIAS Y COMUNIDADES del recurso humano y desgaste económico en visitas fallidas por falta de planeación. Cuando se evidencie que no se está dando cumplimiento al cronograma enviado por el operador y a fin de optimizar los recursos, el supervisor y/o profesional de apoyo a la supervisión debe llevar varias direcciones cercanas al lugar donde se estén realizando las actividades y dirigirse al siguiente sitio para realizar la visita y de esta forma no perder el desplazamiento. Como estrategia para conocer el cronograma exacto de las intervenciones en domicilio, se sugiere que el supervisor solicite semanalmente el cronograma de estas intervenciones y las reprogramaciones de visitas y encuentros. En los casos en los cuales no sea posible el desplazamiento, se utilizarán estrategias virtuales para llevar a cabo el seguimiento.

Nota: Las visitas de supervisión NUNCA deben avisarse al operador.6  Preparar las acciones de seguimiento en sitio y seguimiento remoto: Para optimizar el tiempo de las visitas y las llamadas de verificación, es necesario contar siempre con los siguientes elementos: - Para el seguimiento en sitio: Formatos impresos de las actas de visita supervisión (dos copias) y para el seguimiento remoto: Formatos de verificación telefónica, se debe verificar que sea la última versión de los formatos publicados en la página WEB. - Dispositivo para la captura de fotografías para realizar el registro

fotográfico en las visitas de supervisión: Se debe tener registro fotográfico de las visitas, especialmente de las fotografías que constituyen evidencia de presuntos incumplimientos, las cuales deben reposar en medio físico o magnético en la carpeta del contrato de aporte. En los casos en que las familias salgan en las fotografías, se debe informar que se realizarán fotografías y se debe dejar constancia que se les informó en el acta de supervisión. - 6 Las visitas serán avisadas solo en casos excepcionales por condiciones de segur