ICBF - Guia para el registro de convergencia de oferta mai v1

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INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE

OFERTA “MODELO DE ATENCIÓN INTEGRAL –MAI”

Dirección de Familias y Comunidades Bogotá, D.C., 2022 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Tabla de contenido 1 Objetivo ...................................................................................................................... 3 2 Alcance ....................................................................................................................... 3 3 Mapeo de oferta de programas sociales ..................................................................... 3 4 Descripción del instrumento de registro de oferta ....................................................... 4 4.1 Activación de macros ........................................................................................... 4 4.2 Formulario ........................................................................................................... 5 4.2.1 Guardar nuevo registro ................................................................................. 8 4.3 Guía de Oferta ................................................................................................... 14 4.4 Filtros................................................................................................................. 15 5 Lista de Figuras ........................................................................................................ 17 6 Relación de Formatos ............................................................................................... 17 7 Control de Cambios .................................................................................................. 17 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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1 Objetivo Orientar a la Unidad Mínima de IntervenciónUMI y al gestor de oferta del Piloto Modelo de Atención Integral MAI en el diligenciamiento del instrumento de registro de oferta para identificar los servicios con enfoque territorial. 2 Alcance El presente documento servirá como guía para el diligenciamiento del instrumento de registro de oferta del Piloto Modelo de Atención Integral MAI, que será implementado por el gestor con apoyo de la UMI. Sumado a esto, permitirá identificar el flujo de información de la convergencia de oferta y la gestión de redes. 3 Mapeo de oferta de programas sociales Uno de los pasos más importantes es la búsqueda de la oferta de programas sociales existentes en cada una de las regiones. Recuerde que, como gestor de oferta, una de las tareas es realizar una búsqueda exhaustiva y permanente de aquellos programas sociales que puedan satisfacer las necesidades de las familias en las dimensiones vivienda, educación, salud y nutrición, cultura, recreación y deportes, convivencia e integración social, productividad, ingresos y trabajo. Para esto, se sugiere hacer uso de motores de búsqueda como Google y documentos técnicos de programas y servicios, como lo son los manuales operativos, (para el desarrollo de esta guía se utilizará el ejemplo del programa “Jóvenes en Acción”). ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Figura 1. Mapeo de oferta de programas sociales 4 Descripción del instrumento de registro de oferta

El instrumento de registro de oferta, para el Piloto Modelo de Atención Integral MAI es una herramienta de caracterización de los servicios existentes en los municipios focalizados, que permite a los profesionales de acompañamiento familiar y al gestor de oferta, identificar, consolidar y reconocer la presencia de entidades públicas y privadas, así como la disponibilidad de servicios y programas presentes en los territorios. Esta caracterización permite ubicar ofertas de servicios en correspondencia a las características y necesidades de las familias. La herramienta cuenta con tres secciones: i) formulario, ii) control de información y iii) la guía de oferta. 4.1 Activación de macros Antes de realizar el diligenciamiento de la información, el archivo de Excel le pedirá activar las macros, las cuales permiten la integración de la información contenida en la herramienta. La figura 2 muestra cómo se debe realizar este procedimiento dependiendo de la versión de Excel. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Figura 2. Activación de macros 4.2 Formulario El formulario de Registro de Oferta para el Piloto Modelo de Atención Integral MAI, permitirá consignar la información de cada programa identificado en el territorio. El formulario consta de seis partes: i) información básica, ii) Información de la entidad responsable de la oferta, iii) información básica del programa, iv) disponibilidad de la oferta v) Tipos de inclusión y vi) Requisitos de entrada criterios de priorización. Además de esto, el formulario cuenta con

cuatro botones que facilitan el manejo de la información: i) guardar nuevo registro, ii) buscar, iii) modificar y iv) borrar. (ver figura 3). ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Figura 3. Formulario Instrumento registro de la oferta ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Figura 4. Funciones botones del formulario registro de la oferta • Indica el número consecutivo de formulario que se está diligenciado y permite llevar el control de la cantidad de formularios y de cada oferta. • Permite realizar búsqueda de los formularios que ya se encuentran cargados en el aplicativo, teniendo en cuenta su número de orden. • Permite guardar tanto los formularios diligenciados como los cambios, se debe tener en cuenta haber diligenciado los campos obligatorios. • Permite borrar todos los campos diligenciados y limpiar el formulario.

• Permite ver la Guía de Oferta. • Permite generar un resumen de las ofertas diligenciadas, para su control y fácil acceso. • Esta opción le permitirá salir y guardar el formulario diligenciado. 4.2.1 Guardar nuevo registro Una vez cuente con información del proceso de mapeo de oferta, comience a diligenciar el formulario de registro de oferta en cada una de sus secciones, teniendo en cuentas

las siguientes orientaciones:

1. Información Básica: hace referencia a los datos iniciales de identificación del Piloto Modelo de Atención Integral MAI como lo muestra la figura N° 5. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Figura 5. Información Básica Para su diligenciamiento, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: • Modalidad: para todos los efectos la modalidad será, el Piloto Modelo de Atención Integral MAI • Regional: donde se ejecuta el contrato, escoger de la lista desplegable el nombre de la Regional. • Operador: la razón social de la entidad que registra la información y • Número de contrato; número correspondiente al Contrato de la modalidad. ii) Información de la entidad responsable de la oferta: en la segunda sección deberá ingresar el nombre de la entidad de orden municipal, departamental o nacional responsable del programa (para el ejemplo de Jóvenes en Acción, la entidad responsable del programa es el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - DPS) , tipo de entidad (este ítem es una lista desplegable que tiene las

opciones de: pública, privado, mixta, cooperación y organización de base comunitaria); seleccione la que corresponda, como se muestra en el ejemplo (ver figura 6). ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Figura 6. Información de la entidad responsable de la oferta iii) Información básica del programa: Esta sección permite identificar las características principales del programa; la figura N° 7 relaciona las variables correspondientes a esta sección y sus respectivas opciones de respuesta. Inicialmente, deberá relacionar el nombre del programa, el nombre de quien lo opera, que puede ser diferente a la entidad responsable del programa, la descripción del programa. Lo anterior debe realizarse de acuerdo con la información oficial del mismo, obtenida a través de motores de búsqueda, páginas web, folletos informativos o los representantes de los programas en los municipios. Después de esto se encontrará con cuatro variables categóricas: i) tipo de acceso al programa, la cual hace referencia al tipo de convocatoria del programa encontrado (abierta, cerrada, demanda); ii) el modo de atención (virtual, presencial, virtual y presencial, semipresencial); iii) ¿Cómo se recibe el beneficio? (especie, efectivo, especie y efectivo); iv) aporte o compromisos del beneficiario (dinero, tiempo, otros, ninguno). Además, el formulario solicita tipo de cobertura: (Nacional, Departamental, Municipal), las

cuales son mutuamente excluyentes y en caso de que el programa sea departamental, elija de la lista desplegable el departamento, así como si es municipal; Zona de cobertura (Barrio, vereda, comuna, localidad, UPZ del municipio donde se encuentra el programa). Es importante tener en cuenta que en caso de que la oferta aplique para varios municipios se debe crear un registro para cada uno de ellos1. El equipo referente orientador y el gestor de oferta deberá incluir el resultado de los acuerdos previos con las entidades correspondiente en caso de que se logre la vinculación preferente para los integrantes de familias de la modalidad que cumplan con los requisitos. A continuación, se ha de registrar la información en las siguientes variables: Nombre de la persona de contacto, teléfono de la persona de contacto, correo electrónico de la persona 1 Nota: en caso de que el programa o iniciativa que contemple varias líneas de inversión que determinen requisitos diferentes, se debe diligenciar un formulario por línea, ej. Generación E establece criterios diferenciales para las modalidades de Equidad y Excelencia. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN GUÍA PARA EL REGISTRO DE OFERTA Versión 1 Página 11 de 17 de contacto en el municipio o departamento en caso de que se haya tenido contacto directo o se conozcan los datos de la persona y la Página WEB del programa. Figura 7. Información básica del programa iv) Disponibilidad de la oferta: En esta sección se deberá incluir información a los tiempos de inscripción y acceso a la oferta, una vez dé clic sobre la casilla, se desplegarán

dos opciones con las categorías activo e inactivo, seleccione la que corresponda. Además, es indispensable relacionar el número de veces que se oferta el programa en el año y asociar a cada convocatoria la fecha de inicio y fin (esta última parte estará condicionada por el número de ofertas que se incluyan en el inciso anterior – ver “Número de veces que se oferta en el año”). En caso de que las convocatorias a Jóvenes en Acción se realicen 4 veces al año, se diligencia el siguiente ejemplo (ver figura 8). ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Figura 8. Disponibilidad de la oferta v) Tipos de inclusión: permite identificar dentro de las categorías inclusión social e Inclusión productiva, en cuál de ellas se puede clasificar la oferta, de acuerdo con los conceptos descritos en la guía de convergencia de oferta y gestión de redes. En el caso de Dimensión en la que se enmarca el programa, hace referencia a los derechos a cuyo cumplimiento aporta la oferta y permite seleccionar una sola dimensión de las siguientes listas desplegables: Línea de atención - Inclusión social (Activación de rutas y gestión de redes): Vivienda; Educación; Salud y Nutrición; Cultura, recreación y deporte; Convivencia integración social y Productividad, ingresos y trabajo. Línea de atención - Inclusión productiva (convergencia de oferta): Familia; Mujer; Población

LGBTI; Discapacidad; Niñas, niños y adolescentes; Jóvenes; Comunidades negras; Afrodescendientes; Indígenas; Raizales; Palenqueros; Rrom; Victimas; Reincorporados En caso de que la oferta aplique para varios tipos de población, se debe elegir la población más relevante para el ingreso de la información, para su diligenciamiento. Para el ejemplo de Jóvenes en Acción, el diligenciamiento se realizaría de la siguiente manera para esta sección (ver figura 9). ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Figura 9. Tipo de Inclusión vi) Requisitos de Entrada y Criterios de priorización: esta sección permite registrar las condiciones que deben cumplir las familias y sus integrantes para tener acceso a la oferta y está dividida en dos partes: Requisitos de entrada, que muestra las opciones edad y nivel de escolaridad; las cuales presentan el campo Cuál, que permite especificar los rangos de edad y escolaridad requeridos para el ingreso y postulación. El segundo módulo de esta sección, hace referencia a variables con las que se prioriza el acceso a la oferta, que se constituyen en criterios diferenciales adicionales para el direccionamiento de la oferta y pueden ser: Unidos, Población Víctima, Pueblos étnicos, ICBF, Familias en Acción o Grupos SISBEN; en caso de existir, se debe escoger de la lista

la opción SI y a continuación describir en el campo Cuál. Para el caso de Pueblos étnicos y Grupo SISBEN, existen en el campo Cuáles listas desplegables que se activan solo en caso de responder SI en la opción existe, la cual permite escoger el pueblo al que esta oferta prioriza o el grupo SISBEN, como se muestra en la figura 10. A continuación se muestra el ejemplo para el programa Jóvenes en Acción. Figura 10. Requisitos de entrada y criterios de priorización ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Figura 11. Listas desplegables para pueblos étnicos y Grupo SISBEN Para el diligenciamiento de los requisitos de entrada, se recomienda revisar documentos técnicos como el Manual Operativo o realizar acercamiento con los responsables de los programas o iniciativas, para identificar y diligenciar las variables adicionales pendientes y las variables con las que se prioriza el acceso a la oferta, seleccionando las que correspondan. 4.3 Guía de Oferta La guía de oferta es una herramienta que busca facilitar la búsqueda de los servicios registrados en la herramienta con el fin de prestar el servicio de convergencia a las familias participantes del programa según las características o necesidades y disponibilidad de oferta pertinente. Así, por ejemplo, si se identifica que los integrantes de la familia no cuentan con educación

superior, la guía de oferta le permitirá, ingresando los filtros pertinentes, identificar aquellos programas que incentivan el acceso a la educación superior como es el caso de “Jóvenes en Acción” (ver figura 11). En este sentido existen otras posibilidades para filtrar la información y así generar los escenarios de convergencia de oferta adecuados para la ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN GUÍA PARA EL REGISTRO DE OFERTA Versión 1 Página 15 de 17 familia. 4.4 Filtros • Criterios de servicio y cobertura: Dado que cada equipo referente orientador y gestor de oferta diligenciará la información nacional, departamental y municipal, el filtro más relevante es el de la cobertura municipal. Es así, que podrá reconocer toda la oferta presente en una zona específica. • Ámbitos de política pública: aquí podrá filtrar y reconocer toda la oferta de servicios pública o privada por dimensión, enfatizando en el principal bien o servicio que ofrece el programa (i.e. técnico laboral). • Requisitos de entrada: Usando los filtros acá relacionados es posible reconocer la oferta específica con base en las características de edad, puntaje SISBEN, nivel de escolaridad, discapacidad, género, víctimas, reincorporados, pueblos étnicos y otros. • Calidad de la información y la oferta: este filtro ayuda a seleccionar los programas que cuentan con mayor información, así mismo generar alertas para completar los datos de los programas que tienen déficit. Una vez seleccionados todos los filtros anteriores, la herramienta le recomendará una serie

de programas que se ajustan a las necesidades de las familias. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Figura 12. Guía de Oferta ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN GUÍA PARA EL REGISTRO DE OFERTA Versión 1 Página 17 de 17 5 Lista de Figuras Figura 1. Mapeo de oferta de programas sociales ...................................................................... 4 Figura 2. Activación de macros ...................................................................................................... 5 Figura 3. Formulario Instrumento registro de la oferta ............................................................... 6 Figura 4. Funciones botones del formulario registro de la oferta ............................................. 8 Figura 5. Información Básica .......................................................................................................... 9 Figura 6. Información de la entidad responsable de la oferta ................................................. 10 Figura 7. Información básica del programa ................................................................................ 11 Figura 8. Disponibilidad de la oferta ............................................................................................ 12 Figura 9. Tipo de Inclusión ............................................................................................................ 13 Figura 10. Requisitos de entrada y criterios de priorización .................................................... 13 Figura 11. Listas desplegables para pueblos étnicos y Grupo SISBEN ................................ 14 Figura 12. Guía de Oferta ............................................................................................................. 16 6 Relación de Formatos

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

N/A N/A 7 Control de Cambios Fecha Versión Descripción del Cambio N/A N/A N/A ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.