ICBF - Guia toma de muestras residente en el exterior v1

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GUÍA TOMA DE MUESTRAS CUANDO UNA DE LAS PARTES ES DE

NACIONALIDAD COLOMBIANA O DE NACIONALIDAD EXTRANJERA

RESIDENTE EN EL EXTERIOR Versión 1 Página 1 de 8

RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

1. OBJETIVO Brindar las orientaciones necesarias para atender y practicar las pruebas de ADN, solicitadas por las autoridades competentes, en desarrollo de acciones o procesos de reconocimiento, investigación o impugnación de la paternidad o maternidad cuando una de las partes de nacionalidad colombiana o extranjera resida en el exterior.

2. ALCANCE Inicia con la atención de las consultas sobre filiación en los centros zonales del ICBF y culmina con el envío del dictamen pericial a la autoridad solicitante, verificando el estado del proceso adelantado en el

Sistema de Información Misional – SIM Módulo Pruebas Genéticas. Describe las actividades relacionadas con las fases de solicitud, citación de las personas, toma de muestras y envío de los resultados garantizando que los procedimientos respondan a los parámetros de calidad, transparencia y veracidad establecidos en la Ley 721/2001 y a los estándares nacionales e internacionales para la preservación, transporte y custodia de muestras biológicas. La presente guía aplica en el nivel nacional, regional y zonal.

3. DEFINICIONES:  Cadena de Custodia: Sistema que garantiza la autenticidad de los elementos de prueba, el registro de los custodios, así como el control de traslados y traspasos de los mismos. Se aplica tanto a las muestras

biológicas como a los documentos relacionados con un proceso.  Carta Rogatoria: La carta rogatoria es un medio de comunicación procesal entre autoridades que se encuentran en distintos países, y que sirve para practicar diversas diligencias en otro lugar en el que el juez del conocimiento no tiene jurisdicción. Dichas diligencias van encaminadas a la solicitud que formula un juez a otro de igual jerarquía, a fin de que se practique ante el segundo el desahogo de una notificación de documentos o citación de personas, emplazamientos a juicio, etc., y que recurren a ello, en virtud de que por cuestiones de jurisdicción, tienen una limitante en cuanto a su ámbito de competencia espacial, ya que no pueden actuar más que en el territorio que les circunscribe. Lo anterior se sustenta con base a las diversas Convenciones o Tratados Internacionales en los que se contemple la tramitación de cartas rogatorias, y a falta de ello, con base a la reciprocidad internacional.  Documentos para toma de muestra: Formato para consentimiento informado, tarjeta para huellas dactilares y planillas de registro de las actividades realizadas.  Exhorto: Comisión que libra una autoridad judicial colombiana a un agente diplomático o consular para que adelante determinadas diligencias, las cuales serán aportadas a un proceso o investigación.  Informe Pericial: Resultado de una peritación específica que contiene la identificación completa de la autoridad que lo solicita, la descripción de los elementos contenidos para el estudio, la pregunta motivo Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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RESIDENTE EN EL EXTERIOR Versión 1 Página 2 de 8 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS de peritación, la descripción de los métodos e instrumentos empleados, los hallazgos e interpretación de los resultados y las conclusiones.  Muestras Biológicas: Muestra de tejido humano, generalmente de sangre ó epitelio bucal, utilizado para obtener los perfiles genéticos de las personas involucradas en una investigación de paternidad o maternidad.  Paquete para toma de muestra: Elementos utilizados para obtener y preservar una muestra biológica (sangre, saliva) para ser utilizada en la investigación biológica de la paternidad.  Valija Diplomática: Cartera cerrada y precintada que contiene la correspondencia oficial entre un Gobierno y sus agentes diplomáticos en el extranjero.

4. DESARROLLO 4.1 CUANDO UNA DE LAS PARTES ES DE NACIONALIDAD COLOMBIANA RESIDENTE EN EL EXTERIOR No Actividad Responsable Registro Atender consultas sobre filiación en los centros zonales Defensoría de 1 Historia de atención del ICBF. familia Entablar demanda de investigación de paternidad o Copia de la demanda – 2 Defensor de familia maternidad ante la jurisdicción de familia. Historia de atención Diligenciar la solicitud para la práctica de prueba de ADN Formato único de al grupo familiar, formato único de solicitud (FUS) y Juez de familia o solicitud (FUS) 3 elaborar el exhorto dirigido al Cónsul de Colombia en el promiscuo

país de residencia de la persona o personas residentes Exhorto en el extranjero, a quienes deba tomarse la muestra. Enviar el formato único de solicitud (FUS) y el exhorto al laboratorio contratado por el ICBF para la práctica de la Secretario del 4 Oficios remisorios prueba de ADN y copia de los documentos a la regional juzgado del ICBF que corresponda a su jurisdicción. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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RESIDENTE EN EL EXTERIOR Versión 1 Página 3 de 8 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Sistema de Revisar documentos e ingresar la solicitud en el módulo Profesional de la Información Misional – 5 de genética del ICBF. Regional SIM Módulo Pruebas genéticas Persona designada Recibir documentos e ingresar la solicitud al sistema de Sistema de Información por el laboratorio 6 información propio del Laboratorio contratado por el Misional – SIM Módulo contratado por el ICBF. Pruebas Genéticas ICBF Persona designada Preparar el paquete y los documentos necesarios para la por el laboratorio 7 toma de muestra de la parte o partes colombianos(as) Oficios remisorios. contratado por el residentes en el exterior. ICBF Coordinador(a) del Enviar el paquete y los documentos a la Coordinación de

laboratorio 8 Asuntos Consulares del Ministerio de Relaciones Oficio remisorio contratado por el Exteriores de Colombia. ICBF Coordinador(a) de Enviar el paquete y los documentos al Cónsul de Asuntos Consulares 9 Colombia en el país de residencia de la parte que debe Ministerio de Oficio remisorio contactarse. Relaciones Exteriores 10 Recibir solicitud, paquete y documentos. Cónsul de Colombia Oficio remisorio Enviar citación a la persona requerida señalando, la fecha, hora y dirección en que se realizará la toma de la muestra e informándole que debe presentar original y fotocopia del documento de identidad.

Nota: Se hará máximo dos citaciones las cuales deben Citaciones, copia acta y 11 Cónsul de Colombia ser enviadas por correo certificado ó entregado recibo de correo personalmente. Si la persona requerida no comparece debe levantarse acta la cual se remitirá a través de valija diplomática al Ministerio de Relaciones Exteriores en Colombia con el paquete enviado para toma de muestras.

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RESIDENTE EN EL EXTERIOR Versión 1 Página 4 de 8 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Atender a la persona requerida e informar sobre la razón de la citación, explicar el procedimiento a seguir (Guía

para toma de muestra) Documentos Cónsul de Colombia diligenciados con sus 12 Nota: Si la persona requerida no permite la toma de o su delegado respectivos anexos, muestra debe levantarse acta la cual se remitirá a través copia acta de valija diplomática al Ministerio de Relaciones Exteriores en Colombia con el paquete enviado para toma de muestras Recibir el consentimiento informado para practicar el Cadena de custodia, Cónsul de Colombia, examen, tomar la muestra siguiendo el procedimiento formato de 13 agregado médico o técnico e iniciar la cadena de custodia de las muestras consentimiento su delegado. tomadas. informado. Enviar el sobre al Ministerio de Relaciones Exteriores a 14 través de la valija diplomática conservando la cadena de Cónsul de Colombia Oficio remisorio custodia. Coordinador de Asuntos Consulares 15 Recibir sobre sellado y enviar al laboratorio remitente. Ministerio de Oficio remisorio Relaciones Exteriores Recibir sobre, enviar comunicación al juzgado que Documentos, registros Personas designadas ordenó la práctica de la prueba, para que el juez cite a internos del laboratorio y por el laboratorio 16 las otras partes procesales de acuerdo al cronograma documentos del caso. contratado por el establecido a la jurisdicción del caso, actualizar base de Sistema de Información ICBF datos y custodia de muestras y documentos recibidos. laboratorio contratado Persona designada Muestras tomadas, Atender las personas citadas y aplicar el procedimiento por el laboratorio documentos 17 establecido para toma de muestras de ADN en los contratado por el diligenciados laboratorio procesos de investigación de paternidad o maternidad.

ICBF contratado Documentos, registros Persona designada internos y documentos Recibir muestras y documentos, actualizar datos y por el laboratorio 18 del caso. Sistema de asignar caso a perito. contratado por el Información del ICBF laboratorio contratado Perito designado por Procesar y elaborar resultado pericial y presentar al el laboratorio Registros internos del 19 coordinador del laboratorio. contratado por el laboratorio contratado ICBF Planilla de envío de Enviar informe pericial a la autoridad solicitante, informe pericial. Coordinador(a) del 20 actualizar datos y enviar información al ICBF Sede laboratorio Nacional. Sistema de información del laboratorio contratado Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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RESIDENTE EN EL EXTERIOR Versión 1 Página 5 de 8 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Sistema de Información Verificar estado del proceso adelantado en el Sistema de Profesional Dirección 21 Misional – SIM Módulo Información Misional – SIM Módulo Pruebas Genéticas. de Protección

Pruebas Genéticas FIN 4.2 CUANDO UNA DE LAS PARTES ES DE NACIONALIDAD EXTRANJERA RESIDENTE EN EL

EXTERIOR No Actividad Responsable Registro Atender consultas sobre filiación en los centros zonales Defensoría de 1 Historia de atención del ICBF. Familia

Entablar demanda de investigación de paternidad o Copia de la demanda – 2 Defensor de Familia maternidad ante la jurisdicción de familia. Historia de atención Diligenciar la solicitud para la práctica de prueba de ADN Formato único de al grupo familiar, formato único de solicitud (FUS) y Juez de Familia o solicitud (FUS) 3 elaborar una carta rogatoria dirigida a la autoridad Promiscuo. homologa a la colombiana en el país requerido. Carta rogatoria Traducir, cuando aplique, por traductor oficial, la carta 4 Usuario Carta rogatoria traducida rogatoria al idioma correspondiente. Remitir al Ministerio de Relaciones Exteriores original de Copia carta rogatoria la carta rogatoria traducida, cuando aplique, con copia a Secretario del 5 radicada en Ministerio de la Subdirección de Restablecimiento de Derechos del Juzgado Relaciones Exteriores ICBF. Enviar por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores la carta rogatoria a la Embajada de Colombia en el país Ministerio de 6 en donde resida la parte involucrada en el proceso, para Relaciones Copia de oficio remisorio que a su vez la Embajada la envíe a la autoridad Exteriores competente del mismo rango en dicho país. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Recibir respuesta a la carta rogatoria por parte de la autoridad del mismo rango a la colombiana del país en el cual se presenta el requerimiento. Embajada de 7 Colombia en el país Respuesta oficial Nota: Atender y tramitar la solicitud hecha en la carta requerido rogatoria depende de la voluntad de colaboración de la autoridad del país en el que se hace la solicitud. Envío por parte de la autoridad del mismo rango a la Embajada de 8 colombiana de la respuesta a la carta rogatoria al Colombia en el país Oficio remisorio Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. requerido Ministerio de Envió por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores 9 Relaciones Oficio remisorio la respuesta a la autoridad Colombiana que lleva el caso. Exteriores Persona designada Sistema de Información Recibir documentos e ingresar la solicitud al sistema de por el laboratorio 10 actualizado del información propio el Laboratorio contratado por el ICBF. contratado por el laboratorio contratado ICBF Persona designada Preparar el paquete y los documentos necesarios para la por el laboratorio 11 toma de muestra de la persona o personas residentes en Oficios remisorios contratado por el el exterior. ICBF Coordinador(a) del Enviar el paquete y los documentos a la Coordinación de laboratorio 12 Asuntos Consulares del Ministerio de Relaciones Oficio remisorio contratado por el Exteriores de Colombia. ICBF. Coordinador(a) de Enviar el paquete y los documentos a la Embajada de Asuntos Consulares 13 Colombia en el país de residencia de la parte que debe Ministerio de Oficio remisorio contactarse. Relaciones Exteriores Embajada de

Recibir en la valija diplomática la solicitud, paquete y 14 Colombia en el país Oficio remisorio documentos. requerido Enviar el paquete y los documentos a la autoridad Embajada de 15 homologa a la colombiana del país requerido de la parte Colombia en el país Oficio remisorio a la que debe realizársele la prueba de ADN. requerido Autoridad homologa 16 Recibir solicitud, paquete y documentos. a la colombiana del Oficio remisorio país requerido Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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NACIONALIDAD COLOMBIANA O DE NACIONALIDAD EXTRANJERA

RESIDENTE EN EL EXTERIOR Versión 1 Página 7 de 8 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Enviar citación a la persona requerida señalando, la fecha, hora y dirección en que se realizará la toma de la muestra e informándole que debe presentar original y fotocopia del documento de identidad. Autoridad homologa 17 Citación y Recibo de a la colombiana del correo Nota: Se harán máximas dos citaciones las cuales país requerido deben ser enviadas por correo certificado ó entregado personalmente. Si la persona requerida no comparece deba hacerse un acta y devolver con el paquete enviado. Atender a la persona requerida e informar sobre la razón de la citación, explicar el procedimiento a seguir (Guía Documentos para toma de muestra) Autoridad homologa diligenciados con sus 18 a la colombiana del respectivos anexos

Nota: Si la persona requerida no permite la toma de país requerido muestra se realiza acta y devuelve la solicitud al Acta

Ministerio de Relaciones Exteriores en Colombia. Cadena de custodia, Recibir las autorizaciones para practicar el examen, Autoridad homologa formato de 19 tomar la muestra siguiendo el procedimiento técnico e a la colombiana del consentimiento iniciar la cadena de custodia de las muestras tomadas. país requerido informado laboratorio contratado Autoridad homologa 20 Enviar el sobre a la Embajada de Colombia en el exterior. a la colombiana del Registro de recepción país requerido Enviar el sobre al Ministerio de Relaciones Exteriores a Embajada de 21 través de la valija diplomática conservando la cadena de Colombia en el país Oficio remisorio custodia. requerido Coordinador de Asuntos Consulares 22 Recibir sobre sellado y enviar al laboratorio remitente. Oficio remisorio Ministerio de Relaciones Recibir sobre, enviar comunicación al juzgado que Registros internos del Personas designadas ordenó la práctica de la prueba, para que el juez cite a laboratorio por el laboratorio 23 las otras partes procesales de acuerdo al cronograma contratado por el establecido a la jurisdicción del caso, actualizar base de Sistema de Información ICBF datos y custodia de muestras y documentos recibidos. del laboratorio contratado Persona designada Muestras tomadas, Atender las personas citadas y aplicar el procedimiento por el laboratorio documentos 24 establecido para toma de muestras de ADN en los contratado por el diligenciados laboratorio procesos de investigación de paternidad o maternidad. ICBF contratado Persona designada Registros internos del Recibir muestras y documentos, actualizar datos y por el laboratorio

25 laboratorio asignar caso a perito. contratado por el Sistema de Información ICBF Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA  Ley 721 de 2001.  Acuerdo 4024 de 2007  Artículo 5º de la Convención de Viena sobre relaciones consulares, Viena 1963.

6. RELACIÓN DE FORMATOS CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.G7.P Formato único de solicitud (FUS)

7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Se modifica el formato del documento que hace parte del Sistema

G02.PM03 04/11/2011 Integrado de Gestión del ICBF, acorde al Instructivo IT1.MI de Versión 1.0 encabezado y píe de página. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.