ICBF - Instructivo busqueda de origenes ninos ninas adolescentes y adultos adoptados v1

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Versión 1 10

ADOPCIONES

1. OBJETIVO Realizar búsqueda activa de los miembros de la familia biológica y brindar orientación al adoptado, familia adoptante y familia biológica, en el marco del cumplimiento al derecho de los niños, niñas, adolescentes y adultos adoptados de conocer su origen y el carácter de su vínculo familiar y a tener acceso a la documentación de su proceso de adopción mediante el suministro de información y copias de la historia de atención.

2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD.

Código Nombre del procedimiento P4.P Procedimiento Adopciones Familias Residentes en Colombia P5.P Procedimiento Adopciones Familias Residentes Exterior

3. ALCANCE Comprende desde que se recibe la solicitud por parte del adoptado mayor de edad o por parte de sus padres adoptivos cuando el adoptado es menor de edad, hasta cuando se coordina el encuentro o contacto con la familia bibliología y el adoptado o se informa al adoptado que la persona buscada no desea establecer contacto y se cierra el trámite actualizando en el Sistema de Información Misional

(SIM). El presente instructivo aplica en el nivel Nacional, Regional y Zonal.

4. DESARROLLO Este instructivo está diseñado para los niños, niñas, adolescentes y adultos adoptados que desean tener conocimiento de sus orígenes a través de su historia de adopción. La búsqueda de familia biológica aplicará únicamente para mayores de edad. Para menores de edad se analizará cada caso

en particular. No Actividad Responsable Registro Inicio Recibir del adoptado mayor de edad, o de sus padres adoptivos Profesional cuando el adoptado es menor de edad, la solicitud para obtener Subdirección de una copia de su historia de atención correspondiente al Adopciones procedimiento de adopción. Correo electrónico Profesional Atención

1. Nota: La solicitud puede ser recibida por correo electrónico al ciudadano Regional

busquedaorigenesadoptados@icbf.gov.co, o personalmente en Comunicación la Subdirección de Adopciones, Dirección de Servicios y escrita Profesional Atención Atención al Ciudadano de la sede de la Dirección General, al Ciudadano CZ Regional, Centro Zonal o IAPA. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 11 ADOPCIONES No Actividad Responsable Registro Profesional de Atención al ciudadano IAPA Brindar la información correspondiente, teniendo en cuenta si el adoptado desea copia de la documentación o realizar la búsqueda de familia de origen. ¿La solicitud corresponde únicamente a documentación? SI: Informar al adoptado mayor de edad o padres adoptantes, los requisitos para iniciar el trámite para obtener la copia de su historia de atención y remitir el formato de Búsqueda de orígenes de mayores o menores de edad o Formato Búsqueda familias biológicas a adoptados. Continuar con la siguiente

actividad No. 3 Profesional Formato Subdirección de Búsqueda de NO: Continuar con la siguiente actividad No. 3 Adopciones orígenes de mayores de Nota: Toda solicitud que corresponde únicamente a edad documentación deberá venir acompañada de los siguientes requisitos: Profesional Atención Formato - Fotocopia del documento de identidad o pasaporte del al ciudadano Regional Búsqueda de 2. adoptado. orígenes de - Registro civil de nacimiento anterior y/o posterior a la menores de adopción. edad - Sentencia de adopción. - Carta firmada por el solicitante especificando los siguientes Profesional Atención Formato datos: al Ciudadano CZ Búsqueda o Nombres y apellidos antes de la adopción familias o Nombres y apellidos después de la adopción biológicas a o Lugar y fecha de nacimiento adoptados o Lugar y fecha de la adopción: (Regional, o IAPA) o Indicar una cuenta de correo electrónico personal Profesional de o Indicar que desea copia de la Historia de Atención Atención al ciudadano o Cuáles son los motivos por los que desean obtener una copia de la Historia de Atención Cuando la solicitud es de un menor de edad, son los padres adoptantes quienes la realizan (familia biológica sólo se busca IAPA en casos excepcionales). Es necesario que los padres adoptantes, adicional a los documentos anteriormente mencionados adjunten copia del documento de identidad de los Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 11 ADOPCIONES No Actividad Responsable Registro padres y de la Sentencia de Adopción del niño, niña y adolescente y en la carta indiquen la respuesta a la siguiente pregunta: - Se encuentran adelantando algún proceso terapéutico/profesional que respalde su solicitud y les facilite como familia el manejo de la información que encuentren en la Historia de Atención. Cuando la solicitud corresponde a encontrar familia biológica, deberá venir acompañada de los documentos anteriormente mencionados y adicionalmente en la carta narrar brevemente aspectos de su vida para en caso de localizar familia biológica, hablarles de usted y dar respuesta a las siguientes preguntas: - ¿Cómo se ha preparado para este proceso? - ¿Cuál es el motivo por el que desea encontrarse con su familia biológica? - ¿Qué expectativas tiene respecto a un posible encuentro con ellos? - ¿Ha recibido, recibe actualmente y/o recibirá a futuro, apoyo terapéutico/profesional para el afrontamiento de los diferentes resultados que pueda arrojar esta búsqueda? - ¿Sus padres adoptantes conocen y apoyan esta decisión? Crear la petición en el Sistema de Información Misional (SIM) e informar el número asignado al adoptado mayor de edad o a sus padres adoptantes cuando el adoptado es menor de edad. Sistema de Profesional Atención Nota: A partir del recibo de la petición se cuenta con cinco días Información 3. al Ciudadano CZ – hábiles para crearla en el Sistema de Información Misional Misional Regional - SDG (SIM) y direccionarla al profesional competente. La petición se SIM

crea como Derecho de petición - Información y orientación con tramite” motivo, búsqueda de orígenes. Direccionar la petición teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: Sistema de Profesional Atención Información

4. Nota: Para los casos que la documentación se encuentre en la al Ciudadano CZ – Misional Regional y la solicitud sea realizada en el Centro Zonal, Se Regional - SDG SIM deberá remitir al Comité de Adopciones.

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Versión 1 11 ADOPCIONES No Actividad Responsable Registro Para los casos que la documentación se encuentre en el Archivo Central del ICBF, se deberá direccionar al Profesional Subdirección de Adopciones. Para los casos que se reciben a través de la IAPA, se deberá informar el correo electrónico busquedaorigenesadoptados@icbf.gov.co y la documentación requerida Cuando la solicitud es realizada para buscar familia biológica, esta será direccionada a la Profesional Subdirección de Adopciones. Formato Búsqueda de orígenes de mayores de edad Analizar si la solicitud aplica o no para iniciar el trámite de Formato búsqueda de orígenes y revisar que la petición se encuentre Búsqueda de completa. orígenes de menores de ¿La petición cuenta con los requisitos completos para iniciar el edad

trámite de búsqueda de orígenes? Profesional Subdirección de Formato SI: Continuar con la siguiente actividad No. 6 Adopciones Búsqueda 5. familias NO: Contactar al interesado dentro de los 15 días hábiles biológicas a siguientes al recibido de la solicitud y solicitar completar los Secretario del Comité adoptados datos mínimos para iniciar el trámite de búsqueda de orígenes. de Adopciones Sistema de Nota: El peticionario cuenta con 30 días hábiles para allegar la Información respuesta, de lo contrario se entenderá como desistida por no Misional comunicación. SIM Correo electrónico Comunicación escrita Profesional Informar al solicitante por medio de correo electrónico o a través Correo Subdirección de 6. de comunicación escrita, la recepción de la petición y la electrónico Adopciones confirmación del inicio del trámite de búsqueda de los orígenes Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 11 ADOPCIONES No Actividad Responsable Registro de la persona adoptada, dentro de los 15 días hábiles siguientes Comunicación al recibido de la solicitud. Secretario del Comité escrita de Adopciones Solicitar la Historia de Atención del niño, niña, adolescente o adulto adoptado al responsable del archivo de la Regional ICBF, a la Institución Autorizada IAPA (cuando los archivos reposan

allí) donde se efectuó la adopción o al Archivo Central del ICBF. Esta solicitud se realiza a través de correo electrónico. Profesional Subdirección de Nota: Luego de recibida la solicitud completa se cuenta con 15 Adopciones Correo 7. días hábiles para solicitar copia de la historia de atención a la electrónico Regional, IAPA, o Archivo Central del ICBF. Secretario del Comité de Adopciones Para el trámite de Búsqueda de Familia Biológica, siempre se deberá solicitar copia de la Historia de Atención del niño, niña, adolescente o adulto adoptado para el análisis pertinente. ¿La Historia de Atención es ubicada? SI: Recibir la Historia de Atención del niño, niña, adolescente o adulto adoptado a través de correo electrónico (escaneado en archivo PDF cuando está en la Regional) o en físico cuando está en el archivo central. Continuar con la siguiente actividad Profesional Historia de No. 9. Subdirección de Atención NO: Recibir comunicación a través de correo electrónico Adopciones 8. informando la gestión realizada y los motivos por los cuales no Correo se encontró la documentación. Continuar con la actividad No. Secretario del Comité electrónico 10. de Adopciones Nota: El tiempo establecido para remitir por parte de la Regional ICBF, Institución Autorizada IAPA o por el Archivo Central del ICBF, la Historia de Atención, la copia de la misma o el informe de no hallazgo de los documentos es de 10 días hábiles. Revisar y analizar que la información enviada por el Archivo Central del ICBF, Regional o Institución Autorizada IAPA Profesional corresponda a la persona adoptada y contenga los Subdirección de

antecedentes, información sobre el origen y el proceso de Adopciones Historia de adopción, elementos fundamentales en la reconstrucción de

9. Atención esa etapa de la historia.

Equipo psicosocial del Comité de Nota: El tiempo para la revisión, notificación e iniciar la Adopciones búsqueda de familia biológica solicitante es de 15 días hábiles Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 11 ADOPCIONES No Actividad Responsable Registro Informar al solicitante la ubicación o no de la Historia de Atención y remitirla a través de correo electrónico.

Nota: Cuando en la historia de atención del solicitante se Correo evidencia información sensible, se debe determinar si es viable Profesional electrónico enviarla directamente o requiere brindar el acompañamiento y Subdirección de orientación previa, de lo contrario, esta será enviada a través de Adopciones Historia de correo electrónico en archivo PDF o entregada personalmente

10. Atención con las orientaciones pertinentes.

Secretario del Comité Sistema de ¿La solicitud corresponde a búsqueda de familia biológica? de Adopciones Información Misional (SIM) SI: Continuar con la actividad no. 11 NO: Se cierra el trámite y se actualiza en el Sistema de Información Misional (SIM). Determinar la viabilidad para dar inicio a la búsqueda de familia de origen, teniendo en cuenta el análisis previo que se realizó

en la actividad No. 9. ¿Es viable iniciar el trámite de búsqueda de familia biológica? SI: Solicitar a las entidades oficiales, públicas o privadas la información de ubicación de la familia de origen del niño, niña o adolescente o adulto adoptado o se deberá consultar en el SIM Comunicación Regional o IAPA cuando la solicitud sea para buscar hermanos escrita que hayan sido adoptados y establecer con quien realizar la búsqueda (Autoridad competente u Organismo acreditado).

Correo NO: Informar al solicitante los motivos por los cuales no es Profesional electrónico 11. posible realiza la búsqueda de familia biológica y se cierra el Subdirección de trámite actualizando en el Sistema de Información Misional Adopciones

(SIM).

Sistema de Información Nota: Las entidades oficiales para realizar la consulta pueden

Misional (SIM) ser: Registraduría Nacional del Estado Civil, Empresas prestadora de Salud EPS, Cajas de Compensación, Notarías, Juzgados, Hospitales, Ministerios, entre otras. Solamente se consultarán fuentes oficiales. Cuando el trámite lo requiera, se podrá realizar búsqueda de la persona que reportó el caso al ICBF. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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ADOPCIONES

No Actividad Responsable Registro

Cuando la información obtenida no coincida o no se tenga respuesta alguna, se realizará desplazamiento a la entidad oficial, pública o privada con el objeto de obtener la información requerida. En los casos que se establezca que la persona buscada ha fallecido, se solicitará el certificado de defunción y corroborar si es viable realizar la búsqueda de la persona que reporto el deceso. Informar la gestión del trámite al adoptado a través de correo electrónico Nota: Para los casos que la persona buscada haya fallecido, se deberá enviar al adoptado una copia del certificado de Profesional defunción. Correo

12. Subdirección de electrónico Adopciones En ningún caso se podrá entregar copia al adoptado respecto a la información obtenida a través de las entidades oficiales, públicas o privadas como: Copia de la cedula ciudadanía, copia de la certificación de la entidad prestadora de salud de la persona buscada ente otras.

Iniciar el proceso de ubicación de la familia biológica, la primera opción es a través de llamadas telefónicas.

Nota: En los casos que se considere viable realizar la búsqueda de familia biológica a través de una visita domiciliaria, cuando es fuera de Bogotá se coordinará con la Trabajadora Social del Comité de Adopciones para que ésta se realice.

Correo ¿La persona es ubicada? electrónico Profesional SI: Realizar un proceso de orientación con el fin de establecer

13. Subdirección de si ésta desea contactar o encontrarse con el adoptado, Adopciones Sistema de Continuar con la actividad No. 14

Información NO: Realizar nuevamente la consulta a las entidades oficiales,

Misional (SIM)

públicas o privadas y regresar a la actividad No. 11

Nota: Cuando luego de realizar la gestión con las entidades oficiales, públicas o privadas y definitivamente no se ubique a la persona buscada, se informará al solicitante a través de correo electrónico las acciones pertinentes que se adelantaron para la misma, no se entregarán números de cedula o copia de los documentos gestionados durante el trámite y se cierra el Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 1 11 ADOPCIONES No Actividad Responsable Registro trámite actualizando en el Sistema de Información Misional (SIM). Coordinar el encuentro o contacto con la familia bibliología y el adoptado. ¿La persona buscada desea establecer contacto con el adoptado? SI: Tener en cuenta las siguientes especificaciones: - Cuando el adoptado no se encuentre en Colombia o en la ciudad donde reside la persona buscada, se le entregará al adoptado la información de contacto de la familia biológica (número telefónico y/o correo electrónico) para que se inicie la comunicación entre ellos. Correo - Cuando el adoptado se encuentra en Colombia y desea que electrónico el encuentro esté apoyado por el ICBF, éste se programará en la Subdirección de Adopciones cuando es en Bogotá o en la Regional correspondiente con el equipo Psicosocial Profesional Sistema de del Comité de Adopciones o en la IAPA si así lo desea el

14. Subdirección de Información solicitante.

Adopciones Misional (SIM) Realizar el cierre de la petición en el Sistema de Información Misional SIM, después de haber realizado el encuentro con la F1.PR20.MPA familia biológica y el adoptado. 1.P5 Acta de Reunión NO: Informar al adoptado los motivos expuestos, brindando la orientación pertinente, en estos casos no se entrega información de contacto de las partes y se cierra el trámite actualizando en el Sistema de Información Misional (SIM).

Nota: El tiempo para brindar respuesta a esta acción es de un mes luego de recibida la respuesta de la entidad consultada.

Durante el encuentro o contacto con la familia bibliología y el adoptado se debe llevar el registro a través del acta de reunión donde se registre el desarrollo del encuentro y la firma de los asistentes. FIN Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 11 ADOPCIONES 4.1 DEFINICIONES  Adopción: La adopción es, principalmente y por excelencia, una medida de protección a través de la cual, bajo la suprema vigilancia del Estado, se establece de manera irrevocable, la relación paterno filial entre personas que no la tienen por naturaleza1.  Búsqueda de Orígenes2: Trámite adelantado por el ICBF a solicitud de las personas mayores de

edad adoptadas que desean tener conocimiento de su historia de adopción, de su familia biológica o información para el proceso de reafirmación personal y el establecimiento de su identidad.  IAPA: Instituciones Autorizadas para desarrollar el Programa de Adopción.  Petición: Es aquel derecho que tiene toda persona individual o jurídica, grupo, organización o asociación para solicitar o reclamar mediante un documento escrito ante las autoridades competentes -normalmente los gobiernos o entidades públicaspor razones de interés público ya sea individual, general o colectivo.  Programa de Adopción: Es el conjunto de actividades tendientes a restablecer el derecho de los niños, niñas y adolescentes a tener una familia.3  Reserva: Artículo 75. Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y Adolescencia “RESERVA”. Todos los documentos y actuaciones administrativas o judiciales propios del proceso de adopción, serán reservados por el término de veinte (20) años a partir de la ejecutoria de la sentencia judicial. De ellos sólo se podrá expedir copia de la solicitud que los adoptantes hicieren directamente, a través de su apoderado o del Defensor de Familia o del adoptivo que hubiere llegado a la mayoría de edad, la Procuraduría General de la Nación; el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a través de su Oficina de Control Interno Disciplinario, la Fiscalía General de la Nación, el Consejo Superior de la Judicatura a través de su Sala Jurisdiccional Disciplinaria, para efectos de investigaciones penales o disciplinarias a que hubiere lugar. PARÁGRAFO 1o. El adoptado, no obstante, podrá acudir ante el Tribunal Superior

correspondiente, mediante apoderado o asistido por el Defensor de Familia, según el caso, para solicitar que se ordene el levantamiento de la reserva y el acceso a la información. PARÁGRAFO 2o. El funcionario que viole la reserva, permita el acceso o expida copia a personas no autorizadas, incurrirá en causal de mala conducta”.  Solicitud: Documento por medio del cual se hace una petición formal, por parte del adoptado interesado en conocer sus orígenes. 4.2 CRITERIOS OPERATIVOS 1 Ley 1098 del 2006. 2 Artículo 76 Ley 1098 de 2006 3 Artículo 73 – Ley 1098 de 2006 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 11 ADOPCIONES  El trámite de Búsqueda de Orígenes es gratuito, confidencial y no requiere de intermediarios el desarrollo de cada una de las acciones de este instructivo es registrada en el Sistema de Información Misional SIM.  De todas las actuaciones que se realicen, se dejará constancia en el Sistema de Información Misional (SIM) y en la carpeta en físico que se cree para archivar la documentación del caso.  La solicitud debe estar traducida al idioma español, no requiere estar apostillada, se recibirán solicitudes que realicen directamente las personas mayores de edad adoptadas, los padres

adoptantes para menores de edad, las que estén direccionadas a través de los Consulados, Autoridades Centrales en Materia de Adopciones, Organismos acreditados y autorizados en Colombia para desarrollar el Programa de Adopciones o los Servicios Sociales Internacionales.  Cuando la solicitud la realiza un apoderado, debe ser autorizado por el solicitante si es mayor de edad o los padres adoptantes si el adoptado es menor de edad.  En los casos de solicitudes para procesos que tienen menos de 20 años, el Secretario del Comité donde se encuentre la documentación realizará el Auto de levantamiento de la reserva correspondiente, indicando que se tomará una copia de la historia según solicitud de los padres adoptantes o la persona adoptada y que la misma continúa bajo reserva, de la cual se dejará una copia en la Historia de Atención.  Cuando la familia biológica es quien busca información de una persona adoptada deberá acreditar el parentesco y presentar sus respectivos documentos de identificación de los cuales debe dejar copia; así mismo dirección de residencia, número telefónico, correo electrónico y datos de familia extensa si es posible, además de ello se debe orientar a la familia para que escriban una carta la cual será ingresada en la historia de la persona adoptada y se reportará la información a la Subdirección de Adopciones del ICBF, lo cual facilitará el encuentro si un día el adoptado decide buscar sus orígenes.  Cuando el adoptado desea establecer contacto con la Madre Sustituta que lo acogió durante el proceso de Restablecimiento de Derechos, se coordinará con el Secretario del Comité de adopciones para realizar las respectivas gestiones que conlleven al encuentro.  El Instituto Colombiano de Bienestar Familia ICBF, no autoriza a personas particulares para

realizar procesos de búsqueda de orígenes.  En los casos de solicitudes para procesos que tienen más de 20 años y cuando se remita la Historia de Atención, se debe dejar evidencia que ésta fue enviada al adoptado dentro de un trámite de búsqueda de orígenes.  Es importante tener en cuenta que en la mayoría de los casos la historia sólo la conoce la mamá biológica, por lo tanto, se debe ser precavidos en el proceso de contacto con ella, con el fin de no Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 11 ADOPCIONES generar dificultades en su núcleo familiar, por lo tanto la información será transmitida únicamente a la familia o persona buscada.  Luego de establecer comunicación con el solicitante y transcurridos dos meses (60 días calendario) no se obtiene respuesta, se entenderá como desistida la solicitud y se deberá cerrar el trámite actualizando en el Sistema de Información Misional (SIM). 4.3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA  Ley 1098 de 2006  Lineamiento Técnico Administrativo del Programa de Adopción 4.4 RELACIÓN DE FORMATOS CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.IT2.P Formato Búsqueda de orígenes de mayores de edad F3.IT2.P Formato Búsqueda de orígenes de menores de edad F2.IT2.P Formato Búsqueda familias biológicas a adoptados

F1.PR20.MPA1.P5 Acta de Reunión

5. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Se actualizan y se detallan las actividades en el 30/09/2016 1 desarrollo, colocando el responsable y registro de cada actividad Se desarrollan formatos de modelo carta para la 39/09/2016 1 solicitud de Búsqueda de orígenes de mayores de edad, menores de edad y familias biológicas a adoptados.

Se ajusta el documento teniendo en cuenta las directrices citadas en el Procedimiento de Elaboración y 30/09/2016 1 Control de Documentos (Encabezado, pie de página y rotulación de información). Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.