ICBF - Instructivo creacion puntos entrega aavn v2

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IT1.P5.PP 04/06/2020

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DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL

1. OBJETIVO Establecer el instructivo para crear los puntos de entrega primarios de Alimentos de Alto Valor Nutricional en las mejores condiciones y la entrega segura del producto, definiendo a las regionales y centros zonales unos parámetros mínimos que deben cumplir los puntos y que permitan generar la mejor estrategia de atención. Lo anterior, teniendo en cuenta que la meta del ICBF es hacer entrega oportuna del alimento a los beneficiarios y que es obligación de la Regional y de sus Centros Zonales realizar las acciones de seguimiento y control a las entregas desde el punto de entrega a las unidades ejecutoras y/o de servicio y a los beneficiarios.

2. DATOS DEL DOCUMENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD Código Nombre del documento P5.PP Procedimiento Programación y Entrega de Alimentos de Alto Valor Nutricional

3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD Crear el punto de entrega primario

4. DESARROLLO 4.1. PRE-SELECCIÓN Antes de adelantar cualquier procedimiento de inspección del posible punto de entrega, es indispensable que el Coordinador del Centro Zonal o su delegado, establezca contacto con el futuro responsable del punto de entrega para hacerle ver que la labor que asumiría es eminentemente social, por lo cual no es remunerada, pero que implica responsabilidad en cuanto a la custodia del producto y el mantenimiento adecuado del lugar de almacenamiento, lo que deberá quedar consignado en el documento F7.P5.PP. Formato Acta de Compromiso

para establecer entrega de Alimentos de Alto Valor Nutricional. 4.2. REQUISITOS MINIMOS PARA CREAR UN PUNTO DE ENTREGA El Coordinador del Centro Zonal o el Coordinador de asistencia técnica de la Regional, realizará una visita al posible punto de entrega con el fin de verificar que se cumplan los siguientes requisitos: 4.2.1. Localización. Es ideal que los Puntos de Entrega estén localizados en lugares de fácil acceso para las Unidades de servicio que se abastecen en él y para el transportador que lleva los productos. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL No se pueden crear dos o más puntos cercanos, por lo cual se define que la distancia entre un punto y otro debe ser de por lo menos 500 metros, salvo la existencia de obstáculos naturales que hagan recomendable el establecimiento de puntos separados por una distancia menor. Para determinar la accesibilidad debe considerarse: a. Cercanía geográfica de las unidades ejecutoras o de servicio y beneficiarios que serán atendidos por el punto. b. Existencia de medios de transporte entre las unidades ejecutoras o de servicios y el punto de entrega. c. Existencia de vías de acceso que permitan la entrega del producto al sitio. d. Situación de orden público. Cuando se trate de asociaciones de madres comunitarias, el punto de entrega no

necesariamente debe coincidir con el domicilio legal de la asociación o de su representante legal, pues lo que debe garantizarse por parte de quien selecciona el punto de entrega, es que este cumpla con los parámetros establecidos en el presente instructivo. Cuando el responsable de un punto de entrega informe al ICBF sobre un cambio definitivo de dirección, la Regional o Centro Zonal deberá realizarse el respectivo ajuste en el Sistema de Información Misional (SIM). En caso de que la nueva dirección del punto sea en un municipio diferente al que estaba ubicado originalmente, debe crearse un nuevo punto de entrega en el SIM con la nueva dirección e inactivar el punto de entrega anterior que deja de operar. También se pueden presentar cambios de información en variables como nombre y teléfonos del punto de entrega o nombre, cédula, teléfonos y correo electrónico de los responsables o suplentes, los cuales no requieren un cierre del punto en el SIM. Cada vez que se presente la necesidad de hacer ajustes en dicha información, debe ser informado al Centro Zonal que le corresponda oportunamente. 4.2.2. Dirección El lugar en que se ubique el punto de entrega debe contar con una dirección real y correcta del predio teniendo en cuenta lo siguiente: Definirse usando la nomenclatura urbana o rural del municipio, corregimiento, caserío o sitio poblado en que se encuentra o contar con señas completas e inequívocas que permitan llegar al sitio. Ejemplo: Fusagasugá, Vereda El placer, kilómetro 6, Escuela Nueva. 4.2.3. Infraestructura Los puntos de entrega deben contar con disponibilidad de espacio e infraestructura que permitan el cuidado y preservación del producto. Los principales aspectos a tener en cuenta son los

siguientes: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL ✓ Disponibilidad de espacio: Que sea suficiente para almacenar la totalidad de los productos que se entregaran para su distribución. Para determinar la cantidad de espacio necesario se procederá de la siguiente manera: • Se determinan cuáles son las unidades ejecutoras o de servicios que serán atendidas por el punto.

• Con base en los cupos asignados y las raciones establecidas en el Anexo No. 2 – Raciones de Alimentos de Alto Valor Nutricional suministrado por la Dirección de Nutrición, se calcula para cada unidad ejecutora o de servicio la cantidad máxima de producto que recibirá cada mes. • La capacidad máxima de almacenamiento en un punto de entrega debe ser la requerida para atender el mes del año en que mayor cantidad de producto le será despachado. ✓ Área Necesaria: Para calcular el área necesaria para el almacenamiento, debe tener en cuenta que: • Para cantidades de producto entre 2 y 3 bultos (45 kilos – 67.5kilos) de Bienestarina Más®, los sacos o bultos pueden depositarse en posición vertical, sobre muebles o repisas, guardarse en alacenas, canecas plásticas, recipientes con cierre hermético o muebles. • Para cantidades de Bienestarina Líquida inferior a 12 cajas por 36 unidades de 200 ml,

pueden apilarse, sobre muebles, repisas, alacenas, recipientes que cuenten con cierre hermético. • Los arrumes no deben pegarse a los muros o paredes del lugar. Deben quedar separados de ellos por lo menos 10 centímetros, de forma tal que permitan realizar la limpieza y desinfección. • Los arrumes deben permitir ser inspeccionados por todos los costados, de manera que se puedan identificar con facilidad los lotes y fechas de consumo recomendado de todas las unidades que lo conforman, así como las posibles averías en los empaques. • Deben existir áreas de circulación de acuerdo con el sitio, de manera que la inspección y la manipulación puedan hacerse con comodidad y seguridad. • Los bultos o arrumes de cajas de Alimentos de Alto Valor Nutricional no pueden tener contacto directo con el piso. • En un mismo arrume no deben mezclarse productos distintos o presentaciones diferentes del mismo producto. • En el mismo recinto destinado al almacenamiento de alimentos no será permitida la conservación, así sea temporal, de productos químicos, combustibles, lubricantes o materiales cuyo derramamiento o evaporación pueda contaminarlos haciéndolos no aptos para el consumo humano o simplemente afectando sus características organolépticas. Igualmente, se evitará el almacenaje de alimentos frescos, especialmente productos cárnicos cuyo contacto con los alimentos de alto valor nutricional pueda causar contaminación cruzada. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL En casos especiales, el almacenamiento en estibas puede reemplazarse por almacenamiento en recipientes o muebles cerrados, tales como baúles, alacenas, estanterías, repisas en madera o mampostería, mesas, canecas y/o tanques que sean higiénicos y cerrados con tapa u otros muebles o recipientes disponibles para tal efecto, siempre y cuando estos garanticen condiciones de aseo, orden y adecuada rotación del producto. ✓ Estado del inmueble: El inmueble en que funciona un punto de entrega es garantía de la preservación y la seguridad de los productos. Por esta razón, su estado general debe permitir mantener la inocuidad microbiológica y brindar una seguridad razonable para evitar pérdidas por daño, contaminación o por sustracción. Los parámetros del estado del inmueble son los que se describen a continuación: • Muros: Estos deben estar construidos con materiales que impidan la entrada de polvo, agua y animales; carecer de grietas, agujeros y filtraciones de humedad, constituyendo una barrera eficiente para impedir que el producto sea afectado por animales tales como reptiles, roedores, insectos, murciélagos, etc., así como por los agentes climáticos tales como la filtración o ingreso de agua lluvia o de escorrentía, e impedir al acceso y sustracción por parte de personas no autorizadas. Igualmente, deben proteger a los productos de la incidencia directa de la luz solar. • Puertas y ventanas: deben proporcionar seguridad adecuada contra la sustracción del

producto, el ingreso de animales y la salpicadura o entrada de agua. Si las ventanas no pueden cerrarse, deben poseer rejas u otras barreras físicas que impidan la sustracción de los productos y el ingreso de animales. • Pisos: Los pisos deben ser regulares y permanecer despejados, libres de objetos en desorden y de irregularidades que puedan provocar accidentes. Se consideran malos o inadecuados los pisos que permitan la formación de depósitos o pozos de agua o que puedan, en razón al material de construcción empleado, favorecer el ingreso de animales tales como roedores o reptiles. • Drenajes: Los desagües o drenajes del piso deben estar provistos de rejillas plásticas o metálicas en buen estado, que impidan el ingreso de animales a través de ellos y de sifones que impidan el ingreso de malos olores. • Techo: El techo debe brindar protección contra el ingreso de personas no autorizadas y de todo tipo de animales (aves, reptiles y mamíferos, especialmente ratas, ratones y murciélagos), proteger al producto de la luz directa del sol y del ingreso de aguas lluvias. Si el depósito posee ventanas y estas no pueden ser cerradas para impedir la entrada de aguas lluvias, el techo debe tener un alero suficiente para que no ingrese agua cuando llueve con viento. No debe presentar agujeros, porosidades, filtraciones o humedades. Si Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL existe un cielo raso, este no debe tener compuertas o agujeros abiertos, que permitan la formación de madrigueras de animales y debe estar libre de humedades. • Ventilación: El lugar debe permitir la ventilación adecuada, en especial para evitar la condensación de la humedad del aire. • Control de humedad: En el lugar de almacenamiento no debe producirse vapor de agua ni debe concentrarse el producido en áreas aledañas o circundantes. Cuando el punto de entrega no reúne las condiciones necesarias, pero es susceptible de ser adecuado para tal efecto, el encargado de hacer la visita de inspección preliminar se pondrá de acuerdo con la persona responsable del lugar, para mejorar las condiciones que así lo requieran. El servidor público del ICBF que realice la visita hará constar en el documento F5.P5.PP Formato Visita Inspección Preliminar, que el punto reúne las condiciones requeridas y lo firmará conjuntamente con el responsable del punto de entrega 4.2.4. Estructura Organizacional Un punto de entrega tendrá una estructura organizacional acorde con su naturaleza así: 4.2.4.1. Personas jurídicas Cuando el punto de entrega es una dependencia de una persona jurídica, esta deberá contar con los registros establecidos por la ley y con la documentación que certifique su existencia y representación legal, expedida por la autoridad competente. Tanto el representante legal como sus suplentes deberán estar plenamente identificados. Igualmente y de acuerdo con el objeto social que desarrolle, deberá contar con las licencias de funcionamiento o permisos de

operación que se requieran para desarrollarlo. Si el punto de entrega es una sucursal de la persona jurídica, la sucursal deberá contar con los registros legales que le permitan su operación y con los permisos o licencias de funcionamiento que correspondan. En todos los casos, se requiere la identificación de la persona responsable del almacenamiento, manipulación y distribución de los alimentos de alto valor nutricional y de sus suplentes, en caso de que estos existieren. Los responsables no necesariamente deben ser los representantes legales, sino las personas que van a realizar el control y manejo del producto. La existencia de un responsable del manejo, almacenamiento y distribución de los alimentos de alto valor nutricional distinto al representante legal o sus suplentes no exime a estos últimos de las responsabilidades que les corresponden. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL 4.2.4.2. Personas naturales Cuando un punto de entrega depende de una persona natural, esta debe estar plenamente identificada. Cuando la persona resida en un lugar distinto a aquel en que está localizado el punto de entrega, es indispensable contar con la dirección residencial del responsable. Todas las personas naturales responsables de los puntos de entrega deben registrar el nombre e información completa de un suplente que pueda, en ausencia del principal, atender las necesidades relacionadas con la operación del punto de entrega.

4.2.4.3. Ausencia de antecedentes Los responsables de todo punto de entrega deben carecer de antecedentes disciplinarios y penales y no debe figurar en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República. 4.3. CONCEPTO DE VISITA AL FUTURO PUNTO DE ENTREGA Una vez realizadas las verificaciones del punto de entrega establecidas en el presente documento, el responsable de hacerlas presentará el informe a la coordinación del Centro Zonal respectivo el cual podrá ser en uno de tres sentidos: • Se recomienda la aprobación del punto de entrega • No se recomienda la aprobación del punto de entrega • Se recomienda la aprobación del punto de entrega, teniendo en cuenta las observaciones o pendientes. 4.4. APROBACIÓN POR LA DIRECCIÓN REGIONAL O CENTRO ZONAL El centro zonal deberá informar por escrito a la Dirección Regional cuales son los puntos de entrega visitados, y remitir los respectivos conceptos de aprobación. De existir alguna inconformidad, la Regional deberá manifestárselo al centro zonal respectivo y éste a su vez realizar los ajustes o verificaciones correspondientes. 4.5. FIRMA DE ACTA DE COMPROMISO Una vez aprobada la apertura del punto de entrega, el Coordinador correspondiente procede a elaborar u ordenar la elaboración del acta de compromiso. La cual se firmará entre el Coordinador del Centro Zonal (o del Grupo de Asistencia Técnica de la Regional) y por el Representante Legal del punto de entrega (personal Natural o representante legal de la persona jurídica). Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL Cuando el punto de entrega está a cargo de un contratista operador de un servicio, las obligaciones contenidas en el Acta de compromiso deberán estar expresadas en el convenio o contrato correspondiente, dando cumplimiento a la reglamentación vigente emitida por el Comité de contratación del ICBF.

4.6. REGISTRO DEL PUNTO DE ENTREGA.

El Centro Zonal deberá registrar la información del punto de entrega en el Sistema de Información Misional – SIM, registrar el nombre del punto, nombres del responsable y sus suplentes con sus respectivos documentos de identidad, correo electrónico dirección única del punto de entrega y teléfonos, asociar al municipio y al Centro Zonal que corresponda finalizando este paso de registro dar clic en Guardar. Posteriormente en el SIM, se debe asignar la cobertura del punto de entrega asociando los municipios donde se ubican los beneficiarios. Se culmina este proceso con la distribución por punto de entrega que consiste en: asociar los servicios, unidades, cupos y usuarios que se atenderán a través de dicho punto de entrega, verificando las metas sociales sean las previstas para la vigencia. En caso de que el centro zonal no cuente o no tenga conectividad a Internet, esta información se deberá registrar con el apoyo de la Regional. Siempre que haya un cambio en la nomenclatura urbana o rural del municipio en que está localizado, deberá registrarse el cambio de dirección de los puntos de entrega ubicados en dicho municipio. Este cambio, cuando sea pertinente, debe ser registrado por el centro zonal y/o

Regional en el Sistema de Información Misional – SIM. Con la firma del acta de compromiso (F7.P5.PP. Formato Acta de Compromiso para establecer entrega de Alimentos de Alto Valor Nutricional), cuyo original permanecerá archivado en el Centro Zonal respectivo, se dará aviso al responsable del punto de entrega sobre su aprobación y se le informará el código registrado, el nombre, los servicios que cubre, las unidades ejecutoras o de servicio a las cuales les entregará producto y los nombres de las personas a las cuales les debe hacer la entrega. 4.7. CAPACITACIÓN DE PERSONAS ENCARGADAS DE LOS PUNTOS Y DE SUS

SUPLENTES.

Es obligación del Centro Zonal o Regional, en cabeza de su coordinador, capacitar a las personas responsables de la operación de un punto de entrega, antes de que se realice el primer despacho de alimentos. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL Igualmente, cuando se presenten cambios en los responsables de la atención y manejo de un punto de entrega, las personas que asuman dichas funciones serán capacitadas una vez se reporte dicho cambio al Centro Zonal. La capacitación deberá darse en los siguientes temas: ✓ Sensibilización de los Alimentos de Alto Valor Nutricional en cuanto a sus beneficios, adecuado uso, manejo, manipulación y entrega. ✓ Lineamientos técnicos en lo referente a la distribución de alimentos de alto valor

nutricional, para todos los programas, servicios y modalidades que cubren. ✓ Procedimiento Programación y Entrega de Bienestarina Más ® en sus diferentes presentaciones ✓ Responsabilidades frente a los productos de alto valor nutricional ✓ Manejo de formatos, informes y administración del punto de entrega. ✓ Buenas prácticas de almacenamiento y manipulación de alimentos.

5. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Ajuste al contenido del documento con la inclusión de formatos que hacen 30/12/2016 IT1.P5.PP parte del Procedimiento Programación y Entrega de Alimentos de Alto

Valor Nutricional. Ajuste en el formato del documento según el procedimiento de IT1.MP.M4 07/07/2016 elaboración y control de documento y de acuerdo con el nuevo modelo de Versión 3 operación por procesos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.