ICBF - Instructivo cruce de informacion y traslado de solicitudes de adopcion v2

PROCESO PROTECCIÓN IT5.P 31/05/2021

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1. OBJETIVO Proveer a los Comités de Adopciones del ICBF, de solicitudes de familias idóneas, aprobadas y en lista de espera, para que sean asignadas a los niños, las niñas y los adolescentes en situación de adoptabilidad, que hacen parte del Programa de Adopción.

2. DATOS DEL DOCUMENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD Código Nombre del documento P4.P Procedimiento de Adopciones para familias residentes en Colombia P5.P Procedimiento de Adopciones para familias residentes en el exterior

3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: • Definir asignación de familia a un niño, niña, adolescente o grupo de hermanos y notificación de la decisión, actividad 8 del P4.P • Definir asignación de familia, actividad del P5.P

4. DESARROLLO Nombre de la No Tarea Responsable Registro tarea Una vez presentado el niño, la niña, el adolescente o el grupo de hermanos, el Comité de Adopciones verificará si cuenta con familias en la lista de espera de su Regional que, además, cuenten con la preselección necesaria. De no contar con familias, Secretario del el Secretario del comité de Adopciones procederá a Comité de Comunicación Solicitar Familias solicitar expedientes de familias aprobadas a la 1 Adopciones electrónica Subdirección de Adopciones, a través de correo Regional electrónico a los profesionales a cargo de las listas de espera. Se deberá adjuntar en la comunicación

copia escaneada del Informe Integral, así como de la fotografía del niño, niña o adolescente. Una vez analizada la información reportada teniendo en cuenta las características de cada niño, niña adolescente o grupo de hermanos se verificará si en la lista de espera Nacional se cuenta con solicitudes aprobadas cuya preselección se ajuste. Ubicar y remitir De existir solicitudes aprobadas de Familias Comunicación Solicitudes Profesional Colombianas que han sido preseleccionadas para electrónica – Lista 2 aprobadas de responsable de la lista niños, niñas, adolescentes o grupo de hermanos de de Espera Familias de espera Nacional. las características reportadas, se verificará la Nacional Colombianas vigencia de los informes social y psicológico y se procederá al alistamiento digital de la información de mínimo dos solicitudes, en estricto orden cronológico de aprobación para el Cruce, dejando registro en el SIM del envío de las solicitudes a ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No Tarea Responsable Registro tarea través de la actuación de Direccionamiento (AAC030). De no existir solicitudes en la lista de espera nacional que cuenten con la totalidad de la apertura en su preselección, pero si con alguna familia que tenga una preselección cercana, se procede a proponerla como candidata para valoración. De no

existir solicitudes en la lista de espera nacional para remitir o para proponer como candidata se procede a informar al profesional de la Subdirección de Adopciones a Cargo de la lista de espera internacional. El profesional de la Subdirección de Adopciones a cargo de la lista de espera nacional podrá remitir una familia candidata para valoración. La familia elegida como candidata será aquella con mayor apertura a algunas de las características y necesidades identificadas en la información reportada por la Regional. Proponer Familia Será decisión del Comité de Adopciones si hace la Profesional Comunicación Colombiana 3 presentación a la familia remitida como candidata. responsable de la lista electrónicaCandidata para Esta presentación no se configura como una de espera Nacional Registro SIM Valoración asignación y en ningún caso los solicitantes podrán conocer personalmente al niño, niña o adolescente. De no existir solicitudes en la lista de espera nacional para proponer como candidatas se procede a informar al profesional de la Subdirección de Adopciones a cargo de la lista de espera internacional. De manera subsidiaria, se analizará la información reportada teniendo en cuenta las características de cada niño, niña adolescente o grupo de hermanos y se verificará si en la lista de espera de Trámites internacionales generada del SIM (Sistema de Información misional) se cuenta con solicitudes aprobadas cuya preselección se ajuste. De existir solicitudes aprobadas de Familias Extranjeras que han sido preseleccionadas para Profesional Ubicar y remitir niños, niñas, adolescentes o grupo de hermanos de responsable de cruces Comunicación Solicitudes 4 las características reportadas, se procede a la y traslado de la electrónicaaprobadas de verificación de la vigencia de los informes Subdirección de Registro SIM Familias Extranjeras psicosociales y del Certificado de Idoneidad del país Adopciones. de recepción. Confirmada la vigencia se remitirán los expedientes de mínimo dos solicitudes, en estricto orden cronológico de aprobación dejando registro en el SIM del envío de las solicitudes a través de la actuación de Direccionamiento (AAC030). En caso de no contar con familias, la información del niño, niña, adolescente o grupo de hermanos será ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No Tarea Responsable Registro tarea remitida al equipo de Búsqueda y Consecución de Familia para su incorporación en el Consolidado Nacional de beneficiarios con características y necesidades especiales. Si como resultado de la implementación del procedimiento de Búsqueda y Consecución de familia, los solicitantes que han presentado Carta de intención a favor de un niño, niña, adolescente o grupo de hermanos obtienen Idoneidad para la Profesional adopción por parte de un Comité de Adopciones responsable de cruces Remitir expedientes ICBF o refrendación de esta por la Subdirección de Registro SIM5 y traslado de la por Cruce Especial Adopciones, se procederá con el envío del Memorando

Subdirección de expediente al Comité de Adopciones donde haya Adopciones sido presentado el niño, niña, adolescente o grupo de hermanos, bajo la denominación de Cruce Especial, dejando registro en el SIM del envío de las solicitudes a través de la actuación de Direccionamiento (AAC-030). Una vez realizado el análisis de las solicitudes aprobadas que fueron remitidas mediante cruce o Secretario del Comité Comunicación Comunicar cruce especial, el Comité comunicará a la 6 de Adopciones electrónicadecisiones Subdirección de Adopciones las decisiones Regional Registro SIM derivadas de la sesión dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del Comité. Devolver a la Subdirección de Adopciones, los expedientes que hayan sido remitidos digital o físicamente y no hayan sido asignados. Aquellos expedientes de solicitantes colombianos remitidos de manera digital sin asignación se liberarán inmediatamente y volverán a la lista Nacional. Para los trámites internacionales remitidos físicamente y que no hayan tenido asignación su devolución se hará máximo después de cumplir un mes en el Comité de adopciones. De lo anterior se dejará registro en el SIM de la devolución de las solicitudes a través de las Secretario del Comité actuaciones de Direccionamiento (AAC-030) y de Adopciones Devolución a Sede Nacional (Ado-500). Regional Devolver Registro SIM7 expedientes Memorando En dichas actuaciones se deberán describir Profesionales características o circunstancias que ameritan una Subdirección de ampliación y que incluso orientaron la decisión del Adopciones comité para no asignar a la familia, se deberá incluir

el análisis efectuado, observaciones y/o sugerencias derivadas. Esto permitirá al profesional que tuvo a cargo el proceso de estudio y refrendación de la familia en la Subdirección de Adopciones o al Comité de Adopciones que aprobó la solicitud, tener una mayor perspectiva y orientar una eventual solicitud de ampliación de información. Los profesionales a cargo de la lista, nacional o internacional, garantizarán que la Regional Origen o el profesional ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No Tarea Responsable Registro tarea del Grupo de Familias conozca esta retroalimentación.

5. DEFINICIONES • Cruce Especial: corresponde al envío de la documentación de una familia solicitante de adopción previamente aprobada, por parte de la Subdirección de Adopciones a un comité de adopciones, para asignarla a un niño, niña, adolescente o grupo de hermanos con características y necesidades especiales que ha sido valorado de acuerdo con el Procedimiento de Búsqueda y Consecución de familia. • Cruce corresponde al envío de familias Colombianas o extranjeras aprobadas en lista de espera, que efectúa la Subdirección de Adopciones a los comités de adopciones cuando estos lo soliciten, para la posible asignación a un niño, niña, adolescente o grupo de hermanos indeterminado. • Lista de espera Nacional: Documento consolidado que contiene los Trámites de

Adopción aprobados o refrendados de Familias Colombianas residentes en territorio Colombiano o en el exterior, que cuentan con disponibilidad para ser asignados a un niño, niña, adolescente o grupos de hermanos, con independencia de la regional donde hayan sido presentados. La consolidación de la información tiene como parámetro la fecha de aprobación de la solicitud por parte de un Comité de Adopciones o de Refrendación por parte de la Subdirección de Adopciones. • Prelación de Adoptantes Colombianos: La Ley 1098 de 2006, en los artículos 71 y 73, ordena la prelación para adoptantes colombianos “El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y las instituciones autorizadas por este para adelantar el programa de adopción, preferirán, en igualdad de condiciones, las solicitudes presentadas por los y las colombianas, cuando llenen los requisitos establecidos en el presente Código. Si hay una familia colombiana residente en el país o en el exterior y una extranjera, se preferirá a la familia colombiana, y si hay dos familias extranjeras una de un país no adherido a la Convención de La Haya o a otro convenio de carácter bilateral o multilateral en el mismo sentido y otra sí, se privilegiará aquella del país firmante del convenio respectivo.”. […] “En la asignación de familia que realice el Comité de Adopción, se dará prelación a las familias colombianas de conformidad con lo establecido en el artículo 71 de este código. El incumplimiento de esta norma dará lugar a las sanciones disciplinarias del caso e invalidará la citada asignación.” Al respecto, el Comité de la Convención de La Haya relativo a la protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional ha confirmado que “(...) la

adopción internacional solo puede tener lugar después de haber examinado adecuadamente las posibilidades de colocación del niño en su Estado de origen” ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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INSTRUCTIVO CRUCE DE INFORMACIÓN Y TRASLADO DE SOLICITUDES DE ADOPCIÓN Versión 2 Página 5 de 5 • Programa de Adopción: Es el conjunto de actividades tendientes a restablecer el derecho de los niños, niñas y adolescentes a tener una familia.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Código de La Infancia y la adolescencia.

• LM16.P Lineamiento Técnico Administrativo del Programa de Adopción

7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio • Se modifica la estructura del Desarrollo del documento.

• Se modifica la actividad No 5 del instructivo, se incluye cruce especial de

IT3.MPM5.P2 29/06/2012 Solicitudes de Adopción Versión 2 • Se relacionan los Formatos de Control Solicitud De Adopción, Solicitud de Adopción en Colombia y Planilla de Control de Préstamos Se modifican las tareas de conformidad con el principio de subsidiariedad de la 21/11/2016 IT5.P Versión 1 adopción internacional, la prelación de adoptantes colombianos y el Procedimiento de búsqueda y consecución de familia. Se elimina la relación de formatos ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.