ICBF - Instructivo entrega de un servicio de un operador a otro v1

PROCESO PROTECCION

IT2.LM15.P 12/04/2019

INSTRUCTIVO PARA ENTREGA DE UN SERVICIO DE UN

OPERADOR A OTRO Versión 1

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SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD PENAL

1. OBJETIVO Definir los pasos a tener en cuenta para el proceso de entrega de un servicio de atención en funcionamiento, en las modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes (SRPA) y de Restablecimiento de Derechos en Administración de Justicia, de un operador a otro operador, relacionándolos de manera secuencial y lógica con el fin de hacer más factible el proceso, abarcando todos los aspectos que requiera el nuevo operador para dar continuidad al servicio, beneficiando con ello tanto a la población objetivo como a los operadores involucrados (el que entrega y el que recibe) y dando lugar a la prestación y operación del servicio en el marco de la garantía de derechos.

2. DATOS DEL DOCUMENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD Código Versión Nombre del documento Lineamiento Modelo de Atención para Adolescentes y Jóvenes en Conflicto con la LeyLM15.P 2

SRPA

3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Competencias de la Dirección Regional del ICBF: “Brindar conjuntamente con el grupo de Asistencia Técnica o Protección los insumos técnicos al Grupo Jurídico de la Regional, para el desarrollo de los procesos de contratación con las entidades especializadas para la atención de adolescentes del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, en caso de cambios de operador remitirse a la Instructivo para la entrega de un servicio de un operador a otro.”

4. DESARROLLO: 4.1 Condiciones generales

 En comité de contratación se selecciona el operador que cumple los requisitos para ser contratado de acuerdo con la normatividad vigente y los procedimientos definidos por el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.  Para la entrega del servicio, el operador seleccionado debe contar con las licencias documentales según los servicios que se van a atender. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4.2 Actividades # Actividades Responsable Conformar equipo de la Regional del ICBF para proceso de empalme. Este equipo 1 deberá contar con un grupo por cada componente de empalme: técnico, financiero Director Regional y administrativo. Elaborar propuestas de plan y cronograma de empalme que contemplen, por cada Equipo de empalme de la 2 uno de los componentes de empalme, los aspectos a revisar, los soportes y los Regional tiempos presupuestados para la entrega. Revisar y verificar bases de datos de adolescentes y jóvenes atendidos por el operador. Equipo de empalme de la 3 Regional De acuerdo con información de la supervisión e identificar los adolescentes y jóvenes activos e inactivos. Comunicar al operador saliente la decisión de cambio de operador y solicitar la 5 Dirección Regional conformación del equipo de empalme técnico, financiero y administrativo. Solicitar a operador nuevo la conformación del equipo de empalme para los

6 Dirección Regional respectivos componentes técnico, financiero y administrativo. Construir o prever un plan de contingencia para minimizar eventualidades como: 7 dificultades de convivencia, inconvenientes en la entrega administrativa, traslado de Equipo de Supervisión anexos de historia inactivos. Informar al personal del operador saliente (empleados, contratistas por prestación Supervisor y equipo de 9 de servicios), los motivos de entrega del servicio, haciendo un llamado a la ética y empalme de la Regional a la responsabilidad que les asiste frente al proceso de empalme. Informar a adolescentes y jóvenes atendidos y las familias y /o red vincular de la 10 población atendida, la situación de entrega, y cronogramas para la misma, así como Equipo de Supervisión canales a través de los cuales pueden comunicar situaciones especiales. Iniciar proceso de empalme simultaneo con los equipos conformados por cada una Equipo de Supervisión 11 de las partes, de acuerdo a cronograma acordado Defensorías de familia De acuerdo con los procedimientos establecidos sobre manejo de inventarios por el proceso de Servicios Administrativos recibir el inventario de los elementos de dotación institucional y personal, dotación de equipos, muebles y enseres y las existencias en almacén de dotación básica y personal. Jefe administrativo 12 regional o delegado Así mismo, recibir el estado de los Servicios Públicos Domiciliarios y el estado de las obras de mantenimiento y adecuación que se encuentren en curso., de acuerdo con el procedimiento determinado por la Dirección Administrativa Recibir y revisar las carpetas inactivas, anexar folio firmado por ambas partes con 13 el fin de dejar constancia del contenido recibido en cada carpeta. Entregar carpetas Equipo de empalme

al equipo de supervisión. Recibir carpetas inactivas y enviar al Centro Zonal al que pertenecen los Defensores de Familia que actúan en el SRPA. 14 Equipo de supervisión. Estas historias son anexos de las historias Integrales que se desarrollan en el Centro Zonal de acuerdo con procedimiento de administración documental. Recibir historias activas con los soportes de las últimas valoraciones, verificar el Defensorías de familia a 15 estado y proceso de cada adolescente e identificar situaciones especiales de salud cargo de casos o de necesidades de atención. Recibir informes sobre convenios vigentes que complementan garantía de derechos Supervisor y Defensorías 15 de los adolescentes y jóvenes atendidos en del servicio. de Familia Recibir inmuebles entregados en comodato al operador saliente de acuerdo con el Grupo Administrativo 16 procedimiento establecido por el proceso de Servicios Administrativos. Regional Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Página 3 de 3 SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD PENAL # Actividades Responsable Asignar bienes inmuebles en comodato al operador entrante. Director Regional Presentar al operador entrante con las entidades del Sistema Nacional de 17 Director Regional Coordinación de Responsabilidad Penal para Adolescentes-SNCRPA. Realizar plan con autoridades del SRPA regional, para el inicio de la operación con Dirección Regional y 18 el operador entrante y apoyar en la gestión para dar continuidad al desarrollo de las Equipo de Asistencia

actividades en ejercicio de derechos de los adolescentes y jóvenes. Técnica Equipo de asistencia 20 Brindar acompañamiento en el inicio de la operación con operador entrante técnica y equipo de supervisión Preparar informe final de supervisión del contrato de operador saliente de acuerdo 21 Equipo de supervisión con Manual de contratación Adelantar proceso de liquidación del contrato de aporte de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación vigente. Coordinador del grupo Jurídico y delegado de 22 El operador saliente deberá presentar los soportes que demuestren que está a paz área financiera Equipo de y salvo con pagos a proveedores y empleados. Del ultimo desembolso deberá dejar supervisión reserva de pagos de servicios. Nota: En caso de presentarse situaciones complejas en la convivencia, Desordenes internos o Amotinamiento, se sugiere revisar el anexo de “Intervención en crisis” y el apartado de “Situaciones complejas en convivencia” en el Lineamiento Modelo de Atención. Para lo anterior, debe articularse y coordinar acciones entre Equipo de ICBF Regional, Nuevo operador, Policía de Infancia y Adolescencia, Personería y Procuraduría, preferiblemente con la presencia de delegados del ente territorial.

5. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.