ICBF - Instructivo IT2.LM15.P de 2019

PROCESO PROTECCION

INSTRUCTIVO PARA ENTREGA DE UN SERVICIO DE UN

OPERADOR A OTRO

SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD PENAL

IT2.LM15.P 12/04/2019

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1. OBJETIVO

Definir los pasos a tener en cuenta para el proceso de entrega de un servicio de atención en funcionamiento, en las modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes (SRPA) y de Restablecimiento de Derechos en Administración de Justicia, de un operador a otro operador, relacionándolos de manera secuencial y lógica con el fin de hacer más factible el proceso, abarcando todos los aspectos que requiera el nuevo operador para dar continuidad al servicio, beneficiando con ello tanto a la población objetivo como a los operadores involucrados (el que entrega y el que recibe) y dando lugar a la prestación y operación del servicio en el marco de la garantía de derechos.

2. DATOS DEL DOCUMENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD

Código Versión Nombre del documento LM15.P 2 Lineamiento Modelo de Atención para Adolescentes y Jóvenes en Conflicto con la LeySRPA

3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD:

Competencias de la Dirección Regional del ICBF: “Brindar conjuntamente con el grupo de Asistencia Técnica o Protección los insumos técnicos al Grupo Jurídico de la Regional, para el desarrollo de los procesos de contratación con las entidades especializadas para la atención de

Asistencia Técnica o Protección los insumos técnicos al Grupo Jurídico de la Regional, para el desarrollo de los procesos de contratación con las entidades especializadas para la atención de adolescentes del Sistema de Responsabilidad Penal pa ra Adolescentes, en caso de cambios de operador remitirse a la Instructivo para la entrega de un servicio de un operador a otro.”

4. DESARROLLO:

4.1 Condiciones generales

 En comité de contratación se selecciona el operador que cumple los requisitos para ser contratado de acuerdo con la normatividad vigente y los procedimientos definidos por el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.  Para la entrega del servicio, el operador seleccionado debe contar con las licencias documentales según los servicios que se van a atender.PROCESO PROTECCION

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# Actividades Responsable 1 Conformar equipo de la Regional del ICBF para proceso de empalme. Este equipo deberá contar con un grupo por cada componente de empalme: técnico, financiero y administrativo. Director Regional 2 Elaborar propuestas de plan y cronograma de empalme que contemplen, por cada uno de los componentes de empalme , los aspectos a revisar, los soportes y los tiempos presupuestados para la entrega. Equipo de empalme de la Regional 3

uno de los componentes de empalme , los aspectos a revisar, los soportes y los tiempos presupuestados para la entrega. Equipo de empalme de la Regional 3 Revisar y verificar bases de datos de adolescentes y jóvenes atendidos por el operador.

De acuerdo con información de la supervisión e identificar los adolescentes y jóvenes activos e inactivos. Equipo de empalme de la Regional 5 Comunicar al operador saliente la decisión de cambio de operador y solicitar la conformación del equipo de empalme técnico, financiero y administrativo. Dirección Regional 6 Solicitar a operador nuevo la conformación de l equipo de empalme para l os respectivos componentes técnico, financiero y administrativo. Dirección Regional 7 Construir o prever un plan de contingencia para minimizar eventualidades como: dificultades de convivencia, inconvenientes en la entrega administrativa, traslado de anexos de historia inactivos. Equipo de Supervisión 9 Informar al personal del operador saliente (empleados, contratistas por prestación de servicios), los motivos de entrega del servicio, haciendo un llamado a la ética y a la responsabilidad que les asiste frente al proceso de empalme. Supervisor y equipo de empalme de la Regional 10 Informar a adolescentes y jóvenes atendidos y las familias y /o red vincular de la población atendida, la situación de entrega, y cronogramas para la misma, así como canales a través de los cuales pueden comunicar situaciones especiales. Equipo de Supervisión 11 Iniciar proceso de empalme simultaneo con los equipos conformados por cada una de las partes, de acuerdo a cronograma acordado Equipo de Supervisión Defensorías de familia 12

Equipo de Supervisión 11 Iniciar proceso de empalme simultaneo con los equipos conformados por cada una de las partes, de acuerdo a cronograma acordado Equipo de Supervisión Defensorías de familia 12 De acuerdo con los procedimientos establecidos sobre manejo de inventarios por el proceso de Servicios Administrativos r ecibir el inventario de los elementos de dotación institucional y personal, dotación de equipos, muebles y enseres y las existencias en almacén de dotación básica y personal.

Así mismo, recibir el estado de los Servicios Públicos Domiciliarios y el e stado de las obras de mantenimiento y adecuación que se encuentren en curso., de acuerdo con el procedimiento determinado por la Dirección Administrativa Jefe administrativo regional o delegado 13 Recibir y revisar las carpetas inactivas, anexar folio firmado por ambas partes con el fin de dejar constancia del contenido recibido en cada carpeta. Entregar carpetas al equipo de supervisión. Equipo de empalme 14 Recibir carpetas inactivas y enviar al Centro Zonal al que pertenecen los Defensores de Familia que actúan en el SRPA. Estas historias son anexos de las historias Integrales que se desarrollan en el Centro Zonal de acuerdo con procedimiento de administración documental. Equipo de supervisión. 15 Recibir historias activas con los soportes de las últimas valoraciones, verificar el estado y proceso de cada adolescente e identificar situaciones especiales de salud o de necesidades de atención. Defensorías de familia a cargo de casos 15 Recibir informes sobre convenios vigentes que complementan garantía de derechos de los adolescentes y jóvenes atendidos en del servicio. Supervisor y Defensorías de Familia

o de necesidades de atención. Defensorías de familia a cargo de casos 15 Recibir informes sobre convenios vigentes que complementan garantía de derechos de los adolescentes y jóvenes atendidos en del servicio. Supervisor y Defensorías de Familia 16 Recibir inmuebles entregados en comodato al operador saliente de acuerdo con el procedimiento establecido por el proceso de Servicios Administrativos. Grupo Administrativo

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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. # Actividades Responsable Asignar bienes inmuebles en comodato al operador entrante. Director Regional 17 Presentar al operador entrante con las entidades del Sistema Nacional de Coordinación de Responsabilidad Penal para Adolescentes-SNCRPA. Director Regional 18 Realizar plan con autoridades del SRPA regional, para el inicio de la operación con el operador entrante y apoyar en la gestión para dar continuidad al desarrollo de las actividades en ejercicio de derechos de los adolescentes y jóvenes. Dirección Regional y Equipo de Asistencia Técnica 20 Brindar acompañamiento en el inicio de la operación con operador entrante Equipo de asistencia técnica y equipo de supervisión 21 Preparar informe final de supervisión del contrato de operador saliente de acuerdo con Manual de contratación Equipo de supervisión 22 Adelantar proceso de liquidación del contrato de aporte de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación vigente.

21 Preparar informe final de supervisión del contrato de operador saliente de acuerdo con Manual de contratación Equipo de supervisión 22 Adelantar proceso de liquidación del contrato de aporte de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación vigente.

El operador saliente deberá presentar los soportes que demuestren que está a paz y salvo con pagos a proveedores y empleados. Del ultimo desembolso deberá dejar reserva de pagos de servicios. Coordinador del grupo Jurídico y delegado de área financiera Equipo de supervisión

Nota: En caso de presentarse situ aciones complejas en la convivencia, Desordenes internos o Amotinamiento, se sugiere revisar el anexo de “Intervención en crisis” y el apartado de “Situaciones complejas en convivencia” en el Lineamiento Modelo de Atención. Para lo anterior, debe articularse y coordinar acciones entre Equipo de ICBF Regional, Nuevo operador, Policía de Infancia y Adolescencia, Personería y Procuraduría , preferiblemente con la presencia de delegados del ente territorial.

5. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha

Versión Descripción del Cambio