ICBF - it1.p17.gj instructivo seguimiento conciliaciones v1

PROCESO IT1.P17.GJ 22/10/2021

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1. OBJETIVO: Describir las actividades de seguimiento, que deben realizarse para asegurar una gestión oportuna, eficiente y eficaz de las conciliaciones prejudiciales en el ICBF.

2. DATOS DEL DOCUMENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD.

Código Nombre del documento P17.GJ Procedimiento de Registro, Seguimiento y Control de Conciliaciones Prejudiciales.

3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD:

1. Recibir y redireccionar solicitud de conciliación.

4. DESARROLLO: Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Recibir Verificar diariamente el buzón Solicitudes de Profesional de 1 representación.judicial@icbf.gov.co, con el fin de identificar los Conciliación seguimiento correos que se reciben de solicitudes de conciliación prejudicial. prejudicial Revisar en la solicitud de conciliación el medio de control, con el fin de determinar la asignación del responsable del trámite, según las competencias establecidas en la Resolución 60 de 2013 de la Oficina Asesora Jurídica (en adelante OAJ) y la Resolución 2859 de 2013 (Grupos Jurídicos), así como en el reglamento del Comité (Resolución 785 de 2016). ¿Es reparación directa? Si: verificar en qué Dirección Regional ocurrieron los hechos y enviar correo asignando proceso al Coordinador Jurídico con copia a abogado de la OAJ, y copia a administrador de eKOGUI.

Correo Verificar el Remitiendo antecedentes (solicitud de conciliación, auto electrónico medio de control admisorio, citación para la diligencia de conciliación, entre otros) 2 Profesional de Base de de la solicitud y y especificando fecha en la que debe enviar la ficha de análisis P.C. seguimiento Datos de asignar de la conciliación prejudicial al abogado de la OAJ (5 días) con Conciliacio conciliación copia al correo de representación.judicial@icbf.gov.co (versión nes word y versión pdf que expide eKOGUI). Registrar la información en base de datos, la fecha prevista de recepción de la ficha con el fin de que automáticamente se agende en la base el pre-comité, Comité de Defensa Judicial y Conciliación y fecha prevista de audiencia. Continuar actividad 3. No: ¿Es una nulidad y restablecimiento del derecho? Si: ¿El acto administrativo fue suscrito por funcionario de la Sede de la Dirección General? Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Si: Asignar proceso a abogado de la OAJ con copia a administrador de eKOGUI. Remitiendo antecedentes (solicitud de conciliación, auto admisorio, citación para la diligencia de conciliación, entre otros) y especificando fecha en la que debe enviar la ficha de análisis de la conciliación prejudicial al

Secretario del Comité (5 días) con copia al correo de representación.judicial@icbf.gov.co (versión word y versión pdf que expide eKOGUI). Registrar la información en base de datos, la fecha prevista de recepción de la ficha con el fin de que automáticamente se agende en la base el pre-comité, Comité de Defensa Judicial y Conciliación y fecha prevista de audiencia. Continuar actividad 3. No: corresponde a acto administrativo suscrito por funcionario de la Dirección Regional, verificar en qué Dirección Regional ocurrieron los hechos y enviar correo asignando proceso al Coordinador Jurídico con copia a abogado de la OAJ, y copia a administrador de eKOGUI. Remitiendo antecedentes (solicitud de conciliación, auto admisorio, citación para la diligencia de conciliación, entre otros) y especificando fecha en la que debe enviar la ficha de análisis de la conciliación prejudicial al abogado de la OAJ (5 días) con copia al correo de representación.judicial@icbf.gov.co (versión word y versión pdf que expide eKOGUI). Registrar la información en base de datos, la fecha prevista de recepción de la ficha con el fin de que automáticamente se agende en la base el pre-comité, Comité de Defensa Judicial y Conciliación y fecha prevista de audiencia. Continuar actividad 3. No: ¿Es una controversia contractual? Si: ¿El contrato fue suscrito en la Sede de la Dirección General? Si: Asignar proceso a abogado de la OAJ con copia a administrador de eKOGUI. Remitiendo antecedentes (solicitud de conciliación, auto admisorio, citación Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad para la diligencia de conciliación, entre otros) y especificando fecha en la que debe enviar la ficha de análisis de la conciliación prejudicial al Secretario del Comité (5 días) con copia al correo de representación.judicial@icbf.gov.co (versión word y versión pdf que expide eKOGUI). Registrar la información en base de datos, la fecha prevista de recepción de la ficha con el fin de que automáticamente se agende en la base el pre-comité, Comité de Defensa Judicial y Conciliación y fecha prevista de audiencia. Continuar actividad 3. No: corresponde a contrato suscrito por funcionario de la Dirección Regional, verificar en qué Dirección Regional ocurrieron los hechos y enviar correo asignando proceso al Coordinador Jurídico con copia a abogado de la OAJ, y copia a administrador de eKOGUI. Remitiendo antecedentes (solicitud de conciliación, auto admisorio, citación para la diligencia de conciliación, entre otros) y especificando fecha en la que debe enviar la ficha de análisis de la conciliación prejudicial al abogado de la OAJ (5 días) con copia al correo de representación.judicial@icbf.gov.co (versión word y versión pdf que expide eKOGUI). Registrar la información en base de datos, la fecha prevista de recepción de la ficha con el fin de que

automáticamente se agende en la base el pre-comité, Comité de Defensa Judicial y Conciliación y fecha prevista de audiencia. Continuar actividad 3. Ingresar a eKOGUI y revisar si la conciliación ya se encuentra registrada. Base de datos de 3 Verificar registro ¿La Conciliación se encuentra registrada? Profesional de conciliacio P.C. en eKOGUI seguimiento nes y Si: asignar abogado de la Dirección Regional o de la OAJ, según eKOGUI corresponda el resultado de la actividad anterior. Registrar en base de datos ID eKOGUI. Continuar actividad 5. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad No: remitir a administrador de eKOGUI con los antecedentes y con el nombre del abogado responsable de acuerdo con actividad anterior, para que registre la conciliación prejudicial en el aplicativo. Continuar actividad 4. Leer detenidamente los hechos de la solicitud de conciliación prejudial, con el fin de identificar el hecho que presuntamente causa el daño antijurídico, los datos básicos del caso (medio de control, autoridad que conoce, fecha de solicitud datos de los convocantes y convocados y ciudad donde ocurrieron los hechos. eKOGUI Registrar Aplicar tuturial de eKOGUI para el registro de procesos. Administrador Base de 4 conciliación en

de eKOGUI datos de eKOGUI Identificar y registrar las causas según lo establecido en el conciliacio instructivo de registro de procesos en eKOGUI. nes Asignar abogado de acuerdo con información recibida del correo de representación.judicial@icbf.gov.co Registrar ID de eKOGUI en Base de Datos de Conciliaciones. Revisar la base de datos de conciliaciones prejudiciales determinando, qué fichas deben recibirse en el día. ¿Se recibieron las fichas de acuerdo con lo programado? Si: verificar que el correo contenga la información indispensable Verificar para el análisis (i) solicitud de conciliación (ii) medios probatorios diariamente (iii) ficha de análisis de eKOGUI y en Word, (iv) poder para actuar base de datos y que el correo haya sido copiado al abogado de la OAJ. En caso para conocer de que no se haya enviado al abogado de la OAJ re enviar correo Base de cuáles fichas a abogado de OAJ con copia a abogado del grupo jurídico. 5 Profesional de Datos de deben llegar ese P.C. seguimiento Conciliacio día al correo de Remitir los lunes de cada semana al secretario del Comité de nes representación.j Defensa Judicial y Conciliación (en adelante CDJYC) listado de udicial@icbf.gov las solicitudes de conciliación que deben ser presentadas en pre- .co Comité. Continuar actividad 6. No: Solicitar al abogado con copia al Coordinador Jurídico y al abogado de la OAJ la ficha con sus anexos o al abogado de la OAJ. Permanecer en esta actividad (5) y solicitar diariamente la ficha hasta no ser recibida, en caso de que pase el término de 10

días y no sea recibida informar al Coordinador o Líder de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica. Los martes de cada semana, con la lista enviada por el profesional de seguimiento deberá verificar qué fichas ya ha Secretario del Preparar preBase de recibido y en caso de no contar con todas las fichas, solicitarlas a Comité de Comité de Datos de 6 los abogados de la OAJ, para la citación del PreCDJYC. Defensa Defensa Judicial Conciliacio Judicial y y Conciliación nes Diligenciar en Base de Conciliaciones fecha de realización del Conciliación

PreCDJYC.

Secretario del Base de Comité de Comité de Datos de 7 Defensa Judicial Diligenciar en Base del Comité fecha de realización del CDJYC. Defensa Conciliacio y Conciliación Judicial y nes Conciliación Generar reporte Mensualmente se realizará un reporte del estado de las Administrador Base de 8 de cierres de conciliaciones en eKOGUI a los Coordinadores Jurídicos con el de eKOGUI Datos de Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad conciliaciones fin de asegurar el cierre de las mismas dentro del periodo de la en eKOGUI audiencia. Permanecer en esta actividad hasta que la conciliación Conciliacio esté en estado terminado. nes

eKOGUI Registrar en base de datos de Conciliaciones estado terminado de las conciliaciones. Fin

P.C.: Punto de Control

5. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio N/A N/A N/A Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.