ICBF - it1.p32.gf instructivo financiero de procesos juridicos icbf v1

PROCESO

IT1.P32.GF 02/01/2017

GESTIÓN FINANCIERA INSTRUCTIVO FINANCIERO DE PROCESOS JURIDICOS ICBF Versión 1 Página 1 de 4

1. OBJETIVO.

Impartir las instrucciones a las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, para cargar la información contable de los procesos que se impulsan por la Oficina Asesora Jurídica, en los formatos de los informes Financieros de Procesos Jurídicos, establecidos por la Dirección Financiera y la Oficina Asesora Jurídica.

2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD.

Código Nombre del procedimiento

P32.GF PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR LA INFORMACION CONTABLE, ADMINISTRATIVA Y

JURIDICA

3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Enviar Soportes.

4. DESARROLLO: En el presente documento desarrollara lo siguiente: ✓ Establecer la responsabilidad de informar adecuadamente, entrar al formato la información, seguimiento y comparación del formato Informe Financiero de los Procesos Judiciales. ✓ Determinar los plazos para la presentación de la información. ✓ Implementar los formatos y su actualización. ✓ Indicar las instrucciones para el diligenciamiento del Formato Informe Financiero de los Procesos Judiciales. 4.1 RESPONSABLES: ✓ En la Dirección Regional el Director Regional, el Coordinador del Grupo Jurídico, el Coordinador Financiero de la Dirección Regional y/o el Coordinador Financiero del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, el Coordinador del Grupo de Representación Judicial, son los responsables de disponer de lo pertinente, para

que las áreas respectivas elaboren oportunamente el informe Financiero de los Procesos Judiciales. ✓ En la Dirección Regional el Coordinador del Grupo Jurídico , el Coordinador del Grupo Financiero y el Servidor Público Responsable del Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica, son los son los responsables de elaborar el informe Financiero de los Procesos Judiciales. ✓ Los apoderados de los procesos, el servidor público encargado de su elaboración, el Coordinador Jurídico, tienen la obligación de informar oportunamente al servidor público responsable de cargar la información en el formato del informe Financiero de los Procesos Judiciales. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

IT1.P32.GF 02/01/2017

GESTIÓN FINANCIERA INSTRUCTIVO FINANCIERO DE PROCESOS JURIDICOS ICBF Versión 1 Página 2 de 4 4.2 PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS INFORMES DE PROCESOS JUDICIALES 4.2.1 Una vez recibida la información por parte de los apoderados de los procesos Judiciales del ICBF, el servidor público encargado de esta función, carga la información en el Informe Financiero de Procesos Jurídicos. 4.2.2 El coordinador del Grupo Jurídico revisa la información y remite por correo electrónico dentro de los plazos correspondientes, adjuntando los archivos en Excel y escaneados donde se visualice la aprobación con su firma. 4.2.3 El servidor público que recibe los informes, deberá remitirlo inmediatamente al encargado de consolidar la información en el Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica.

4.2.4 Con los informes recibidos por parte de las Direcciones Regionales y el Grupo Financiero Sede de la Dirección Financiera se consolida la información de todas las regionales, para que sea remitida a la Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, dejando constancia de las Direcciones Regionales que no cumplieron esta esta formalidad. 4.2.5 La Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera compara la información consolidada y frente a los saldos contables e informa a las Direcciones Regionales y a la Oficina Asesora Jurídica las diferencias, para que se realicen los ajustes pertinentes antes del cierre contable. 4.2.6 Los Coordinadores Jurídicos de las Direcciones Regionales y Grupo Financiero de Sede de la Dirección General, informaran al Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica y a la Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, los ajustes generados como prueba de su actuación, antes del periodo a cerrar. 4.3 PLAZOS El formato del Informe Financiero de Procesos Jurídicos, se debe presentar mensualmente al Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica por parte de los Coordinadores Jurídicos de las Direcciones Regionales el quinto (5) día hábil siguientes del mes a informar. La Oficina Asesora Jurídica consolida la información inicial y remite a la Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, antes del diecisiete (17) de cada mes y se deja observación de las Regionales que no enviaron la información respectiva, con copia la Oficina de Control Interno Disciplinario.

4.4 DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO 4.4.1 Formato Financiero de Procesos Jurídicos donde el ICBF es Demandante:

1. Renombrar el archivo, con nombre del formato, mes a cargar, y regional Ej.: IPJDte.SedeNal.abril2015.

2. Se registran los datos de nuevos procesos que se adicionan al formato insertando una fila, con los datos solicitados (Nombre de la persona natural o jurídica que es demandante el ICBF, No. de identificación, No. de proceso corresponde a 23 dígitos, cantidad de procesos, valor de la pretensión en la cuenta respectiva según su división interna por jurisdicción) cuando son varias personas se digita quien encabeza con la palabra otros y se coloca el número de la cédula de quien encabeza el proceso, si el proceso es indeterminado o no se conoce su pretensión se colocara cero (-0-).

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

IT1.P32.GF 02/01/2017

GESTIÓN FINANCIERA INSTRUCTIVO FINANCIERO DE PROCESOS JURIDICOS ICBF Versión 1 Página 3 de 4

3. Para adicionar, eliminar o actualizar un proceso donde el ICBF es Demandante puede suceder: - Se adiciona con la admisión de un proceso. - Se actualiza el saldo, por conciliaciones o fallos en sus instancias. - Cuando el ICBF es demandante y la sentencia final es en contra del ICBF se procede a eliminar el registro del formato a favor. - Cuando el fallo es a favor del ICBF, Se cancela el registro de la cuenta de orden y se genera la cuenta

por cobrar a favor del ICBF.

4. Debe revisar la congruencia de la información con otros formatos (F9-Ekogui).

5. Vo.Bo. de sus responsables del formato a favor, se remite por correo electrónico adjuntando un archivo en Excel y otro archivo en PDF, con sus debidas firmas del Coordinador del Grupo Jurídico de la Dirección Regional o el Coordinador del Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica para la información del Grupo Financiero de la Dirección Financiera.

6. El Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica, consolida la información de todas las regionales en un formato predefinido y remite mediante Oficio a la Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, generando la observación de quienes no enviaron los Informes

Jurídicos.

7. La Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera compara la información recibida con los saldos contables que se extraen del SIIF NACION e informa oportunamente a la dirección Regional y al Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica, para los ajustes correspondientes, antes del cierre contable.

8. Los Coordinadores Jurídicos remiten los ajustes según observaciones al Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica y a la Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera para generación de nuevos saldos de cierre contable. 4.4.2 Formato Financiero de Procesos Jurídicos donde el ICBF es Demandado:

1. Renombrar el archivo, con nombre del formato, mes a cargar, y regional Ej.: IPJDdo.SedeNal.abril2015.

2. Se registran los datos de nuevos procesos que se adicionan al formato insertando una fila, con los

datos solicitados (Nombre de la persona natural o jurídica que demando al ICBF, No. de identificación, No. de proceso corresponde a 23 dígitos, cantidad de procesos, valor de la pretensión en la cuenta respectiva según su división interna por jurisdicción) cuando son varias personas se digita quien encabeza con la palabra otros y se coloca el número de la cédula de quien encabeza el proceso, si el proceso es indeterminado o no se conoce su pretensión se colocara cero (-0-).

3. Se puedan dar las siguientes circunstancias que deben ser informadas oportunamente por los apoderados al servidor público responsable del reporte, para que el Grupo de Contabilidad de la Dirección Regional y el Grupo Financiero Sede de la dirección General, realice los ajustes correspondientes por: - Actualización de saldos de pretensiones o provisión contingente. - Cuando el despacho Judicial genera fallo de primera instancia es en contra del ICBF, se procederá a generar la provisión contingente y se cancelan las cuentas de orden en contra. - Cuando el fallo en primera instancia es a favor del ICBF y se encuentra ejecutoriado, se cancela en el estado que se encuentre tanto la pretensión como la provisión contingente.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

IT1.P32.GF 02/01/2017

GESTIÓN FINANCIERA INSTRUCTIVO FINANCIERO DE PROCESOS JURIDICOS ICBF Versión 1 Página 4 de 4 - Con el fallo final en contra y ejecutoriado, se procede a cancelar la provisión contingente contra el

pasivo real generado, estas dos instancias son diferentes a nivel Jurídico y financiero, la primera la realiza en el momento que se obtiene la ejecutoria y el segundo cuando se tramita la cuenta con los soportes suficientes en el SIIF Nación, de acuerdo a las exigencias.

9. Debe revisar la congruencia de la información con otros formatos (F9-Ekogui).

10. Vo.Bo. de sus responsables en el formato Financiero de Procesos Jurídicos donde el ICBF es Demandado, debe ser remitido por correo electrónico, adjuntando un archivo en Excel y otro archivo en PDF con sus debidas firmas del Coordinador del Grupo Jurídico de la Dirección Regional o el Coordinador del Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica para la información del

Grupo Financiero Sede de la Dirección General.

11. El Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica, consolida la información de todas las Direcciones Regionales en un formato predefinido y remite mediante oficio a la Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, generando la observación de quienes no enviaron los

Informes Financieros de Procesos Judiciales.

12. La Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera compara la información recibida con los saldos contables que se extraen del SIIF NACION e informa oportunamente a la Dirección Regional y al Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica, para los ajustes correspondientes, antes del cierre contable.

13. Los Coordinadores Jurídicos remiten los ajustes según observaciones al Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica y a la Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera para generación de nuevos saldos de cierre contable.

Firmas de los Servidores Públicos ✓ Nombre y cargo del Coordinador Jurídico de la Dirección Regional o del Coordinador del Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica. ✓ Nombre y cargo del servidor público del área Responsable que elabora y revisa el informe Financiero de Procesos Jurídicos. Ver “INFORME FINANCIERO DE PROCESOS JURIDICOS DEL ICBF”, publicado en el Sistema Integrado de Gestión del ICBF

5. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se crea un nuevo instructivo con 02-01-2017 N/A el apoyo de las áreas involucradas y ajusta los parámetros al manejo en el Sistema SIIF Nación de la información contable. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.