ICBF - it1.p3.abs instructivo para la elaboracion de estudios de sector o costos v9

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1. OBJETIVO Describir los pasos que se deben seguir para elaborar estudios de sector o costos, requeridos para la adquisición de bienes o servicios por parte del ICBF.

2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD.

Código Nombre del procedimiento P3.ABS Procedimiento para realizar o revisar Estudios de Sector y Costos

3. NOMBRE DE LAS ACTIVIDADES: - Revisar los documentos técnicos - Elaborar o actualizar el Estudio de Sector o Estudio de Costos

4. DESARROLLO: A continuación, se describen las actividades que deben realizar los colaboradores de la Dirección de Abastecimiento que tienen en sus funciones u obligaciones la elaboración de los estudios de sector o estudios de costos.

Se precisa que las actividades se incluyen en un orden lógico, pero no son necesariamente secuenciales, es decir, algunas pueden desarrollarse en paralelo. Adicionalmente no todas son necesarias para todos los estudios. Los formatos ESTUDIO DE SECTOR (F12.P3.ABS), ESTUDIO DE COSTOS (F6.P3.ABS) y ESTUDIO DE SECTOR CONTRATACIONES DE MÍNIMA CUANTÍA, DIRECTAS Y TVEC (F14.P3.ABS), incluyen los aspectos que se deben considerar en cada uno. Las actividades identificadas con un son opcionales para las Regionales. 4.1. REGISTRO DE LA SOLICITUD DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS TÉCNICOS EN LA MATRIZ

DE SEGUIMIENTO DE ESTUDIOS DE SECTOR Y COSTOS (MATRIZ DE SEGUIMIENTO ESyC) Recibido el Formato SOLICITUD DE TRÁMITES RELACIONADOS CON ESTUDIOS DE SECTOR Y COSTOS (F13.P3.ABS)1 por parte de la dependencia líder de la necesidad de contratación, el profesional a quien se le asigne debe registrarla en la Matriz de Seguimiento de ESyC, a más tardar el día hábil siguiente. Adicionalmente, debe remitir correo electrónico a la dependencia líder de la necesidad de contratación, informando que ha sido designado(a) para realizar la revisión de los documentos técnicos y el tiempo máximo en el que se remitirá la aprobación u observaciones, de acuerdo con lo dispuesto en la Tabla 1. 1 Los documentos técnicos mínimos que se deben remitir se encuentran listados en el Formato SOLICITUD DE TRÁMITES RELACIONADOS CON

ESTUDIOS DE SECTOR Y COSTOS (F13.P3.ABS).

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Tabla 1 Días hábiles para remitir observaciones a Tipo de contratación Rango de presupuesto estimado documentos técnicos Días hábiles (plazo máximo) (2) Estatuto General de <100 SMMLV 5 Contratación de la 1 Administración Pública (1), >100 SMMLV <= 7000 SMMLV 5

contratos de colaboración y > 7000 SMMLV 12 convenios de asociación Régimen Especial de Aporte y 2 otros estudios no incluidos en el No aplica 12 Tipo 1 (1) Incluye licitación pública, concurso de méritos, selecciones abreviadas (menor cuantía, subasta inversa, AMP, IAD y bolsa de productos), mínima cuantía y contratación directa (de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3.1.2. Contratación directa del Procedimiento P3.ABS). (2) A partir de la fecha de recibo de los documentos completos (si son remitidos después de las 5:00 p.m. o en día no hábil, el plazo comienza a contar a partir del día hábil siguiente). En la Matriz de Seguimiento de ESyC se deben registrar todas las gestiones que se adelanten en desarrollo del estudio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a cada actuación. El profesional encargado del estudio es responsable de mantener actualizada la información consignada en dicha herramienta en lo que respecta con el trámite de los asuntos a su cargo. 4.2. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA El profesional encargado de revisar los documentos debe analizar la documentación técnica remitida, verificando que se encuentre completa y realizando los comentarios y correcciones que considere pertinentes, con el fin de que los documentos reflejen de manera clara, precisa y concreta la necesidad de la Entidad. El profesional debe determinar si el(los) documento(s) contiene(n) toda la información requerida para la elaboración del estudio. En caso de requerir aclaraciones, se debe remitir a la dependencia líder de la necesidad de contratación correo electrónico con las observaciones sobre la documentación, dentro de

los términos señalados en la Tabla 1. Una vez revisados los documentos técnicos, el profesional de la Dirección de Abastecimiento citará a la Reunión de Definición de Requerimientos, la cual tiene como objetivo aclarar las especificaciones contempladas en los documentos técnicos. A dichas reuniones se deberá invitar al abogado designado por la Dirección de Contratación para la revisión de los documentos técnicos. Adicionalmente, para estudios cuyos presupuestos estimados superen los 7000 SMMLV se deberá invitar al ordenador del gasto con el fin de que designe un representante (de considerarlo necesario). De acuerdo con lo dispuesto en el Procedimiento para solicitar, realizar y revisar estudios de sector y costos, la Dirección de Contratación debe realizar el control de legalidad sobre los aspectos jurídicos contenidos en los documentos técnicos. Los plazos con los que cuenta la Dirección de Contratación para realizar la revisión de los documentos se encuentran definidos en el Manual de Contratación de la Entidad. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Por su parte, la Subdirección de Mejoramiento Organizacional de la Dirección de Planeación y Control de Gestión debe revisar y aprobar las obligaciones SIGE contenidas en los mismos. Los plazos con los que cuenta esta dependencia para realizar las revisiones son los contemplados en la Tabla 1. El plazo con el que cuentan las dependencias líderes de las necesidades de contratación para remitir los

documentos técnicos ajustados o las respuestas a las observaciones se detallan en la Tabla 2. Tabla 2 Días hábiles con los que cuentan las áreas líderes de la necesidad de Tipo de contratación Rango de presupuesto estimado contratación para resolver las observaciones a los documentos técnicos (2,3) Estatuto General de Contratación de <100 SMMLV 2 la Administración Pública (1), contratos 1 >100 SMMLV <= 7000 SMMLV 3 de colaboración y convenios de asociación > 7000 SMMLV 5 Régimen Especial de Aporte y otros 2 No aplica 5 estudios no incluidos en el Tipo 1 (1) Incluye licitación pública, concurso de méritos, selecciones abreviadas (menor cuantía, subasta inversa, AMP, IAD y bolsa de productos), mínima cuantía y contratación directa (de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3.1.2. Contratación directa del Procedimiento P3.ABS). (2) Contados a partir del día del envío de las observaciones (si son remitidas después de las 5:00 p.m. o en día no hábil, el plazo comienza a contar a partir del día hábil siguiente). (3) Si al remitir la solicitud del estudio de sector no se ha definido el presupuesto estimado por parte del área líder de la necesidad de contratación se tomará el aplicable para el rango de Rango >100 SMMLV <= 7000 SMMLV. En el evento en que la dependencia líder de la necesidad de contratación no remita las respuestas dentro de los tiempos definidos en la Tabla 2, la Dirección de Abastecimiento podrá devolver la solicitud.

Una vez los documentos se encuentren a conformidad, las 3 dependencias remitirán correo señalando que no tienen más comentarios sobre los mismos. 4.3. REVISAR LA COHERENCIA ENTRE EL OBJETO CONTRACTUAL Y EL LINEAMIENTO DE

PROGRAMACIÓN DE LOS RUBROS QUE FINANCIAN EL CONTRATO.

Una vez los documentos se encuentren validados por parte de las 3 dependencias antes mencionadas, la dependencia líder de la necesidad de contratación remitirá a la Coordinación del Grupo Financiero Sede de la Dirección General o Coordinaciones Financieras en las Regionales, según sea el caso, al correo electrónico establecido por las áreas financieras para tal fin: el objeto contractual aprobado, los rubros presupuestales y la dependencia de afectación del gasto que financian el contrato. La Coordinación del Grupo Financiero Sede de la Dirección General o la Coordinación Financiera Regional revisará la coherencia entre el objeto contractual y el lineamiento de programación (objetivo general, acciones y clasificadores del gasto) de los rubros que financian el contrato. Las áreas financieras contarán con dos (2) días hábiles para realizar el análisis. Realizada la revisión, la Coordinación del Grupo Financiero Sede de la Dirección General o la Coordinación Financiera Regional enviará correo electrónico a la dependencia líder de la necesidad de contratación con copia a la Dirección de Abastecimiento informando su concepto. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Si el objeto es coherente con el lineamiento de programación de los rubros y la dependencia de afectación del gasto por los cuales se financiará el contrato, la dependencia líder de la necesidad de contratación deberá o bien iniciar la elaboración del estudio de sector para proceso de selección de mínima cuantía de conformidad con lo dispuesto en el respectivo instructivo, o radicar la solicitud para la elaboración del estudio de sector por parte de la Dirección de Abastecimiento. Si la Coordinación del Grupo Financiero Sede de la Dirección General o la Coordinación Financiera Regional no emite concepto favorable y se requiere ajustar el objeto, la FCT deberá volver a ser revisada por las direcciones de Contratación y Abastecimiento. Sin el aval del área financiera no se podrá iniciar la elaboración del estudio del sector. 4.4. RADICAR LA SOLICITUD DE REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN O ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE SECTOR La dependencia líder de la necesidad de contratación deberá radicar la solicitud de revisión, actualización o elaboración del estudio de sector, según corresponda, ante la Dirección de Abastecimiento incluyendo la documentación requerida en el Formato SOLICITUD DE TRÁMITES RELACIONADOS CON ESTUDIOS DE SECTOR Y COSTOS (F13.P3.ABS). La documentación se deberá remitir mediante la plataforma ORFEO (o la que hagas sus veces). 4.5. REGISTRAR LA SOLICITUD DE REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN O ELABORACIÓN DE ESTUDIOS EN LA MATRIZ DE SEGUIMIENTO ESyC Recibida la solicitud para la revisión2, actualización o elaboración de un estudio por parte de la dependencia

líder de la necesidad de contratación, el profesional a quien se le asigne debe registrarla en la Matriz de Seguimiento de ESyC, a más tardar el día hábil siguiente. El tiempo máximo con el que cuenta la Dirección de Abastecimiento para remitir los estudios se resume en la Tabla 3. Tabla 3 Días hábiles con los que cuenta la Rango de presupuesto Dirección de Abastecimiento (2) Tipo de contratación Complejidad estimado Actualización Revisión Elaboración <100 SMMLV No aplica 5 No aplica Estatuto General de Contratación de la >100 SMMLV <= 7000 1 Administración Pública (1), No aplica 7 10 SMMLV contratos de colaboración y No aplica convenios de asociación 15 > 7000 SMMLV 7 2 No aplica Baja 7 No aplica 15 2 Aplica para estudios de sector para procesos de selección de mínima cuantía, los cuales son elaborados por parte de la dependencia líder de la necesidad de contratación. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Días hábiles con los que cuenta la Rango de presupuesto Dirección de Abastecimiento (2) Tipo de contratación Complejidad

estimado Actualización Revisión Elaboración Régimen Especial de Aporte Media 7 30 y otros estudios no incluidos en el Tipo 1 Alta 7 60 (1) Incluye licitación pública, concurso de méritos, selecciones abreviadas (menor cuantía, subasta inversa, AMP, IAD y bolsa de productos), mínima cuantía y contratación directa (de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3.1.2. Contratación directa del Procedimiento P3.ABS). (2) Contados a partir del día del día en el cual se reciba la solicitud de trámite en la Dirección de Abastecimiento mediante el aplicativo ORFEO adjuntando los documentos técnicos previamente aprobados. Para las solicitudes de revisión de Estudios de Sector para procesos de contratación con presupuestos inferiores a 100 SMMLV el tiempo se cuenta a partir de la remisión, mediante correo electrónico, de los documentos soporte del estudio completos (ver numeral 4.8. del Instructivo para Elaborar Estudios de Sector para Procesos de Contratación de Mínima Cuantía y Contratación Directa). En el resto del documento se describen los pasos para elaborar estudios de sector o estudios de costos por parte de la Dirección de Abastecimiento o quien haga sus veces en las Regionales. La validación por parte de la Dirección de Abastecimiento de los estudios de sector de mínima cuantía y contrataciones directas cuyos presupuestos no superen los 100 SMMLV, elaborados por las dependencias líderes de la necesidad de contratación, se encuentra contemplada en el Instructivo para la elaboración de estudios de sector para Contratación de Mínima Cuantía y Contratación Directa.

4.6. ELABORAR LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN La solicitud de cotización (SDC) no es un formato único y estándar, se diseña con base en la FCT y de acuerdo con las características particulares del bien o servicio requerido. No obstante, el diseño elaborado para cualquier cotización debe tener en cuenta lo siguiente: - Debe ser en Excel y debe estar protegido de tal forma que únicamente permita a quien lo diligencie ingresar los datos en las casillas que requiere la Entidad. - Su estructura debe coincidir con el orden de la FCT y contener todo lo requerido en la misma. - Solicitar la información de contacto del proveedor y la fecha de diligenciamiento. - Incluir casillas para digitar la tarifa del IVA y los precios unitarios o totales, según se requiera. - Incluir el plazo de ejecución estimado del contrato. - Incluir la unidad de medida de cada ítem, producto o servicio a cotizar. - Incluir instrucciones para su diligenciamiento (si aplica). - Señalar claramente si el plazo de ejecución del contrato incluye varias vigencias; igualmente se debe precisar si los precios se mantienen durante toda la ejecución o si se actualizarán (indicar fórmula o índice para el ajuste). - Incluir una hoja de “INFORMACIÓN FINANCIERA” para ser diligenciada por los proveedores, con el fin de contar con información para el análisis de indicadores financieros del sector. - Considerar lo dispuesto en la “Guía para elaborar solicitudes de cotización en la plataforma SECOP II para estudios de sector y costos del ICBF”. - Definir cuál(es) valor(es) se debe(n) digitar en la plataforma SECOP II.

• Se debe precisar que cada proveedor debe cargar la cotización en la plataforma SECOP II.

Siempre que sea posible, la solicitud de cotización debe ser “modular”, es decir, permitir estimar el presupuesto oficial de forma independiente para los bienes y servicios requeridos. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Además de solicitar los precios de los bienes o servicios requeridos, la solicitud de cotización podrá incluir encuestas para obtener información sobre las empresas del sector, características de los bienes, canales de distribución, experiencia, tamaño empresarial, entre otras relevantes para el análisis de la oferta. Las respuestas a las encuestas serán consolidadas y tabuladas, de tal forma que permitan analizar patrones o tendencias. 4.7. OBTENER PRECIOS PROMEDIO DE MERCADO Para obtener precios promedio del mercado se debe utilizar la herramienta dispuesta para el efecto en la plataforma SECOP II. Opcionalmente, y adicional a lo anterior, se podrá remitir la SDC mediante correo electrónico a potenciales proveedores. Las solicitudes de cotización que se remiten a potenciales proveedores (mediante la plataforma SECOP II o mediante correo electrónico) deben ir acompañadas de la FCT definitiva, junto con los anexos que sean necesarios para que los posibles proveedores tengan toda la información de tal forma que puedan realizar una cotización de manera sencilla, ágil y precisa, en el formato diseñado por la Entidad. No se recomienda

dejar a decisión de los potenciales proveedores el formato en el que remitirán la SDC, debido a que esto dificultará la consolidación y comparación de estas. En los casos en los que existen precios históricos de contratación del ICBF o de otras entidades, bases de datos públicas u otras fuentes, para bienes y servicios con características similares a los incluidos en la necesidad en estudio, se podrán definir los precios promedio del mercado con base en dichos precios y remitir la solicitud de cotización al mercado será opcional. 4.7.1. Solicitud de acceso a la cuenta de SECOP II del ICBF El usuario encargado de publicar la solicitud de cotización en el SECOP II, debe solicitar por única vez desde su usuario personal, la autorización al administrador de la cuenta en SECOP II de la Regional o de la Sede de la Dirección General, según corresponda. Ver el procedimiento detallado en el numeral 4.1 de la “Guía para elaborar solicitudes de cotización en la plataforma SECOP II para estudios de sector y costos del ICBF”. 4.7.2. Publicar la solicitud de cotización en el SECOP II El profesional encargado del estudio publicará la SDC en la plataforma SECOP II de acuerdo con las instrucciones de la “Guía rápida para hacer solicitudes de información a proveedores” de Colombia Compra Eficiente y la “Guía para elaborar solicitudes de cotización en la plataforma SECOP II para estudios de sector y costos del ICBF”. En los casos de estudios complejos, que se realicen por primera vez o si la Dirección de Abastecimiento lo considera pertinente, se podrán establecer plazos para remitir preguntas a los documentos técnicos por parte del mercado. Este plazo varía dependiendo de la complejidad del estudio en cuestión, la cantidad de ítems

a cotizar y el tipo de bien o servicio requerido. En la Tabla 4 se establecen los parámetros sugeridos para establecer los plazos para remitir preguntas (opcional) y para remitir las solicitudes de cotización. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Tabla 4 Rango de días sugeridos para otorgar a proveedores (2,3) Rango de presupuesto Tipo de contratación estimado Para remitir preguntas Para remitir sobre FCT y SDC cotización (opcional) Estatuto General de Contratación de <100 SMMLV 2-3 3-5 1 la Administración Pública (1), >100 SMMLV <= 7000 SMMLV 3-5 5-8 contratos de colaboración y convenios de asociación > 7000 SMMLV 5-8 8-10 Régimen Especial de Aporte y otros 2 No aplica 5-8 8-10 estudios no incluidos en el Tipo 1 (1) Incluye licitación pública, concurso de méritos, selecciones abreviadas (menor cuantía, subasta inversa, AMP, IAD y bolsa de productos), mínima cuantía y contratación directa (de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3.1.2. Contratación directa del Procedimiento P3.ABS). (2) Contado a partir de la publicación de la FCT y SDC en el SECOP II.

(3) Son plazos sugeridos podrán ser inferiores o superiores, dependerán de la complejidad de la FCT y la SDC. Se debe contemplar un plazo entre el envío de preguntas y la fecha límite para enviar cotización para que el área técnica analice las preguntas, las resuelva y ajuste los documentos técnicos en caso de ser necesario. Los plazos con los que cuentan las dependencias líderes de la necesidad de contratación para contestar las preguntas y ajustar los documentos se definen en la Tabla 6 en el numeral 4.5.5. del presente documento. 4.7.3. Remitir la solicitud de cotización mediante medios diferentes al SECOP II (opcional) El profesional encargado de elaborar el estudio también podrá, de manera opcional y adicional a la publicación en el SECOP II, remitir mediante correo electrónico la SDC a potenciales proveedores del sector objeto de análisis. Es indispensable garantizar que la información publicada en el SECOP II sea igual a la remitida a los potenciales proveedores para que las cotizaciones recibidas sean comparables. Las principales fuentes para identificar proveedores son: - Proveedores que han contratado con la Entidad en vigencias o procesos anteriores. - SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública, donde se pueden identificar proveedores que han participado en procesos de selección con objetos similares. - Cámaras de Comercio - Federaciones o agremiaciones del sector respectivo - Superintendencias - Sistema de proveedores del ICBF (administrado por la Dirección de Abastecimiento) - RUES: Registro Único Empresarial y Social de las Cámaras de Comercio Se debe dejar evidencia en el estudio de sector o sus anexos de todas las gestiones adelantadas para

identificar y contactar proveedores e indicar de manera precisa las fuentes que fueron consultadas con las correspondientes direcciones de internet, bancos de datos, etc. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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El correo en el cual se remite la SDC debe indicar al menos: - Que se trata de un estudio de sector y/o costos. - El objeto de la eventual contratación. - Plazo máximo para remitir preguntas sobre los documentos técnicos. - Plazo máximo para remitir cotizaciones - El correo electrónico al cual se deben remitir las preguntas y las cotizaciones. - Que se recibirán únicamente preguntas y cotizaciones por medio de correo electrónico o por medio de la plataforma SECOP II. - La relación de la documentación que se remite como anexos. Los documentos mínimos que se deben adjuntar a la solicitud (independientemente del medio por el cual se remita) son los siguientes:

• FCT
• Anexos - SDC En casos de estudios muy complejos o de alto impacto para la Entidad (por ejemplo, operación de las plantas de producción de productos de alto valor nutricional u operadores bancarios), la invitación a cotizar podrá ser remitida adicionalmente en medio físico (además de electrónico) a cada proveedor potencial.

Los plazos que se establezcan por la Entidad para remitir preguntas y cotización en el SECOP II deben coincidir con los señalados en el correo electrónico y comunicación física (si aplica).

4.7.4. Realizar reuniones de aclaración de requerimientos con proveedores potenciales, encuestas electrónicas o visitas técnicas Las reuniones de aclaración de requerimientos con proveedores, encuestas electrónicas o visitas técnicas3, se realizan solo en los casos en los que la dependencia líder de la necesidad de contratación no tiene claras las características técnicas del requerimiento o cuando se consideran necesarias para ampliar la información. Estas herramientas tienen como fin obtener información del sector sobre la necesidad de la Entidad y precisar los requerimientos de forma que se garantice que los documentos técnicos incluyan toda la información necesaria para que el bien o servicio responda a las necesidades del ICBF, y a la vez sea suficiente para que los posibles proveedores estimen correctamente los costos y los riesgos inherentes al contrato. La decisión sobre qué mecanismo utilizar y si realizarlo o no, se toma en conjunto con la dependencia líder de la necesidad de contratación. A las reuniones o visitas técnicas se deberá invitar a la Dirección de Contratación y al ordenador del gasto, con el fin de que designen un representante de considerarlo necesario. 3 Esto de conformidad con lo señalado en la Guía para la Elaboración de Estudios de Sector de CCE: “La información necesaria para realizar este análisis puede encontrarse en distintas fuentes (…). Asimismo, la comunicación previa, abierta, directa y reglada con los posibles proveedores es fundamental para contextualizar el análisis del sector económico y para comprender la información financiera que ofrecen los sistemas de información. Si la información requerida no está disponible en los sistemas de información, los mismos proveedores pueden ser la fuente de estos

datos. Colombia Compra Eficiente recomienda a la Entidad Estatal diseñar e implementar escenarios y procedimientos de solicitud de información a los potenciales oferentes. Esta recomendación se orienta a que la Entidad Estatal defina qué información, cuándo, por qué medio y a quién la solicitará. Esta definición debe incluir el procedimiento para hacerlo como formatos de solicitud de cotización o de información que permitan una participación uniforme del mayor número posible de interesados. Es recomendable dejar constancia de las fechas de las reuniones, los asistentes y los temas tratados con proveedores y gremios.” Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Las reuniones y visitas técnicas se pueden realizar antes o después de recibir cotizaciones. Sin embargo, es aconsejable citarlas después de publicados los documentos técnicos en el SECOP II, otorgándoles un plazo a los potenciales proveedores para su revisión. En el caso de las encuestas, si lo que se pretende es determinar la oferta disponible en el mercado, se pueden aplicar antes de enviar la documentación técnica. Las encuestas se deberán remitir mediante la plataforma SECOP II, adicionalmente se podrán enviar mediante correo electrónico (opcional). Las reuniones y visitas técnicas grupales (varios proveedores al mismo tiempo) se deben citar o agendar a través de la plataforma SECOP II (modulo mensajes públicos). De manera opcional se podrán citar de igual

forma mediante correo electrónico. Para los casos de reuniones individuales con proveedores específicos se debe enviar el mensaje a los proveedores potenciales mediante la plataforma SECOP II y, opcionalmente, mediante correo electrónico (ver en la “Guía para elaborar solicitudes de cotización en la plataforma SECOP II para estudios de sector y costos del ICBF” la opción “Mensajes”). La metodología para la realización de las reuniones o visitas técnicas puede variar según las necesidades del estudio y del sector en análisis. Las comúnmente utilizadas son reuniones individuales y reuniones grupales: Tabla 5 Reunión o visita técnica individual Reuniones o visita técnica grupales ¿En qué consiste? Reuniones individuales con proveedores Reunión general a la cual se invita a todos los potenciales. proveedores potenciales identificados. La cantidad se define de acuerdo con el estudio. Cuando hay pocos proveedores que pueden Cuando el bien o servicio puede ser suministrado por ¿Cuándo se usa? suministrar el bien o servicio requerido por muchos proveedores. la Entidad o hay preguntas puntuales que resolver (por ejemplo, sobre las cotizaciones recibidas). Se aborda el mismo cuestionario (preparado Presentación por parte del área técnica explicando el Metodología con antelación) con todos los proveedores. requerimiento y por parte de la Dirección de Abastecimiento explicando los objetivos del estudio de Elaborar acta individual por reunión y listado sector. de asistencia. Se elabora acta general de los temas tratados en la Se informa a todos los proveedores que se reunión y listado de asistencia. están realizando reuniones. Lugar de realización Pueden ser virtuales o presenciales. En el Pueden ser virtuales o presenciales en el ICBF.

caso de realizarlas de forma presencial, se debe preferir que sean en el ICBF. Excepcionalmente se podrán realizar en las instalaciones del proveedor si el equipo estructurador requiere conocer bienes o servicios que no pueden ser trasladados al ICBF. Constancia De toda reunión se deberá dejar constancia De toda reunión se deberá dejar constancia en acta en en acta en la cual conste al menos la fecha, la cual conste al menos la fecha, lugar, temas tratados y lugar, temas tratados y listado de asistentes. listado de asistentes. Opcionalmente se podrá grabar la sesión. Opcionalmente se podrá grabar la sesión. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Reunión o visita técnica individual Reuniones o visita técnica grupales Dialogo más directo con los proveedores, se Facilita comunicar la necesidad de la Entidad a muchos Ventajas obtiene más in