ICBF - it1.p6.gf instructivo contable registro control y amortizacion activos intangibles v2

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AMORTIZACION ACTIVOS INTANGIBLES

1. OBJETIVO Impartir las instrucciones necesarias para el reconocimiento, control y registro adecuado y oportuno de los bienes Intangibles en la información contable y su revelación en los Estados

Financieros.

2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EN QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD:

Código Nombre del Procedimiento

P6.GF PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL REGISTRO, CONTROL Y AMORTIZACION ACTIVOS

INTANGIBLES

3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD Cargar al módulo – Parametrizador contable los archivos planos generados de los Bienes Intangibles adquiridos, desarrollados o formados de manera (automática o manual).

Informar vía correo electrónico a los profesionales que desempeñan las funciones de Contadores de las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, para su respectiva aprobación o rechazo Institucional – PCI (Posición de Catalogo Institucional).

4. DESAROLLO 4.1 DEFINICIONES Activos Intangibles: “Son aquellos bienes inmateriales, o sin apariencia física, que puedan Identificarse, controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios, y su medición monetaria sea confiable.

Un activo intangible produce beneficios económicos futuros para la entidad contable pública cuando está en la capacidad de generar ingresos, o cuando el potencial de servicios que posea genere una reducción de costos.

Un activo intangible es controlable siempre que la entidad contable pública tenga el poder de obtener los beneficios económicos futuros que procedan de los recursos que se derivan del mismo, y además pueda restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios; puede identificarse cuando es susceptible de ser separado o escindido de la entidad contable pública y vendido, cedido, dado en operación, arrendado o intercambiado; o cuando surge de derechos legales, con independencia de que esos derechos sean transferibles o separables de la entidad o de otros derechos u obligaciones; y su medición monetaria es confiable cuando exista evidencia de transacciones para el mismo activo u otros similares, o la estimación del valor dependan de variables que se pueden medir”. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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AMORTIZACION ACTIVOS INTANGIBLES Para efectos del presente Instructivo los activos intangibles son de tres clases: adquiridos, desarrollados y formados.

Activos Intangibles Adquiridos: Son aquellos que obtiene la entidad contable pública de un tercero, que puede ser otra entidad contable pública o una entidad privada.

Activos Intangibles Desarrollados: “Son aquellos que genera internamente la entidad contable pública, y cumplen los criterios para su reconocimiento. Para esta clase de activos deben identificarse las fases de investigación y desarrollo. La primera fase comprende todo aquel estudio original y planificado que realiza la entidad contable pública con la finalidad

de obtener nuevos conocimientos científicos o tecnológicos. La fase de desarrollo consiste en la aplicación de los resultados de la investigación, o de cualquier otro tipo de conocimiento científico, a un plan o diseño en particular para la producción de materiales, productos, métodos, procesos o sistemas nuevos o sustancialmente mejorados, antes del comienzo de su producción o utilización comercial”.

Activos Intangibles Formados: Son aquellos que ha obtenido y consolidado la entidad contable pública a través del tiempo a partir de su reconocimiento, que le genera ventajas comparativas frente a otras entidades, sean éstas públicas o privadas. 4.2 Registro Contable del Reconocimiento como Gasto En el evento de que un intangible no pueda identificarse, controlarse, que no genere beneficios económicos futuros y su medición monetaria no sea confiable, las erogaciones necesarias para su adquisición se reconocen como gasto.

Los desembolsos correspondientes a la fase de investigación para desarrollar un activo intangible se reconocerán contablemente como gasto. El registro se genera en la Dirección Regional o en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, en SIIF Nación por medio de la Cadena Presupuestal del Gasto (traza contable): Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito

5.1.11 GENERALES

5.1.11.65 Intangibles XXXX ADQUISICION DE BIENES Y SERVCIOS NACIONALES 2.4.01 2.4.01.xx Según la subcuenta correspondiente XXXX Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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AMORTIZACION ACTIVOS INTANGIBLES 4.3 Registro Contable del Reconocimiento como Activo Los desembolsos incurridos en la fase de Desarrollo serán tratados como costo del activo intangible, siempre que cumplan con las condiciones para su reconocimiento. En este caso la entidad contable pública debitará la subcuenta correspondiente, de la cuenta 1970– INTANGIBLES, y acreditará la subcuenta respectiva de la cuenta que corresponda al tipo pasivo en que se incurre para crear, producir y preparar dicho activo intangible. El registro se genera en la Dirección Regional o en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, SIIF Nación por medio de la Cadena Presupuestal del Gasto (traza contable): Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito 1.9.70 INTANGIBLES XXX 1.9.70.xx Según la subcuenta correspondiente 2.4.01 ADQUISICION DE BIENES Y SERVCIOS NACIONALES 2.4.01.xx Según la subcuenta correspondiente XXXX Cuando una empresa pública determine que un activo intangible Formado satisfaga los requerimientos para su reconocimiento, dicho activo podrá ser incorporado en el balance general. En este caso se reconocerá mediante el siguiente registro: Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito 1.9.70 INTANGIBLES XXX . 1.9.70.xx Según la subcuenta correspondiente 2.4.01 ADQUISICION DE BIENES Y SERVCIOS NACIONALES 2.4.01.xx Según la subcuenta correspondiente XXXX

4.4 Vida Útil de los Activos Intangibles La vida útil de los activos intangibles puede ser indefinida o finita. Es indefinida cuando no exista un límite previsible al período que se espera que el activo genere beneficios económicos futuros. Al contrario, la vida útil del activo intangible es finita cuando puede estimarse el período durante el cual la entidad contable pública recibirá beneficios económicos o un potencial de servicios. 4.5 Amortización de los Activos Intangibles Los activos intangibles con vidas útiles finitas se amortizan durante el lapso en el cual la entidad contable pública espera percibir beneficios económicos o el potencial de servicios. En tanto que los activos intangibles con vidas útiles indefinidas no se amortizan. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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AMORTIZACION ACTIVOS INTANGIBLES El valor amortizable de un activo intangible con una vida útil finita se distribuirá sobre una base sistemática a lo largo de la vida útil estimada. Dicha amortización comenzará cuando el activo esté disponible para su utilización, es decir, cuando se encuentre en la ubicación y condiciones necesarias para que pueda funcionar. En las entidades de Gobierno General, la amortización de activos intangibles no asociados a la producción de bienes o servicios individualizables se registran en la Dirección Regional o en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General.

En este caso se efectuará el siguiente registro en el SIIF Nación: Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito 5366 AMORTIZACIÓN DE ACTIVOS INTANGIBLES 5366 XXX Según el auxiliar que corresponda XXXX 1.9.75 AMORTIZACIONES ACUMULADA DE INTANGIBLES (CR) Según el auxiliar que corresponda. 1.9.75.xx XXXX 4.6 Baja de Cuentas El ICBF dará de baja en cuentas un Activo Intangible en los siguientes casos: a) Por su enajenación o su disposición por otra vía, b) Cuando no se espere obtener ningún beneficio económico futuro por su utilización, enajenación o disposición por otra vía. La pérdida o ganancia surgida por la baja de un Activo Intangible, se reconocerá en el resultado del ejercicio. Esto es, la diferencia entre el importe neto obtenido por su disposición (si lo hay) y el importe en libros del activo. Cuando un activo intangible no satisfaga los requerimientos para su reconocimiento, pero haya sido reconocido previamente como un activo, éste deberá ser retirado del balance general, conforme a solicitud del Área competente realizada a la Dirección Administrativa. En este caso se efectuará el siguiente registro en el SIIF Nación: Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito 1.9.75 AMORTIZACIONES ACUMULADA DE INTANGIBLES (CR) 1.9.75.xx Según el auxiliar que corresponda. XXXX 1.9.70 INTANGIBLES 1.9.70.xx Según la subcuenta correspondiente XXXX 51.11.65 Intangibles XXXX Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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AMORTIZACION ACTIVOS INTANGIBLES Una vez efectuado el registro anterior, se debe realizar el ingreso en las cuentas de orden según la naturaleza del intangible. 4.7 DETERIORO De acuerdo con el marco normativo para Entidades de Gobierno expedido por la Contaduría General de la Nación – CGN, y teniendo en cuenta la identificación de si los activos intangibles son generadores de efectivo o no generadores de efectivo, se procederá así: Deterioro del Valor de los Activos Generadores de Efectivo El deterioro de un activo generador de efectivo, refleja una disminución en los beneficios económicos futuros que el activo le genera a la entidad que lo controla; para el caso de los activos intangibles con vida útil indefinida y los activos intangibles que aún no estén disponibles para su uso, la entidad deberá comprobar anualmente en cualquier momento pero siempre y cuando corresponda a la misma fecha cada año si el activo se ha deteriorado independientemente de que existan indicios de deterioro de su valor; para los demás activos intangibles con vida útil definida y en uso, se deberá hacer la comprobación mínimo una vez al final del periodo contable. Deterioro del Valor de los Activos No Generadores de Efectivo El deterioro de un activo no generador de efectivo, por cuanto corresponden a aquellos que mantiene el ICBF con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en

forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, que el ICBF no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercado; para el caso de los activos intangibles con vida útil indefinida y los activos intangibles que aún no estén disponibles para su uso, la entidad deberá comprobar anualmente en cualquier momento pero siempre y cuando corresponda a la misma fecha cada año si el activo se ha deteriorado independientemente de que existan indicios de deterioro de su valor; para los demás activos intangibles con vida útil definida y en uso, se deberá hacer la comprobación mínimo una vez al final del periodo contable Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito 19.76 DETERIORO ACUMULADO DE ACTIVOS INTANGIBLES (CR) XXXXX 1.9.76 XXXX Según el auxiliar que corresponda. 53.57 DETERIORO DE ACTIVOS INTANGIBLES 53.57 .xx Según la subcuenta correspondiente XXXXX Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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AMORTIZACION ACTIVOS INTANGIBLES 4.8 Revelación en notas a los estados contables: Debe revelarse en notas a los estados contables: a) Las vidas útiles o las tasas de amortización utilizadas; b) Los métodos de amortización utilizados; c) La descripción de si las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas; d) Las razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida;

e) El valor en libros bruto y la amortización acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable; f) El valor de la amortización de los activos intangibles reconocida en el resultado durante el periodo; g) Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable que muestre por separado lo siguiente: adiciones realizadas, disposiciones o ventas, adquisiciones, amortización, pérdidas por deterioro del valor y otros cambios; h) El valor por el que se hayan reconocido inicialmente los activos intangibles adquiridos en una transacción sin contraprestación; i) El valor en libros de los activos intangibles cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellos que estén garantizando el cumplimiento de pasivos; j) La descripción, valor en libros y periodo de amortización restante de cualquier activo intangible individual que sea significativo para los estados financieros de la entidad; y k) El valor de los desembolsos para investigación y desarrollo que se hayan reconocido como gasto durante el periodo. 5 CONTROL DE CAMBIOS: Se debe registrar brevemente los cambios que se presenten en el cuerpo del documento según la versión que se modifica. Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de formato del procedimiento y ajuste de instrucciones. N/A N/A El código anterior del procedimiento era el IT34.MPA1.P2. Se realiza cambios en las cuentas contables. 28-11-2016 1 Se modifica concepto de numeral 4.6, se incorporan literales en el numeral 4.8 Revelación en las notas a los Estados Contables Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.