ICBF - it2.p28.gf instructivo plan operativo de recaudo y cartera parafiscal 3 v1

GESTION FINANCIERA IT2.P28.GF 28/12/2016

INSTRUCTIVO PLAN OPERATIVO DE RECAUDO Y CARTERA PARAFISCAL 3% Versión 1 Página 1 de 5

1. OBJETIVO Fijar objetivos, estrategias, metas, actividades a corto plazo por cada componente (promoción del recaudo del aporte parafiscal, verificación y cartera) encaminadas a mejorar la gestión del recaudo con el fin de alcanzar las metas de Gestión propuestas por la Regional.

2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD.

Código Nombre del procedimiento P28.GF Generación de informes de recaudo por canal de captación regional y aportante

3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Formular y concertar del Plan Operativo de Recaudo y Cartera Parafiscal 3%

4. DESARROLLO: En la etapa de formulación inicial y de evaluación del plan operativo, los compromisos adquiridos deben ser a nivel individual y grupal. 4.1. Descripción del diligenciamiento

MÓDULO COLUMNAS A – E

▪ Columna A: COMPONENTES Son los temas relevantes de gestión así: — PROMOCION DEL RECAUDO DEL APORTE PARAFISCAL — SEGUIMIENTO PROYECCIÓN DE INGRESOS Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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INSTRUCTIVO PLAN OPERATIVO DE RECAUDO Y CARTERA PARAFISCAL 3% Versión 1 Página 2 de 5 — CARTERA PARAFISCAL 3%

— VERIFICACION

— REQUERIMIENTOS UGPP

— CONCILIACION INTERAREAS CARTERA E INGRESO PARAFICAL 3%

— OTROS ▪ Columna B: OBJETIVOS Responde a las pregunta del ¿Qué y el para qué’, el cuál se desarrollará a través de estrategias, metas y actividades. ▪ Columna C: ESTRATEGIAS Corresponde a los diversos mecanismos mediante los cuales se puedan alcanzar los objetivos propuestos como reuniones, convenios, comunicaciones, llamadas, etc. ▪ Columna D: METAS Corresponden a los procesos que se deben seguir y terminar para poder llegar al objetivo. Todo objetivo está compuesto por una serie de metas, que unidas y alcanzadas conforman el objetivo. ▪ Columna E: ACTIVIDADES a. Promoción del Recaudo aporte parafiscal del 3% a favor del ICBF • Actividades para promover ante los empleadores el pago del aporte parafiscal del ICBF, a través de comunicaciones o llamadas, motivando y reflejando el servicio de los diferentes programas sociales, entre otros por parte del ICBF. b. Seguimiento Proyección de Ingresos 3% • Seguimiento, revisión y consolidación del aporte corriente a través de los tres canales de captación (CCF, Bancos y Pila), Sector Público, Privado y Mixto, para un total de 129.176 aportantes activos. • Mantenimiento, actualización y depuración del Aplicativo SIREC • Revisión y generación de la información de operaciones reciprocas • Consolidación y generación de informes y reportes. c. Cartera parafiscales 3% • Seguimiento, revisión y consolidación de los Aplicativos de Cartera (FI07, FI08, FI09, FI10, FI11).

• Análisis y diagnóstico financiero de la cartera 3% • Traslado de procesos a la Jurisdicción Coactiva • Seguimiento al inventario de procesos de fiscalizaciones trámite.

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INSTRUCTIVO PLAN OPERATIVO DE RECAUDO Y CARTERA PARAFISCAL 3% Versión 1 Página 3 de 5 • Consolidación y generación de informes y reportes d. Verificación adecuada, completa y oportuna liquidación de las contribuciones parafiscales a favor del ICBF • Gestión Inexactos y Omisos, seguimiento, normalización y/o traslado UGPP • Gestión Morosos-Cobro integral de la mora e. Requerimientos UGPP -Estándares de Cobro de Cartera • Consolidación información de cartera 3% desagregada y consolidada. • Levantamiento de información en expedientes. • Recepción, análisis y clasificación de respuestas de aportantes como resultado de los envíos de avisos de mora (Aplicativo AIPA). • Recepción, análisis y clasificación de respuestas de aportantes como resultado de los envíos de avisos de ubicación y contacto (Aplicativo AIPA). • Consolidación y generación de informes y reportes. f. Conciliación inter-areas cartera e Ingreso Parafiscal 3% • Cartera con Contabilidad

• Cartera con Jurídica: Procesos Coactivos, Concursales y Laborales

OTROS g. Atención a los aportantes

• Derechos de petición • Resolver recursos de reposición • Solicitud de estados de pago • Recepción, estudio y liquidación de solicitudes de los beneficios otorgados por la Reforma Tributaria (Art. 57 y 58 de la Ley 1739 de Diciembre 23 de 2014). • Solicitud de devolución de mayores valores • Solicitud actualización de datos • Corrección de planillas Pila • Atención aportantes de presunto incumplimiento UGPP

h. Alistamiento y organización de expedientes y archivo.

1. Preparación, realización y seguimiento a los comités regionales del tema parafiscal 3%.

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INSTRUCTIVO PLAN OPERATIVO DE RECAUDO Y CARTERA PARAFISCAL 3% Versión 1 Página 4 de 5 • Comité de fiscalización regional • Comité de cartera parafiscal 3% j. Atención y respuestas a requerimientos y peticiones de los entes de control y del estado.

• Contraloría
• UGPP • Procuraduría • Congreso de la Republica • Control interno

Módulo Columnas F – I ▪ Columna F: FECHA DE CUMPLIMIENTO Corresponden al tiempo calendario en que se van a cumplir los objetivos, estrategias, metas, y actividades. ▪ Columna H: RESPONSABLES La responsabilidad de la elaboración, ejecución control y evaluación permanente del Plan de Acción corresponde en General a todo el equipo de la Regional en cabeza del Director (a) Regional, Coordinador Financiero, Responsable de Recaudo, Asesor de Aportes, Coordinador Jurídico y Funcionario ejecutor, aunque

algunas actividades sean responsabilidad directa de un servidor público determinado o grupo de los mismos, según corresponda a la actividad específica. ▪ Columna I: INDICADOR CUMPLIMIENTO Los indicadores son herramientas de control que permiten monitorear los objetivos trazados, entre variables cuantitativas o cualitativas, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas con respecto a los objetivos previstos. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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El indicador debe proporcionar información suficiente y relevante para no sesgar su análisis, debe ser oportuno y permitir la toma de decisiones y el control efectivo, el indicador es objetivo y preciso. El éxito de la medición depende en gran medida de la calidad en la formulación de los objetivos, estos deben satisfacer tres condiciones básicas, identificando: ¿QUÉ HAGO? ¿CÓMO LO HAGO? ¿PARA QUÉ LO HAGO? Estas tres condiciones de un objetivo bien formulados nos permiten establecer parámetros básicos para medir la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso. Módulo COLUMNAS J – P Seguimiento y Control: El control se debe efectuar periódicamente sobre la ejecución de cada una de las actividades, revisando y replanteando aquello sobre las cuales no se hayan cumplido las metas propuestas.

5. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Se crea el instructivo de Plan Operativo d Recaudo y cartera parafiscal 3% de

28-12-2016 N/A acuerdo con el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.