ICBF - it2.p8.gj instructivo de seguimiento a actuaciones judiciales v2

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1. OBJETIVO.

Establecer directriz para el diligenciamiento y seguimiento de las actuaciones judiciales notificadas a la entidad por los buzones electrónicos, Oficina de Correspondencia y/o la Dirección de Servicios de Atención institucionales.

2. DATOS DEL DOCUMENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD.

Código Nombre del procedimiento Procedimiento para ejercer la defensa en demandas contenciosas P8.GJ administrativas en contra del ICBF

3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Evaluar la gestión de la defensa judicial.

4. DESARROLLO: En el presente documento se desarrollará lo siguiente: • Establecer el seguimiento a las notificaciones judiciales que son recibidas a través de los buzones o canales digitales institucionales. • Identificar los términos de las actuaciones procesales que sean notificadas a la entidad. • Realizar seguimiento a los términos establecidos para cada una de las actuaciones registradas en la matriz de seguimiento judicial. • Determinar la metodología para emitir y reportar el indicador de asuntos judiciales. 4.1 RESPONSABLES: • Líder o Coordinador del Grupo de Representación Judicial. • Profesionales o Auxiliares Administrativos del Grupo de Representacion Judicial encargados del diligenciamiento y seguimiento de asuntos judiciales. • Directores Regionales, Coordinadores Jurídicos y apoderados judiciales encargados de la Representacion judicial de la entidad. 4.2 PASOS PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ Y SEGUIMIENTO A LAS

ACTUACIONES JUDICIALES

a. Recepción de la notificación judicial: Una vez recibida la notificación judicial en el buzón electrónico notificaciones.judiciales@icbf.gov.co, el administrador debe realizar la búsqueda del proceso en el Sistema de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI (en adelante eKOGUI), con el fin de identificar si el proceso tiene asignado un abogado o una abogada y remitirlo a su buzón electrónico, así como al Coordinador Jurídico regional con copia al buzón de representación.judicial@icbf.gov, para dar inicio al seguimiento de la actividad que deba realizarse. Si el proceso no se encuentra registrado en el eKOGUI, el administrador del buzón ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN JURÍDICA Instructivo de Seguimiento a Actuaciones Judiciales Versión 2 Página 2 de 21 notificaciones.judiciales@icbf.gov.co, debe remitirlo al buzón de representación.judicial@icbf.gov, para verificar los datos del proceso y proceder con la asignación del mismo a un abogado, quien deberá registrarlo de conformidad con el “Manual del Abogado E-kogui 2.0” y el “Procedimiento para ejercer la defensa en demandas contenciosas administrativas en contra del ICBF”. b. Registro de información en la matriz de seguimiento, de acuerdo con la actuación notificada: ➢ DATOS INICIALES: El profesional o auxiliar administrativo encargado de la administración del buzón electrónico de representación.judicial@icbf.gov.co, será el responsable de ingresar las actuaciones

judiciales notificadas a la entidad en la matriz de seguimiento judicial, por lo que debe tener en cuenta la información que se ingresa en dicho archivo: ID eKOGUI Regional / Fecha No. GRUPO / Fecha recibido Sede recibido ASUNTO orden RESPONSABLE No. O.A.J. Nacional ICBF Radicado (Indicador) No. Orden: Corresponde al número del consecutivo de cada celda. No es necesario ingresar un número cada vez que ingrese información, ya que el formato se encuentra preestablecido.

Grupo Responsable: Esta columna cuenta con una pestaña desplegable en la cual se encuentran todos los grupos que conforman la Oficina Asesora Jurídica, por lo que se debe tener en cuenta que se trata del GRUPO DE REPRESENTACIÓN JUDICIAL, el encargado de realizar el seguimiento a los procesos judiciales activos y terminados a favor o en contra de la entidad.

ID eKOGUI / No. Radicado: Una vez identificada si la pieza procesal que se notifica corresponde a un proceso que se encuentra registrado en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, se ingresa el ID eKOGUI y, en caso de no encontrarse registro, se debe diligenciar el número de radicado completo, entre tanto se procede con el registro correspondiente. Es importante tener en cuenta que únicamente se registran asuntos relacionados con procesos judiciales en los cuales el ICBF sea sujeto procesal, por tanto, si se identifica en el contenido de la pieza procesal notificada, solo se requiere información por parte de la entidad o se requiere el acompañamiento de un Defensor de Familia en un proceso, entre

otros asuntos, no procede el registro en este archivo, ya que la función del mismo consiste en realizar seguimiento al cumplimiento de una actividad especifica por parte del abogado que tiene asignado el proceso.

Fecha recibido ICBF: Se debe ingresar la fecha en que se recibe la notificación en la entidad, ya que puede ocurrir que la notificación sea recibida inicialmente en la Oficina de Correspondencia y/o la Dirección de Servicios de Atención y, con posterioridad, sea remitida a la Oficina Asesora Jurídica en físico o por buzón electrónico. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Fecha recibido O.A.J: Se ingresa la fecha en la cual la notificación es recibida en la Oficina Asesora Jurídica, sin embargo, los términos empiezan a correr desde la fecha en que se recibe en la entidad, de acuerdo con lo establecido en el punto anterior.

Regional / Sede Nacional (Indicador): Se registra la Regional a la cual pertenece el abogado asignado para la defensa del proceso, siendo esta columna utilizada para realizar el filtro al momento de reportar los indicadores por regionales. En caso de que el proceso se encuentre asignado a un abogado de la Sede Nacional, así se registrará.

Asunto: Se ingresa el nombre completo del correo electrónico por el cual se recibe la notificación a la entidad. Si la notificación es recibida en físico, se ingresa la referencia del documento.

➢ DATOS COMPLEMENTARIOS NECESARIO PARA EL SEGUMIENTO:

Fecha Tipo de Término Fecha No. de Fecha para CÁICULO documento de límite de ABOGADO Radicado cumplimiento OBSERVACIONES determinar INDICADOR 1 / Actuación respuesta respuesta (Respuesta) actuación el indicador Tipo de documento / Actuación: La casilla se encuentra parametrizada con las actuaciones ya establecidas y recurrentes, por lo que solo se debe identificar la pieza procesal que se notifica y clasificarla en el tipo documental que se encuentra en el archivo. En el presente documento, se desarrollará cada tipo documental/actuación, indicando el término establecido para cada uno.

Término de respuesta: Corresponde al término procesal con el que cuenta el apoderado para dar trámite al asunto notificado. (Audiencia, admisión de demanda, traslado, requerimiento, entre otros).

Fecha límite de respuesta: No se requiere diligenciamiento manual, ya que se encuentra formulado para que el archivo arroje la fecha exacta en que el apoderado debe cumplir la actividad. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Abogado: Se diligencia el nombre del apoderado que tiene asignado el proceso en el Sistema eKOGUI. La casilla se encuentra parametrizada de tal forma que se encuentren todos los nombres de los apoderados y Coordinadores Jurídicos si se requiere.

No. De radicado (Respuesta): Esta casilla se diligencia una vez se realice el seguimiento

para verificar el cumplimiento de la actividad, por tanto, se ingresa el número de radicado del oficio por el cual el apoderado brinda respuesta a lo requerido o presenta información al despacho. Si la respuesta es remitida por correo electrónico, en la matriz de seguimiento se diligencia con no aplica (N/A).

Fecha cumplimiento actuación: Se debe ingresar la fecha en que el apoderado realiza la actividad, por ejemplo, la fecha de contestación de la demanda, la fecha de asistencia a la audiencia, la fecha de presentación de alegatos de conclusión, entre otros.

CÁICULO 1: No requiere diligenciamiento, ya que esta casilla se encuentra formulada para que, a partir de la fecha ingresada en la casilla anterior, se refleje si la actividad fue

CUMPLIDA o CUMPLIDA FUERA DE TERMINO.

Observaciones: Se debe describir la actividad a cargo del abogado, que permitan tener claridad del cumplimiento de la actuación que se notificó, así como la actividad que se requiere adelantar y la evidencia de seguimiento que se realiza.

Fecha para determinar el indicador: Finalizado el seguimiento de la actividad y, una vez, se tenga plena claridad del cumplimiento de la actividad por el apoderado del proceso, se registra la misma fecha límite de respuesta que arroja el archivo.

Indicador: Esta casilla no requiere diligenciamiento manual, ya que a partir del diligenciamiento de la casilla denominada “Fecha para determinar el indicador”, el archivo arroja las siguientes opciones: CUMPLIDO, VENCIDO o EN TRAMITE, lo que permite reportar el indicador final frente a cada actuación notificada.

c. Diligenciamiento de acuerdo con los tipos documentales/Actuación notificada:

➢ ADMISIÓN DE DEMANDA:

En caso de recibir la notificación personal del auto admisorio de la demanda en la cual el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, es sujeto procesal en los procesos contenciosos administrativos, laborales, declarativos o reivindicatorios, civiles, ejecutivos, divisorios, Acciones de cumplimiento, Acciones Populares y Acciones de Grupo, en la matriz de seguimiento se debe diligenciar de la siguiente manera: ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN JURÍDICA Instructivo de Seguimiento a Actuaciones Judiciales Versión 2 Página 5 de 21 Tipos documentales / TÉRMINOS Actuaciones Declarativos / Acciones Acciones Acciones Administrativo Laboral Civil Ejecutivos Divisorios reivindicatorio cumplimiento Populares de grupo Admisión de demanda / Cargue de 30 10 20 20 10 10 3 10 10 documento en eKOGUI Admisión de demanda / Ficha de análisis y proyecto de 15 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A contestación de demanda Admisión de demanda 20 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A / Pre-Comité y CDJyC Admisión de demanda / Contestación de la 30 10 20 20 10 10 3 10 10 demanda Admisión de demanda / Calificación del 30 10 20 20 10 10 3 10 10 riesgo. Admisión de demanda 30 10 20 20 10 10 3 10 10

/ Movimiento contable A continuación, se informa en qué consiste cada uno de los tipos documentales mencionados en el cuadro anterior: En los Procesos Contenciosos Administrativos: Admisión de demanda / Cargue de documento en eKOGUI: El apoderado asignado para la defensa de los intereses de la entidad en el proceso que fue admitido y notificado previamente, cuenta con el mismo término de contestación de la demanda para proceder con el registro del proceso en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKOGUI y el cargue de los documentos en el aplicativo, de acuerdo con lo establecido en el Manual del abogado eKOGUI 2.0. Admisión de demanda / Ficha de análisis y proyecto de contestación de demanda: Para los procesos contenciosos administrativos, el apoderado cuenta con el término de 15 días contados a partir de la notificación personal del auto admisorio de la demanda, para remitir al buzón de representacion.judicial@cbf.gov.co, la ficha de análisis judicial y proyecto de contestación de la demanda para la respectiva revisión por parte del profesional del Grupo de Representación Judicial que se asigne. Si el proceso corresponde a un abogado del Grupo de Representación Judicial, cuenta con el mismo término indicado anteriormente, para remitir el proyecto de contestación de demanda al Coordinador o Líder del Grupo para su respectiva revisión, y la ficha técnica ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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debe ser presentada al Comité de Defensa Judicial y Conciliación por parte del responsable del proceso. En relación con los procesos laborales, divisorios, de grupo y populares, el apoderado cuenta con el término de 5 días contados a partir de la notificación personal del auto admisorio de la demanda, para remitir al buzón de representacion.judicial@cbf.gov.co, la ficha de análisis judicial y proyecto de contestación de la demanda para la respectiva revisión por parte del profesional del Grupo de Representación Judicial que se asigne. Si el proceso corresponde a un abogado del Grupo de Representación Judicial, cuenta con el mismo término indicado anteriormente, para remitir el proyecto de contestación de demanda al Coordinador o Líder del Grupo para su respectiva revisión, y la ficha técnica debe ser presentada al Comité de Defensa Judicial y Conciliación por parte del responsable del proceso. En relación con los procesos declarativos/revindicatorios y civiles, el apoderado cuenta con el término de 10 días contados a partir de la notificación personal del auto admisorio de la demanda, para remitir al buzón de representacion.judicial@cbf.gov.co, la ficha de análisis judicial y proyecto de contestación de la demanda para la respectiva revisión por parte del profesional del Grupo de Representación Judicial que se asigne. Si el proceso corresponde a un abogado del Grupo de Representación Judicial, cuenta con el mismo término indicado anteriormente, para remitir el proyecto de contestación de demanda al Coordinador o Líder del Grupo para su respectiva revisión, y la ficha técnica debe ser presentada al Comité de Defensa Judicial y Conciliación por parte del responsable del proceso. Admisión de demanda / Pre-Comité y CDJyC: Una vez sea remitida la ficha técnica de

análisis judicial por parte del Apoderado Regional, la ficha será asignada al profesional del Grupo de Representacion Judicial, para su presentación al Comité de Defensa Judicial y Conciliación. Lo anterior, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para Ejercer la Defensa en Demandas Contenciosas Administrativas en contra del ICBF - P8.GJ Admisión de demanda / Contestación de la demanda: El término que se debe ingresar en la matriz de seguimiento, corresponde al mismo que se encuentra estipulado en la ley procesal vigente, teniendo en cuenta el tipo de proceso notificado: Contencioso administrativo, laboral, declarativo, reivindicatorio, civil, ejecutivo, divisorio, Acción de cumplimiento, Acción Popular y Acción de Grupo. Admisión de demanda / Calificación del riesgo: El término que se debe ingresar en la base de seguimiento, corresponde al mismo que se encuentra estipulado en la ley procesal vigente, teniendo en cuenta el tipo de proceso notificado. Una vez sea contestada la demanda el apoderado deberá actualizar la calificación de riesgo procesal conforme a los criterios establecidos en el Numeral tercero del Artículo segundo ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN JURÍDICA Instructivo de Seguimiento a Actuaciones Judiciales Versión 2 Página 7 de 21 de la Resolución 5050 de 2017 del ICBF. (Solo se diligencia cuando el ICBF actúa en calidad de demandado) Admisión de demanda / Movimiento contable: El término que se debe ingresar en la base

de seguimiento, corresponde al mismo que se encuentra estipulado en la ley procesal vigente, teniendo en cuenta el tipo de proceso notificado. Una vez realizada la calificación de riesgo, en los procesos en los cuales el ICBF actúa en calidad de demandado, el apoderado deberá gestionar el registro contable conforme a lo establecido en el numeral segundo del Artículo primero de la Resolución 80 de 2021 de la Contaduría General de la Nación y los criterios establecidos en la Resolución 5050 de 2017 del ICBF. En los procesos en los cuales el ICBF actúa en calidad de demandante, el registro contable se deberá gestionar por el apoderado dentro del mismo término que se encuentra establecido en la ley procesal vigente, teniendo en cuenta el tipo de proceso notificado y lo establecido en el numeral 1 del Artículo primero de la Resolución 80 de 2021 de la Contaduría General de la Nación. AUTO ADMITE REFORMA DE LA DEMANDA: Una vez recibida la notificación por estado del auto que admite la reforma de la demanda, se debe ingresar el tipo documental parametrizado en la matriz de seguimiento y el término judicial que corresponden al tipo de proceso así: Proceso Contencioso Administrativo: Se debe ingresar el término de 15 días contados a partir de la notificación del auto que admite la reforma de la demanda, término que tiene el apoderado del proceso para presentar la contestación de la reforma de la demanda, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1º de artículo 173 del CPACA.

Proceso Ordinario Laboral: Se debe ingresar el término de 5 días contados a partir de la notificación del auto que admite la reforma de la demanda, término que tiene el

apoderado del proceso para presentar la contestación de la reforma de la demanda, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 28 de CPTSS. Tipos documentales / Términos Actuaciones Administrativo Laboral Auto admite la reforma 15 5 de la demanda ➢ MANDAMIENTO DE PAGO: ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN JURÍDICA Instructivo de Seguimiento a Actuaciones Judiciales Versión 2 Página 8 de 21 Una vez recibida la notificación del auto que libra mandamiento de pago o el auto que niega el mandamiento de pago, se debe ingresar la actuación judicial así: TIPOS DOCUMENTALES / ACTUACIONES TÉRMINOS Auto libra mandamiento de pago / Cargue de documento en Ekogui 15 Auto libra mandamiento de pago / excepciones fondo 10 Auto libra mandamiento de pago / excepciones previas 3 Auto libra mandamiento de pago / recurso de reposición contra el 3 título ejecutivo Auto libra mandamiento de pago / Calificación del riesgo. 15 Auto libra mandamiento de pago/ Movimiento contable 15 Auto niega Mandamiento de pago 3 Auto libra mandamiento de pago / Cargue de documento en Ekogui: Registrar el término de 15 días contados a partir de la notificación personal del auto que libra mandamiento de pago, para que el apoderado proceda con el registro del proceso y cargue de las piezas procesales correspondientes. Auto libra mandamiento de pago / Excepciones de Fondo: Registrar el término de 10 días

contados a partir de la notificación del auto que libra mandamiento de pago de acuerdo con lo estipulado en el numeral 1º del artículo 442 CGP, para que el apoderado cargue en eKOGUI el pronunciamiento correspondiente. Auto libra mandamiento de pago / Excepciones Previas: Registrar el término de 3 días contados a partir de la notificación del auto que libra mandamiento de pago de acuerdo con lo estipulado en el numeral 1º del artículo 442 CGP, para que el apoderado cargue en eKOGUI el pronunciamiento correspondiente. Auto libra mandamiento de pago / Recurso de reposición contra el título ejecutivo: Registrar el término de 3 días contados a partir de la notificación del auto que libra mandamiento de pago de acuerdo con lo estipulado en el numeral 3º del artículo 442 CGP, para que el apoderado cargue en eKOGUI el pronunciamiento correspondiente. Auto libra mandamiento de pago / Calificación del riesgo: El término que se debe ingresar en la base de seguimiento, corresponde a 15 días. (Solo se diligencia cuando el ICBF actúa en calidad de demandado). Auto libra mandamiento de pago / Movimiento contable: El término que se debe ingresar en la base de seguimiento, corresponde a 15 días. Una vez realizada la calificación de riesgo, en los procesos en los cuales el ICBF actúa en calidad de demandado, el apoderado deberá gestionar el registro contable conforme a lo establecido en el numeral segundo del Artículo primero de la Resolución 80 de 2021 de la ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN JURÍDICA Instructivo de Seguimiento a Actuaciones Judiciales Versión 2 Página 9 de 21 Contaduría General de la Nación y los criterios establecidos en la Resolución 5050 de 2017 del ICBF. En los procesos en los cuales el ICBF actúa en calidad de demandante, el registro contable se deberá gestionar por el apoderado dentro de los 15 días siguientes a la notificación. (Se deberá dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 1 del Artículo primero de la Resolución 80 de 2021 de la Contaduría General de la Nación.) ➢ AUTO QUE NIEGA EL MANDAMIENTO DE PAGO: En los procesos ejecutivos promovidos por la entidad, se debe ingresar el término establecido en el artículo 321 del CGP. ➢ AUTO QUE INADMITE LA DEMANDA: Se debe proceder con el registro del auto que inadmite la demanda, solo en los procesos promovidos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, por tanto, se debe ingresar en el tipo documental de acuerdo con la parametrización de la matriz. Tipos documentales / Actuaciones Declarativos / Acciones Administrativo Laboral Civil Ejecutivos Divisorios reivindicatorio cumplimiento Auto que inadmite 10 5 5 5 10 5 3 demanda En los Procesos Contenciosos Administrativos: En los procesos en los cuales el ICBF es parte activa, el apoderado cuenta con el término de 10 dias siguientes a la notificación por estado, para radicar ante el estrado Judicial o canal digital dispuesto para ello, el escrito

de subsanación, conforme a lo establecido en el artículo 170 CPACA. En los Procesos Declarativos / reivindicatorios, Civiles y Divisorios: En los procesos en los cuales el ICBF es parte activa, el apoderado cuenta con el término de 5 días siguientes a la notificación por estado, para radicar ante el estrado Judicial o canal digital dispuesto para ello, el escrito de subsanación, conforme a lo establecido en el artículo 90 CGP.

En los Procesos Laborales: En los procesos en los cuales el ICBF es parte activa, el apoderado cuenta con el término de 5 dias siguientes a la notificación por estado, para radicar ante el estrado Judicial o canal digital dispuesto para ello, el escrito de subsanación, conforme a lo establecido en el artículo 28 Decreto 2158 de 1948. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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GESTIÓN JURÍDICA Instructivo de Seguimiento a Actuaciones Judiciales Versión 2 Página 10 de 21 En los Procesos Ejecutivos laborales: En los procesos en los cuales el ICBF es parte activa, el apoderado cuenta con el término de 5 dias siguientes a la notificación por estado, para radicar ante el estrado Judicial o canal digital dispuesto para ello, el escrito de subsanación, conforme a lo establecido en el artículo 28 Decreto 2158 de 1948. En los Procesos Ejecutivos contenciosos administrativos: En los procesos en los

cuales el ICBF es parte activa, el apoderado cuenta con el término de 10 días siguientes a la notificación por estado, para radicar ante el estrado Judicial o canal digital dispuesto para ello, el escrito de subsanación, conforme a lo establecido en el artículo 170 CPACA.

En las acciones de Cumplimiento: En los procesos en los cuales el ICBF es parte activa, el apoderado cuenta con el término de 3 dias siguientes a la notificación por estado, para radicar ante el estrado Judicial o canal digital dispuesto para ello, el escrito de subsanación, conforme a lo establecido en el artículo 12 Ley 393 de 1997.

En los procesos penales, el seguimiento lo realizará el equipo penal del Grupo de Representación Judicial. Con la asignación del Consecutivo Único de Investigación – CUI por parte del Juzgado de Control de Garantías, el equipo penal del grupo de representación judicial, informará al equipo contable-administrativo de la Oficina Asesora Jurídica, la existencia del proceso penal por delitos contra la administración pública o que afecte los intereses patrimoniales del Estado, registrados en el formato M70 del -SIRECIde acuerdo con la Circular 013 de septiembre 8 de 2020 de la Contraloría General de la República para su análisis contable y revelación en las notas de los estados financieros de la entidad. El registro contable en SIIF Nación se realizará cuando el ICBF se vincule en el incidente de reparación integral por evidenciarse una probabilidad de éxito cierta. ➢ AUDIENCIAS: Frente a las notificaciones de fijación de audiencias, el profesional o el auxiliar administrativo que administre el buzón de notificaciones.judiciales@icbf.gov.co, deberá

realizar la búsqueda del proceso en el Sistema de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKOGUI e identificar el nombre del apoderado asignado para la defensa del proceso que se notifica. Dicha notificación, debe ser remitida al buzón electrónico del apoderado responsable del proceso y al Coordinador Jurídico Regional, con copia al buzón de representación.judicial@icbf.gov.co. El profesional o el auxiliar administrativo encargado de la administración del buzón de representación.judicial@icbf.gov.co, debe proceder con el registro de la actuación procesal en la matriz de seguimiento judicial, ingresando en la casilla identificada como “tipo documental/ actuaciones”, el nombre de la audiencia que se notifica, verificando que esta se encuentre parametrizada en el archivo e ingresando en la casilla denominada término de respuesta, los días que faltan para celebrarse la diligencia. Importante tener en cuenta, en el archivo de seguimiento se debe ingresar dos (2) casillas por audiencia, en razón a que la primera casilla es para diligenciar la fecha en que se realiza la audiencia y en la segunda, se establece el término de sesenta (60) días contados a partir de la celebración de la audiencia, para que el apoderado cargue en eKOGUI el acta de ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN JURÍDICA Instructivo de Seguimiento a Actuaciones Judiciales Versión 2 Página 11 de 21 audiencia y finalizar el seguimiento: A continuación, se relaciona todas las audiencias que se tienen parametrizadas en la matriz

de seguimiento: TIPOS DOCUMENTALES / ACTUACIONES TÉRMINOS Ingresar la fecha entre la notificación del auto que fija Audiencia artículo 192 CPACA fecha de audiencia y la fecha de la diligencia. Audiencia artículo 192 CPACA / cargue documento eKOGUI 60 días Ingresar la fecha entre la notificación del auto que fija Audiencia y fallo - Artículo 72 CPT/asistir audiencia fecha de audiencia y la fecha de la diligencia. Audiencia y fallo - Artículo 72 CPT/ cargue documento eKOGUI 60 días Ingresar la fecha entre la notificación del auto que fija fecha de audiencia y la fecha Audiencia de alegaciones y juzgamiento – Artículo 80 CPT de la diligencia. Audiencia de alegaciones y juzgamientoArtículo 80 CPT/ cargue 60 dias documento eKOGUI Ingresar la fecha entre la notificación del auto que fija Audiencia de trámite fecha de audiencia y la fecha de la diligencia. Audiencia de trámite/ cargue documento eKOGUI 60 dias Ingresar la fecha entre la notificación del auto que fija fecha de audiencia y la fecha Audiencia de pruebas – Artículo 181 CPACA de la diligencia. Audiencia de pruebas – Artículo 181 CPACA/ cargue documento eKOGUI 60 dias Ingresar la fecha entre la notificación del auto que fija Audiencia inicial – Artículo 180 CPACA (conciliación) /asistir audiencia fecha de audiencia y la fecha de la diligencia. Audiencia inicial (conciliación) – Artículo 180 CPACA/ cargue documento 60 dias

eKOGUI Ingresar la fecha entre la notificación del auto que fija Audiencia Artículo 77 CPT / Asistencia fecha de audiencia y la fecha de la diligencia. Audiencia Artículo 77 CPT/ Cargue documento eKOGUI 60 dias Ingresar la fecha entre la Audiencia de pacto de cumplimiento Artículo 27 Ley 472 de1998 / notificación del auto que fija asistencia fecha de audiencia y la fecha de la diligencia. Audiencia de pacto de cumplimiento Artículo 27 Ley 472 de1998 / cargue 60 dias documento eKOGUI Ingresar la fecha entre la notificación del auto que fija Audiencia de conciliación Artículo 61 Ley 472 de1998 / asistencia fecha de audiencia y la fecha de la diligencia. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN JURÍDICA Instructivo de Seguimiento a Actuaciones Judiciales Versión 2 Página 12 de 21 Audiencia de conciliación Artículo 61 Ley 472 de1998 / cargue documento 60 dias eKOGUI ➢ AUTOS: Con respecto a los autos de trámite, interlocutorios o de sustanciación que le son notificados a la entidad, el administrador del buzón de representacion.judicial@icbf.gov.co, deberá realizar el registro en la matriz de seguimiento de acuerdo con las actuaciones que se encuentran ya parametrizadas en el archivo mencionado, diligenciando el término de acuerdo con la norma procesal vigente que correspond