ICBF - m1.abs . manual del usuario pacco - fase de programacion v1 1

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 1 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

1. OBJETIVO Presentar el procedimiento para realizar una adecuada programación en el sistema de información PACCO por parte de los usuarios funcionales, unificando criterios y conceptos, que permitan tener herramientas al registrar la planeación de los recursos asignados en el cumplimiento de metas y objetivos institucionales plasmados en el plan indicativo del ICBF.

2. ALCANCE Inicia el proceso con la adecuada programación de las adquisiciones de: Insumos, productos, bienes, obras y servicios que se ejecuten a cargo de las partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento u operación, así como de gastos de inversión los cuales se reflejan en el Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI, del que trata el artículo 8° del Decreto 111 de 1996.

Se explica el ingreso por parte de cada usuario (diferentes roles) al Sistema de Información – PACCO, teniendo en cuenta las consideraciones importantes en cada fase del registro de programación finalizando con las respectivas validaciones por cada actor en el proceso.

3. INTRODUCCCIÓN Programación en el sistema de información PACCO, es la acción de proyectar el uso y destinación de los recursos asignados para la adquisición de bienes y servicios en Regionales y dependencias de la Sede de la Dirección General del ICBF, el propósito de la programación es crear un escenario que exhiban un comportamiento deseado, con el fin de tener un punto de partida en el análisis de las proyecciones de contratación, para orientar decisiones a tiempo hacia la óptima gestión de

recursos. Con la programación se cumple con el primer paso del ciclo de calidad “PLANEAR”.

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .................................................................................................................................................................. 1

2. ALCANCE ................................................................................................................................................................... 1

3. INTRODUCCCIÓN ...................................................................................................................................................... 1

TABLA DE CONTENIDO ...................................................................................................................................................... 1

4. DESARROLLO ................................................................................................................................................................. 3 4.1. INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PACCO ............................................................................................. 3 4.1.1 CONSIDERACIONES IMPORTANTES EN EL INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACION PACCO………………………………3

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 2 de

Versión 1 FASE DE PROGRAMACIÓN 40 4.2 PROGRAMACIÓN – ENCABEZADO DEL CONSECUTIVO ........................................................................................... 8 4.2.1 CONSIDERACIONES IMPORTANTES EN LA PROGRAMACIÓN – ENCABEZADO DEL CONSECUTIVO .............. 8 4.2.2 PROGRAMACIÓN - ENCABEZADO DEL CONSECUTIVO ................................................................................. 10 4.3 DETALLES DE SOPORTE A LA GESTIÓN Y FUNCIONAMIENTO ......................................................................... 14 4.4 REGISTRO DE LOS SERVICIOS MISIONALES EN EL DETALLE DEL OBJETO CONTRACTUAL ............................... 18 4.4.1 REGISTRO DE LOS SERVICIOS MISIONALES EN EL DETALLE DEL OBJETO CONTRACTUAL ........................... 19 4.5 REGISTRO DE LA FINANCIACIÓN DE LAS PROYECCIONES DE CONTRATACIÓN ............................................... 23

4.6 ASIGNACIÓN DEL NÚMERO CONSECUTIVO .......................................................................................................... 26 4.7 VERIFICACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN – PERFIL APOYOPC ................................................................................. 28 4.7.1 CONSIDERACIONES IMPORTANTES EN LA VERIFICACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN – PERFIL APOYOPC .... 28 4.8 VALIDACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN – PERFIL DIRECTOR REGIONAL .................................................................. 31 4.8.1 CONSIDERACIONES IMPORTANTES EN LA VALIDACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN – PERFIL DIRECTOR REGIONAL ............................................................................................................................................................... 31 4.9 APROBACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN – PERFIL GERENTE DE RECURSOS ............................................................ 35 4.9.1 CONSIDERACIONES IMPORTANTES EN LA APROBACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN – PERFIL GERENTE DE RECURSOS ............................................................................................................................................................... 35 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 3 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

4 DESARROLLO 4.1 INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PACCO El objetivo de este capítulo, es mostrar el procedimiento a seguir por parte de cada usuario para ingresar al sistema de información PACCO, de tal manera que puedan cumplir con las funciones y responsabilidades delegadas mediante la resolución 4545 de 2014, la cual es de obligatoria lectura y se encuentra en la Biblioteca Virtual. 4.1.1 CONSIDERACIONES IMPORTANTES EN EL INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PACCO

Los usuarios quedan habilitados para el ingreso de PACCO en el momento en que uno de los profesionales del Grupo del Plan de Compras y Contratación PACCO de la Dirección de Abastecimiento de la Sede de la Dirección General del ICBF, ha verificado con la Dirección de Gestión Humana que el nuevo usuario se capacitó a través del aula virtual y ha superado cada una de las pruebas por módulo con un puntaje superior al 85%. Comprobado que el nuevo usuario superó el puntaje mínimo, el profesional con rol Administrador PACCO, debe registrar la información del nuevo usuario y asigna la contraseña. En las regionales para los usuarios que realizarán el rol de Coordinador PC, una vez registran los datos, el usuario con perfil ApoyoPC (Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas Regional), habilita la creación de usuarios, indicando el grupo y regional en la que cumplirá las funciones en PACCO; en la Sede de la Dirección General la habilitación la realizan los administradores del sistema de información PACCO. Los usuarios que cumplirán las funciones y responsabilidades de: ApoyoPC, Director Regional y Gerente de Recursos, serán habilitados por los profesionales que administran el sistema de información PACCO, de igual forma cumpliendo el requisito de capacitación y superación del 85% de las pruebas del Aula Virtual. Para acceder al sistema de información PACCO el usuario lo hace a través de Internet, cumpliendo los siguientes pasos:  Digita la dirección: http://pacco.icbf.gov.co/. el acceso puede ser fuera o dentro del ICBF.  En la ventana “Inicio de Sesión”, registra el usuario y contraseña. El usuario utilizado en PACCO, es el mismo que cada persona utiliza para el ingreso a sus respectivos equipos de cómputo

y la primera contraseña de ingreso es la asignada por los administradores del sistema de información PACCO. Oprime el botón validar. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 4 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

El acceso por primera vez al sistema de información PACCO es igual para todos los usuarios. Se presenta mensaje de bienvenida, mostrando las condiciones de uso, dando la opción de consultar el documento Manual del Usuario y una vez leída la información que contiene este documento acepta las condiciones de uso, debe dar clic al botón “Sí Acepto”; de esta forma se asume la responsabilidad de ser usuario del sistema con el perfil y las funcionalidades delegadas. El usuario al dar clic en “Aceptar”, el sistema por seguridad exige el cambio de la contraseña inicial, lo que es de carácter obligatorio, en ese momento se abre una ventana emergente con tres campos: en el primer campo se debe digitar la contraseña inicial y en forma posterior se debe digitar y confirmar una nueva contraseña. Al finalizar, el usuario debe decidir si oprime el botón cancelar y/o aceptar, si decide oprimir el botón cancelar, el sistema de información PACCO no cambia la contraseña, en caso contrario, se cambia la contraseña, quedando la identificación que le permitirá, en lo sucesivo, ingresar al sistema de información PACCO. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 5 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

Si el usuario no recuerda la contraseña, utilizar la opción ubicada en la parte inferior de la ventana “¿Olvido su contraseña?”. Se produce una nueva ventana emergente donde se debe registra el usuario, sin dominio y presiona “Enviar”. Se produce el mensaje indicando que la contraseña ha sido enviada al correo electrónico. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 6 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

Presiona el botón “Regresar”. Proceder a consultar en el correo institucional, para obtener la contraseña. El usuario ingresa el perfil y la nueva contraseña. Una vez en la pantalla, todos los perfiles de usuario pueden visualizar: Primero. El menú de opciones: Para ingresar a Programación, Reportes, Ayuda, Cambiar Contraseña, Sugerencias de Mejora y Cerrar Sesión. La opción de “Ejecución” solo está habilitada para el perfil CoordinadorPC. Segundo. La identificación del usuario conectado, el perfil y la Regional o Sede de la Dirección General. Tercero. Información de interés, como: novedades, noticias, directrices para el reporte y nuevas funcionalidades, lo que

se denomina NOTIPACCO, dicha información es actualizada por el perfil que cumple el Rol de Administrador. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 7 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

En la fase de Programación, el usuario con perfil Coordinador PC es el primero al ingresar al Sistema y el único que puede hacer registro de información por lo tanto solo él, tiene la opción de “Crear Objeto contractual”. En esta fase las actividades a realizar por los usuarios cambian según sea el perfil asignado. El usuario, con perfil Apoyo PC, verifica que las proyecciones de contratación le aportan al cumplimiento de los objetivos de los planes institucionales, en la fase de “programación”, encuentra las posibilidades de: Autorizar Modificaciones-pasar la información a validación del Director Regional-verificar la correcta exclusión de consecutivos-aprobar la creación de usuarios y asignar usuarios a centro zonal. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 8 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

El usuario con perfil Director Regional, para validar las proyecciones de contratación como ordenador del gasto, encuentra las opciones para Validar la creación de consecutivos y Excluir consecutivos.

El usuario Gerente de Recurso, para aprobar las proyecciones de contrataciones, que afectan la gestión de los proyectos bajo su responsabilidad, encuentra las opciones para Aprobar la creación de consecutivos y Excluir consecutivos. 4.2 PROGRAMACIÓN – ENCABEZADO DEL CONSECUTIVO El objetivo de este capítulo, es capacitar a los usuarios en el manejo del sistema de información del Plan Anual de Adquisiciones, específicamente en la Fase de Programación. 4.2.1 CONSIDERACIONES IMPORTANTES EN LA PROGRAMACIÓN – ENCABEZADO DEL CONSECUTIVO  Por cada proyección de contratación que se registra, el sistema de información le asigna un número consecutivo, el cual es continuo y sucesivo independiente de la Regionales o Dependencia de la Sede de la Dirección General que lo produzca.  Para obtener el consecutivo es necesario registrar toda la información de los campos diseñados en el aplicativo.  Por cada contrato que se proyecta realizar, debe elaborarse un consecutivo.  Cada consecutivo, se compone de tres secciones: Primera: El encabezado. Donde se registra toda la información general del contrato que se proyecta. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 9 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

Segunda: Registro de los detalles. Donde se inscribe los datos específicos de los bienes o servicios a adquirir.

Tercera. Rubros y Fuentes de Financiación. Donde se describe el valor, los rubros presupuestales y las fuentes que financiarán el

contrato previsto. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 10 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

En esta fase se encuentran los comandos para el cambio de estado, gestión de modificaciones y excluir consecutivo. 4.2.2 PROGRAMACIÓN - ENCABEZADO DEL CONSECUTIVO El registro de datos, específicamente en la sección encabezado de la fase de programación, se realiza de la siguiente forma: Primer usuario a ingresar: Coordinador PC. Para crear un consecutivo, ir a la barra del menú, opción: “Programación” y dar clic en la pestaña “Crear Objeto Contractual”. PACCO siempre muestra el módulo en el que se está ubicado: Seleccionar el año de la vigencia para la cual se está programando. El contrato a programar debe aportarle al cumplimiento de alguna “Meta Institucional”. Para ello, dar clic en el ícono ubicado a la derecha de la barra y seleccionar de la lista, la que corresponda. Las metas institucionales que se observan, son las establecidas por el ICBF en el Plan Indicativo Institucional vigente para el año programable. “Objeto Contractual”. Igual, desplegar la lista de opciones ubicada a la derecha de la barra. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 11 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

Para hacer más fácil la búsqueda, digitar en el espacio en blanco, una de las palabras que contiene el objeto, de tal forma que el sistema de información hace filtro y muestra solo aquellos objetos que contienen la palabra escrita. El usuario ubica el cursor sobre el objeto correspondiente y da clic. Para asegurar la selección del objeto correcto, en la parte inferior de la barra “Objeto Contractual”, se encuentra, a manera de información, la opción: , al hacer clic en este vínculo se abre una ventana emergente donde se muestran, únicamente, los rubros que permiten su financiación y los productos que es permitido adquirir a través del objeto contractual que se está seleccionando. Estos productos están codificados y homologados al catálogo de Naciones Unidas, dato importante en los estudios previos de la contratación. La asociación: Objeto-Rubro-Producto, la realiza los administradores del sistema, con base en los lineamientos de programación del ICBF. Al confirmar que el objeto seleccionado es correcto, cerrar la ventana haciendo clic en la (x), ubicada en la parte superior derecha, de lo contrario repetir el procedimiento descrito, hasta obtener el objeto que corresponda a la contratación proyectada. “Alcance”. Registrar detalles como: la ubicación donde se ejecutará el contrato, NO digitar nombres de terceros, ni contratistas, o términos como “Por Definir”; tiene capacidad máxima de 250 caracteres y su diligenciamiento es obligatorio. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 12 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

El contrato proyectado puede cubrir más de una vigencia, (la actual y una o varias de las siguientes). En el campo “Valor estimado de la vigencia actual del contrato”, digitar el valor estimado de la contratación, que afecta, el presupuesto de la vigencia en ejercicio. Se debe registrar valores, sin puntos, únicamente la coma para separar decimales. “Valor estimado de las vigencias futuras”. Registrar el valor del contrato que comprometerá presupuesto de vigencias siguientes, si esto está aprobado, de lo contrario no diligenciar. “Valor estimado Total del Contrato”. Corresponde a la sumatoria de los valores anteriormente registrados. “Modalidad”. Desplegar la lista y escoger la modalidad de contratación que se proyecta adelantar en el proceso contractual. De la misma manera, seleccionar el “Tipo de Contrato” que se prevé realizar. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 13 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

En el campo “Tiempo de duración estimado del contrato”. Digitar, solo y específicamente, el tiempo de la vigencia que se está

programando. Es decir, no reflejar los meses de las vigencias futuras. Al seleccionar meses o días, el usuario debe registrar en la casilla “Número”, el dato que corresponda en tiempo de duración. Si se selecciona “Año”, es porque el contrato se proyecta desde el 1° de Enero hasta el 31 de Diciembre, en este caso el aplicativo, en forma automática, registra: (1) uno, en la casilla “Número” y en la “Fecha proyectada del Registro del contrato”: Enero 1° de la vigencia que se está programando, para asegurar que el usuario no registra datos que sobrepasen la vigencia. “Fecha proyectada del registro del contrato” Diligenciar si el tiempo de duración es en meses o días. Dar Clic en el ícono ubicado al lado derecho, para que se abra el calendario, realizar la selección del mes y el día que se prevé tener el registro presupuestal del contrato. En seguida se tienen dos opciones: “Guardar” al tener seguridad de que la información es correcta, o “Limpiar Información”, si es errónea. IMPORTANTE, Una vez se oprime el botón “Guardar”, observar que al lado de cada casilla se activa el botón “cambiar”, con el cual se habilita la opción de ajustes en los datos registrados hasta el momento, excepto, en el “Objeto Contractual”; remplazarlo es otro contrato, por tanto, nuevo consecutivo. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 14 de

Versión 1 FASE DE PROGRAMACIÓN 40  Si el campo es de captura directa, registrar el dato correcto y oprimir el botón “Cambiar”.  Si el campo es de lista expandible, dar clic en el ícono derecho, abrir la barra en blanco, seleccionar la opción que se considera correcta y oprimir “Cambiar”. De esta forma queda registrada toda la información del encabezado del consecutivo. 4.3 DETALLES DE SOPORTE A LA GESTIÓN Y FUNCIONAMIENTO En esta sesión se mostrará cómo hacer el registro en la segunda parte del consecutivo; es decir, se indicará la forma de involucrar la información detallada de los productos a adquirir, específicamente para contrataciones relacionadas con el soporte a la gestión o funcionamiento del ICBF. Ubicarse en la sección “Detalles” donde se encontrará el título: “Adicionar detalle del objeto contractual”. Allí en cada espacio involucrar datos como: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 15 de

Versión 1 FASE DE PROGRAMACIÓN 40 “Descripción del producto”. Abrir la lista haciendo clic en el ícono derecho y elegir el bien o servicio que corresponda al objeto programado. “Centro Zonal y Municipio”. Campos de obligatorio registro. Para el caso de productos que no se identifican dentro de los servicios misionales, seleccionar la opción N/A (No Aplica).

“Unidad de Medida”. La información de este campo se carga automáticamente tan pronto se selecciona el producto, es parte inherente a la descripción del mismo. “Cantidad estimada”. Registrar el número de bienes o servicios que se adquieren en términos de la unidad de medida que tiene el producto. Los dos datos son dependientes; por tanto debe haber coherencia entre ellos. “Valor unitario estimado”. Registrar los valores sin puntos, comas, solo para decimales. Hace referencia al valor por cada unidad a adquirir, por tanto, también debe estar acorde con la unidad de medida. “Tiempo Estimado”. Hace referencia al número de meses o días que se estará recibiendo el bien o el servicio; debe estar relacionado con el tiempo de duración del contrato. “Tipo y Código Naciones Unidas”. Al escoger el producto, de manera automática se carga la codificación que identifica el Tipo de producto y el Código de Naciones Unidas que le corresponde; el Tipo 1, determina un “Bien”, el Tipo 2, un “Servicio”, distinción fundamental para el sistema de información, ya que incide en el cálculo del valor total. En los Tipo 1, no se tendrá en cuenta la variable tiempo, mientras que para los Tipo 2, el cálculo de valor total será el resultado de multiplicar los datos registrados en: Cantidad, Valor Unitario y el Tiempo. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 16 de

Versión 1 FASE DE PROGRAMACIÓN 40 “Calcular Tiempo a partir del valor total y demás variables”. Aplica cuando se proyecta contratar servicios. Calcula el tiempo,

cuando se proyecta un servicio con fracción de días dentro del tiempo total. Al dar clic se obtiene la ventana emergente “Calculadora PACCO”, donde a partir de las cifras reales a contratar en: valor total, valor unitario y cantidades, el sistema calcula el tiempo que le permita llegar al valor total exacto. Al verificar que se tiene la información correcta oprimir “Aceptar”. El tiempo calculado se carga en el “Detalle del Objeto a Contratar”. Esto evita que el usuario realice cálculos de ensayo y error con decimales para obtener el valor total del producto. “Valor Total Vigencia Actual”. No digitar datos, el aplicativo mostrará el resultado de multiplicar las variables enunciadas. “Valor Vigencia Futura”. Se diligencia si la contratación que se está programando tiene la autorización para comprometer presupuesto de vigencias futuras. Es el valor estimado de acuerdo con los cambios en cantidad, valor unitario por el tiempo aprobado. “Valor Total”. No digitar datos, el sistema lo carga automáticamente, es la suma del valor de la vigencia actual y el de las vigencias futuras. “Repetir Detalle”. Será utilizado cuando sea necesario reproducir varias veces la información digitada, siempre y cuando, todas y cada una de las condiciones del producto sean idénticas. “Cancelar”. Opera para borrar todos los datos de un producto que aún no se ha guardado, esto, si se observan inconsistencias. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 17 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

Con el botón “Guardar detalle” todos los datos hasta acá cargados, se reflejan automáticamente en el “Detalle del objeto contractual”. Aún guardada la información, hay posibilidad de cambios, para esto utilizar los dos enlaces ubicados al lado izquierdo de cada producto.  “Editar”. Permite ajustar la información digitada; al dar clic el sistema carga los datos en el espacio “Adicionar detalle del objeto contractual”, donde se observan los detalles registrados del producto, de tal forma que se puedan realizar los cambios requeridos y proceder nuevamente a “Guardar Detalle”.  “Eliminar”. Borra todos los detalles de un producto. “Eliminar seleccionados”. Opción para borrar más de un producto en bloque. La selección de los productos a eliminar puede darse de dos formas.

Primera: Sombreando uno a uno los productos a descartar y dar clic en el botón.

Segunda: Sombrear todos los productos de una pantalla, con el recuadro ubicado al lado superior izquierdo y dar clic sobre el botón.

En el espacio “Detalle del objeto contractual”, se refleja lo que corresponde a la programación de la vigencia actual, no muestra las proyecciones de vigencias futuras. Por lo tanto, es muy importante verificar que el Valor Total de Todos los Detalles, sea igual al Valor Estimado de la Vigencia Actual, si hay diferencias, PACCO genera alertas para no asignar el número consecutivo e impide el cambio de estado. Hay datos adicionales que registra el aplicativo en forma automática, no son digitales:  El Id, número que identifica cada producto programado dentro del consecutivo.  Estado es la etapa en que se encuentra el Objeto Contractual programado. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 18 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

Por cada bien o servicio que se planea obtener, repetir el procedimiento hasta terminar con el registro de todos los productos a adquirir. 4.4 REGISTRO DE LOS SERVICIOS MISIONALES EN EL DETALLE DEL OBJETO CONTRACTUAL El propósito de este capítulo es indicar como se hace el registro de información de los detalles relacionados con la contratación de los servicios misionales del ICBF. En este caso la información se toma desde la base de datos del Sistema de Información Misional (SIM), no es necesario registrar datos en la ventana “Adicionar detalle de objeto contractual”. En la proyección de contratos de servicios misionales se pueden dar tres escenarios: Contratar, con un solo operador, una modalidad de atención ubicada en un municipio. Contratar, con varios operadores, una modalidad de atención ubicada en un municipio. Contratar, con un solo operador, una o varias modalidades de atención, ubicadas en diferentes municipios. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO PACCO – Página 19 de

Versión 1

FASE DE PROGRAMACIÓN 40

El procedimiento de registro a seguir, en cada escenario, es diferente: 4.4.1 REGISTRO DE LOS SERVICIOS MISIONALES EN EL DETALLE DEL OBJETO CONTRACTUAL

4.4.1.1 Procedimiento de registro de los detalles, cuando se contrata con UN SOLO OPERADOR, UNA MODALIDAD de atención ubicada en UN MUNICIPIO Dar clic en el ícono derecho del espacio “Descripción del Producto” para que se desplieguen los servicios asociados al objeto seleccionado y ubicar el que corresponda. Se produce la ventana emergente “Productos Programados SIM”, que corresponde a la programación de metas sociales registradas en el sistema de información Misional.  Revisar y determinar cuál es el Municipio y Centro Zonal donde funcionará el servicio a programar.  Mover el cursor a la derecha para observar las celdas que contienen la programación SIM: Cantidad Unidad de Servicio, Cantidad de cupos, Cantidad de Beneficiarios, Valor Unitario y Valor meta financiera. En este ejemplo con un solo operador se va a contratar el servicio de atención en hogares FAMI del Centro Zonal Chiquinquirá, municipio Coper. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. F5.P1.MI Versión 1 19/08/2016

PROCESO

M1.ABS. 12/10/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DEL USUARIO P