ICBF - m1.p31.gf manual generacion libros principales contablidad libro diario y libro mayor del siif nacion v3

PROCESO

M1.P31.GF 05/09/2019

GESTION FINANCIERA

MANUAL PARA LA GENERACION DE LOS LIBROS

PRINCIPALES DE CONTABILIDAD “LIBRO DIARIO” Y

Versión 3 Página 1 de 10

“LIBRO MAYOR” DEL SIIF NACION

1. OBJETIVO Describir de manera detallada el proceso para la generación de los libros principales de contabilidad desde el Aplicativo SIIF Nación “Libro Diario” y “Libro Mayor” en medio electrónico.

2. ALCANCE Inicia con el Ingreso al aplicativo SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y termina con la copia electrónica de los archivos del “Libro Diario” y “Libro Mayor” en formato Excel generados desde el SIIF Nación y enviados a la Dirección de Información y Tecnología.

Aplica: En el Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera.

3. DEFINICIONES Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF: Herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable.

Entidad Contable Pública – ECP: Hace referencia a cada Entidad Contable Pública del País y se identifica por un código en el SIIF Nación; para el ICBF es 41-06-00. Posición de Catálogo Institucional – PCI: Entendida como unidad o subunidad de la Entidad Contable Pública (ECP); a nivel del Instituto hace referencia al código asignado para cada Regional, el cual conlleva el código 41-06-00-xxx donde los valores de “xxx” son reemplazados

por el código DANE del Departamento.

Libros de Contabilidad: Los libros de contabilidad son estructuras que sistematizan de manera cronológica y normativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas. Estos libros permiten la construcción de la información contable pública y son la base para el control de los recursos, por lo cual se constituyen en soporte documental. Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares.

Libros de Contabilidad Principales: Los libros de contabilidad principales sintetizan y resumen la información sobre las operaciones llevadas a cabo durante un periodo contable determinado.

Los libros principales son: el libro diario y el libro mayor.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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Versión 3 Página 2 de 10 “LIBRO MAYOR” DEL SIIF NACION Libro Diario: registra cronológicamente los movimientos de cada una de las cuentas afectadas. En este libro se identifica la fecha a la cual corresponde el movimiento de la cuenta, el código, la denominación de la cuenta y el movimiento diario débito y crédito de la partida contable. Los movimientos débitos y créditos de las cuentas del libro diario deben ser producto de las

afectaciones contables realizadas por medio de los comprobantes de contabilidad. .

Libro Mayor: resume por mes el saldo inicial, el movimiento y el saldo final de las cuentas. En este libro se identifica: el mes al cual corresponden los saldos iniciales, el movimiento débito y crédito y el saldo final de la cuenta. Las cuentas se deben presentar de acuerdo con la secuencia establecida en la estructura del catálogo general de cuentas y los movimientos mensuales débitos y créditos de cada una de estas deben corresponder con las cifras registradas en el libro diario.

4. DESARROLLO: El presente manual detalla los pasos a seguir por parte del usuario responsable de la Contabilidad para la Generación del Libro Diario y del Libro Mayor a través del aplicativo SIIF Nación. 4.1. INGRESO AL APLICATIVO SIIF NACIÓN: Para iniciar con la Generación de los reportes se debe acceder a la siguiente dirección:

http://www.minhacienda.gov.co/webcenter/faces/siifnacion?wc.contextURL=/spaces/siif&_a df.ctrlstate=15istu1f3q_4&wc.contextURL=%2Fspaces%2Fsiif&wc.originURL=%2Fspaces%2Fsiif %2Fhome&_afrLoop=12668281325318199#! , esta dirección WEB nos lleva a la página del Ministerio De Hacienda y Crédito Público – MHCP la cual tiene un link para acceder como “Usuarios externos con certificado digital” Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 3 Página 3 de 10 “LIBRO MAYOR” DEL SIIF NACION A continuación, se debe diligenciar la información del “Usuario” y la “Contraseña” previamente asignada. Seleccionar clic en “Aceptar y firmar digitalmente”. ”. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 3 Página 4 de 10 “LIBRO MAYOR” DEL SIIF NACION Se confirma el Certificado de Cámara de comercio en la opción Aceptar Se confirma el Password del Token Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 3 Página 5 de 10 “LIBRO MAYOR” DEL SIIF NACION Confirma la firma digital Aceptar Por el perfil “Entidad – Consolidación Contable”. Se selecciona el código de la PCI a consultar. En este caso para Libro Diario Consolidado, se selecciona la PCI-41-0600 y se da clic en “Aceptar”. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4.1.1 GENERACIÓN DEL REPORTE “LIBRO DIARIO”:

Seguimos la ruta CON/Reportes/Reporte Consolidado de Libro Diario. Seleccionar el periodo que se quiere generar y se digita la PCI, si se desea una Regional Especifica, sino se digita, genera un reporte consolidado de todas las regionales. Seleccionar clic en “Ver Reporte” Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 3 Página 7 de 10 “LIBRO MAYOR” DEL SIIF NACION El reporte sale con la información general del Libro Diario como son: Entidad, Periodo consultado, el usuario, la PCI, fecha y hora del proceso, entre otros. En el icono del disco seleccionamos la opción para exportarlo en formato CSV (delimitado por comas) o EXCEL . Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 3 Página 8 de 10 “LIBRO MAYOR” DEL SIIF NACION En la opción que sale en la parte inferior del reporte, seleccionamos la opción “Guardar como”. Se direcciona la ruta donde se quiere dejar guardado el archivo generado y se da clic en “Guardar”. 4.1.2. GENERACIÓN DEL REPORTE “LIBRO MAYOR”: Seguimos la ruta CON/Reportes/Reporte Libro Mayor. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 3 Página 9 de 10 “LIBRO MAYOR” DEL SIIF NACION Se seleccionan los meses del periodo que se quiere generar y el Nivel de detalle. Para el mes de Diciembre se activa la opción de solicitar el Libro Mayor antes del Cierre. Se da clic en “Ver Reporte” El reporte sale con la información general del Libro Mayor como son: Entidad, Periodo consultado, el usuario, la PCI, fecha y hora del proceso, entre otros. Al igual que se trabajó el Libro Diario, en el icono del disco seleccionamos la opción para exportarlo en formato CSV (delimitado por comas) o EXCEL. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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10 “LIBRO MAYOR” DEL SIIF NACION En la opción que sale en la parte inferior del reporte, seleccionamos la opción “Guardar como”. Se direcciona la ruta donde se quiere dejar guardado el archivo generado y se da clic en “Guardar”. Una vez generados los reportes y almacenados en la carpeta que se tenga destinada dentro del

Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, se envía el backup en medio electrónico a la Dirección de Información y Tecnología con el nombre y periodo de la información remitida.

5. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del N/A N/A 11 de agosto de 2016, se crea un nuevo manual bajo los parámetros establecidos en el SIIF Nación y la Normatividad de la Contaduría General de la Nación. 02/01/2017 1 Se modifica por actualización en el ingreso al aplicativo SIIF Nación y eliminación de conversión del archivo CVS a EXCEL 01/06/2018 2 Se actualiza definiciones, 4.1 ingreso al aplicativo Siif Nación Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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