ICBF - m7.abs manual usuario sitco v1

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PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MANUAL USUARIO PARA EL REGISTRO EN SITCO Versión 1 Página 1 de 144

Tabla de contenido INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 4

1. OBJETIVO: ................................................................................................................................ 4

2. ALCANCE: ................................................................................................................................. 4

3. DEFINICIONES: ......................................................................................................................... 4

4. DESARROLLO: ......................................................................................................................... 5 4.1 Tipos de Roles (Perfiles de Usuario) .................................................................................... 5 4.2 Ingreso al Sistema SITCO ....................................................................................................... 6 4.3 Navegación .......................................................................................................................................7 4.3.1 Menú ................................................................................................................................................... 7 4.3.2 Tipos de campos .............................................................................................................................. 8 4.3.3 Botones .............................................................................................................................................. 9 4.4 Menú Gestión de Contratos ................................................................................................. 11 4.5 Gestión Contratos........................................................................................................................... 13 4.5.1 Crear Contrato ................................................................................................................................ 13 4.5.2 Registro de Orden de Compra por Acuerdo Marco ................................................................. 44 4.5.3 Consulta de Contrato .................................................................................................................... 47 4.5.4 Consulta Supervisor Contrato ..................................................................................................... 53 4.5.5 Suscripción Contrato .................................................................................................................... 55 4.5.6 Asociar el Registro Presupuestal al Contrato .......................................................................... 62

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MANUAL USUARIO PARA EL REGISTRO EN SITCO

Versión 1 Página 2 de 144 4.6 Gestión de Garantías ..................................................................................................................... 67 4.6.1 Registrar y asociar Garantías a un contrato nuevo ................................................................. 67 4.6.2 Aprobar Garantías a un contrato nuevo .................................................................................... 77 4.7 Gestión de Modificaciones ............................................................................................................. 80 4.7.1 Solicitud (Rol Enlace) .................................................................................................................... 80 4.7.2 Solicitud de Reducción de Valor (Rol Enlace) .......................................................................... 81 4.7.3 Solicitud de Modificación (Rol Enlace) ...................................................................................... 86 4.7.4 Solicitud de Cambio de supervisión (Rol Enlace) .................................................................... 89 4.7.5 Solicitud de Cesión (Rol Enlace) ................................................................................................. 96 4.7.6 Solicitud de Adición (Rol Enlace).............................................................................................. 102 4.7.7 Solicitud de Prórroga (Rol Enlace) ........................................................................................... 107 4.7.8 Solicitud de Suspensión (Rol Enlace) ...................................................................................... 111 4.7.9 Solicitud de Terminación Anticipada (Rol Enlace)................................................................. 115 4.7.10 Solicitud de Liquidación (Rol Enlace) .................................................................................... 118 4.7.11 Solicitud de Modificaciones Conjuntas (Rol Enlace) .......................................................... 122 4.8 Validación de Modificaciones (Rol Abogado) ............................................................................. 124 4.9 Suscripción de modificaciones contractuales (Rol Suscriptor) ................................................. 128 4.10 Asociar el Registro Presupuestal a una Cesión ....................................................................... 130 4.11 Modificación de Garantías ......................................................................................................... 133 4.12 Asociar Garantías a una cesión ................................................................................................ 134 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MANUAL USUARIO PARA EL REGISTRO EN SITCO Versión 1 Página 3 de 144 4.13 Aprobar Garantías de una modificación ................................................................................... 136 4.14 Documentos Contrato ................................................................................................................ 137 4.15 Eliminar Solicitud de Modificaciones......................................................................................... 140 4.16 Asociar Link de SECOP ............................................................................................................. 142

5. ANEXOS: ................................................................................................................................ 143

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: ..................................................................................... 144

7. RELACIÓN DE FORMATOS:................................................................................................ 144

8. CONTROL DE CAMBIOS: .................................................................................................... 144

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INTRODUCCIÓN Este documento incorpora los lineamientos del correcto funcionamiento y registro de información de novedades contractuales en el “Sistema de Información y Trámite Contractual” SITCO, herramienta diseñada por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, para registro, trámite y reporte de los procesos de contratos y/o convenios que se suscriben en las Direcciones Regionales y en Sede de la Dirección General y sus novedades. De este modo, usando gráficas e instrucciones paso a paso, los usuarios operadores del sistema a nivel nacional podrán contextualizar y realizar el correcto ingreso de la información y trámites a seguir, así como generar reportes contractuales y realizar consultas de la

información que se almacene.

1. OBJETIVO: Constituir en SITCO, una herramienta tecnológica para la práctica y eficaz gestión contractual, así como para la realización de consultas y generación de reportes de la adquisición de bienes y servicios del ICBF, integrado a los demás sistemas del que en el Instituto intervienen en el proceso.

2. ALCANCE: Describir el nivel de aplicación de la guía. (Sede Nacional, Regional o zonal)

3. DEFINICIONES: Datos Obligatorios: son los datos identificados con un asterisco () que el usuario debe diligenciar necesariamente para poder realizar algunos procedimientos, de lo contrario no puede continuar en el sistema. Cuando el usuario no diligencia la información obligatoria, el sistema muestra un mensaje informándole al usuario que falta por incluir.

Mensaje Informativos: estos mensajes aparecen en el transcurso de la digitación de datos dentro del sistema, se pueden visualizar cuando el usuario realiza un procedimiento y el sistema indica si la información que se está registrando esta correcta o incorrecta.

Rol (Perfil de Usuario): función o papel que cumple un usuario dentro del sistema Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESARROLLO: 4.1 Tipos de Roles (Perfiles de Usuario) Rol Administrador: Es el encargado de gestionar de manera integral el funcionamiento del sistema SITCO; tiene control total sobre las funcionalidades de la aplicación; tramita permisos para los roles, paramétricas entre otros.

Rol Usuario Enlace de Calidad: resuelve las inquietudes y/o incidencias que le escale el usuario funcional del grupo, replica errores reportados y los escala al grupo de desarrollo, hace seguimiento a la solución, documenta y gestiona la solución para el paso a producción.

Rol Enlace: Son las personas encargadas del trámite previo al contrato en cada una de las áreas o dependencias. Es el responsable del registro inicial para la solicitud de contrato en SITCO. Puede haber más de un Rol Enlace en cada dependencia.

Rol Abogado: Es el encargado de tramitar la el proceso de contratación en la Dirección de Contratación o en el Grupo Jurídico o el que haga sus veces en las Direcciones Regionales.

Es el responsable de hacer la validación de los datos suministrados por el Rol Enlace en el aplicativo SITCO frente a los documentos físicos; asocia RP y garantías del contrato, si así lo requiere la contratación.

Rol Suscriptor: Persona asignada para suscribir el contrato en SITCO en la Dirección de Contratación o en el Grupo Jurídico o el que haga sus veces en las Direcciones Regionales Rol Consultas: Son las personas que pueden consultar la información en el sistema.

Rol Supervisor: Son las personas que pueden consultar dentro del sistema la información de los contratos que tienen a su cargo. Pueden generar certificaciones de los mismos.

Rol Reportes: Es el encargado de generar los reportes que arroja el sistema una vez estén ingresado los datos (Reporte SIRECI, reportes de contratación solicitados por usuarios internos y externos).

De acuerdo con los trámites que adelanten los colaboradores en las Direcciones Regionales, cada persona puede tener uno o más roles de acuerdo con las actividades que desempeña dentro del proceso contractual.

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PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MANUAL USUARIO PARA EL REGISTRO EN SITCO Versión 1 Página 6 de 144 4.2 Ingreso al Sistema SITCO Para ingresar el sistema SITCO debe ser un usuario autenticado en el ICBF y contar con los permisos otorgados por el rol administrador; una vez obtenga acceso al sistema siga los pasos que se relacionan a continuación: ➢ Para iniciar Ingrese al siguiente link https://sia.icbf.gov.co/DefaultF.aspx ➢ Ingrese los datos Usuario y Contraseña. Para finalizar de clic en el botón Iniciar Sesión. Para ingresar como contratista, diligencie el usuario y contraseña que le fueron asignados previamente para crear su cuenta de cobro. En caso tal de ser de planta y no contar con un usuario y contraseña para ingresar alguno de los sistemas del ICBF (Proveedores, Pacco, ect.) solicite la creación al rol administrador. Si los datos son incorrectos el sistema le indica validar la información suministrada para ingresar correctamente al sistema. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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que solicita el sistema para generar una nueva clave. Esta será enviada al correo que se encuentre asociado con el usuario que está ingresando. 4.3 Navegación 4.3.1 Menú Al ingresar el sistema por el siguiente link https://sia.icbf.gov.co/ se encuentra en la parte izquierda habilitado el menú del módulo de la fase contractual del Sistema de información y Tramite Contractual – SITCO, donde se encuentran las diferentes acciones que puede realizar a través del sistema. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MANUAL USUARIO PARA EL REGISTRO EN SITCO Versión 1 Página 8 de 144 4.3.2 Tipos de campos Durante diligenciamiento de la información se encuentra en el sistema diferentes campos que se explican a continuación: Fecha: para este tipo de campos se da clic sobre el icono del calendario y seleccionar la fecha que requiere o tiene la opción de digitarla en formato día/mes/año: Lista desplegable: muestra las diferentes opciones que aplican de acuerdo al tipo de contrato. Solo permite seleccionar una. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Lista de opciones: Visualiza varias opciones y solo permite seleccionar una a la vez.

Caja de texto: permite ingresar datos por el usuario, el sistema valida el tipo de dato de acuerdo con el campo asociado.

Icono de Datos Consultados: De acuerdo a la información que se requiera cargar en el registro, es el icono color azul que se debe seleccionar después de haber realizado la consulta.

Examinar: Permite seleccionar la ruta de un archivo. 4.3.3 Botones Son las opciones que nos proporciona el sistema en cada uno de las pantallas para ejecutar la acción que se requiera.

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Detalle de cada botón: BOTÓN ACCIÓN DESCRIPCIÓN Permite guardar en el sistema, en el Guardar momento de realizar la transacción.

Para realizar diferentes tipos de consultas Consultar de los contratos Nuevo Sirve para generar un nuevo registro Retornar Sirve para retornar a la pantalla anterior Eliminar Sirve para eliminar un registro relacionado Sirve para continuar con la edición de un Editar registro Sirve para generar diferentes tipos de Reporte reportes Limpiar Limpia los campos visualizados en pantalla Inicio Retorna a la pantalla principal Cerrar Cierra la sesión del usuario autenticado Sesión Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 BOTÓN ACCIÓN DESCRIPCIÓN Insertar Inserta documentos en PDF archivo Aprueba la acción que se esté ejecutando Aprobar en el sistema. Da la opción de buscar los datos que se Buscar van a relacionar en el registro. Es la opción para proporcionar al usuario Ayuda las diferentes soluciones a los inconvenientes. Es la opción que muestra el detalle de la Detalle información solicitada en el sistema. 4.4 Menú Gestión de Contratos Son las diferentes opciones que proporciona el sistema para cada una de las actividades relacionadas con el procedimiento contractual. Dentro del menú de Gestión de Contratos se encuentran las siguientes opciones: ➢ Reportes contratos ➢ Gestión contratos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 ➢ Gestión de Garantías ➢ Gestión de Modificaciones contractuales ➢ Gestión de Paramétricas (Ítem utilizado solo por el administrador) Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 4.5 Gestión Contratos 4.5.1 Crear Contrato Esta funcionalidad permite al usuario Consultar, Crear y Editar el registro inicial de un

contrato.

Procedimiento: Paso 1: Para generar un registro nuevo el usuario debe seleccionar la opción Crear contrato, que se encuentra en la en el submenú de Gestión contratos.

Paso 2: A continuación, aparece la pantalla de consulta del sistema. Para Crear contrato de clic en el icono Nuevo Paso 3: Diligencie la Información de cada uno de los Ítems que habilita el sistema Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 A medida que se va diligenciando la información de los campos se van habilitando nuevas opciones.

Datos Generales del contrato: Diligencie los datos solicitados en el formulario como se muestra a continuación: ▪ Regional del usuario: Campo que sale por defecto de acuerdo a la Regional que pertenece ▪ Contrato Asociado: Seleccione si este contrato es procedente de algún convenio o contrato. ▪ Categoría del Contrato/Convenio: Seleccione entre las diferentes opciones dependiendo la categoría del Contrato, Convenio y/o Orden de Compra.

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Versión 1 144 ▪ Tipo de Contrato/Convenio: Seleccione el tipo de contrato de acuerdo a las

diferentes opciones En el campo “Tipo de Contrato/Convenio” para los contratistas se debe clasificar el tipo de prestación de servicios, es decir si es PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PROFESIONALES y/o PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN.

Para este tipo de modalidad de contratación NO se debe clasificar como PRESTACIÓN DE SERVICIOS Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 En el campo “Tipo de Contrato/Convenio” debe ir clasificado como PRESTACIÓN DE SERVICIOS, Únicamente Para los contratos cuyo objeto se clasifiquen para este tipo de modalidad tales como transporte, vigilancia, reparación y mantenimiento entre otros. ▪ Modalidad Académica: Seleccione la opción de acuerdo al último estudio del contratista. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 ▪ Nombre de la profesión: Seleccione el nombre del título que tiene el contratista. ▪ Modalidad de Selección: Seleccione la modalidad del contrato de acuerdo al tipo de contrato. Seleccione los campos de acuerdo con el tipo de contrato: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 ▪ Requiere Garantía ▪ Aportes en Especie ICBF ▪ Requiere Acta de Inicio ▪ Maneja Cofinanciación ▪ Maneja Recursos ICBF ▪ Régimen de Contratación Recuerde que de acuerdo a lo campos que se va diligenciando el sistema activa nuevas opciones para relacionar información. Para diligenciar las opciones Nombre del Solicitante y Nombre del Ordenador del Gasto de clic sobre la lupa para consultar y relacionar la información. Esta información viene del sistema de Kactus. A continuación, aparecen una serie de opciones para que el usuario tenga la posibilidad de consultar la información del Nombre del Solicitante (Es el servidor público que firma los Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 estudios previos) o del Nombre del Ordenador del Gasto (Es el servidor público que firma como ordenador del gasto en el contrato) según sea el caso. Digite la información de alguna de las opciones y de clic en buscar No debe diligenciar todos los campos, solo la información por la que desea buscar como aparece en el siguiente ejemplo: Seleccione en el icono azul la información del servidor público que desea cargar. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 Este procedimiento de búsqueda se debe hacer cada vez que el sistema nos muestre el icono de la lupa Plan de compras asociado / Productos: En este ítem se debe relacionar el PACCO, Información que trae desde el aplicativo • De clic sobre la lupa para consultar y relacionar la información Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 A continuación de clic en el icono para adicionar el PACCO • Diligencie los tres primeros campos para consultar el plan de compras y de clic en la lupa de consulta que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana en el aplicativo. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 • Si el consecutivo PACCO ya se encuentra relacionado a otro contrato el sistema genera una alerta. Verifique que el número de PACCO corresponde. • Verifique el número que el valor corresponda el PACCO que está consultando. Si es

correcto de clic en el icono azul para que el sistema lo relacione con el contrato. • Verifique que los datos correspondan al PACCO, si alguno de los datos que trae el registro es incorrecto solicite a la persona encargada (PACCO) para ajustar dicha información. Ajustes tales como número de rubro, nombre del producto y objeto. • El valor del contrato debe ser ajustado en SITCO antes de la suscripción del contrato, de lo contrario podrá causar inconvenientes al registrar la garantías. • Si el valor del contrato es menor al valor de PACCO, digite el valor del contrato en la opción Valor del plan de compras SITCO. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 Una vez este correcta la información de clic en la opción Guardar • Si relaciono un PACCO que no corresponde al contrato puede dar clic en la opción eliminar y cargue nuevamente el registro que corresponde • Una vez se encuentre cargada la información de los dos primeros ítems (Datos Generales del contrato y Plan de compras asociado / Productos), damos clic en el icono Guardar que se encuentra en la parte superior a la pantalla Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 • Para continuar con el registro damos clic en el icono editar • Al momento de dar guardar, el sistema genera un número de ID para identificar el contrato, este dato aparece en la parte superior del Item Datos Generales del contrato. Se debe tener presente para la solicitud de elaboración del contrato. • Vigencia y valor del contrato: En este ítem ya viene diligenciados los campos objeto Contrato/Convenio y el valor inicial de acuerdo al PACCO, por lo tanto solo debe diligenciar la información señalada a continuación: ▪ Alcance del Objeto del Contrato/Convenio: Digite la información solicitada, sino se solicita para el tipo de contrato se coloca N/A ▪ Fecha de Inicio de ejecución del Contrato/Convenio : Seleccione la posible fecha de suscripción del contrato. Fecha de Finalización Inicial del Contrato/Convenio : Seleccione la fecha en la que finaliza el contrato. ▪ Maneja Vigencias Futuras: Seleccione la opción de acuerdo a lo requerido en el contrato. ▪ Vigencia Fiscal Inicial del Contrato/Convenio : Seleccione el año inicial del contrato si tiene vigencias futuras. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 ▪ Vigencia Fiscal Final del Contrato/Convenio : Seleccione el año final del contrato si tiene vigencias futuras. ▪ Formas de Pago: En este campo se selecciona si el contrato tiene algun anticipo ▪ Tipos de Pago: En este campo se selecciona de acuerdo a como se van a realizar

los pagos contrato ▪ % Anticipo/Anticipado: Digite el porcentaje de anticipo. (Este campo se diligencia si escogió la opción de anticipo) ▪ Valor del Anticipo/Anticipado: Diligencie el valor del anticipo. (Este campo se diligencia si escogió la opción de anticipo) ➢ Para el campo Fecha de Terminación se puede ingresar la información de dos formas: • Si tiene una fecha fija de terminación seleccione en el candelario como se muestra a continuación:

Ejemplo: 31/12/2017

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Versión 1 144 • Si el tiempo establecido para el contrato esta en meses, seleccione la opción Calcula la Fecha de Terminación y de clic en la lupa • Digite el tiempo en Meses y Dias para que el sistema calcule la Fecha Final Contrato. Para finalizar de clic en guardar Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 1 144 Recuerde que de acuerdo con los campos que se va diligenciando el sistema activa nuevas opciones para relacionar información.

Contratista: En este ítem SITCO se enlaza con Proveedores para traer información.

• De clic en la lupa y busque el contratista por alguna de las opciones que da el sistema • A continuación, el sistema nos habilita una pantalla para buscar el contratista por alguno de los criterios. Digite la información y de clic en el botón consultar para que el sistema retorne los datos de acuerdo a la información suministrada. • Si es la información del contratista corresponde de clic en el botón detalle y de clic en guardar • Si no aparece información relacionada con los campos que está diligenciando quiere decir que el contratista no se encuentra registrado en el sistema de Proveedores.

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Versión 1 144 • Para asegurarse que la información fue correctamente cargada verifique que el contratista aparezca en el Ítem como se muestra a continuación: • Si lo requiere puede relacionar más de un contratista realizando la misma operación. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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