ICBF - p10.abs procedimiento de modificaciones contractuales v4 0

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CONTRACTUALES

1. OBJETIVO: Establecer y describir las actividades, responsables y registros para adelantar las modificaciones a las que haya lugar a un contrato o convenio en ejecución, cualquiera que sea su tipo.

2. ALCANCE: Inicia con la solicitud de la modificación del contrato o convenio por parte del supervisor, continua con el control de legalidad por parte de la Dirección de Contratación, aprobación en el SECOP II o suscripción de la minuta y publicación en SECOP I y termina con la comunicación al supervisor.

Aplica en el Nivel Nacional y Regional.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Para el caso de las Direcciones Regionales, las actividades correspondientes a la Dirección de Contratación, las realizará el Grupo Jurídico de la Dirección Regional o quien haga sus veces y las actividades correspondientes a la Dirección Financiera las realizará el Grupo Financiero de la Dirección Regional o quien haga sus veces. 3.2 Se debe tener en cuenta y aplicar los términos y condiciones, en los casos dispuestos por Colombia Compra Eficiente, así como, el “Protocolo de indisponibilidad” consultable en la Plataforma SECOP II. 3.3 Para adelantar una modificación contractual, la Dirección de Contratación o el Grupo Jurídico de la Dirección Regional o quien haga sus veces deberá solicitar los siguientes soportes documentales: • Creación de SITCO para trámite de modificación • Memorando de solicitud debidamente suscrito por el supervisor del contrato

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CONTRACTUALES • Justificación de la modificación contractual radicada a la dependencia respectiva. • Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a 30 días (cuando aplique). • Certificado de encontrarse al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales. • Copia de la cedula de ciudadanía, tarjeta y antecedentes profesionales del contador o revisor fiscal (cuando aplique) • Certificado de antecedentes profesionales y vigencia de la tarjeta profesional (cuando aplique) • Aceptación de la modificación contractual (cuando aplique) • Propuesta económica del contratista para modificación contractual (cuando aplique) • Manifestación de aceptación de la modificación por parte de la interventoría (cuando aplique) 3.4. Este procedimiento debe ser socializado por la Dirección de Contratación a todos los supervisores, abogados de la Dirección de Contratación y de los Grupos Jurídicos Regionales

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Elaborar la solicitud de modificación, debidamente motivada y justificada. Para el caso de modificaciones contractuales se procederá al diligenciamiento del F1.P10.ABS Formato Justificación para Modificación de Contrato Convenio Carta de Aceptación en el cual se señalarán las razones que motivan la Memorando radicado en la Elaborar y radicar la modificación solicitada. Dirección de Contratación

justificación de con el F1.P10.ABS Supervisor de modificación del Para el caso de cesiones deberán diligenciar el Formato Justificación para Contrato o 1 contrato o convenio F2.P10.ABS Formato Justificación Cesión Modificación de Contrato Convenio, Jefe o o justificación para el Contractual en el cual se indique que el perfil Convenio Carta de Director del área. trámite de cesión de propuesto en calidad de cesionario cuenta con Aceptación ó F2.P10.ABS contrato los requisitos de formación y experiencia exigidos Formato Justificación en los estudios previos del contrato a ceder. Se Cesión Contractual deberá certificar la idoneidad del cesionario, el cual se acompañará de los demás documentos necesarios que soporten el trámite establecido en la lista de chequeo. El memorando de solicitud podrá ser suscrito por el supervisor del contrato, sin embargo, la

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CONTRACTUALES justificación de modificación o cesión deberá ser suscrita por el supervisor del contrato o convenio; para el caso de las cesiones y de considerarse necesario y pertinente por parte del área solicitante el formato podrá ser firmado por el jefe o director del área. Cuando la solicitud se refiera a cambio de supervisor, la misma deberá realizarse conforme a lo indicado en la G6.ABS Guía General para el Ejercicio de Supervisión e Interventoría de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF El área donde surge la necesidad deberá

establecer la fecha a partir de la cual empieza a regir el cambio de supervisor solicitado. Director de Contratación en la El Director de Contratación en la Sede de la Realizar el reparto Sede de la Dirección General o Coordinador Jurídico de la solicitud de Dirección General. Regional o quien haga sus veces, remitirá al Reparto a través de Orfeo o 2 modificación del profesional la solicitud de modificación o cesión correo electrónico. contrato o convenio Coordinador del contrato o convenio, de conformidad con las o cesión. Jurídico Regional cargas asignadas a los profesionales. o quien haga sus veces Revisar y analizar jurídicamente la justificación y los soportes para modificación/cesión. ¿La modificación es jurídicamente viable o requiere ajustes? Profesional SI: Se continua con la actividad No 4. Dirección de Contratación en la Realizar control de NO: En caso de no ser viable jurídicamente la Sede de la legalidad de la modificación o cesión y requerir ajustes estos se Dirección General justificación de Correo electrónico 3 deberán solicitar vía correo electrónico y se o modificación o solicitando ajustes o P.C. devuelve a la actividad No 1. Profesional del cesión y de la memorando Grupo Jurídico en documentación Nota. Si el Supervisor que solicita la modificación la Dirección soporte remitida. del contrato o convenio, no ajusta y/o anexa la Regional o quien documentación requerida en el término haga sus veces. establecido en el Manual de Contratación vigente, se debe devolver mediante memorando y el supervisor deberá regresar a la actividad No

1. El mismo trámite aplicara para las cesiones de

contrato. Elaborar la minuta de modificación cuando Profesional aplique o F3.P10.ABS Formato minuta de Dirección de cesión, de conformidad con lo solicitado por el Contratación en la Minuta de modificación supervisor del contrato. Sede de la Elaborar la minuta proyectada. Dirección General de modificación o 4 Cuando la modificación a realizar requiera minuta o cesión (cuando F3.P10.ABS Minuta de contractual y no aplique anexo de condiciones, Profesional del aplique) cesión esta no requerirá firma de las partes como quiera Grupo Jurídico en que se entenderá aceptada con la aprobación en la Dirección la plataforma SECOP II. Regional o quien haga sus veces

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CONTRACTUALES Para el caso de las cesiones siempre aplicará minuta, la cual deberá ser suscrita por el cedente, la suscripción por parte del cesionario y el ordenador del gasto se dará a través de aprobación del trámite en la plataforma SECOP II. La necesidad de elaboración o no de minuta para modificación contractual será determinada por la Dirección de Contratación o quien haga sus veces en las Regionales, una vez verifique los aspectos a modificar del contrato. Cuando la modificación o cesión corresponda a un trámite adelantado por SECOP I, siempre deberá elaborarse minuta, la cual deberá ser suscrita por todas las partes. Verificar si los documentos soporte y la justificación corresponden a la solicitud. Para el

caso de las modificaciones o cesiones que Director de requieren minuta se verificará que la misma Contratación o Realizar control de también se encuentre ajustada a la solicitud de Coordinador legalidad de la modificación o cesión. 5 Grupo modificación o Minuta aprobada P.C. Jurídico en la cesión del ¿La modificación o cesión y minuta cuando Dirección contrato o convenio aplique, corresponden a la solicitud? Regional o quien haga sus veces SI: Pasa a la actividad No. 6 NO: Regresa a la Actividad No. 3 Crear la modificación contractual o cesión en la Profesional plataforma SECOP II o tienda virtual del estado Dirección de colombiano y cargar el anexo de condiciones Contratación en la Contrato en edición en la Crear en SECOP II o para modificación contractual o la minuta cesión Sede de la plataforma SECOP II. tienda virtual del o modificación cuando aplique y documentación Dirección General Formulario de modificación 6 estado colombiano soporte. o generado por la Tienda la modificación Profesional del Virtual del Estado contractual o cesión Para el caso de las modificaciones a través de Grupo Jurídico en Colombiano tienda virtual del estado colombiano deberán la Dirección cargarse allí todos los soportes que dan lugar a Regional o quien la modificación haga sus veces. Realizar control de legalidad de la modificación del contrato o convenio o cesión en la plataforma SECOP II o a la minuta para los casos de trámites adelantados por SECOP I o del formulario de Director de Verificar que la Aprobación en SECOP II modificación generado por la tienda virtual del Contratación en la creación y cargue de estado colombiano para contratos suscritos a Sede de la

la documentación Visto bueno en formulario través de dicha plataforma. Dirección General 7 soporte de la de modificación generado o P.C. modificación o en la tienda virtual del ¿La creación y cargue de la documentación Coordinador cesión, se haya estado colombiano. soporte para la modificación o cesión se Jurídico Regional realizado en debida encuentra en debida forma? o quien haga sus forma. veces SI: Aprueba en la plataforma SECOP II y se pasa a la actividad 8

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CONTRACTUALES NO: Rechaza la modificación en la plataforma SECOP II para los ajustes respectivos y regresa a la actividad 6.

Remitir para aprobación del ordenador del gasto que corresponda, a través de la plataforma SECOP II el trámite de modificación o cesión con toda la documentación soporte cargada y la Profesional respectiva minuta o anexo de condiciones para Dirección de Correo electrónico modificación según corresponda. Contratación en la Contrato modificado en la Sede de la Plataforma SECOP II Enviar la Cuando se trate de modificaciones de trámites Dirección General modificación o adelantados por SECOP I, se remitirá la minuta o Minuta para firma 8 cesión al ordenador con visto bueno al ordenador del gasto para la Profesional del del gasto que respectiva firma. Grupo Jurídico en formulario de modificación corresponda la Dirección generado en la tienda Cuando se trate de modificaciones a contratos Regional o quien virtual del estado

suscritos a través de la tienda virtual del estado haga sus veces. colombiano para firma colombiano se remitirá el formulario de modificación generado en dicha plataforma junto con todos los soportes de la modificación a través de correo electrónico al ordenador del gasto. El ordenador del gasto revisa la modificación o Modificación del contrato o cesión contractual en la plataforma SECOP II. convenio aprobada en Revisar la SECOP II o SECOP I ¿La modificación o cesión se encuentran en 9 modificación del Ordenador del debida forma? P.C. contrato o convenio gasto Modificación de la orden o cesión de compra en la tienda Si: Continua con la actividad 10 virtual del estado colombiano No: Se devuelve a la actividad 6 El ordenador del gasto aprueba la modificación o cesión contractual en la plataforma SECOP II la cual, posteriormente debe ser remitida al contratista o cesionario a través de la misma plataforma. El contratista o cesionario aprueba la modificación o cesión del contrato o convenio en la plataforma de SECOP II. Ordenador del Una vez aceptada la modificación o cesión se gasto, Modificación del contrato o procede a publicar la misma. Contratista, convenio aprobada en Aprobar o firmar la Profesional de la SECOP II o SECOP I modificación del De conformidad con lo anterior se entiende Dirección de 10 contrato o convenio perfeccionada con la aceptación que el Contratación o Modificación de la orden o cesión ordenador del gasto y contratista o cesionario Grupo Jurídico de de compra en la tienda realizan de la misma en la plataforma SECOP II las Regionales virtual del estado y aparece en estado publicada o cedido. según colombiano

corresponda En el caso de trámites adelantados a través de SECOP I, el ordenador del gasto revisará la minuta contractual y la documentación soporte y procederá con la firma. Una vez firmada por el ordenador del gasto se remitirá a firma del contratista o cesionario y posterior a este trámite se deberá publicar en el SECOP I la minuta dentro del plazo legalmente establecido para tal fin.

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CONTRACTUALES Para el caso de modificaciones de contratos suscritos por tienda virtual del estado colombiano el ordenador del gasto revisa el formulario de modificación y lo firma para posterior firma del contratista y cargue del formulario nuevamente en la plataforma para la generación de la modificación. Los requisitos de ejecución serán la expedición del registro presupuestal (cuando aplique) y la aprobación de la modificación de la garantía (en los casos que se requiera). En el caso de las cesiones el inicio de la cobertura de la afiliación a la ARL del cesionario. Una vez la modificación quede en estado publicado en la plataforma de SECOP II, el profesional de la Dirección de Contratación o Profesional del Grupo Jurídico en la Dirección Regional (según el caso), de ser procedente, Profesional de la remite mediante correo electrónico a la Dirección Dirección de Financiera la modificación del contrato generado Contratación en la en la plataforma SECOP II y la minuta de Sede de la modificación o cesión cuando aplique, para que Dirección General

proceda a emitir el registro presupuestal. o Profesional del Para el caso de trámites adelantados a través de Grupo Jurídico en SECOP I, se remitirá por correo electrónico la la Dirección Expedir el Registro minuta de modificación o cesión suscrita por las Regional o quien Correo electrónico, Presupuestal partes para la expedición del registro haga sus veces. Certificado de Registro 11 (cuando aplique) presupuestal. presupuestal (cuando Director aplique) Para el caso de contratos suscritos por tienda Financiero en la virtual del estado colombiano deberá remitirse el Sede de la formulario de modificación firmado por las partes Dirección General y la orden de compra modificada. o Profesional del Grupo Financiera Una vez expedido el registro presupuestal la en la Dirección Dirección Financiera, lo remite a la Dirección de Regional o quien Contratación en la Sede Nacional y al Grupo haga sus veces Jurídico en la Dirección Regional o quien haga sus veces. Para los casos que no se requiera registro presupuestal pasa a la actividad 15. Remitir la notificación al garante de la modificación realizada y/o la (s) póliza (s) que ampara (n) el contrato debidamente ajustadas a Cargar la Póliza en Documento de certificación la modificación o cesión del contrato dentro del el SECOP II o de notificación al garante o término establecido por la entidad a la Dirección allegarla a la Profesional Póliza digital. de Contratación o Grupo Jurídico de la Regional Dirección de contratado por 12 o quien haga sus veces, cuando se trate de Contratación o prestación de Documento de certificación modificaciones o cesiones adelantadas por

Grupo Jurídico de la servicios de notificación al garante o SECOP I o tienda virtual del estado colombiano. Regional según póliza cargada en el corresponda SECOP II Cuando se trate de modificaciones o cesiones adelantadas por SECOP II el certificado de notificación al garante de la modificación

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CONTRACTUALES realizada al contrato y/o la(s) póliza(s) que ampara (n) el contrato debidamente ajustadas a la modificación o cesión deberán ser cargadas en la plataforma SECOP II dentro del término establecido por la entidad, a menos que la entidad disponga lo contrario, no obstante, el documento deberá reposar en el expediente

SECOP II.

Se revisa que la póliza cumpla con los requisitos exigidos en el contrato y modificación contractual o cesión ¿La Póliza cumple?

Profesional de la SI: Remitir la póliza para aprobación por medio Dirección de de la plataforma SECOP II al Director de Contratación en la Contratación en la Sede de la Dirección General Sede de la o al Coordinador del Grupo Jurídico en la Dirección General Regionales o quien haga sus veces, y continua Póliza enviada para Revisar la póliza o 13 con la actividad 15. aprobación en SECOP II remitida o cargada Profesional del P.C. en el SECOP II Grupo Jurídico en NO: Se rechaza para que el contratista ajuste y la Dirección cargue nuevamente en la plataforma SECOP II y

Regional o quien se regresa a la actividad 12. haga sus veces. Cuando se trate de modificaciones o cesiones adelantadas por SECOP I o tienda virtual del estado colombiano se deberá remitir el acta de aprobación de garantía para firma del Director de Contratación en la Sede de la Dirección General o al Coordinador del Grupo Jurídico en las Sedes Regionales o quien haga sus veces Cuando se trate de modificaciones o cesiones Director de adelantadas por SECOP I o tienda virtual del Contratación en la Firmar el acta de estado colombiano, procederá a la firma del acta Sede de la Acta de aprobación de aprobación de póliza de aprobación de póliza. Dirección General pólizas firmada 14 o aprobarlas en la o Coordinador del plataforma de Cuando se trate de modificaciones o cesiones Grupo Jurídico en Póliza aprobada en SECOP II adelantadas por SECOP II realizará la la Dirección SECOP II aprobación de las pólizas a través de la Regional o quien plataforma SECOP II haga sus veces. El colaborador elabora el comunicado para Profesional de la revisión y firma del Director de Contratación en la Dirección de Sede de la Dirección General/ Grupo Jurídico en Contratación en la la Dirección Regional o quien haga sus veces. Sede de la Dirección General Este comunicado debe contener el número del o Profesional del contrato, nombre del contratista, número de Grupo Jurídico en Elaborar y firmar el modificación, fecha de aprobación de la garantía la Dirección Comunicado de 15 comunicado al de la modificación, número y fecha de registro Regional o quien designación de supervisor

supervisor presupuestal cuando aplique. haga sus veces. Para el caso de las cesiones, deberá contener Director de nombre de cedente y cesionario, número y fecha Contratación en la del registro presupuestal, fecha de aprobación de Sede de la la garantía, y fecha de cumplimiento de los Dirección General requisitos de ejecución e inicio de cesión y fecha o Coordinador del de terminación del contrato. Grupo Jurídico en

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CONTRACTUALES la Dirección Regional o quien haga sus veces. Remitir comunicado mediante correo electrónico al supervisor, cuando se trate de modificaciones o cesiones adelantadas por SECOP I o tienda virtual del estado colombiano se remitirá el acta de aprobación de garantía. Profesional de la Dirección de El correo electrónico para las modificaciones o Contratación en la cesiones adelantadas por SECOP I o tienda Sede de la virtual del estado colombiano, deberá reposar en Dirección General Informar al el expediente contractual, para el caso de las Correo electrónico o 16 supervisor del modificaciones o cesiones adelantadas por Profesional del contrato SECOP II deberá ser cargado en la plataforma Plataforma SECOP II Grupo Jurídico en SECOP II, junto con el registro presupuestal la Dirección (cuando aplique) y el certificado de inicio de Regional o quien cobertura de la afiliación a ARL del cesionario haga sus veces. para el caso de las cesiones. Diligenciar la información del registro presupuestal (cuando aplique) en la plataforma

del SECOP II.

Profesional de la Dirección de Entregar al archivo la lista de chequeo para la Contratación en modalidad de selección que corresponda y la Sede de la documentos que apliquen, de conformidad con Dirección General Entregar expediente los lineamientos y procedimientos sobre Registro de Entrega o 17 o para archivo organización de archivos establecidos para la Correo Electrónico Profesional del Entidad Grupo Jurídico en la Dirección Regional o quien haga sus veces El personal de archivo deberá verificar el adecuado diligenciamiento de las listas de chequeo e incorporar en el expediente Auxiliar contractual junto con los documentos recibidos, Administrativo o de conformidad con los lineamientos y profesional de la procedimientos sobre organización de archivos Dirección de establecidos por la Entidad. Contratación en Verificar el la Sede de la Además, deberá verificar que los documentos diligenciamiento de Dirección General correspondientes al cumplimiento de los la lista de chequeo o Formato Único de 18 requisitos de ejecución de la modificación o e Incorporar los Auxiliar Inventario DocumentalP.C cesión estén debidamente archivados en la documentos en el Administrativo o FUID plataforma SECOP II o en la carpeta digital expediente profesional del entregada por el profesional de la Dirección de Contractual Grupo Jurídico en Contratación o Grupo Jurídico de la Regional la Dirección ¿Los documentos son correctos y la lista de Regional o quien chequeo se encuentra debidamente haga sus veces a diligenciada? cargo del archivo de gestión SI: Se archiva en el expediente y finaliza el procedimiento.

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CONTRACTUALES NO: Se devuelve a la actividad 17.

FIN

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Modificaciones o cesiones contractuales suscritas y cargadas en SECOP I o modificaciones contractuales aprobadas en la plataforma SECOP II.

6. DEFINICIONES: Contrato: Para el proceso de selección de mínima cuantía, el contrato lo conformarán la oferta y la comunicación de aceptación de esta, entendiendo la comunicación de aceptación de la oferta como el acto de adjudicación.

Modificación contractual: La modificación de los contratos estatales, consistente en adicionar el valor del mismo o al período para la ejecución o realizar un cambio en las actividades a desarrollar.

Esta modificación debe constar por escrito para que puedan alcanzar eficacia, existencia y validez.

SITCO: Sistema Integrado de Trámite Contractual, el cual es una herramienta del ICBF que registra las solicitudes y trámites contractuales de la entidad a nivel Nacional e integra la trazabilidad de los trámites contractuales desde su planeación hasta su liquidación.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007 Decreto 1082 de 2015 Manual de Contratación Vigente Guía del Supervisor de Contratos y Convenios del ICBF

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1 P10 ABS Formato Justificación de Modificación F2 P10 ABS Certificado Justificación Cesión Contractual F3 P10 ABS Formato Minuta de Cesión

9. ANEXOS: N.A.

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10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Se modifican las siguientes secciones del procedimiento: • Alcance 11/09/2020 Versión 3 • Política de operación 3.3 • Descripción de actividades: 1, 7, 9, 10, 11, 12. 13, 14, 15, 16 y 18

Se eliminan las actividades 4, 5 y 6 y se agrega una actividad final Se actualizan las actividades relacionadas con la aprobación de las pólizas a través de la 24/10/2017 Versión 2 plataforma SECOP II En la actividad No.1, Se adiciona dos párrafos sobre la descripción de la actividad y especifica lo siguiente: ✓ Cuando la solicitud de modificación del contrato o convenio se relacione con el cambio de supervisor, la misma deberá realizarse conforme a lo indicado en la Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF. ✓ El área donde surge la necesidad deberá establecer la fecha a partir de la cual empieza a regir el cambio de supervisor solicitado. Se modifica F1.P10.ABS Formato Justificación para Modificación de Contrato: Donde en el ítem FECHA DE CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN O DE ACTA DE INICIO (SEGÚN CORRESPONDA AL INICIO DE LA EJECUCION DEL CONTRATO) se incluyó “En los casos en los cuales no se requiera póliza u acta de inicio, se tomará la fecha

de expedición del registro presupuestal.” 10/11/2016 Versión 1 Se modifica F2.P10.ABS Formato Justificación Cesión Contractual: Donde se incluyen dos campos en el cuadro de CERTIFICADO JUSTIFICACIÓN CESIÓN CONTRACTUAL. Fecha de cumplimiento de los requisitos de ejecución. Valor a Liberal en caso en el que aplique. Se agrega Nota “Aplica solo para persona natural): Para aquellos casos en los que se requiera que, para la ejecución de contrato la persona vinculada demuestre la acreditación de requisitos de formación adicional a lo señalado en los perfiles establecidos en la Resolución de honorarios de la Entidad, conforme a la nota del Numeral 1 “Justificación” en los estudios previos del presente proceso, esta se deberá acreditar de la siguiente manera” Y adicional se agrega cuadro (cuando aplique) FORMACIÓN COMPLEMENTARIA Y

EXPERIENCIA ESPECÍFICA.

PR10.MPA1.P6 Con base en la Resolución 8080 de 11 de agosto de 2016 y la implementación del nuevo 31/03/2016 Modelo de operación por Procesos, se migra este procedimiento del proceso de Gestión de

V. 1

Contratación al nuevo Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.