ICBF - p12.abs procedimiento asesoria contractual v2

P12.ABS 18/03/2019

PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO DE ASESORIA CONTRACTUAL Versión 2 Página 1 de 4

1. OBJETIVO: Establecer las actividades, responsables y registros para realizar la asesoría en materia contractual en el ICBF, de acuerdo con las funciones asignadas a la Dirección de Contratación en el Decreto 987 de 2012 y el Manual de Contratación del Instituto (MO1. ABS Versión 2) y las normas que las deroguen, modifiquen, sustituyan o complementen.

2. ALCANCE: Inicia con la recepción de consulta o solicitud de concepto y termina con la remisión de la respuesta al solicitante. Aplica a Nivel Nacional (Direcciones de la Sede Dirección General, Direcciones

Regionales y Centros Zonales).

3. POLITICAS DE OPERACIÓN:  Medio para la recepción de solicitudes de conceptos y consultas: Las solicitudes de conceptos y consultas serán recibidas por el correo electrónico consultasregionales@icbf.gov.co.  El documento de solicitud de consulta y/o concepto debe ser claro y preciso en la formulación de la inquietud contractual que se debe atender y debe contener los siguientes aspectos: Opciones: Solicitar confirmación de entrega Asunto: Solicitud de Concepto y “Nombre de la Dirección” o Solicitud de Consulta y “Nombre de la

Dirección” Contenido:  Solicitud de Concepto + “Nombre de la Dirección” o Solicitud de Consulta + “Nombre de la Dirección”  Referencia: Área temática  Marco normativo revisado (si aplica)  Archivos adjuntos (si aplica)  Plazos del procedimiento de asesoría contractual:

Concepto: Recepción y reparto: un (1) día hábil Proyección de la respuesta: hasta cinco (5) días hábiles Revisión, observaciones y ajustes: hasta tres (3) días hábiles Verificación y aprobación: hasta un (1) día hábil Radicación y envío: un (1) día hábil Total: hasta once (11) días hábiles Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Consulta: Recepción y reparto: un (1) día hábil Proyección de la respuesta: hasta un (1) día hábil Verificación y aprobación: hasta un (1) día hábil Radicación y envío: un (1) día hábil Total: hasta cuatro (4) días hábiles

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No Actividad Descripción Responsable Registro Inicio Correo 1.1 Se reciben las solicitudes Técnico de la electrónico con la de asesoría contractual, bien Dirección de solicitud de sea para concepto o para Contratación asesoría 1 Recepción y reparto: consulta. contractual 1.2 Se hace el reparto de Director de acuerdo con la carga Contratación Planilla de realizada. reparto. Se proyecta la respuesta a la Profesional de Proyecto de solicitud de concepto o Proyección de la la Dirección de concepto o de 2 consulta Regional y se remite respuesta: Contratación respuesta a la

al Director de Contratación consulta. para su revisión. Se revisan los documentos proyectados para su Director de concepto de respectiva aprobación. Se Contratación respuesta a la realizan ajustes cuando sean 3 Revisión y Aprobación consulta revisado necesarios a solicitud del P.C de la respuesta Profesional de y aprobado, o revisor. la Dirección de ajustado cuando SI: Requiere ajustes Contratación sea necesario. devolverse al paso 2 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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NO: Aprobar el concepto emitido o la respuesta a la consulta y continuar con el paso 5. Concepto o respuesta a la consulta aprobados, Se radican los documentos y radicados y se envía la respuesta Técnico de la enviados al 5 Radicación y envío (atención de consulta o Dirección de solicitante concepto jurídico) al Contratación mediante correo solicitante. electrónico con la confirmación de entrega generada automáticamente. FIN

5. RESULTADO FINAL: Concepto y/o respuesta a la consulta de asesoría contractual.

6. DEFINICIONES: 6.1. Concepto: Opinión o juicio que en términos estrictamente jurídicos y con fundamento en el marco legal vigente se emite respecto a una duda que sobre temas contractuales es planteada por cualquiera de las Direcciones Regionales, Centros Zonales o Direcciones de la Sede Nacional. La emisión de un concepto exige

la revisión y análisis sistemático de documentos relacionados, normas sustantivas y de procedimiento concretas e igualmente de sentencias judiciales y conceptos de la administración. 6.2. Consulta: Solicitud de información concreta, como por ejemplo: datos, cifras, fuentes, referencias normativas y/o procedimentales, que estrictamente se encuentre relacionada con los procesos de contratación a cargo del ICBF, remitida por cualquiera de las Direcciones Regionales, Centros Zonales o Direcciones de la Sede Nacional

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Ley 75 de 1968 Ley 7ª de 1979 Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 Ley 1474 de 2011 Ley 1437 de 2011 Decreto ley 2150 de 1995 Código civil Código de comercio Decretos Reglamentarios Decreto 987 de 2012 Resoluciones, guías y manuales del ICBF, en particular el manual de contratación ICBF (MO1. ABS Versión 2) y las normas que las deroguen, modifiquen o sustituyan o complementen.

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1 P12 ABS Formato Proyecto de concepto F2. P12 ABS Formato Proyecto de respuesta a la Consulta Fecha Versión Descripción del Cambio

10/11/2016 Cambian las actividades 1 y 2 1 Se ajusta política de operación. Con base en la Resolución 8080 de 11 de agosto de 2016 y la implementación del nuevo Modelo de operación por Procesos, se crea este procedimiento que hace parte del nuevo proceso de Adquisición de Bienes y Servicios. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.