ICBF - p12.gf procedimiento registro contable preparacion pago centralizado de nomina y sus inherentes v4

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE Y PREPARACIÓN DEL PAGO CENTRALIZADO DE NÓMINA Y SUS Versión 4 Página 1 de 6

INHERENTES

1. OBJETIVO Realizar el registro contable de la nómina (alícuotas, cesantías y seguridad social) en relación con la preparación del pago a los servidores públicos.

2. ALCANCE Inicia con el registro de la información de las novedades de nómina en cada una de las Direcciones Regionales y en el Grupo de Nómina y Seguridad Social de la Dirección de Gestión Humana de la Sede de la Dirección General, relacionadas con la liquidación, autoliquidación, cesantías y alícuotas en el aplicativo que soporta el proceso de nómina y termina con la generación de la orden de pago.

Aplica para Direcciones Regionales y Grupo de Nómina y Seguridad Social de la Sede de la Dirección General.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1. Se puede realizar de forma manual o por carga masiva de solicitud de CDP y expedición de CDP. 3.2. Los soportes que deben entregar en la Coordinación del Grupo de Gestión Humana en la Direcciones Regionales (Coordinación del Grupo Administrativo O Grupo de Recursos Humanos o de Gestión Soporte según corresponda) y Grupo de Nómina y Seguridad Social en la Sede de la Dirección General para la respectiva validación son: - Liquidación de nómina: C-costos por conceptos de nómina de cada Dirección Regional (impreso y firmado) y digital los demás soportes, como pre-nómina, relación de descuentos, créditos de vivienda, reintegros, y todos los demás que se requieran

como soportes. - Autoliquidación: Relación del descuento de nómina y pago del patrono los cuales, el reporte de seguridad social por entidad debe ser impreso y firmado y de forma digital SENA y Cajas de Compensación Familiar y lo que queda como cuenta por pagar para el próximo mes que debe ser el total liquidado en ASOPAGOS del todo el país. - Cesantías: soporte de las cesantías en archivo digital discriminando tercero, nombres, base, valor, fecha y clase de nómina. - Alícuotas que no se pagan mensualmente: soporte de la alícuota en archivo digital discriminando tercero, nombres, base, valor, fecha y clase de nómina. La certificación por parte del Coordinador del Grupo de Nómina y Seguridad Social por conceptos y valores a provisionar de todo el país. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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INHERENTES Adicionalmente el Grupo de Nómina y Seguridad Social, Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, realizaran un cronograma para la entrega de los archivos y soportes de la nómina y sus inherentes el cual se envía a las Direcciones Regionales al inicio del año. - Todos los soportes de novedades deben reposar en cada una de las Direcciones Regionales y Grupo de Nómina y Seguridad Social y su custodia es responsabilidad

del Grupo de Gestión Humana, Grupo Administrativo o de Gestión Soporte según corresponda de las Direcciones Regionales y Grupo de Nómina y Seguridad Social de la SDG.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

• Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad

Actividad Inicio

Dirección Regional: Colaborador Técnico asignado del Grupo Registrar la información suministrada de las novedades Administrativo o GGS Registro de relacionadas con liquidación, autoliquidación, cesantías o Grupo de Gestión Novedades en Registrar las 1 y alícuotas en el aplicativo que soporta la nómina. Humana. el Aplicativo Novedades SDG: que soporta la Colaborador técnico nómina asignado del Grupo de

Nómina y Seguridad Social Elaborar la solicitud de Certificado de Disponibilidad Solicitud de Presupuestal en SIIF Nación para la vigencia, con base CDP en SIIF en el valor proyectado para todo el año y tramitar el Nación Elaborar la formato de Solicitud de CDP establecido por el ICBF, el Director de Gestión 2 Solicitud de CDP cual debe quedar debidamente firmado por el Humana y Secretaria Formato en SIIF Nación. Ordenador del Gasto y el Director de Gestión Humana. General Solicitud Entregar el formato de solicitud de CDP al Grupo Expedición de Financiero Sede de la Dirección General. CDP Comparar la información del formato de solicitud expedición CDP frente a lo registrado en SIIF Nación. Coordinador del Grupo 3 Comparar la ¿Es igual? Financiero Sede de la CDP del SIIF

P.C Solicitud de CDP SI: Expedir el CDP

Dirección General Nación

No: Devolver la solicitud a la Dirección de Gestión Humana. Realizar la preProfesional encargado Realizar la pre-nómina de todo el país en el aplicativo nómina en el de Nómina en las que soporta nómina con la información de las Registro de 4 aplicativo que Direcciones novedades registradas por cada una de las Direcciones novedades soporta la Regionales Regionales. nómina y SDG Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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INHERENTES Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Realizar la liquidación de nómina de todo el país en el aplicativo que soporta el proceso con la información de las novedades registradas por cada una de las Direcciones Regionales relacionadas con liquidación, autoliquidación, cesantías y alícuotas y verificar la inconsistencia en el registro de los datos. Profesional encargado de Nómina en las Liquidación 5 Realizar la ¿Los datos de los registros están correctamente Direcciones nómina P.C liquidación de la ingresados? Regionales consolidada nómina y SDG Sí: Pasar a la siguiente actividad 5. No: Enviar correo electrónico a las Direcciones Regionales para corrección, verificación y certificación de la información y volver a la actividad 1. Validar e imprimir la liquidación de la nómina y sus inherentes en las Direcciones Regionales y SDG y

expedir una certificación que deber enviada a la Dirección de Gestión Humana. Profesional encargado Validar e imprimir de Nómina en las Certificación la liquidación Entregar los soportes firmados de la liquidación de la 6 Direcciones Soportes de nómina y sus nómina C-Costos, autoliquidación, alícuotas y Regionales nómina inherentes. cesantías, a los Profesionales que desempeñan las y SDG funciones de Contador en las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General para su aprobación, quienes serán responsables de salvaguardar esta documentación. Archivo de Consolidar y generar la liquidación de la nómina y sus SDG liquidación de Consolidar y inherentes, en el aplicativo que soporta nómina. Colaborador nómina y sus generar la 7 profesional asignado inherentes liquidación Enviar el archivo plano del aplicativo que soporta la del Grupo de Nómina y nómina y sus nómina al Grupo de Contabilidad de la Dirección Seguridad Social Correo inherentes. Financiera a través de correo electrónico. electrónico Cargar al NMF parametrizador de forma manual o Información de Profesional Grupo de automática los archivos planos generados de Nómina y registros de la Contabilidad de la Cargar al sus inherentes. nómina Dirección parametrizador 8 Financiera. contable los Informar vía correo electrónico a los profesionales que archivos planos. desempeñan las funciones de Contadores de las Coordinador Grupo de Direcciones Regionales y Grupo financiero Sede de la Correo Contabilidad de la Dirección General, para su respectiva aprobación o electrónico Dirección Financiera

Rechazo Institucional – PCI. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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INHERENTES Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Ingresar al NMF parametrizador, escoger su Dirección Regional (PCI) y verificar que el reporte contable corresponde a los soportes entregados. ¿La información del Parametrizador es la correcta? Si: Aprobar en el sistema. No: Rechazar el reporte en el aplicativo. Solicitar nuevamente los archivos corregidos al área que generó Profesional encargado Ingresar al NMF la información inicial y volver a la actividad 7. Aprobación o de Nómina en las 9 parametrizador rechazo en el Direcciones P.C. con la PCI De no poderse aprobar la nómina en el sistema por NMF Regionales correspondiente. parte de la Direcciones Regionales debido a problemas Parametrizador y SDG técnicos, esta deberá generar correo electrónico de solicitud al profesional de apoyo de la regional del Grupo de Contabilidad para autorizar la aprobación de la nómina. Una vez el profesional de apoyo de la regional del Grupo de Contabilidad realice la actividad, informará mediante correo electrónico. Revisar en el Reporte de las Revisar en el NMF Parametrizador, por Dirección NMF regionales que Regional, el motivo del rechazo y en coordinación con Profesional designado

10 parametrizador el han rechazado el Grupo de nómina y seguridad social, verificar que la Grupo de Contabilidad motivo de la nómina y sus regional realice los respectivos ajustes. rechazo inherentes Generar en el NMF parametrizador los reportes Generar reportes consolidados de validación para envío por correo Profesional designado Correo 11 de validación electrónico al GFSDG con copia a la Dirección de Grupo de Contabilidad electrónico Gestión Humana. Generar reportes Remitir al GFSDG por parte de la Dirección de Gestión Colaborador de archivos de Humana los archivos de Carga masiva DIP nómina y profesional asignado Correo 12 cargue SIIF Carga masiva de deducciones para el registro en el SIIF del Grupo de Nómina y electrónico Nación Nación mediante correo electrónico. Seguridad Social SDG Memorando Radicar memorando con remisión de los soportes Colaborador Radicar soportes de 13 físicos de pago al Grupo Financiero Sede de la profesional asignado memorando nómina y sus Dirección General. del Grupo de Nómina y inherentes Seguridad Social Comparar y elaborar con base en la información Comparar y enviada por el Grupo de Contabilidad Dirección Coordinador del Grupo elaborar el Registro 14 Financiera y el Grupo de Nómina y Seguridad Social, el Financiero Sede de la Registro Presupuestal Registro Presupuestal en el SIIF Nación, con los valores Dirección General. Presupuestal que certifica la Dirección de Gestión Humana. Profesional que desempeñe las Elaborar las funciones de Contador Cuentas por 15 cuentas por Elaborar las cuentas por pagar en SIIF Nación

del Grupo Financiero Pagar pagar Sede de la Dirección General Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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INHERENTES Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Elaborar la Obligación Presupuestal en SIIF Nación con fundamento en la cuenta por pagar creada Profesional que Elaborar la anteriormente y el Registro Presupuestal de desempeñe las Obligación con Compromiso. Registro de funciones de Contador 16 base en la Obligación del Grupo Financiero Cuenta por Para la generación de la Obligación de la Nómina, se Presupuestal Sede de la Dirección Pagar debe adicionar un archivo de deducciones remitido por General. la Dirección de Gestión Humana para su posterior cague masivo de deducciones. Profesional que Generar la orden de pago presupuestal con beneficiario desempeñe las final con fundamento en la obligación presupuestal funciones de Pagador Orden de pago 17 Generar las realizada anteriormente y en el archivo de DIP remitido del Grupo Financiero presupuestal órdenes por la Dirección de Gestión Humana. Sede de la Dirección General. Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL Registro contable de la nómina (liquidación, autoliquidación, alícuotas y cesantías) en SIIF

Nación.

6. DEFINICIONES 6.1 ALÍCUOTA: se usa para representar la parte o proporción fijada por ley para la determinación de un derecho, impuesto u otra obligatoriedad tributaria. 6.2 SDG: Sede de la Dirección General

6.3 GGS: Grupo de Gestión Soporte 6.4 NMF: Nuevo Modelo Financiero 6.5 Parametrizador: Herramienta que recibe la información del módulo del aplicativo que soporta nómina y los transforma en registros contables para ser cargados en SIIF Nación. 6.6 GFSDG: Grupo Financiero Sede de la Dirección General. 6.7 CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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INHERENTES

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ver Matriz de verificación de requisitos legales.

8. RELACIÓN DE FORMATOS

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

N/A N/A

9. ANEXOS

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de formato del procedimiento N/A N/A y ajuste de actividades.

El código anterior del procedimiento era el PR34 MPA1 P2 V2.

Se actualiza con base en la entrada en vigor del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. 28/11/2016 1 Se actualizan los niveles jerárquicos de los responsables de las actividades 24/12/2018 2 Se actualiza la actividad 5. 24/02/2021 3 Se actualiza en función del pago de nómina por beneficiario final Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.