ICBF - p12.gj procedimiento respuesta requerimiento entes control v2

PROCESO P12.GJ 10/05/2019

GESTIÓN JURÍDICA

PROCEDIMIENTO DE RESPUESTA A REQUERIMIENTOS DE LAS ALTAS CORTES, LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO, LA FISCALÍA, Versión 2 Página 1 de 4

LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Y LOS ENTES DE

CONTROL CON EXCEPCIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE

LA REPÚBLICA.

1. OBJETIVO: El presente procedimiento busca determinar las actividades para atender en los términos legales y con una información veraz y completa, los requerimientos que realizan las Altas Cortes, la Defensoría del Pueblo, la Fiscalía, la Presidencia de la República y los entes de control con excepción de la Contraloría General de la República.

2. ALCANCE: Inicia con la recepción del requerimiento de las Altas Cortes o la Defensoría del Pueblo, la Fiscalía, la Presidencia de la República y los entes de control con excepción de la Contraloría General de la República y finaliza con la radicación en correspondencia del oficio suscrito por la Directora General, la Subdirectora General o la Secretaria General. Aplica nivel

Nacional.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

1. Las solicitudes que realice el Congreso de la República, el Procurador General de la Nación, la Procuraduría Delegada para la Defensa de los Derechos de la Infancia, la Adolescencia y la Familia; Defensor del Pueblo, Fiscal y Vicefiscal General de la Nación, Corte Suprema de Justicia, Corte Constitucional, Consejo de Estado y Presidencia de la República (según el tema), serán atendidas desde la Sede de la Dirección General a través de la Oficina Asesora

Jurídica.

2. De acuerdo con las competencias reguladas mediante la Resolución 060 de 2013 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar: 2.1. El Grupo de Familia, se encargará de realizar la consolidación de los temas concernientes a la interpretación y aplicación de las normas de derecho de familia. 2.2. El Grupo de Control Constitucional y Estrategias Jurídicas, se encargará de realizar la consolidación de los temas Constitucionales y de Derechos Humanos. 2.3. El Grupo de Asesoría Jurídica, se encargará de los demás temas diferentes relacionados con la misionalidad del Instituto.

3. Una vez emitida la respuesta, el profesional de la Oficina Asesora Jurídica deberá entregar una copia del oficio expedido con el fin de ingresarlo a la base de datos digital, de acuerdo con las siguientes responsabilidades: 3.1. Grupo de Asesoría Jurídica: Congreso de la República; Defensoría del Pueblo, Fiscalía y Vicefiscalía General de la Nación, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado y Presidencia de la República. 3.2. Grupo de Familia: Procuraduría General de la Nación y Procuraduría Delegada para la Defensa de los Derechos de la Infancia, la Adolescencia y la Familia.

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CONTROL CON EXCEPCIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. 3.3. El Grupo de Control Constitucional y Estrategias Jurídicas: Congreso de la República cuando elabore respuestas exclusivamente y Corte Constitucional.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Recibir el requerimiento del ente de Esta asignación se realiza el mismo día control, y asignarlo al Grupo competente de recepción del requerimiento. Secretario (a) Formato Base de 1 de acuerdo con la naturaleza jurídica del Oficina Asesora Datos Repartoasunto, según la política de operación Jurídica F1.P1. GJ número 2.

Solicitar la información a la dependencia Una vez revisado el requerimiento se que corresponda de acuerdo con la identifican las áreas del Instituto que Profesional Oficina Comunicación, 2 naturaleza del asunto, requiriendo el deben suministrar la información para dar Asesora Jurídica correo electrónico insumo de respuesta a la Oficina respuesta al requerimiento. Asesora Jurídica para el día siguiente. Una vez recibida la información considerada, insumo para la respuesta, se revisa, consolida y proyecta la respuesta al ente de control, realizando los ajustes y aportes que se consideren necesarios. Este documento se entrega al coordinador para revisión y aprobación. Proyecto de Oficio Recibir insumos de respuesta que Correo electrónico Profesional Oficina 3 deberán contar con la respectiva Las áreas del ICBF tienen sólo un (1) día de Subdirección Asesora Jurídica certificación. para la entrega de la información General o

(insumo) de la respuesta al Secretaria General requerimiento, si se requiere ampliación de plazo este debe ser solicitado mediante correo electrónico por sus superiores jerárquicos de acuerdo con el Decreto de Estructura del ICBF, la Subdirección General o la Secretaria General. Revisar el proyecto de respuesta con el fin de asegurar que la información entregada es veraz y cumple con los lineamientos jurídicos y estratégicos del Instituto. Coordinador Grupo 4 competente de la Proyecto de oficio Revisar el proyecto de respuesta. ¿Se requieren ajustes? P.C Oficina Asesora Vo.bo.

Jurídica Sí: El profesional del Grupo encargado de la respuesta realizar los ajustes que orienta el coordinador y si es necesario solicitar aclaración a las áreas si es necesario y continúa a la actividad 5.

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CONTROL CON EXCEPCIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE

LA REPÚBLICA.

NO: Continúa a la actividad 5 Remitir el proyecto de respuesta a las En caso de que por fuerza mayor, no se diferentes áreas que enviaron la puedan obtener los vistos buenos; debe información para los vistos buenos de ser suficiente las certificaciones Profesional Oficina Proyecto de

5 los jefes y la entrega de las correspondientes, teniendo en cuenta los Asesora Jurídica respuesta certificaciones correspondientes. plazos para dar respuesta por parte de los entes de control. ¿Se requieren ajustes? Sí: El coordinador solicita al profesional 6 del Grupo encargado de la respuesta Jefe Oficina Proyecto de Revisar el proyecto de la respuesta. P.C realizar los ajustes que direcciona el Jefe Asesora Jurídica respuesta de la Oficina Asesora Jurídica y continúa a la actividad 7. NO: Continúa a la actividad 7. Remitir el proyecto de respuesta a la Esta remisión se realiza a la mano con el Formato para Firma Dirección General o la Subdirección fin de asegurar la respectiva firma. Profesional Oficina Director/Subdirector 7 General o Secretaria General para su Asesora Jurídica General/Secretario aprobación y firma. General Radicar en correspondencia el oficio o Se registra en la respectiva base de memorando suscrito por la Directora reparto que ya se dio respuesta al General, la Subdirectora General o la requerimiento con el número de radicado. Secretaria General, dependerá de las Profesional Oficina 8 áreas que suministraron insumos y bajo Oficio radicado Asesora Jurídica la coordinación de quien se encuentren, según Decreto de estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y las funciones de las dependencias, Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Respuesta requerimientos de solicitantes política de operación 1.

6. DEFINICIONES: N/A

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Matriz de requisitos Legales Circular 1 de 2014 de la Dirección General

8. RELACIÓN DE FORMATOS (obligatorio): Relacionar los formatos que son utilizados en la

ejecución de las actividades.

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P1.GJ Formato Base de Datos Reparto. F3.P1.GJ Formato para Firma Director/Subdirector General/Secretario General Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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CONTROL CON EXCEPCIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE

LA REPÚBLICA.

9. ANEXOS: N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio Se elabora procedimiento de acuerdo con ajustes realizados en la caracterización del macroproceso 02/11/2016 N/A derivados del ejercicio de Rediseño Institucional llevado a cabo entre los meses de septiembre a diciembre del 2015. Se ajusta el nombre del procedimiento, algunas 01/11/2016 P12.GJ actividades y se establecen tiempos. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.