ICBF - p13.abs procedimiento prestamo expedientes contactuales v2

P13.ABS 18/03/2019

PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO PRESTAMO EXPEDIENTES CONTRACTUALES Versión 2 Página 1 de 4

1. OBJETIVO: Establecer las actividades, responsables y registros para realizar el préstamo de los expedientes contractuales del ICBF que reposan en archivo de gestión.

2. ALCANCE: Inicia con la recepción de solicitud de préstamo y termina con la entrega del expediente en calidad de préstamo. Aplica a nivel Nacional y direcciones regionales

3. POLITICAS DE OPERACIÓN: El préstamo de los expedientes debe ser solicitado, mediante los siguientes correos electrónicos: Para los contratos suscritos desde la Sede de la Dirección General: Archivo.Contratos@icbf.gov.co Para contratos suscritos desde las Direcciones Regionales: La solicitud deberá remitirse al correo del Coordinador del Grupo Jurídico o Coordinador del Grupo Administrativo en las regionales que no cuenten

con Coordinador de Grupo Jurídico. Las solicitudes de contratos que reposen en archivo central deben ser direccionadas al Grupo de Gestión Documental de la Sede de la Dirección General. Todas las solicitudes de préstamos de expedientes se deben responder de manera digital tal y como reposa en físico en el archivo de gestión de la dirección de contratación. Sin embargo, el préstamo del expediente en físico se hará exclusivamente si la solicitud es realizada por un Director, Subdirector o Jefe de Oficina el cual debe firmar la respectiva planilla de control de préstamos. De acuerdo con el numeral 7.4.2. de la Guía para la Gestión Documental del ICBF dice: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No Actividad Descripción Responsable Registro Inicio La solicitud de expediente contractual debe realizarse al 1 Realizar la solicitud de correo electrónico Colaborador Correo préstamo de Archivo.contratos@icbf.gov.co del del ICBF electrónico expediente. área a cargo del archivo y se debe justificar la necesidad del mismo Se verifica que la solicitud del expediente es en físico o digital. Si es en físico la solicitud debió ser enviada por un Director, subdirector o Jefe de Oficina. Acta de entrega de 2 ¿La solicitud del expediente es Técnico(s) de Verificar la solicitud de expediente P.C física? la Dirección de préstamo SI: Se realiza acta de entrega de contratación Expediente expediente para firmas de las digitalizado. partes y la ficha de control de préstamos de expedientes para firma del solicitante. NO: Se digitaliza el expediente. Continuar actividad 3. Remitir vía correo electrónico los archivos o la ubicación en el file Técnico(s) de Correo Remitir la respuesta al 3. server del expediente contractual o la Dirección de respuesta solicitante de la disponibilidad del expediente Contratación enviado. físico para retiro. Pasa a Fin. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Se realiza la verificación de la devolución del expediente físico teniendo en cuenta el tiempo de préstamo establecido. SI: El tiempo de préstamo es Correos superior a 10 días hábiles solicitar electrónicos vía correo electrónico la devolución solicitando Técnico(s) de

4. Verificar devolución de del expediente. Pasar a actividad devolución de la Dirección de P.C. expediente físico. 5. expediente o Contratación solicitando la NO: solicitar la prórroga por cinco gestión de días hábiles con justificación prórroga. escrita. Pasado los cinco días hábiles se debe devolver el expediente y solicitarlo nuevamente. Volver a la actividad

1. Se recibe y se revisa que el Técnico(s) de Recibir y archivar Expediente 5. expediente devuelto este completo la Dirección de expediente archivado. y se procede a archivar. Pasa a fin. Contratación FIN

5. RESULTADO FINAL: Expedientes contractuales entregados para consulta digital y/o físicos en calidad de préstamo.

6. DEFINICIONES: Expediente Contractual: conjunto de los documentos que corresponden a un contrato o alguna información contractual del ICBF.

File Server: Ruta de acceso que permite la consulta de documentación y/o información de la Dirección de

Contratación. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007 Decretos Reglamentarios Directiva Presidencial No. 004 de 2012 Manual de Contratación

GUÍA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ICBF

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

No Aplica No Aplica

9. ANEXOS: No aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Se ajusto la política de operación y se ajusta la descripción de las V1 actividades

10/11/2016 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.