ICBF - p13.sa procedimiento ingresos bienes inmuebles adjudicados por vocacion hereditaria v3

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PROCEDIMIENTO INGRESO DE INMUEBLES ADJUDICADOS POR VOCACIONES HEREDITARIAS Versión 3 Página 1 de 5

1. OBJETIVO: Dar ingreso en las Regionales y en la Sede de la Dirección General a los bienes adjudicados al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar por vocaciones hereditarias.

2. ALCANCE: Inicia con la recepción y verificación de los documentos para el ingreso del inmueble, y termina con el archivo del expediente y su registro en el módulo de inmuebles del aplicativo SEVEN

ERP. Este procedimiento aplica a Nivel Nacional y Regional.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 En el evento que el inmueble se encuentre arrendado o invadido solicitar al Grupo Jurídico de la regional o la Oficina Asesora Jurídica y la Dirección Administrativa de la sede de la Dirección General, copia del contrato de arrendamiento o certificación del estado de ocupación y la actividad que allí se realiza (indicar el nombre de quién se encuentra habitándolo), conforme a lo establecido en la G2.SA Guía Gestión de Bienes en el numeral 4.5.2.4. 3.2 En los casos de adjudicación de mejoras por vocación hereditaria o cualquier otro mecanismo el ICBF a través de sus regionales intentará viabilizar que el predio, sea cedido al ICBF con el municipio o distrito en el cual se ubique el inmueble, igualmente de ser necesario se deberán iniciar las acciones legales que el área jurídica estime conveniente conforme a lo establecido en la G2.SA Guía Gestión de Bienes en el numeral 4.5.2.4.

4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Inicio Recibir y verificar los siguientes documentos enviados por Profesional Grupo el Grupo Jurídico de la regional o de la Oficina Asesora Gestión de Bienes 1 Jurídica de la Sede de la Dirección General: Recibir la P.C Profesional Grupo Memorando documentación • Escritura de protocolización de la sentencia. Administrativo o • Sentencia de adjudicación y trabajo de partición. soporte de la • Folio de matrícula inmobiliaria actualizado. Regional ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Recibir el inmueble con el denunciante o su apoderado y un delegado del Grupo Jurídico de la regional ó de la Oficina Asesora Jurídica de la Sede de la Dirección General, suscribiendo el acta de recibo, describiendo Profesional Grupo detalladamente del inmueble (Recibos de servicios Gestión de Bienes F2.P13.SA públicos domiciliarios actualizados, formulario de pago del Formato Acta de 2 Recibir el Inmueble impuesto predial de los últimos cinco (5) años, el estado Profesional Grupo recibo Inmuebles del inmueble en general, así como el estado de cuenta de Administrativo o gastos de administración (cuando sea el caso.), Soporte de la

consignando en el acta todas las novedades encontradas Regional y remitir el original al Grupo Jurídico de la regional o a la Oficina Asesora Jurídica de la Sede de la Dirección General. Efectuar el ingreso del Bien Inmueble al aplicativo SEVEN ERP, con la documentación soporte descrita en Profesional Grupo la actividad 1 incluyendo las novedades acordes a Gestión de Bienes situación del inmueble (invadido, estado de la Ingresar el inmueble Comprobante de 3 infraestructura, estado del pago de los servicios públicos Profesional Grupo al aplicativo SEVEN Ingreso e impuestos entre otras) Administrativo o ERP. Soporte de la Se debe ingresar el inmueble una vez sea recibido ya Regional sea material o jurídicamente (invadido o arrendado). Profesional Grupo Gestión de Bienes Abrir carpeta física del inmueble y remitir los soportes Abrir carpeta física relacionados en la actividad No. 1 del presente Carpeta Física del

4. Profesional Grupo del Inmueble procedimiento al área de contabilidad para su registro en inmueble Administrativo o el SIIF nación conforme Soporte de la

Regional Técnico Grupo Realizar Inspección Ocular a los bienes inmuebles del Gestión de Bienes F3.P13.SA ICBF con el fin de verificar su estado y nivel seguridad, Formato 5 Realizar Inspección así como aplicar los correctivos necesarios incluyendo el Técnico Grupo Acta de inspección P.C Ocular cambio de guardas y la asignación de vigilancia, si esta Administrativo o ocular Bienes se requiere. Soporte de la Inmuebles Regional Iniciar la administración de los bienes inmuebles, Profesional Grupo

incluyendo el control y pago de servicios públicos, Gestión de Bienes Iniciar la impuesto predial y demás impuestos locales que lleguen administración de Comprobantes de 6 a existir, valorización y gastos de administración P r o f e s i onal Grupo los bienes pago para aquellos inmuebles sometidos al régimen de Administrativo o Inmuebles propiedad horizontal a partir de la fecha de adjudicación Soporte de la del bien a favor del ICBF. Regional Proyectar comunicación para el pago de las deudas anteriores al recibo del inmueble por parte del ICBF por Proyectar Profesional Grupo concepto de servicios públicos, impuesto predial y comunicación para Gestión de Bienes demás impuestos locales que lleguen a existir, el pago de deudas valorización y gastos de administración para 7 anteriores Profesional Grupo Memorando aquellos inmuebles sometidos al régimen de propiedad Administrativo o horizontal según el caso, proyectando el reporte para el Soporte de la Grupo Jurídico del monto de los pagos con sus Regional respectivos soportes para liquidación de la participación económica. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Revisar y aprobar el monto de los pagos de las deudas Coordinador Grupo anteriores al recibo del inmueble por concepto de

Gestión de Bienes servicios públicos, impuesto predial y demás impuestos locales que lleguen a existir, valorización y gastos de 8 Revisar y aprobar Coordinador del administración para aquellos inmuebles sometidos al Memorando P.C. pagos Grupo régimen de propiedad horizontal según el caso con sus Administrativo o respectivos soportes para liquidación de la participación Soporte de la económica. Regional Profesional Grupo Gestión de Bienes Realizar Realizar comunicación para informar el ingreso del comunicación para Inmueble al Grupo a cargo de la supervisión del contrato 9 Profesional Grupo Comunicación Informar el ingreso de intermediario de seguros, para que sea incluido en las Administrativo o del inmueble pólizas respectivas. Soporte de la Regional Coordinador Grupo Gestión de Bienes Revisar y reportar el ingreso del Inmueble al 10 Revisar y reportar Coordinador del intermediario de seguros contratado por el ICBF, para Comunicación P.C. ingreso del inmueble Grupo que sea incluido en las pólizas de seguro respectivas Administrativo o Soporte de la Regional Profesional Grupo F1.P13.SA Gestión de Formato Elaborar análisis de Elaborar el análisis de utilidad del inmueble y convocar a Análisis de utilidad 11 Profesional Grupo Utilidad comité de bienes de la Regional para su recomendación. Administrativo o F3.P5.SA Acta del Soporte de la Comité de Bienes Regional Técnico Grupo Expediente del Archivar el expediente (carpeta física del inmueble) con Gestión de Bienes inmueble toda la documentación soporte respectiva y efectuar su

Archivar el actualizado registro en el módulo de inmuebles del aplicativo SEVEN 12 expediente del Profesional Grupo ERP. inmueble Administrativo o Módulo de Soporte de la inmuebles aplicativo Regional SEVEN ERP

FIN P.C.: Punto de Control 5 RESULTADO FINAL: Ingreso de Inmueble en el Sistema de Información. 6 DEFINICIONES: 6.1 Bienes Vacantes: Bienes inmuebles ubicados en el territorio nacional sobre los cuales se ejerció propiedad privada, pero se encuentran sin dueño aparente o conocido.

(Artículo 706 del Código Civil). En el trámite de las denuncias que interesan al ICBF aplica para bienes vacantes urbanos y no aplica a los bienes baldíos ni a los inmuebles vacantes rurales o aquellos que tienen destinación de vacantes para otras entidades de acuerdo a la Ley. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROCEDIMIENTO INGRESO DE INMUEBLES ADJUDICADOS POR VOCACIONES HEREDITARIAS Versión 3 Página 4 de 5 6.2 Bienes Mostrencos: Bienes muebles ubicados en el territorio nacional que se encuentran abandonados material y jurídicamente sin que se conozca el dueño aparente o conocido (Artículo 706 del Código Civil). Se entienden también incorporados como mostrencos aquellos bienes crediticios o títulos valores de naturaleza negocial que de acuerdo a la ley tienen dicha vocación. 6.3 Análisis de Utilidad: Es un mecanismo determinado por el ICBF e implementado a través

del formato F1.P13.SA, en el cual se caracteriza los bienes inmuebles recibidos por la entidad en sus distintas modalidades a través del cual se define si son requeridos o no para los servicios o programas de la entidad o del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y definir cuál es la destinación más conveniente. En dicho formato se establece para cada inmueble la información de su estado actual, información legal, localización, descripción, estado de conservación del inmueble, si el inmueble requiere estudio de vulnerabilidad, observaciones, concepto del inmueble y registro fotográfico entre los aspectos más relevantes. El análisis de utilidad está enfocado en determinar la utilidad del inmueble de propiedad del ICBF para asignarle la destinación más conveniente, previa consulta a las áreas de protección, primera infancia y demás dependencias de la sede de la Dirección General y sus homologas en el nivel regional como parte del proceso de Servicios Administrativos. En el análisis de utilidad debe tenerse en cuenta el orden de prioridades y requisitos que establece la Guía de Gestión de Bienes en el Capítulo de Inmuebles en el numeral relativo al Análisis de utilidad de los bienes inmuebles ingresados a los activos del ICBF por vocación hereditaria, declaración de vacancia o dación en pago. 6.4 Apoderado: Es la persona que tiene una autorización legal para tomar decisiones en nombre de otra persona. El apoderado, para que pueda actuar según los términos indicados en un documento (el poder). Este documento tiene que ser autorizado por un notario, quien da fe de la autenticidad del mismo, así como de su validez legal. 6.5 Factores de participación económica: Son aquellos frutos naturales y civiles que entran a

formar parte de los factores a tener en cuenta para la liquidación de la participación económica del denunciante, en los casos en los que haya lugar a ella (Resolución del ICBF número 682 del 24 de enero de 2018. 6.6 Vocación hereditaria: Llamamiento que la Ley hace al ICBF para que ejerza su derecho de opción frente a una herencia por encontrarse en el quinto (5to) orden sucesoral, para heredarlos, los cuales pertenecen a un patrimonio, cuando al causante que no ha efectuado testamento, no le sobreviven hijos, cónyuge, padres, hermanos o sobrinos, o cuando en igual circunstancia el testamento fuere declarado nulo, conforme a lo establecido en los artículos 1043,1044,1045,1046,1047 y 1051 del Código Civil, en el artículo 39 de la Ley 7 de 1979, en ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

• Matriz de Requisitos Legales Proceso Servicios Administrativos.

• G2.SA Guía Gestión de Bienes.

8.RELACIÓN DE FORMATOS: CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P13.SA Análisis de utilidad de Inmuebles F2.P13.SA Acta de recibo de Inmuebles F3.P13.SA Acta de Inspección ocular bienes inmuebles F3.P5.SA Acta de comité de Bienes

9.ANEXOS:

N/A 10.CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez presentado el nuevo Modelo de Operación por Procesos, según Resolución 8080 PR2.MPA1.P5 del 11 de agosto de 2016, se realizan las siguientes modificaciones en lo relacionado con la 23/12/2016 v.7 estructura documental (encabezado, pie de página) y lo establecido en la “Guía de Rotulado de la Información.” Se ajustan los responsables con sus actividades de acuerdo con los lineamientos para el 26/12/2016 P13.SA v.1 estudio de cargas de trabajo Se ajustó el alcance del procedimiento conforme a lo establecido en las actividades. Se ajustó la redacción de las actividades. Se ajustaron las definiciones e incluyeron nuevas. Se ajustaron los documentos de referencia y se incluyó la normatividad marco que rige el 04/02/2019 P13.SA.V2 tema de recibo de bienes inmuebles adjudicados al ICBF y recibidos por vocaciones hereditarias. Se ajustó la relación de los formatos, así como el nombre de formato F3.P13.SA, dejándolo tan solo en Acta de Inspección ocular bienes inmuebles dado que este formato sirve para otros procedimientos a cargo del Grupo de Gestión de Bienes. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.