ICBF - p15.gf procedimiento custodia de documentos titulos valor y otros v3

PROCESO P15.GF 21/03/2019

GESTIÓN FINANCIERA

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TÍTULOS VALORES Y OTROS

1. OBJETIVO Garantizar la custodia de los documentos y títulos valores entregados por las diferentes dependencias del ICBF a la Dirección Financiera (Grupo de Tesorería,

Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Pagadurías Regionales).

2. ALCANCE Inicia con la recepción de los documentos y títulos valores originales que requieren ser custodiados, remitidos por las diferentes dependencias del ICBF y finaliza con el archivo de las actas de arqueo.

Aplica para la Sede de la Dirección General y Direcciones Regionales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1 En caja fuerte deben estar custodiados los elementos, documentos o títulos valores que estén relacionados con las actividades del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF. 3.2 En el caso en que se encuentre un elemento, documento o título valor que no tenga relación con las actividades del Instituto, se debe efectuar un inventario de los mismos y generar el acta respectiva, copia de estos documentos se deben remitir al área de Contabilidad de la Dirección Regional para el registro de valores en custodia por un peso ($1) por cada elemento inventariado y los elementos, documentos o títulos valores deben ser remitidos a través de comunicación interna a la Dirección Financiera.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Recibir de las diferentes dependencias del Profesional ICBF a través de un memorando y con una Coordinador

relación detallada (físico y por correo Financiero o quien Documentos o títulos Recibir electrónico), los documentos originales que delegue en la valores documentos o requieren ser custodiados. Dirección Regional 1 títulos valores Memorando y a custodiar Aplicar las consideraciones necesarias de Profesional del Grupo relación de remisión seguridad a los documentos entregados a su de Tesorería y Grupo documental manejo. Ver “Guía de políticas y estándares de Financiero Sede de la seguridad para el manejo y control de los Dirección General Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TÍTULOS VALORES Y OTROS recursos financieros del ICBF” publicado en el Sistema Integrado de Gestión del ICBF. Profesional Informar a través de memorando al área Coordinador Grupo Informar sobre contable de la Dirección Regional o al Grupo Financiero o quien los títulos de Contabilidad según corresponda, los delegue la Dirección valores documentos o títulos valores recibidos en Regional recibidos en custodia, para que procedan con el registro Memorando 2 custodia y contable respectivo. remisorio Profesional del Grupo solicitar el de Tesorería y registro Solicitar que se proceda con el registro Grupo Financiero contable contable respectivo. Sede de la Dirección General Profesional Coordinador de Grupo Custodiar en una caja fuerte los documentos o de Tesorería, Grupo

Custodiar títulos valores recibidos . Financiero de la Sede Documentos o títulos 3 documentos o de la Dirección valores en caja fuerte títulos valor General, profesional Coordinador Grupo Financiero Regional Verificar si hay faltantes o validar que cuentan con su respectivo registro contable. Registrar las observaciones de faltantes o de registro según aplique: - Formato arqueo caja fuerte: Se registra todo los bienes o documentos diferentes a acciones y títulos valores Profesional - Formato arqueo títulos valores: Se responsable de registra los CDT, letras de cambio, pagaduría y pagarés entre otros Profesional Realizar el - Formato arqueo de acciones: Se registra responsable de Formato de: arqueo todo tipo de acciones (ordinaria, Contabilidad de la arqueo de acciones y mensual de preferencial y privilegiada) que sean Dirección Regional cuotas o partes de 4 elementos, entregadas para custodia. interés social P.C. documentos o Profesional Grupo de arqueo títulos valores títulos valores De establecer que el elemento o documento o Contabilidad, arqueo caja fuerte en custodia título valor no está registrado contablemente o Profesional no se encuentra en la caja fuerte, solicitar su Grupo de Tesorería y registro según lo descrito en la actividad 2 o Grupo Financiero elaborar memorando informativo de faltantes Sede de la Dirección de caja fuerte. General El memorando debe ser dirigido al ordenador del gasto respectivo (Director Regional o Secretaria General según corresponda), con copia a la Dirección Financiera y a las áreas de control interno. Estas dependencias ordenarán la investigación respectiva Solicitar semestralmente al área jurídica Profesional

Solicitar correspondiente mediante memorando, responsable de 5 instrucciones al instrucciones a seguir respecto a cada uno de pagaduría Memorando área jurídica los documentos y titulos valores que se Dirección Regional encuentran en las Pagadurías, con el fin de Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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TÍTULOS VALORES Y OTROS determinar aquellos que deban hacerse Profesional del Grupo efectivos o continuar bajo custodia. de Tesorería y Grupo Financiero Sede /Dirección General Archivar el original del acta de arqueo y guardar copia de este documento en las pagadurías regionales, Grupo Financiero Formatos de: Profesional del área de Sede de la Dirección General y Grupo de arqueo de acciones y Contabilidad Dirección Tesorería. cuotas o partes de Regional Archivar acta interés social. 6 de arqueo Nota: Los Coordinadores de los Grupos arqueo títulos Profesional Grupo Financieros de las Direcciones Regionales y valores. Contabilidad Dirección Grupo Financiero Sede de la Dirección Arqueo caja fuerte. General General, deben remitir mensualmente copia del acta de arqueo al Grupo de Contabilidad y Grupo de Tesorería. Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Actas de arqueo.

6. DEFINICIONES ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA  Guía de políticas y estándares de seguridad para el manejo y control de los recursos financieros del ICBF Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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TÍTULOS VALORES Y OTROS

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P15.GF Formato de Arqueo de Acciones y Cuotas o Partes de Interés Social

F2.P15.GF Formato Arqueo Títulos valores F3.P15.GF Formato Arqueo Caja fuerte

9. ANEXOS: No aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de formato del procedimiento y ajuste de

N/A N/A actividades.

El código anterior del procedimiento era el PR42 MPA1 P2. Se ajusta el formato F1.P15.GF, en su título a formato de arqueo de acciones y cuotas o partes de interés social. En el literal A. se cambia el número de cuenta por 1221 13 INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ A VALOR DE MERCADO (VALOR RAZONABLE) CON CAMBIOS EN EL RESULTADO - Acciones ordinarias. En el literal B 1224 13 INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ AL COSTO - Acciones ordinarias y se incluye el literal C. 1224 15 INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ AL COSTO - Cuotas o partes de interés social. En la hoja de instrucciones se 01/12/2016 1 incluyó en el literal C, No. Acciones / Cuotas o Partes de Interés Social. En el formato F2.P15.GF, se ajustan las opciones de la columna A. Tipo de bien, se elimina Muebles y se adiciona Depósitos en custodia. En el formato F3.P15.GF, se adiciona una columna denominada B. Tipo de elemento, con las opciones: documental y otros. Además, se ajusta la hoja de Instrucciones y se adiciona una fila con su descripción. 05/09/2018 2 Se realiza actualización general del procedimiento y de los responsables en cada actividad. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.