ICBF - p16.gf procedimiento formulacion y registro del programa anual de caja pac recursos propios y nacion v4

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REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE CAJA

(PAC) RECURSOS PROPIOS Y NACIÓN

1. OBJETIVO Consolidar y distribuir la asignación mensual del programa anual de caja (PAC) a través del aplicativo dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, tanto de recursos propios como nación para la vigencia fiscal y el rezago de la vigencia anterior, con el fin de garantizar los pagos de las obligaciones contractuales adquiridas en desarrollo de la ejecución presupuestal.

2. ALCANCE Inicia con la programación mensualizada del PAC para recursos propios y nación, finalizando con el reporte de ejecución de PAC recursos propios y recursos nación.

Aplica a la Sede de la Dirección General y Direcciones Regionales.

3. POLITICAS DE OPERACIÓN 3.1. El ICBF proyecta el PAC con base en la meta global de pagos comunicada por el CONFIS, teniendo en cuenta la programación de las metas sociales y financieras presentadas por las Direcciones Regionales y las áreas o programas de la Sede de la Dirección General (SDG), para la vigencia en curso y para atender compromisos constituidos como rezago presupuestal 3.2. La Dirección Financiera informará mediante memorando al inicio de cada vigencia las fechas establecidas para la programación de PAC recursos nación y propios. 3.3. Para calcular los indicadores PA50: Porcentaje de ejecución de PAC recursos nación y PA51: Porcentaje de ejecución de PAC recursos propios, ver en Intranet la hoja de vida de los indicadores, a través del siguiente enlace:

http://simei.icbf.gov.co/externo/consulta_indicadores_simei.php Las Direcciones Regionales podrán efectuar solicitudes de modificación al PAC cuando el Grupo de Presupuesto asigne nuevos recursos de apropiación a través del registro en SIIF Nación (adición o reducción de apropiaciones), conforme a lo establecido en la resolución de traslado presupuestal. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE CAJA

(PAC) RECURSOS PROPIOS Y NACIÓN 3.4. En lo referente a las modificaciones de PAC, las adiciones se evaluarán y asignarán conforme a la disponibilidad de recursos y las reducciones únicamente se aprobarán siempre y cuando otra Dirección Regional requiera de una adición. 3.5. En los casos en que el ICBF cierre el mes con una ejecución menor o igual al 90%, el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico NO asignará para el mes siguiente el PAC requerido inicialmente y de acuerdo con su competencia evaluará la nueva asignación de PAC según la meta alcanzada en el mes inmediatamente anterior 3.6. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público monitorea la ejecución de los recursos nación de cada entidad a través del Indicador de PAC no utilizado (INPANUT). 3.7. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público estableció un nuevo indicador

denominado “INDICADOR DE CUMPLIMIENTO CUENTAS RECÍPROCAS” cuyo incumplimiento originará restricciones en la aprobación del PAC solicitado por el ICBF. 3.8. A excepción de la actividad “Ejecutar PAC recursos propios y nación”, ninguna de las actividades citadas en este procedimiento tiene afectación contable. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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(PAC) RECURSOS PROPIOS Y NACIÓN

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre de la

No Descripción de la Actividad Responsable Registro Actividad Inicio RECURSOS PROPIOS Programar el PAC mensualizado, de acuerdo con los lineamientos para cada vigencia establecidos mediante memorando remitido por la Dirección Financiera y Dirección de Abastecimiento, en el cual se establece un cronograma con las fechas de corte de la información registrada en el Plan de Pagos PACCO para la programación del PAC así: DIRECCION DE ABASTECIMIENTO De acuerdo con el cronograma establecido por las Direcciones Financiera y Abastecimiento, el Grupo Plan de Compras y Contratación de la Dirección de Abastecimiento, realizara dos (2) cortes de la información que está registrada en el Plan de Pagos PACCO, para lo cual todos los consecutivos deben Gerente de estar en estado de APROBACION o PLAN Proyecto en las DEFINITIVO. Regionales y

Gerente de Primer Corte de la Información: Proyecto en la Proyección y Sede de la consolidación de Remitir vía correo electrónico, al Grupo de Dirección General PAC Programar PAC 1 Tesorería, la información registrada en el Plan de recursos propios Pagos PACCO, por parte del Grupo Plan de Compras y Contratación de la Dirección de Gerente de Correo Abastecimiento. Esta información será Proyecto en la electrónico posteriormente remitida por tesorería al enlace Dirección General financiero de la Sede del Nivel Nacional para que y Profesional validen con cada regional la información y de ser designado Grupo necesario realicen los ajustes correspondientes. de Tesorería Segundo Corte de la Información: Generar el último día hábil de cada mes a las 2:00 p.m., el corte de la información registrada en el Plan de Pagos PACCO, por parte del Grupo Plan de Compras y Contratación de la Dirección de Abastecimiento, el cual será el insumo para que el Grupo de Tesorería asigne el primer día hábil del siguiente mes a nivel de cada subunidad en el SIIF Nación el PAC. En el mes de diciembre se solicitará el PAC que se requiere para la constitución de las cuentas por pagar. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE CAJA

(PAC) RECURSOS PROPIOS Y NACIÓN

RECURSOS PROPIOS Registrar en el aplicativo dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público la información por Regional, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y posición de PAC (9-1 Inversión, 7-1 Gastos de personal, 7-2 Gastos Generales, 7-3 Asignar PAC Transferencia corriente y de capital), de acuerdo Profesional del Asignación SIIF 2 recursos propios a Grupo de con la información suministrada por el Grupo Plan NACION nivel nacional Tesorería de Compras y Contratación de la Dirección de Abastecimiento. A partir del primer día hábil del mes consultar en el aplicativo SIIF NACION el PAC aprobado por unidad ejecutora. Continuar con actividad 6 RECURSOS NACIÓN Programar el PAC mensualizado, de acuerdo con el cronograma remitido por el Grupo de Tesorería, así: Gerente de Proyecto en las DIRECICONES REGIONALES: Remitir por correo Regionales y electrónico al enlace financiero del nivel nacional Gerente de con copia al Coordinador del Grupo Financiero y Proyecto en la Correo Pagador de la Dirección Regional la proyección Dirección General electrónico Programar PAC PAC requerida para el siguiente mes. 3 Proyección de recursos nación PAC En el mes de diciembre se solicitará el PAC que se Gerente de requiere para la constitución de las cuentas por Proyecto en la Calendario PAC pagar. Dirección General y Profesional SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL: El enlace designado Grupo del nivel nacional remite por correo electrónico al de Tesorería Grupo de Tesorería, la proyección consolidada de PAC por posición de PAC (3-8 Inversión), para el

siguiente mes. RECURSOS NACIÓN Recibir y consolidar la información de PAC remitida por los enlaces financieros de las dependencias de Consolidar PAC la Dirección General. Profesional del Asignación recursos nación por 4 Grupo de aplicativa SIIF regionales y áreas Registrar en el aplicativo dispuesto por el Ministerio Tesorería NACION de nivel nacional de Hacienda y Crédito Público la información por Dirección Regional, Grupo Financiero Sede de la Dirección General (GFSDG) y posición de PAC (3-8 Inversión). Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE CAJA

(PAC) RECURSOS PROPIOS Y NACIÓN RECURSOS NACIÓN Solicitar a la DGCPTN a través del aplicativo dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público la aprobación del requerimiento de PAC Correo Recibir la respuesta del DGCPTN, a través del electrónico Consolidar y reporte “Solicitud de modificaciones de PAC”. P.5 C . registrar PAC Nación En los casos donde el PAC no haya sido aprobado, Pro df ee s Tio en sa ol r eG rír au po Reporte aprobado evaluar las razones de esta decisión, corregir y “Solicitud de modificaciones volver a presentar la solicitud ante la DGCPTN. de PAC” Para los casos donde el PAC fue aprobado, registrar en el aplicativo dispuesto por el Ministerio

de Hacienda y Crédito Público la información por Dirección Regional, GFSDG y posición. A partir del primer día hábil del mes consultar en el aplicativo SIIF NACION el PAC aprobado por unidad Profesional ejecutora. Responsable de cada dependencia Orden de pago Ejecutar PAC o programa de las presupuestal 6 recursos Propios y Ejecutar el PAC asignado a través de las Direcciones OPP en estado Nación Pagadurías Regionales, conforme a lo establecido Regionales, pagada por el ICBF en el procedimiento para el pago de GFSDG y Grupo obligaciones. Financiero Regional Reporte SIIF Controlar la Nación ejecución de PAC Hacer seguimiento permanente a la ejecución del 7 Recursos Propios y PAC, comunicando el grado de avance a través de Profesional Grupo Listado Ordenes Nación la información publicada en la File server. de Tesorería de Pago File server RECURSOS NACIÓN Solicitar por correo electrónico al Grupo de Tesorería, la modificación (adición y reducción) del Gerente de Solicitar modificación valor de PAC asignado. Esta tarea se debe ejecutar Proyecto en la Correo 8 PAC recursos solo en caso de requerirse. Dirección General electrónico propios y nación y GFSDG RECURSOS PROPIOS Modificar el plan de pagos PACCO previo a la solicitud Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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(PAC) RECURSOS PROPIOS Y NACIÓN Evaluar la solicitud de modificación PAC recursos propios y recursos nación (adición o reducción). De ser aprobada la solicitud de adición de recursos propios o nación, proceder a su registro en SIIF Nación e informar por correo electrónico al enlace del nivel nacional con copia a la Dirección Regional. Continuar con actividad 6. Modificar PAC De ser aprobada la solicitud de reducción propios recursos propios y 9 y nación, proceder a su registro en SIIF Nación e Profesional Grupo Correo recursos nación P.C. informar por correo electrónico a la regional. FIN de Tesorería electrónico Solicitar a la DGCPTN a través de SIIF Nación la actualización (adición recursos nación) de PAC. En caso donde la solicitud haya sido aprobada Informar la modificación de PAC en SIIF Nación por correo electrónico al enlace del nivel nacional y a la Dirección Regional. Volver a actividad 6 Registrar la modificación de PAC recursos propios y recursos nación en la matriz de seguimiento. Reportar la Remitir al Grupo de Planeación y Seguimiento Correo ejecución mensual Financiero y de Gestión, vía correo electrónico a Profesional Grupo electrónico 10 de PAC recursos más tardar el quinto día hábil del mes con corte al de Tesorería propios y recursos mes anterior, informe de ejecución de PAC recursos Informe nación propios y nación. Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Programación y control de la ejecución del PAC recursos propios y nación

6. DEFINICIONES: APROPIACIÓN: Son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso de la República aprueba para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva.

Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contraacreditarse.

CONFIS: Consejo Superior de la Política Fiscal.

DGCPTN: Dirección General de Crédito Publico y del Tesoro Nacional del Ministerio de

Hacienda y Crédito Público (DGCPTN)

INPANUT: Indicador de PAC No utilizado.

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(PAC) RECURSOS PROPIOS Y NACIÓN PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC): Es un instrumento financiero mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional para financiar las apropiaciones de los órganos financiados con recursos de la Nación y el monto máximo mensual de pagos de los establecimientos públicos del orden nacional en lo que se refiere a sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos. En consecuencia, los pagos se harán teniendo en cuenta el PAC y se sujetarán a los montos aprobados en él. (Art. 73 inciso 1º Decreto 111/96) y (Art. 1º Decreto 0630/96).

REZAGO PRESUPUESTAL: Corresponden a las reservas presupuestales y cuentas por pagar legalmente constituidas al cierre de la vigencia fiscal y que deben ser

pagadas en la vigencia siguiente sin excepción.

SCUN: Sistema de Cuenta Única Nacional VIGENCIA ACTUAL: período en que se ejecuta el Presupuesto del Sector Público y que coincide con el año calendario, es decir, se inicia el primero de enero y finaliza el treinta y uno de diciembre.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ver matriz de verificación de requisitos legales Documentos Ministerio de Hacienda y Crédito Público Ruta http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif/5PAC : • Calendario PAC (según Año vigencia) • Distribución PAC-Cupo • Guía para distribuir PAC entidades con recursos propios

• Guía de Operación PAC
• Guía de Operación PAC Administración
• Guía Aplazar PAC – Cupo PAC

8. RELACIÓN DE FORMATOS CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO n/a n/a Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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(PAC) RECURSOS PROPIOS Y NACIÓN

9. ANEXOS:

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de 07/12/2016 N/A formato del procedimiento y se ajustan actividades. El código anterior del procedimiento era el PR36 MPA1 P2 Se ajustaron las políticas de operación incluyendo los numerales 3.2 y

3.9. Se ajustaron el número de actividades al procedimiento actualizado, teniendo en cuanta el modelo de gerente de proyecto. 07/02/2018 2 Se incluyó enlace de consulta hoja de vida indicadores. Se ajustaron las políticas de operación y el flujo de actividades en el punto 3, en la fecha de solicitud del PAC, en el punto 7 se ajustó la fuente para la generación de reportes de seguimiento. Se ajustó la actividad 1, modificando el proceso de programación de los recursos propios de acuerdo al plan de pagos de PACCO, la 27/03/2019 3 actividad 3 se ajustó agregando al Grupo Plan de Compras y Contratación de la Dirección de Abastecimiento, en la actividad 8 se agregó la fuente de recursos propios Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.