ICBF - p16.gj procedimiento de jurisdiccion coactiva v3

PROCESO P16 GJ 05/12/2023

GESTIÓN JURÍDICA

PROCEDIMIENTO DE JURISDICCIÓN COACTIVA Versión 3 Página 1 de 10

1. OBJETIVO Adelantar el cobro coactivo de las obligaciones que consten en títulos ejecutivos que contengan obligaciones claras, expresas y exigibles a favor del ICBF, conforme a lo dispuesto en el Estatuto Tributario, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Código General del Proceso y demás normas aplicables.

2. ALCANCE Inicia una vez se culmine la etapa de cobro persuasivo o cuando la obligación tenga una antigüedad superior a tres (03) años; con la recepción de documentos remitidos por parte del área financiera, y finaliza con la resolución por medio de la cual se termina el proceso.

Aplica a nivel Nacional y Regional.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN El Grupo de Jurisdicción Coactiva de la Sede de la Dirección General, deberá consolidar mensualmente los informes de procesos de cobro a nivel nacional y hacer seguimiento trimestral al estado de los procesos coactivos de todas las Regionales.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre de la Descripción de la actividad

No Responsable Registro Actividad Inicio Funcionario Enviar al funcionario ejecutor, los Grupo Financiero Enviar la 1 documentos que contienen la y/o dependencia Memorando documentación obligación a favor de la Entidad. de origen de la SDG o Regional Revisar los documentos recibidos y analizarlos, para establecer la competencia, ejecutividad y Revisar y ejecutoriedad del título, conforme 2 Funcionario Expedienteanalizar a lo dispuesto en el Reglamento P.C Ejecutor Memorandodocumentación I n terno de Cartera ¿Cumple con los criterios del Reglamento Interno de Cartera? ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO P16 GJ 05/12/2023

GESTIÓN JURÍDICA

PROCEDIMIENTO DE JURISDICCIÓN COACTIVA Versión 3 Página 2 de 10

SI: Continua con la actividad 3 NO: Se devuelven los documentos para ser subsanados Expedir Auto en el que ordena la conformación del expediente, su Avocar Funcionario Auto avoca 3 radicación y comunicación al área conocimiento Ejecutor conocimiento financiera para lo de su competencia. Registrar la información del tercero, en el informe de procesos Registrar en el de Jurisdicción Coactiva. informe de Informe Funcionario 4 procesos de El informe deberá ser remitido por Jurisdicción Ejecutor Jurisdicción la Regional, a la Sede de la Coactiva Coactiva. Dirección General, dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes. Enviar copia del auto que avoca conocimiento a la Coordinación Financiera o quien haga sus veces en la regional, para el registro del movimiento contable. Comunicar el Funcionario 5 Memorando avoque Ejecutor La Coordinación Financiera o quien haga sus veces, realiza el registro del movimiento contable del valor adeudado al ICBF, por concepto de capital. Dentro del mes siguiente a la

expedición del auto que avoca conocimiento, se debe proferir la Expedir resolución que exige el pago de la Resolución que obligación por concepto de capital Funcionario 6 libra más los intereses y costas Resolución Ejecutor mandamiento procesales que se generen hasta de pago el pago total. Puede referirse a más de un título ejecutivo del mismo deudor. Notificar El mandamiento de pago se Funcionario Certificación o 7 mandamiento notificará personalmente, previa Ejecutor correo de ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO P16 GJ 05/12/2023

GESTIÓN JURÍDICA PROCEDIMIENTO DE JURISDICCIÓN COACTIVA Versión 3 Página 3 de 10 de pago citación al deudor por correo notificación certificado, para que comparezca en un término de diez (10) días. Si vencido el término no comparece, se notificará por correo certificado. Si el correo certificado es devuelto, se procederá con la notificación mediante aviso, publicando el acto administrativo en la página web del ICBF. En caso de que, el deudor autorice las notificaciones por correo electrónico certificado, se realizarán por este medio. Las notificaciones dentro del proceso de cobro coactivo se deben realizar con estricto cumplimiento de la ley, garantizando el derecho de defensa y contradicción del deudor. El deudor podrá interponer excepciones al mandamiento de pago, dentro de los quince (15) días siguientes a su notificación.

8 Presentar Funcionario Escrito de ¿El deudor interpuso excepciones P.C. Excepciones Ejecutor excepciones al mandamiento de pago? SI: Continuar a la actividad 9 NO: Continua con la actividad 11 El funcionario ejecutor debe resolver las excepciones dentro 9 Resolver las del mes siguiente a su Resolución P.C excepciones presentación. Para ello, debe proferir una ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO P16 GJ 05/12/2023

GESTIÓN JURÍDICA PROCEDIMIENTO DE JURISDICCIÓN COACTIVA Versión 3 Página 4 de 10 resolución por medio de la cual se resuelve el escrito de excepciones, la cual debe ser notificada por correo certificado. ¿Se declara probada alguna excepción? Si: Cuando se declaren probadas alguna de las excepciones propuestas, se ordena la terminación del proceso y el levantamiento de medidas cautelares y finaliza el proceso. No: Continua actividad 11 Si el deudor interpone recurso de reposición contra la resolución Resolver 10 que decide las excepciones, el Funcionario recurso Resolución funcionario ejecutor resolverá Ejecutor Reposición dentro del mes siguiente sobre este. Culminadas las etapas anteriores se expedirá Resolución en la que se ordena seguir adelante con la ejecución, el secuestro, avalúo y remate de bienes, siempre y cuanto estos estén identificados. Orden de Esta resolución se notifica por Funcionario 11 Resolución ejecución correo certificado y contra esta no Ejecutor procede recurso alguno.

Nota: Cuando el correo certificado es devuelto, se procederá con la notificación mediante aviso, publicando el acto administrativo en el portal web del ICBF.

En firme la Resolución que ordena Liquidar el Funcionario Auto – Soporte 12 continuar con la ejecución se crédito Ejecutor de traslado expedirá auto de trámite en el cual ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO P16 GJ 05/12/2023

GESTIÓN JURÍDICA PROCEDIMIENTO DE JURISDICCIÓN COACTIVA Versión 3 Página 5 de 10 se liquidan los valores del crédito, discriminando: capital, intereses y costas procesales. De este auto se da traslado al ejecutado por el término de (3) días hábiles para que presente objeciones y aporte pruebas Nota: Del presente auto se dará traslado al ejecutado por correo certificado y de ser devuelto dicho traslado se realiza por aviso en la página web de la Entidad. ¿Se presentaron objeciones a la liquidación? Si: En el evento que se presenten objeciones, estas se resolverán en el mismo auto que aprueba la liquidación del crédito. No: Se expedirá el auto que aprueba la liquidación del crédito. 1. Auto aprueba la liquidación del Nota: Contra este auto no crédito Aprobar 13. procede recurso y se notifica por Funcionario 2. Soporte de liquidación del P.C correo certificado; si este es Ejecutor notificación. crédito devuelto, se procederá con la 3. Memorando,

notificación mediante aviso, solicitando el publicando el acto administrativo registro de costas en el portal web del ICBF. Así mismo, se solicita el registro de las costas procesales a la Coordinación Financiera o quien haga sus veces en la regional, remitiendo copia del acto administrativo. En los dos eventos se continúa actividad 14

14. Ordenar A efectos de lograr recuperar la Funcionario Auto de ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO P16 GJ 05/12/2023

GESTIÓN JURÍDICA

PROCEDIMIENTO DE JURISDICCIÓN COACTIVA Versión 3 Página 6 de 10

Investigación cartera y de identificar bienes del Ejecutor investigación de bienes ejecutado se expedirá auto que ordenará a entidades públicas y privadas, comunicar sobre la información de los deudores.

Nota: Este auto se puede expedir antes, durante y después de librar mandamiento de pago. Se profiere cada 6 meses o máximo cada año, haciendo seguimiento exhaustivo a las solicitudes de información enviadas.

Una vez se encuentren bienes del ejecutado, se procede con la expedición del auto que decreta el embargo de los bienes. Es necesario que se relaciona el bien que se va a embargar y el Decreto de monto por el que se decreta la Funcionario Auto de medidas 15 medidas medida cautelar, el cual no podrá Ejecutor cautelares cautelares exceder del doble del capital más intereses. El embargo de bienes sujetos a registro se comunicará a la

entidad encargada del mismo, allegando copia del respectivo auto. Para aquellos casos en los que se constituyan títulos de depósito Pantallazo de la judicial, producto de las medidas Página web Constituir cautelares decretadas sobre las Banco Agrario de Funcionario 16 Títulos depósito cuentas de ahorros o corriente, el Colombia, que Ejecutor judicial trámite se realizara conforme a lo evidencie la dispuesto en el procedimiento de constitución del “Recibo manejo y custodia de titulo títulos de depósito judicial” El proceso puede terminar por Terminar pago total de la obligación, o por Funcionario 17 Proceso Resolución alguna de las causales de Ejecutor Coactivo depuración de cartera, como lo ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO P16 GJ 05/12/2023

GESTIÓN JURÍDICA PROCEDIMIENTO DE JURISDICCIÓN COACTIVA Versión 3 Página 7 de 10 son: remisión de la obligación, inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada, prescripción de la acción de cobro, costo – beneficio o pérdida de Fuerza ejecutoria. Así mismo, en el evento que los recursos o excepciones se resuelvan a favor del ejecutado o por nulidad del acto administrativo. Previo a la expedición del acto administrativo de terminación del proceso, se debe solicitar al área financiera una certificación del saldo de la obligación. La terminación se registra en el informe de Jurisdicción Coactiva y

se notifica al ejecutado. En los casos de terminación del proceso por alguna de las causales de depuración de cartera, se debe comunicar a la Coordinación Financiera o quien haga sus veces en la regional, Memorando para que efectúe los registros Comunicar Copia de la contables pertinentes; para ello, Funcionario 18 terminación Resolución. se remite copia del acto Ejecutor del proceso. administrativo. Cuando el proceso se termina por prescripción de la acción de cobro, se debe remitir copia del acto administrativo a la Oficina de Control Interno Disciplinario. Cuando los procesos terminan por una causal de depuración de Registro cartera, el funcionario ejecutor Movimiento 19 movimiento Grupo Financiero debe remitir al Grupo Financiero o contable contable quien haga sus veces en la regional, copia de la resolución de ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO P16 GJ 05/12/2023

GESTIÓN JURÍDICA PROCEDIMIENTO DE JURISDICCIÓN COACTIVA Versión 3 Página 8 de 10 terminación del proceso. El Grupo financiero o quien haga sus veces en la regional, debe registrar y remitir el soporte del movimiento contable al funcionario ejecutor en un término no superior a quince (15) días hábiles. Cuando los procesos que se terminan por alguna causal de depuración de cartera se deberán recibir y archivar en el expediente Recibir soporte el soporte del registro del Funcionario Soporte del movimiento

20 movimiento contable. Ejecutor movimiento contable contable Con este documento se cierra el expediente y se registra en el informe de Jurisdicción Coactiva. Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL Recuperación de cartera o extinción de la obligación.

6. DEFINICIONES 6.1. Jurisdicción Coactiva: “Es la facultad otorgada a la administración pública para cobrar directamente, sin que medie intervención judicial, las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales”. 6.2. Funcionario Ejecutor: Servidor público a quien se le asignan funciones, mediante Resolución por la Dirección General en la Sede de la Dirección General o los Directores Regionales del ICBF, de conformidad con lo establecido en las normas internas de la Entidad, para adelantar los procesos de cobro coactivo. 6.3. Remisión: Causal de depuración de cartera, que consiste en la supresión de los ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO P16 GJ 05/12/2023

GESTIÓN JURÍDICA PROCEDIMIENTO DE JURISDICCIÓN COACTIVA Versión 3 Página 9 de 10 registros de las obligaciones a cargo de personas que hubieren fallecido sin dejar bienes o garantías que respalden la obligación. Igualmente, procede cuando el valor de la obligación principal no supera los 159 UVT,

sin incluir otros conceptos como intereses, actualizaciones, ni costas del proceso; adicional a ello, la obligación no cuenta con respaldo alguno por no existir bienes embargados, ni garantía alguna y debe tener un vencimiento mayor de cincuenta y cuatro (54) meses. 6.4. Prescripción: Causal de depuración que se aplica para aquellas obligaciones en las que se presentó el vencimiento del plazo previsto en la Ley sin que la Administración obtuviera el pago efectivo de la obligación. 6.5. Pérdida de Fuerza Ejecutoria del acto que fundamenta el cobro: Aplica para aquellas obligaciones en las que el acto administrativo en el que se funda el cobro ha perdido su obligatoriedad, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 6.6. Costo Beneficio: Causal de depuración de cartera que aplica en aquellas obligaciones en las que, una vez realizado el análisis pertinente, se determina que el cobro de la deuda o la continuación del proceso de cobro es más oneroso que el desistimiento de la acción. 6.7. Inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada que impida la realización del cobro: La inexistencia probada del deudor, es una causal de depuración de cartera que procede cuando el deudor ha dejado de existir, situación que puede ser probada con el certificado de existencia y representación legal, expedido por la cámara de comercio en donde se evidencie que la matrícula se ha cancelado. La insolvencia demostrada, es el estado patrimonial del deudor en donde se evidencia que éste no tiene la capacidad financiera para saldar la deuda.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Reglamento Interno de Cartera en el ICBF – Resolución 5003 de 2020 • Estatuto Tributario Nacional. • Procedimiento de recibo manejo y custodia de los títulos judiciales. • Ley 1739 de 2014 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO P16 GJ 05/12/2023

GESTIÓN JURÍDICA

PROCEDIMIENTO DE JURISDICCIÓN COACTIVA Versión 3 Página 10 de 10

8. RELACIÓN DE FORMATOS: N/A

9. ANEXOS: N/A.

10. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Se realiza actualización del objeto, alcance, políticas de operación y ajuste de las actividades del proceso 3 coactivo de conformidad con el Estatuto Tributario, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Código General del Proceso y demás normas aplicables.

Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 07/02/2020 2 2016, se realiza el cambio de formato del procedimiento y actualización de actividades. El código anterior del procedimiento era el PR08.MPA2 V.8 26/12/2016 1 N/A ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.