ICBF - p17.gj registro seguimiento y control de conciliaciones prejudiciales v2

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PREJUDICIALES

1. OBJETIVO: Definir las actividades administrativas y jurídicas que deben realizar los apoderados del ICBF para ejercer la representación en la etapa prejudicial.

2. ALCANCE: Aplica a los Grupo Jurídicos Regionales y el Grupo de Representación Judicial.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 ESTRUCTURA DE LA ETAPA PREJUDICIAL: Para el adecuado seguimiento del ejercicio prejudicial en el ICBF, es importante entender el ciclo de defensa judicial y la estructura de la etapa prejudicial.

El ciclo de defensa judicial tiene cuatro (4) etapas, la prejudicial, la judicial, de cumplimiento y pago y, de análisis de repetición y recuperación del recurso público. La etapa prejudicial inicia con la solicitud previa de conciliación1, continua con la presentación de la ficha de análisis al Comité de Defensa Judicial y Conciliación, posteriormente con notificación de la admisión de la solicitud de conciliación y fijación de fecha de audiencia y, termina con el acta de la Procuraduría General de la Nación que declaró fallida la conciliación o el auto del Juez o Tribunal Administrativo que aprobó el acuerdo conciliatorio. En este último evento termina el procedimiento prejudicial e inicia el trámite de cumplimiento y/o pago de la conciliación, el cual, debe adelantarse de oficio y para ello, el apoderado y/o coordinador del Grupo Jurídico debe remitir la información al Grupo de Representación Judicial (Ver artículo 2.8.6 4.1 del Decreto 1068 de 2015 y Resolución 269 de 2015 del ICBF).

3.2 REPORTAR INFORMACIÓN AL GRUPO FINANCIERO: Las conciliaciones prejudiciales deben registrarse contablemente (provisionarse), cuando el Comité de Defensa Judicial y Conciliación recomienda conciliar (cuando el acuerdo conciliatorio será pagar y/o devolver una suma liquida de dinero). En los asuntos en los cuales, la Procuraduría General de la Nación apruebe la conciliación, debe cancelarse la provisión y constituirse cuenta por pagar. 3.3 CONFORMACIÓN DEL LITIS CONSORCIO: En las conciliaciones o procesos originados con ocasión de situaciones ocurridas en unidades de servicio del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes -SRPA-, se debe vincular al proceso a las Entidades Territoriales -Municipios o Departamentos, teniendo en cuenta su rol dentro del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. 3.4 LLAMAMIENTO EN GARANTÍA: En las conciliaciones o procesos en los que el ICBF sea parte y que los hechos se hayan originado dentro de la ejecución de un contrato, debe realizar el llamamiento en garantía a las aseguradoras y al contratista. 1 Decreto 1069 de 2015, art. 2.2.4.3.1.1.6, Literal K Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PREJUDICIALES 3.5 FACULTAD PARA CONCILIAR: El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar es un establecimiento público y, en virtud de ello, la representación legal recae en el Director General, por ende, está

facultado para otorgar poderes para la defensa de los intereses de la entidad (Ley 489 de 1989, artículo 78). La facultad para establecer la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos se encuentra en cabeza de los miembros del Comité de Defensa Judicial y Conciliación según lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.2 Decreto 1069 de 2015 y la facultad para otorgar poderes para audiencias de conciliación está delegada en el (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Así las cosas, los apoderados están legitimados para representar a la Entidad en audiencias de conciliación acreditando el poder otorgado por la Oficina Asesora Jurídica y la certificación de la Secretaría Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación en la que se especifique cual fue la recomendación para el caso concreto. 3.6 REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIÓN: Se adoptó mediante Resolución 8853 de 2021. 3.7 REGISTRO DE SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN: El trámite de las conciliaciones debe registrarse en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado – eKOGUI. En virtud de lo anterior, no se registran en el Sistema de Información Misional -SIM, por lo cual, las ventanillas de correspondencia deben recibir y remitir directamente a los Coordinadores de los Grupos Jurídicos y/o Coordinador del Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica a través del Sistema de Gestión Documental y/o por correo electrónico. (Ver guía de gestión

de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias numeral 4.8.2.2.3)

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Recibir a través del buzón institucional de: Notificaciones.Judiciales@icbf.gov.co y/o Recibir y Sistema de Gestión Documental las redireccionar solicitudes de conciliación / admisiones de solicitud de conciliaciones y/o fijación de fecha de Auxiliar, Técnico y/o conciliación / 1 audiencia. Profesional del Grupo de Correo electrónico admisión de la Representación Judicial conciliación y/o Redireccionar al profesional de apoyo y/o fijación de fecha de administrador del Sistema Único de Gestión e audiencia Información de la Actividad Litigiosa del Estado – eKOGUI. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PREJUDICIALES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Revisar el medio de control de la solicitud de conciliación, con el fin de determinar la asignación al Grupo Jurídico Regional y/o al Grupo de Representación Judicial.

NOTA: Ver Resolución 60 de 2013, Resolución 2859 de 2013 e Instructivo Seguimiento a Conciliaciones IT1.P17.GJ. ¿Es competencias del Grupo de

Representación Judicial? SI: Enviar correo electrónico asignando caso al abogado del Grupo de Representación Judicial con copia al Líder de Grupo y al Secretario Técnico del Comité. 2 NO: Verificar en qué Dirección Regional Profesional del Grupo de Revisar competencia Correo electrónico P.C ocurrieron los hechos y enviar correo Representación Judicial electrónico al Coordinador del Grupo Jurídico. Concomitantemente, si copiará a un profesional del Grupo de Representación para que apoye el análisis, seguimiento y; este será quien presente el asunto ante el Comité.

Remitir antecedentes: (solicitud de conciliación, auto admisorio, citación para la diligencia de conciliación, entre otros).

Determinar: i) fecha en la que debe enviar la ficha de análisis de conciliación prejudicial registrada en eKOGUI y ii) fecha en que debe presentar la ficha al comité.

C ontinuar a la actividad 3. Consultar en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado – eKOGUI. ¿La Conciliación se encuentra registrada? Profesional del Grupo de Correo electrónico Representación Judicial Verificar SI: Asignar apoderado y/o coordinador del 3 antecedentes y/o Grupo Jurídico Regional e informar vía correo / P.C / registrar en eKOGUI electrónico. eKOGUI Administrador de eKOGUI NO: Realizar seguimiento y/o acompañamiento para que la solicitud de conciliación sea registrada. Continua a la actividad 4. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PREJUDICIALES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Realizar seguimiento a que los apoderados realicen el registro en eKOGUI y cumplan con los términos de remisión y presentación al Comité. ¿El apoderado cumple con el registro de la Profesional del Grupo de solicitud de Conciliación en eKOGUI y la Correo electrónico Representación Judicial presentación al Comité dentro de los 4 Realizar seguimiento términos? / P.C / SI: Continuar actividad 5. eKOGUI Administrador de eKOGUI NO: Requerir por correo electrónico con copia a supervisor o jefe inmediato y continuar con actividad 5. Elaborar la ficha técnica de análisis. ¿La solicitud de conciliación prejudicial contiene toda la información suficiente para elaborar la ficha?

Memorando SI: Registrar en eKOGUI, la ficha técnica de análisis prejudicial en el módulo de comité de Revisar información / conciliación. de solicitud de 5 Profesional del Grupo de conciliación y Correo electrónico P.C Continua con la actividad 6. Representación Judicial elaborar ficha técnica de análisis / NO: Le falta información prevista en el artículo. 2.2.4.3.1.1.6 del Decreto 1069 de 2015, eKOGUI informa a la Procuraduría correspondiente y/o; Requiere informe técnico a la Dirección, Subdirección, Oficina y/o Grupo en el cual se

causó el problema jurídico y/o los medios de pruebas que se estimen pertinentes. Terminar la ficha en eKOGUI y remitir por correo electrónico al buzón representación.judicial@icbf.gov.co. Cuando la solicitud de conciliación es competencia de Terminar la ficha en un Grupo Jurídico Regional debe copiar Profesional del Grupo eKOGUI y remitir por además a abogado del Grupo de Jurídico Regional y/o del 6 Correo electrónico correo electrónico Representación Judicial de la Oficina Asesora Grupo de Representación junto con el poder Jurídica. Judicial Adicionalmente, debe adelantarse trámite de otorgamiento de poder, el cual, suscribe el(la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PREJUDICIALES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Realizar seguimiento semanal a las fichas de análisis de conciliación prejudicial. Verificar que los apoderados y/o Coordinadores de los Grupos Jurídicos Profesional del Grupo de Regionales realicen el registro de las Representación Judicial actuaciones en eKOGUI. / Correo electrónico Realizar seguimiento ¿Los apoderados cumplieron con las 7 a la presentación de actividades oportunamente? Administrador de eKOGUI / P.C la solicitud al Comité SÍ: Calificar el indicador A7-PA5-07- / eKOGUI

Porcentaje de conciliaciones pre-judiciales gestionados en eKOGUI con 100%. Continuar Secretario Técnico del con actividad 8. Comité NO: Valorar el porcentaje de incumplimiento y reportarlo a los Directores Regionales. Continuar con actividad 8. Revisar y preparar análisis, determinando que el mismo este completo y que se cuente con Profesional del Grupo de los medios probatorios suficientes. Representación Judicial ¿Se requiere complementar la información? / SÍ: Requerir al Grupo Jurídico o solicitar Coordinador del Grupo de 8 Revisar y preparar informe técnico a la Dirección, Subdirección u Representación Judicial Correo electrónico P.C análisis Oficina que gerencie los recursos del programa donde se causaron los hechos. / Permanecer en esta actividad hasta que se obtenga la información con el fin de realizar el Secretario Técnico del análisis para preparar información y continuar Comité actividad 9. NO: Continua con la actividad 9. Citar al Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la entidad y los asistentes que se requiera, con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión, adjuntando el respectivo orden del Correo electrónico día. Citar al Comité de Secretario Técnico del 9 Defensa Judicial y Comité de Defensa / Con la convocatoria, se deberá remitir a cada Conciliación Judicial y Conciliación miembro del Comité las fichas técnicas, eKOGUI ayudas de memoria, antecedentes administrativos o conceptos que efectué el abogado a quien corresponde la presentación del caso puesto a consideración en el orden

d el día. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PREJUDICIALES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Secretario Técnico del Comité de Defensa El Comité realiza el análisis de la procedencia Judicial y Conciliación Realizar Comité de de conciliación, de acuerdo con los Acta de Sesión del 10 Defensa Judicial y fundamentos fácticos, jurídicos y probatorios / Comité Conciliación. presentados en la ficha técnica de análisis p rejudicial y emite recomendación. Miembros del Comité de Defensa Judicial y Conciliación Profesional del Grupo de Representación Judicial Proyectar y remitir la Memorando Proyectar recomendación que contenga la recomendación del identificación del caso, los fundamentos de la / 11 Comité de Defensa / decisión adoptada por el Comité, la cual será Judicial y remitida a la Regional por correo electrónico. Secretario Técnico del Conciliación correo electrónico Comité de Defensa Judicial y Conciliación ¿La Decisión del Comité de Defensa Judicial y Profesional del Grupo Conciliación fue conciliar y pagar una suma Jurídico y/o Grupo de Verificar la liquida de dinero? Representación Judicial recomendación del 12 Comité frente a la SÍ: Informar al Grupo Financiero la provisión / Memorando necesidad de contable determinando con claridad el valor a

realizar provisión conciliar y pagar, adjuntando la Secretario Técnico del contable recomendación del Comité. Comité de Defensa Judicial y Conciliación NO: Continua con la actividad 13. Asistir a la audiencia de conciliación prejudicial. Debe presentarse poder, anexos y la recomendación del Comité de Defensa Judicial y Conciliación. Profesional del Grupo Asistir a la audiencia Jurídico y/o Grupo de de conciliación ¿Se aprueba la conciliación? Representación Judicial prejudicial ante la Acta de Conciliación o 13 Procuraduría SÍ: Continuar actividad 14. no de la Procuraduría / P.C General de la Nación General de la Nación y confirmar o no NO: Elaborar memorando para cancelar la eKOGUI Coordinador del Grupo recomendación del provisión. (En los casos que el Comité había Jurídico y/o Grupo de Comité recomendado conciliar una suma de dinero) Representación Judicial Registrar el acta de audiencia realizada en la Procuraduría General de la Nación en eKOGUI.

N OTA: Termina procedimiento.

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PREJUDICIALES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Realizar seguimiento al reparto y aprobación del Juzgado Administrativo. Profesional del Grupo ¿Auto que aprueba conciliación?

Jurídico y/o Grupo de Realizar seguimiento Representación Judicial eKOGUI SÍ: Continuar actividad 15. al reparto y 14 aprobación del / / P.C. NO: Elaborar memorando para cancelar la Juzgado provisión. (En los casos que el Comité había Administrativo Coordinador del Grupo Memorando recomendado conciliar una suma de dinero) Jurídico y/o Grupo de Representación Judicial Registrar el auto en eKOGUI.

N OTA: Termina procedimiento.

Profesional del Grupo Elaborar y remitir memorando y/o correo Jurídico y/o Grupo de electrónico en los términos del artículo 2.8.6 Representación Judicial Memorando 4.1 del Decreto 1068 de 2015. Elaborar y remitir 15 auto que aprueba la / y/o La comunicación debe acompañarse del auto conciliación que aprueba la conciliación para adelantar Coordinador del Grupo correo electrónico trámite de pago y para realizar la publicación Jurídico y/o Grupo de en la página Web del ICBF. Representación Judicial Publicar auto que aprueba conciliación en Publicar auto que página Web del ICBF, en cumplimiento del Secretario Técnico del aprueba conciliación 16 Artículo 2.2.4.3.1.2.15 del Decreto 1069 de Comité de Defensa Página Web del ICBF en página Web del 2015, dentro de los tres (3) días siguientes a Judicial y Conciliación ICBF su suscripción. Verificar que los apoderados y/o Coordinadores de los Grupos Jurídicos Regionales realicen el registro de las actuaciones en eKOGUI. ¿Los apoderados cumplieron con las Profesional del Grupo de

Memorando Verificar el actividades oportunamente? Representación Judicial 17 cumplimiento de las y/o PC obligaciones de SÍ: Calificar el indicador A7-PA5-07- / eKOGUI Porcentaje de conciliaciones pre-judiciales correo electrónico gestionados en eKOGUI con 100%. Fin del Administrador de eKOGUI procedimiento. NO: Valorar el porcentaje de incumplimiento y reportarlo a los Directores Regionales. Fin del procedimiento.

FIN DE PROCEDIMIENTO

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Acta que declara fallida la conciliación o Auto que la Aprueba la Conciliación

6. DEFINICIONES: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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PREJUDICIALES Conciliación: Mecanismo alternativo de solución de conflictos, que constituye, a la vez, requisito de procedibilidad para presentar una demanda en contra de Entidades del Estado; este mecanismo se surte ante la Procuraduría General de la Nación, previo concepto del Comité de Defensa Judicial y Conciliación y, posterior es aprobado por el Juez de lo Contencioso Administrativo.

Ficha De Análisis: Instrumento de apoyo para el abogado que representa los intereses del Estado, al permitir gestionar de manera ordenada, analítica y en derecho, los casos, políticas y estrategias que serán puestos en conocimiento del Comité de Defensa Judicial y Conciliación.

Comité De Defensa Judicial Y Conciliación: Instancia administrativa que tiene por objeto decidir sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, en defensa de los intereses de la entidad, así como la procedencia de realizar llamamientos en garantía con fines de repetición, instaurar acción de repetición y formular políticas sobre prevención del daño antijurídico. Información litigiosa del estado: Las Entidades del Estado deben registrar las conciliaciones en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado – eKOGUI.2 El Sistema es la herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como para monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad, sin perjuicio de la función constitucional y legal atribuida a la Contraloría General de la República. La información que las Entidades reporten sobre su actividad litigiosa a las demás instituciones que tienen obligación o competencia para recaudar información sobre la materia, o a los ciudadanos en general, deberá coincidir con la información contenida en eKOGUI.

Medios de prueba: Son los instrumentos procesales que tienen las partes para respaldar sus argumentos.

Provisión Contable: Es una cantidad de recursos que conserva, con el objetivo de guardar esos recursos hasta el momento en el que deba satisfacer una obligación. (Ver Resolución 353 de 2016 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y Resolución 5050 de 2017 del ICBF) Cuenta por pagar: El valor de la conciliación prejudicial se registrará como una cuenta por pagar. (Ver

num. 2.6 del artículo 1° de Resolución 80 de 2021 de la Contaduría General de la Nación)

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decreto 1068 de 2015

Decreto 1069 de 2015 2 Decreto 1069 de 2015, art. 2.2.3.4.1.1 y subsiguientes Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PREJUDICIALES Procedimiento tramite de poderes. Procedimiento para ejercer la defensa en demandas. Procedimiento pago sentencias laudos arbitrales conciliaciones y trámite de acciones de repetición. Procedimiento para establecer el anteproyecto de presupuesto del rubro de sentencias conciliaciones y laudos arbitrales. Guía de gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. Guía Pago Sentencias Traslado Contable de la Provisión Ver Matriz de Verificación de Requisitos Legales.

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

NA

9. ANEXOS: N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Se complementó políticas de operación Se actualizaron actividades y puntos de control 28/05/2020 Versión 1

Se complementó definiciones Se complementó definiciones Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.