ICBF - p19.gf procedimiento justificacion constitucion ejecucion reembolso arqueo cierre legalizacion caja menor v5

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P19.GF 09/10/2023

PROCEDIMIENTO JUSTIFICACIÓN, CONSTITUCIÓN,

EJECUCIÓN, REEMBOLSO, ARQUEO, CIERRE Y LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR Versión 5 Página 1 de 11

1. OBJETIVO Definir las actividades para realizar la justificación, constitución, ejecución, reembolso, arqueo, cierre y legalización definitiva de las Cajas Menores a Nivel Nacional durante la vigencia.

2. ALCANCE Inicia con la elaboración de la Justificación de la Caja Menor por parte de las Direcciones Regionales y Dependencias de la Dirección General y termina con realizar y remitir la Certificación de cierre de la Caja Menor.

Aplica para las Direcciones Regionales y Dependencias de la Dirección General.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1 Mediante el Título 5 de la parte 8ª del Decreto 1068 del 26 de mayo del 2015, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, reguló la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores, determinando que el dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en el Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente, así como para el pago de viáticos y gastos de viaje y para los gastos de alimentación que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la Dirección General, siempre que se cuente con la asistencia del titular del despacho y autorice el gasto por escrito. Adicionalmente, el ICBF emite directrices internas para

regir el adecuado manejo de las Cajas Menores. 3.2 La Justificación de necesidad de las Cajas Menores se debe elaborar y remitir en la vigencia anterior, según las fechas establecidas en la Guía de Cierre y Apertura que anualmente emite la Dirección Financiera. 3.3 Las Cajas Menores se constituirán para cada vigencia fiscal, mediante resolución en la cual se indique el CDP que ampara los egresos, la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar, incluyendo la unidad ejecutora y la cuantía por rubro presupuestal. 3.4 El responsable de la Caja Menor “Cuentadante” debe ser un servidor público de la planta de personal del ICBF. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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EJECUCIÓN, REEMBOLSO, ARQUEO, CIERRE Y LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR Versión 5 Página 2 de 11 3.5 El manejo del dinero de cada Caja Menor se hará a través de una cuenta corriente. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta cinco (5) SMMLV. Los reembolsos se harán mensualmente o cuando se haya consumido más del 70% de un rubro presupuestal, lo que suceda primero. 3.6 La Conciliación Bancaria de la cuenta corriente a través de la cual maneja los recursos de la Caja Menor, debe realizarse a más tardar el día 20 de cada mes. Los documentos

originales quedarán bajo la custodia del Cuentadante. 3.7 El responsable de realizar los arqueos será designado por resolución garantizando que éstos se realicen una vez cada dos (2) meses para las regionales que constituyeron caja menor. Los designados pueden ser en las Direcciones Regionales el Coordinador Financiero, el servidor público que desempeñe las funciones de Contador o un profesional del Grupo Financiero. En la Dirección General, el designado debe ser el servidor público que desempeñe las funciones de Contador en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General. Los documentos originales quedarán bajo la custodia de quien realiza el Arqueo. 3.8 Desde el Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera del ICBF, se hará seguimiento constante al proceso de Cajas Menores de las regionales a las que, en cada vigencia, la Dirección General le apruebe la constitución de la Caja Menor. 3.9 Todas las operaciones que se realicen a través de la Caja Menor deben ser registradas por el cuentadante en el SIIF Nación, esto incluye constitución, ejecución, reembolso y cierre y legalización definitiva. Por tal razón, inicialmente no es posible asumir gastos en cheque con cargo a la Caja Menor antes de realizar en SIIF Nación el Ingreso de Apertura y reconocer gastos en efectivo sin haber adelantado el Fondeo de la Caja Menor. Así mismo, una vez recibidos los recursos producto del reconocimiento de un Reembolso, es necesario registrar el Ingreso del mismo para seguir reconociendo gastos con cargo a la Caja Menor. Adicionalmente, en el aplicativo del ICBF destinado para la administración de las Cajas Menores, se deben realizar las actividades que allí se

dispongan. 3.10 El Cuentadante responderá por la legalización oportuna y por el manejo de los recursos de la Caja Menor. 3.11 El grupo de Planeación y seguimiento financiero de gestión en la Sede de la Dirección General enviara recordatorio mensual a los cuentadantes de los grupos financieros en regionales sobre la necesidad de solicitar los reembolsos de cajas menores. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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EJECUCIÓN, REEMBOLSO, ARQUEO, CIERRE Y LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR Versión 5 Página 3 de 11 3.12 Los cuentadantes deberán realizar las solicitudes de reembolso de los gastos asumidos con la Caja Menor, mensualmente o cuando se haya consumido más del 70% de un rubro presupuestal, lo que suceda primero. 3.13 Ninguna operación debe estar registrada con el NIT del ICBF como tercero, El cuentadante al realizar la afectación de las deducciones de los pagos efectuados a través de la caja menor deberá seleccionar el tercero beneficiario de la deducción al cual se realizará el pago, en ningún momento debe registrar el NIT del ICBF.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Elaborar en el aplicativo del ICBF destinado para tal fin y enviar al Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y

de Gestión de la Dirección Financiera, la Justificación de necesidad de la Caja Menor; detallando la cuantía por Justificación de Director (a) Regional rubros presupuestales requeridos por parte de las Necesidad o de no Elaborar la y Director (a) de Direcciones Regionales y Dependencias de la Dirección Necesidad de la 1 Justificación de la Dependencia o Jefe General. Caja Menor Caja Menor de Oficina de la Memorando o Dirección General En caso de no requerir Caja Menor, se debe remitir la correo electrónico justificación de no necesidad de esta en el aplicativo correspondiente. Revisar, analizar y consolidar, en el aplicativo del ICBF, las justificaciones de necesidad de Caja Menor remitidas por las Direcciones Regionales y Dependencias de la Dirección Profesional Grupo Revisar, analizar y General. Planeación y 2 consolidar las Consolidado Seguimiento P.C. Justificaciones de Correo electrónico ¿Requiere ajuste? Financiero y de la Caja Menor SI: Se devuelve a la actividad 1 Gestión NO: Continúa actividad 3 Presentar ante la Secretaría General el Consolidado de Cajas Menores solicitadas por las Direcciones Regionales Director (a) y Dependencias de la Dirección General, para la respectiva Financiero (a) y Presentar revisión y aprobación. Coordinador (a) 3 Consolidado para Grupo Planeación y Consolidado P.C. Aprobación de las ¿Requiere ajuste? Seguimiento Cajas Menores SI: Se devuelve a la actividad 2 Financiero y de NO: Continúa actividad 4 Gestión Elaborar la Resolución Macro de Aprobación de las Cajas Profesional Grupo

Elaborar la Menores de las Direcciones Regionales y Dependencias Planeación y Resolución de Proyecto 4 de la Dirección General y enviar a la OAJ para el control de Seguimiento Aprobación de las resolución legalidad y Dirección General para su firma. Financiero y de Cajas Menores Gestión ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Firmar la Resolución de Aprobación de las Cajas Menores Resolución de de las Direcciones Regionales y Dependencias de la 5 Firmar la resolución Director (a) General Aprobación de las Dirección General para la vigencia actual. Cajas Menores Recibir la Resolución de Aprobación de las Cajas Menores debidamente firmada y numerada y comunicarla, a través Coordinador (a) Resolución de de correo electrónico a las Direcciones Regionales y Grupo Planeación y Recibir y comunicar Aprobación de las 6 Dependencias de la Dirección General involucradas, con Seguimiento la resolución Cajas Menores copia a la Oficina de Control Interno y Grupo de Tesorería Financiero y de Correo electrónico de la Dirección Financiera. Gestión Solicitar la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, con la marca “Caja Menor”. CDP Profesional del área Resolución de

Verificar que: que solicita la Caja Aprobación de las Solicitar y verificar - Exista Resolución de aprobación de Cajas Menores. Menor Cajas Menores requisitos de 7 - El servidor público designado como Cuentadante tenga Resolución de constitución de la usuario con el perfil Gestión Caja Menor y token en el nombramiento del

Caja Menor aplicativo SIIF Nación. Coordinador (a) Cuentadante - Se haya creado una cuenta bancaria corriente. Financiero (a) Certificación - Se designe un delegado del Arqueo. bancaria Elaborar la Resolución de Constitución de la Caja Menor Elaborar la de la Dirección Regional o Dependencias de la Dirección Resolución de Profesional área que Proyecto 8 General y enviar a la Dirección Regional o Dirección Constitución de la solicita la Caja Menor resolución General, según sea el caso, para su firma. Caja Menor Resolución de Firmar la Resolución de Constitución de la Caja Menor para Director (a) Regional 9 Firmar la resolución Constitución de la vigencia actual. o Director (a) General Cajas Menores Recibir la Resolución de Constitución de la Caja Menor debidamente firmada y numerada y comunicarla a la Coordinador (a) Coordinación Financiera en la Dirección Regional y del Resolución de Grupo Planeación y Recibir y comunicar Grupo Financiero en la Dirección General, con copia al Constitución de 10 Seguimiento la resolución Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y de Cajas Menores Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera y a la Oficina de Control Correo electrónico Gestión Interno. Profesional de

Presupuesto de la Coordinación Registro SIIF Financiera en la Constituir la Caja Constituir en SIIF Nación y en el aplicativo del ICBF la Caja Nación 11 Dirección Regional y Menor Menor, de conformidad con la Resolución de Constitución. Registro aplicativo del Grupo Financiero del ICBF en la Dirección General Profesional de Presupuesto de la Coordinación Registro SIIF Realizar el registro Realizar en SIIF Nación y en el aplicativo del ICBF, el Financiera en la Nación 12 presupuestal de la registro presupuestal para el posterior giro de los recursos Dirección Regional y Registro aplicativo Caja Menor a la cuenta bancaria de la Caja Menor. del Grupo Financiero del ICBF en la Dirección General ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Profesional de Contabilidad de la Coordinación Radicar la cuenta Financiera en la por pagar y registrar Radicar en SIIF Nación la cuenta por pagar y registrar en Registro SIIF 13 Dirección Regional y la obligación con el mismo sistema la obligación con la marca Caja Menor. Nación del Grupo Financiero marca Caja Menor en la Dirección General Profesional de Tesorería de la Registrar y autorizar Coordinación la orden de pago Registrar y autorizar en SIIF Nación la orden de pago con Financiera en la Registro SIIF

14 con marca Caja la marca Caja Menor. Dirección Regional y Nación Menor del Grupo Financiero en la Dirección General Registro SIIF Nación Registrar en SIIF Nación el ingreso de apertura de la Caja Registrar el ingreso Registro manual Menor creando el saldo inicial de Bancos disponible El 15 de apertura de la Cuentadante documento formato se actualizará de acuerdo con la periodicidad de Caja Menor F10.P19.GF los movimientos bancarios. Formato Libro de Bancos Registros SIIF Nación

F7.P19.GF

Formato Vale Provisional

F8.P19.GF

Formato Documento Equivalente a Factura Registrar en SIIF Nación los fondeos, egresos (pagos), Registrar las Registro manual vales provisionales que surjan en la ejecución de la Caja operaciones para la documento 16 Menor, aplicando diariamente, las retenciones a que haya Cuentadante ejecución de la Caja F9.P19.GF lugar.PR. Menor Formato Libro de Caja.

F11.P19.GF

Formato Comprobante de Pago por Caja Menor. Formato F13.P19.GF Planilla Resumen de Retenciones Registrar la solicitud Registrar en SIIF Nación la solicitud de reembolso, teniendo Registros SIIF 17 de reembolso de la Cuentadante en cuenta la política de operación 3.12 Nación Caja Menor ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Recibir y revisar la solicitud de reembolso de la Caja Menor Profesional de en SIIF Nación, generando para ello la cuenta por pagar de Contabilidad de la 18 Recibir y revisar la Caja Menor y la legalización de los egresos. Coordinación solicitud de Financiera en la Registros SIIF P.C reembolso de la Si la solicitud es correcta, continua con la actividad 19. Dirección Regional y Nación Caja Menor del Grupo Financiero Si la solicitud no es correcta, se regresa al cuentadante en la Dirección para ajustes. Regresa actividad 17 General Elaborar la Resolución de Reembolso de la Caja Menor de Elaborar la la Dirección Regional o Dependencia de la Dirección Resolución de Proyecto 19 General y enviar a la Dirección Regional o Dirección Cuentadante Reembolso de la resolución General, según sea el caso, para su firma, previa solicitud Caja Menor de CDP con marca Reembolso de Caja Menor. Resolución de Director (a) Regional Reembolso de Caja 20 Firmar la resolución Firmar la Resolución de Reembolso de Caja Menor. o Director (a) General Menor Recibir la Resolución de Reembolso de Caja Menor debidamente firmada y numerada y comunicarla a la Resolución de Recibir y comunicar Coordinación Financiera en la Dirección Regional o del 21 Cuentadante Reembolso de Caja la resolución Grupo Financiero en la Dirección General, según sea el

Menor caso. Profesionales de la Recibir, tramitar y pagar la Resolución de reembolso de la Coordinación Recibir, tramitar y Caja Menor en SIIF Nación, generando para ello el RP de Financiera en la pagar la Resolución Registros SIIF 22 reembolso de Caja Menor, la radicación de la Cuenta por Dirección Regional y de reembolso de Nación pagar de Caja Menor, el Registro de la obligación, la Orden del Grupo Financiero Caja Menor de pago y la autorización de la misma. en la Dirección General Registros SIIF Nación Registrar el ingreso Registro manual del Registrar en SIIF Nación el ingreso por reembolso de Caja del reembolso de la documento 23 Menor; Realizar control permanente sobre la ejecución de Cuentadante Caja Menor F12.P19.GF cada rubro presupuestal. Formato Libro de Control Presupuestal Extracto bancario Realizar la F6.P19.GF Conciliación Realizar, a más tardar el día 20 de cada mes, la Formato 24 Cuentadante Bancaria de la Caja Conciliación Bancaria de la Caja Menor. Conciliación Menor Bancaria de Caja Menor Hacer seguimiento mensual a la solicitud de Reembolso de la Caja Menor, generando el respectivo reporte en SIIF Profesional Grupo de Hacer seguimiento a Reporte Solicitud Nación. Planeación y 25 la solicitud de de Reembolso de Seguimiento P.C. Reembolso de la Caja Menor de SIIF ¿El Cuentadante solicitó el Reembolso? Financiero y de

Caja Menor Nación SI: Fin del procedimiento Gestión NO: Pasa a la actividad 26

Remitir comunicación a la Coordinación Financiera de la Coordinador (a) Remitir Regional o del Grupo Financiero en la Dirección General, Memorando o 26 Grupo de Planeación comunicación recordando la obligación de cumplir con la periodicidad de correo electrónico y Seguimiento los reembolsos. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Financiero y de Gestión Reportes de Ejecución y Movimiento de la Caja Menor de SIIF Nación Programar y realizar en el aplicativo del ICBF destinado Saldo de cuenta Programar y realizar para tal fin, bimestralmente el Arqueo de la Caja Menor bancaria (Tesorería) 27 el Arqueo de la Caja constituida, remitiendo copia del mismo al Grupo de Delegado del Arqueo F4.P19.GF Formato Menor Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Arqueo de Caja Dirección Financiera y a la Oficina de Control Interno. Menor

F5.P19.GF

Formato Transferencia Electrónica Registros aplicativo Hacer seguimiento bimestral conforme a lo definido en las Políticas de Operación al Arqueo de la Caja Menor. Profesional Grupo de

Reporte Solicitud Hacer seguimiento a Planeación y 28 de Reembolso de los Arqueos de la ¿Se recibió el Arqueo? Seguimiento P.C. Caja Menor de SIIF Caja Menor SI: Continúa actividad 29 Financiero y de Nación NO: se realizan observaciones para ser tenidas en cuenta Gestión en el siguiente corte FIN DEL PROCEDIMIENTO Profesional Grupo de Recibir y revisar los Planeación y Recibir y revisar los Arqueos de las Cajas Menores, Memorando o 29 Arqueos de Caja Seguimiento emitiendo las observaciones a que haya lugar. correo electrónico Menor Financiero y de Gestión Profesional Grupo de Remitir comunicación a la Coordinación Financiera de la Planeación y Remitir Regional o del Grupo Financiero en la Dirección General, Memorando o 30 Seguimiento comunicación recordando la obligación de cumplir con la periodicidad de correo electrónico Financiero y de los arqueos. Gestión Registros SIIF Nación. Diligenciar manualmente el Realizar el Cierre y Realizar en SIIF Nación el Cierre y la Legalización de la documento 31 la Legalización de la Caja Menor. Actualizar el registro del cierre y legalización Cuentadante F14.P19.GF Caja Menor final de la caja menor. Formato Comprobantes de Pago de la Caja Menor Elaborar la Elaborar la Resolución de Cierre y la Legalización de la Resolución de Caja Menor de la Dirección Regional o Dependencia de la Proyecto 32 Cierre y la Cuentadante Dirección General y enviar a la Dirección Regional o resolución Legalización de la Dirección General, según sea el caso, para su firma.

Caja Menor Resolución de Director (a) Regional Firmar la Resolución de Cierre y la Legalización de Caja Cierre y la 33 Firmar la resolución o Menor. Legalización de Secretario (a) General Caja Menor Recibir y comunicar Recibir la Resolución de Cierre y la Legalización de Caja Resolución de 34 Cuentadante la resolución Menor debidamente firmada y numerada y comunicarla a Cierre y la ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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EJECUCIÓN, REEMBOLSO, ARQUEO, CIERRE Y LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR Versión 5 Página 8 de 11 la Coordinación Financiera en la Dirección Regional o del Legalización de Grupo Financiero en la Dirección General, con copia al Caja Menor Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y de Correo electrónico Gestión de la Dirección Financiera y a la Oficina de Control Interno. Profesionales de la Realizar en SIIF Nación la legalización definitiva de la Caja Coordinación Realizar la Menor, generando para ello la cuenta por pagar de la Caja Financiera en la Legalización Menor, la legalización de los egresos, el pago de las Registros SIIF 35 Dirección Regional y definitiva de la Caja deducciones, el reintegro presupuestal de los sobrantes, la Nación del Grupo Financiero Menor reducción del RP, la reducción de la Caja Menor y la

en la Dirección reducción del CDP. General Realizar y remitir la Certificación de Realizar la Certificación de Cierre de la Caja Menor y Certificación de Coordinador cierre de Caja 36 remitirla al Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y cierre de la Caja Financiero Menor de Gestión de la Dirección Financiera. Menor Correo electrónico Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL Adecuada ejecución y manejo de los recursos de las Cajas Menores del ICBF durante la vigencia fiscal.

6. DEFINICIONES 6.1 Arqueo: es el proceso de análisis, recuento, verificación y comprobación de los dineros pertenecientes a una caja menor en un periodo determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y, en consecuencia, el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. 6.2 Caja Menor: fondo fijo de carácter rotativo, el cual es manejado por un servidor público del ICBF. 6.3 Conciliación Bancaria: comparación entre los datos de una cuenta corriente informados por el banco, frente a la información contable que está registrada en el aplicativo destinado para el registro de las operaciones de la caja menor. 6.4 Constitución de la Caja menor: se da mediante acto administrativo, en el que se detalla los aspectos relevantes como responsable, cuantía, finalidad, cuenta bancaria, rubros presupuestales, entre otros, se crea únicamente para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Representante Legal. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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EJECUCIÓN, REEMBOLSO, ARQUEO, CIERRE Y LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR Versión 5 Página 9 de 11 6.5 Cuentadante: es la persona nombrada mediante acto administrativo, quien será el responsable del manejo y administración de los recursos asignados a la caja menor. 6.6 Cuenta Corriente: Es un contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad, que lo mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de recursos solicitados. 6.7 Delegado del Arqueo: persona designada mediante resolución, para realizar el arqueo a la Caja Menor. 6.8 Egresos: son todos los pagos realizados a terceros con cargo al fondo de caja menor en cumplimiento de su objetivo de sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. 6.9 Extracto bancario: Documento expedido por una entidad bancaria mediante el cual relaciona las operaciones realizadas a través de éste en un período determinado, normalmente en un mes. 6.10 Gastos Urgentes: Erogaciones que pueden efectuar los entes públicos con los recursos de las cajas menores que resultan imprescindibles, urgentes, eventuales, fortuitos, e inaplazables para el funcionamiento de la Entidad. 6.11 Legalizar: Certificar la autenticidad de un documento o una firma / una persona con

autoridad para hacerlo y soportar las erogaciones incurridas con los documentos legales y válidos para el reconocimiento del gasto en los registros contables de la Entidad. 6.12 Legalización Definitiva: Es la última legalización de la caja menor de la vigencia fiscal en curso para la cual fue constituida. Se debe realizar la legalización de gastos, el reintegro de sobrantes y reintegro de las deducciones practicadas, al final de cada vigencia. 6.13 Reembolso: Es el proceso por el cual se restituye el valor de los gastos realizados por caja menor para mantener el fondo fijo. 6.14 Token: Dispositivo electrónico y portátil de alta tecnología que se entrega a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación y poder desarrollar actividades previamente establecidas 6.15 Vale Provisional: Recibo elaborado a las personas que necesitan hacer alguna compra. Este debe conservarse archivado, diligenciado y firmado, indicando el concepto, la ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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EJECUCIÓN, REEMBOLSO, ARQUEO, CIERRE Y LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR Versión 5 Página 10 de 11 cuantía y la fecha del desembolso, mientras se realiza la legalización del gasto con la entrega de la factura o soporte definitivo correspondiente. 6.16 Vigencia Fiscal: Período de tiempo para el cual le fue asignado el presupuesto al ICBF,

por Ley está vigencia va desde el 1o de enero al 31 de diciembre del mismo año.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Decreto 1068 de 2015 emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. • Resolución emitida por la Dirección General del ICBF, por la cual se delega una facultad y se dictan normas internas para la constitución, manejo y funcionamiento de las cajas menores de las Direcciones Regionales y las Dependencias de la Dirección General del ICBF para la vigencia fiscal. • G1.P19.GF Guía para el manejo de las Cajas Menores.

8. RELACIÓN DE FORMATOS

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

F4.P19.GF Formato Arqueo de Caja Menor F5.P19.GF Formato Transferencia Electrónica F6.P19.GF Formato Conciliación Bancaria de Caja Menor F7.P19.GF Formato Vale Provisional F8.P19.GF Formato Documento Equivalente a Factura F9.P19.GF Formato Libro de Caja F10.P19.GF Formato Libro de Bancos F11.P19.GF Formato Comprobante de Pago por Caja Menor F12.P19.GF Formato Libro de Control Presupuestal F13.P19.GF Formato Planilla Resumen de Retenciones F14.P19.GF Formato Relación de Comprobantes de Pago de la Caja Menor

9. ANEXOS: N/A ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Se ajustó el procedimiento para la inclusión del uso del Módulo de Administración 12/12/2016 1 de Cajas Menores en el proceso.

Se ajustó el procedimiento para la inclusión del seguimiento, medición y análisis 01/03/2018 2 periódico a los reembolsos y arqueos de las Cajas Menores. Se ajustó el procedimiento para la inclusión del seguimiento medición, registro y 31/07/2018 3 seguimiento de las políticas de operación de las Cajas Menores, en las actividades 16, 17, 19, 21, 23, 31, 32, 34. Se ajustó el procedimiento para la inclusión y actualización de los formatos de la 21/12/2021 4 caja menor. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.