ICBF - p1.abs procedimiento elaboracion modificacion y seguimiento al plan anual de adquisiciones v4

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Versión 4 Página 1 de 8

1. OBJETIVO: Establecer la forma como el ICBF construye y realiza el seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones en cada vigencia, teniendo en cuenta que es un instrumento gerencial de planificación y programación del uso de recursos, que contribuye a realizar una correcta y oportuna ejecución del presupuesto asignado, a través de la identificación, priorización, registro y divulgación de las necesidades de insumos, productos, bienes, obras y servicios, requeridos por la Entidad para el cumplimiento de su misión.

2. ALCANCE: Inicia con la parametrización y estructuración de información básica de programación en el Sistema de Información PACCO, como: Registro de techos presupuestales acorde con el Marco General de Mediano Plazo y con la estructura presupuestal vigente, datos entregados por la Dirección de Planeación y Control de Gestión; con la actualización del catálogo de productos acorde al Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas y de los objetos contractuales teniendo en cuenta los lineamientos de la Entidad. Termina con la elaboración del informe final de ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y su envío a la Oficina de Control Interno para su presentación a la Contraloría General de la Republica, como parte del informe de rendición de cuentas. Este procedimiento aplica para todas las dependencias de la Sede de la Dirección

General, Regionales y Centros Zonales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

3.1. Para realizar el registro de información en el Sistema de Información PACCO, es necesario que se realice previamente una parametrización que contenga los objetivos institucionales y de cada proyecto, las relaciones objeto – rubro – producto, según los lineamientos y estructura presupuestal, la codificación de productos acorde al catálogo de Colombia Compra Eficiente y las modalidades y tipo de contrato en el Manual de Contratación vigentes. 3.2. Para tener acceso al Sistema de Información PACCO, el colaborador con perfil Gerente de Recurso, Director Regional, Apoyo PC y Coordinador, debe ser usuario activo, previa aprobación del aula virtual del Plan Anual de Adquisiciones. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Responsable Registro Nombre de la No Descripción de la actividad (Cargo o nivel que (evidencia de la Actividad realiza la actividad) actividad, si aplica) Inicio Reporte parámetros Parametrizar y programar en el Sistema de Información Profesionales y Objeto – Rubro – Parametrizar el PACCO, la información básica recibida por la Dirección Técnicos del Grupo Producto generado 1 Sistema de de Planeación y Control de Gestión, para la Plan Compras y en el Sistema de

Información PACCO. construcción del Plan Anual de Adquisiciones. Contratación. Información

PACCO. Profesional Documento de Elaborar directrices Elaborar las directrices que orienten a los usuarios del Coordinador del orientación para la para la definición del Sistema, en el registro de la información para la 2 Grupo Plan de elaboración del Plan Plan Anual de construcción del Plan Anual de Adquisiciones de la Compras y Anual de Adquisiciones. siguiente vigencia. Contratación. Adquisiciones. Registrar en el Sistema de Información PACCO, las proyecciones de compra y contratación de los insumos, Registrar en el productos, bienes, obras y servicios para la vigencia Registro en el sistema las Usuarios del Sistema que opera el Plan, teniendo en cuenta el techo Sistema de 3 proyecciones de de Información presupuestal inicial, de acuerdo con las necesidades de información compra y PACCO. la entidad, siguiendo los lineamientos dispuestos por las PACCO. contratación. Direcciones de Abastecimiento, y Planeación y Control de Gestión. Verificar que la información registrada por los usuarios en el Sistema de Información PACCO esté acorde con las directrices y la asignación presupuestal final, después de emitido el decreto de liquidación de presupuesto, metas institucionales y la estructura financiera de la vigencia y aprobado por los Gerentes de Recurso. Correo electrónico. Prestar asesoría técnica a la programación del Plan Profesionales y Verificar información anual de Adquisiciones. 4 Técnicos del Grupo F1.P1.ABS Formato registrada en el P.C Plan de Compras y Plan de Sistema. Contratación. Seguimiento El registro del seguimiento se debe realizar en el PACCO Formato Plan de Seguimiento PACCO La información registrada en la herramienta ¿es

correcta? NO: Regresa a la actividad 3 informando a la Regional o áreas de la Sede de la Dirección General a través de correo electrónico. SI: Continúa con la actividad 5. Profesional Coordinador del Generar el Plan Anual Elaborar y presentar el informe del Plan Anual de 5 Grupo Plan de Informe ejecutivo. de Adquisiciones. Adquisiciones definitivo. Compras y Contratación. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Responsable Registro Nombre de la No Descripción de la actividad (Cargo o nivel que (evidencia de la Actividad realiza la actividad) actividad, si aplica) Revisar y validar el informe del Plan Anual de Adquisiciones presentado por el Profesional Coordinador del Grupo PACCO, para aprobación por parte de la Dirección General de la entidad. Revisar el informe del 6 Director (a) de Informe ejecutivo Plan Anual de PC ¿El informe del Plan Anual de Adquisiciones es Abastecimiento. validado. Adquisiciones. validado? NO: Regresa a la actividad 4 SI: Continúa con la actividad 7 Revisar y aprobar la información del Plan Anual de Adquisiciones para su oficialización en los canales de comunicación establecidos por la entidad y las normas vigentes. Firma del Comité de 7 Aprobar el Plan Anual documento del Plan

Contratación PC de Adquisiciones. ¿La información del Plan Anual de Adquisiciones es Anual de Director (a) General. aprobado? Adquisiciones. NO: Regresa a la actividad 4 SI: Continúa con la actividad 8 Solicitar la publicación del Plan Anual de Adquisiciones en la página Web de la entidad y en los medios de Registro en SECOP Publicar el Plan Anual Director (a) de 8 información y contratación definidos por las autoridades Página Web del de Adquisiciones. Abastecimiento. competentes, acorde con las normas y plazos vigentes ICBF. establecidos. Generar reporte del Profesionales y Extraer del Sistema PACCO, reportes y bases de datos Reporte del Sistema estado de la Técnicos del Grupo 9 del estado de la programación como insumo para el de Información programación. Plan de Compras y seguimiento de los recursos asignados. PACCO. Contratación. Verificar y analizar que los datos de información Reporte generado Generar reporte para Profesionales Grupo registrados en el Sistema PACCO estén acorde con las por la Herramienta 10 verificar necesidades Plan de Compras y necesidades y tiempos de cada proceso adelantado por de Seguimiento precontractuales Contratación. las Direcciones y áreas de la Sede Nacional. Precontractual Analizar y registrar Analizar y registrar los cambios en el Plan Anual de Usuarios del Sistema Reporte Indicadores las modificaciones en Adquisiciones, como resultado de los cambios a la 11 de Información - Porcentaje del el Plan Anual de programación aprobada inicialmente y acorde a las PACCO. aplicativo PACCO. Adquisiciones. proyecciones reales de contratación. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Responsable Registro Nombre de la No Descripción de la actividad (Cargo o nivel que (evidencia de la Actividad realiza la actividad) actividad, si aplica) Validar y aprobar la información registrada para las modificaciones, en cada una de las instancias del proceso. Gerentes de Validar y/o aprobar La información registrada, ¿corresponde a las nuevas Recurso, en la Sede Registro en el 12 información proyecciones de contratación? de la Dirección sistema de PC registrada en el General y Directores información sistema PACCO NO: Regresa a la actividad 10 informando al usuario en las Sedes PACCO. con perfil de coordinador a través del mismo Regionales. sistema de información PACCO. SI: Continúa con la actividad 13. Actualizar el registro Registrar la información de ejecución en el Sistema de Usuarios del Sistema Reporte del Sistema de ejecución del Plan 13 Información PACCO, dentro de los días habilitados por de Información de Información Anual de el Grupo de Plan Compras y Contratación. PACCO. PACCO. Adquisiciones. Comparar y realizar el seguimiento de control de calidad F1.P1.ABS Formato a la información registrada por los usuarios en el Plan de Sistema de Información PACCO, prestando asesoría técnica en la programación, contratación y ejecución del Seguimiento plan. PACCO Profesionales y Verificar información El registro del seguimiento se debe realizar en el 14 Técnicos del Grupo Informe de reportada por los formato Plan de Seguimiento PACCO

PC usuarios. Plan de Compras y Evaluación Contratación. La información registrada en el sistema, ¿es correcta? publicada en la Intranet NO: Regresa a la actividad 13 informando a la mensualmente. Regional a través de correo electrónico. SI: Continúa con la actividad 15. Correo electrónico Revisar los precortes Revisar y analizar los precortes informativos enviados Usuarios del Sistema Reportes del 15 informativos del por el grupo PACCO, para realizar los ajustes de Información Sistema de PACCO correspondientes. PACCO Información PACCO Consolidar el informe mensual y reportar los resultados del indicador para el seguimiento en el tablero de control Informe mensual Consolidar informe de la Entidad. Profesional Plan PACCO mensual y reportar 16 Compras y los resultados del Esta actividad se realiza según las fechas establecidas Contratación. Resultados tablero indicador PACCO en las Hojas de Vida de los indicadores y la requerida de control por la Subdirección de Monitoreo y Evaluación. Informe de Profesional y Generar reporte de avance de la programación, Evaluación Generar avance del Técnico del Grupo 17 contratación y ejecución de los recursos de Regionales publicada en la informe mensual. Plan Compras y y áreas de la Sede de la Dirección General. Intranet Contratación. mensualmente. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Responsable Registro Nombre de la No Descripción de la actividad (Cargo o nivel que (evidencia de la Actividad realiza la actividad) actividad, si aplica) Registrar información Registrar en el sistema de Información PACCO la Usuarios del Sistema Registros en el 18 en el Sistema de programación, contratación y ejecución de los bienes y de Información Sistema de Información PACCO servicios de las regionales y áreas de la Sede Nacional. PACCO Información PACCO Preparar información Profesional y del Plan Anual de Generar, verificar y consolidar la información para Archivo en Excel Técnico del Grupo 19 Adquisiciones para su realizar la actualización del Plan Anual de Adquisiciones Correos Plan Compras y publicación en en SECOP. electrónicos Contratación. SECOP Solicitar la publicación del Plan Anual de Adquisiciones Actualizar el Plan Director (a) de Registro en SECOP actualizado, en los medios de información definidos por 20 Anual de Abastecimiento o Página Web del las autoridades competentes, acorde con las normas y Adquisiciones. quién este delegue. ICBF. plazos vigentes establecidos. Usuarios del Sistema Generar Certificados Generar los certificados PACCO a través del sistema de 21 de Información Certificado PACCO PACCO información. PACCO Profesional Realizar informe para Consolidar informe anual, conforme a las instrucciones Coordinador del Informe de 22 la Contraloría General definidas por la Contraloría General de la República. Grupo Plan Compras ejecución de la Republica. y Contratación. Correo electrónico Enviar el informe anual de ejecución del Plan Anual de Publicar el informe Profesional Adquisiciones a la Oficina de Control Interno como anual de ejecución Coordinador del Informe anual de

23 soporte al informe de rendición de cuentas para la del Plan Anual de Grupo Plan Compras ejecución - Plan Contraloría General de la República, según la Adquisiciones y Contratación. Anual de normatividad vigente. Adquisiciones. Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Plan Anual de Adquisiciones actualizado y reportes de ejecución.

6. DEFINICIONES: • CATÁLOGO DE PRODUCTOS: documento que contiene el listado de los bienes, servicios, obras que adquiere o proyecta adquirir el ICBF con relación a los rubros presupuestales que los financian, de acuerdo con los lineamientos de programación presupuestal. • GERENTE DE RECURSO: Serán los Directores, Jefes de Oficina y Subdirectores de la Dirección General que tienen a su cargo el manejo y control de recursos financieros, de acuerdo con la estructura presupuestal definida en los Lineamientos de Programación. • GRUPO DE PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN: es un grupo interno de trabajo que apoya a la Dirección de Abastecimiento en lo correspondiente al diseño, elaboración, seguimiento, y consolidación del Plan anual de adquisiciones del ICBF. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Versión 4 Página 6 de 8 • HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO PRECONTRACTUAL: Corresponde a un desarrollo

tecnológico enmarcado en los principios de planeación y eficiencia administrativa que permite realizar seguimiento juicioso y exhaustivo a los procesos contractuales a llevarse a cabo por las Direcciones y áreas de la Sede Nacional, a través de un instrumento que se fundamenta en la información programada en el Plan Anual de Adquisiciones y que busca realizar un esquema de análisis de datos de la fase precontractual, mejorando el manejo integral de los tiempos y procesos involucrados en la contratación de productos y servicios del ICBF, permitiendo reducir los reprocesos, publicaciones extraordinarias, riesgos de interrupción de los servicios y proyectos fallidos en cada vigencia. • LINEAMIENTOS DE PROGRAMACIÓN y EJECUCIÓN DE METAS SOCIALES Y FINANCIERAS: Documento que define la estructura presupuestal y de servicios de la entidad estableciendo para cada uno de ellos: los objetivos generales y específicos, la población a atender, acciones a desarrollar, parámetros, el tipo de gasto a financiar. • PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Mecanismos mediante el cual se realiza la planeación de la compra y la contratación de los insumos, productos, bienes, obras y servicios que se financian con cargo al presupuesto de funcionamiento e inversión, de acuerdo con lo establecido en las normas legales vigentes en la materia. Todo Plan de Adquisiciones debe contener como mínimo la siguiente información: o Nombre de la entidad. o Nombre del Representante Legal. o Vigencia a la que corresponde el Plan Anual de Adquisiciones. o Objetivo Institucional en el marco de Plan Estratégico. o Proyección del Objeto Contractual. o Valor estimado de la contratación de vigencia actual. o Valor de la contratación que comprometo presupuesto de vigencias futuras.

o Fecha estimada de inicio. o Fecha estimada de presentación de propuestas o Descripción del Bien, Obra o Servicio. o Cantidades. o Unidades de Medida. o Valor Unitario. o Periodo de Adquisición o Rubro Presupuestal que financia la adquisición. o Modalidad de Contratación. o Tipo de Contrato. o Fecha proyectada de pagos o plan de pagos. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Versión 4 Página 7 de 8 • SISTEMA DE INFORMACIÓN PACCO: Es una herramienta informática gerencial de planificación y programación de las adquisiciones del ICBF que contribuye de manera efectiva en la correcta y oportuna ejecución de los recursos. El nombre del sistema está dado por las siglas Plan Anual Compras y Contratación. • SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA –SECOP: Es un sistema electrónico que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación, como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual El principal objetivo del Portal es promover la transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en la publicación por Internet de las adquisiciones públicas para el beneficio de empresarios, organismos públicos y de la ciudadanía en general, así

como mejorar las formas de acceso a la información respecto de lo que compra y contrata el Estado, con el consiguiente impacto económico que ello genera en la pequeña, mediana y gran empresa, en los niveles locales e internacionales.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: • Resolución 4545 de 1 de agosto de 2014 “Por medio de la cual se actualizan las directrices y responsabilidades para la elaboración y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones del ICBF”. • Decreto 7350 del 29 de noviembre de 2013 “Establece el sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes (SIRECI), que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República”. • Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”. • Resolución 238 del 21 de enero de 2013 “Por el cual se crea un Grupo Interno de Trabajo en la Dirección de Abastecimiento – grupo de Plan de Compras y Contratación”. • Artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 “Facultó al Gobierno Nacional para implementar los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades del Estado sometidas al Estatuto General de la Contratación cumplen con las obligaciones de publicidad, lo anterior, a través del desarrollo del sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP”. • Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad. • Manual de Contratación de la Entidad – MO1.ABS ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P1.ABS Formato Plan de Seguimiento PACCO

9. ANEXOS: No aplica.

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Se realizaron los siguientes cambios en el Numeral 4 Descripción de Actividades: 10/07/2020 Versión 3 – P1.ABS - Se crearon las actividades No. 15, 18, 19 y 21.

• Se ajustaron los responsables de las actividades No. 1, 4, 9, 14, 17 y 20.
• Se ajustó el texto de las actividades No. 4, 9, 14 y 17.
• Descripción de Actividades: En la actividad No. 7 se incluye otro responsable. - Descripción de Actividades: Se incluye la actividad No. 10.

Versión 2 – P1.ABS 31/07/2019 - Definiciones: se incluye la definición de Herramienta de Seguimiento Precontractual.

• Actividad No. 4 y 13: Se incluye formato para seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones. 12/10/2016 Versión 1 – P1.ABS - Actividades 14 y 18: Se incluyen nuevas evidencias Numeral 8: se incluye la relación de formatos. - Se realiza la modificación del formato de Procedimiento

Versión 6.0 – - Se modifica el texto del numeral No. 1 – Objetivo; 2 – Alcance y Actividades 13

05/03/2015

PR2.MPA1.P4 y 17.

Se elimina la actividad No. 11. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.