ICBF - p1.gf procedimiento para el registro de incapacidades siif nacion v3

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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y CLASIFICACIÓN DE Versión 3 Página 1 de 4

LAS INCAPACIDADES SIIF NACION

1. OBJETIVO Describir las actividades para el registro, control y recaudo de las incapacidades del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF

Nación).

2. ALCANCE Inicia con el registro de las novedades de las incapacidades en el aplicativo de Recursos Humanos de los servidores públicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, mensualmente, según el cronograma establecido por la Dirección de Gestión Humana.

Termina con clasificar por medio del Recaudo y Causación Simultáneo los ingresos de las incapacidades en el SIIF Nación teniendo en cuenta los soportes enviados por el Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera y/o Direcciones Regionales. Aplica para las Direcciones Regionales y el Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Los formatos utilizados por el Instituto Colombiano de Bienestar - ICBF son: a) Registro contable de causación y recaudo del SIIF Nación. b) Comprobante manual contable de traslado. c) Extracto bancario y notas crédito generadas en el portal bancario

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Coordinador Administrativo o Registrar las novedades de las de Gestión Soporte de las incapacidades en el aplicativo de Recursos Direcciones Regionales,

1. Registrar novedad de Registro Novedad en

Humanos de los servidores públicos del Coordinador Grupo Gestión la incapacidad Kactus ICBF, mensualmente, según el cronograma Humana en las Direcciones establecido por la Dirección de Gestión Regionales que aplique y la Humana. Coordinación del Grupo de Nomina y Seguridad Social Dirección de Gestión Humana Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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LAS INCAPACIDADES SIIF NACION Contabilizar la Nómina en el Sistema SIIF Contabilizar la Nómina Nación con los soportes entregados por el Coordinador del Grupo Registro de las obligaciones 2. en SIIF Nación. Grupo de Nómina y Seguridad Social de la Financiero Sede de la de Nómina Dirección de Gestión Humana Dirección General Coordinador Administrativo o de Gestión Soporte de las Solicitar reintegro Solicitar a las EPS o ARL el reintegro de las Direcciones Regionales, 3. de las solicitudes de incapacidad radicadas. Coordinador Grupo Gestión incapacidades Humana en las Direcciones Oficio Radicado a las

EPS o ARL.

Regionales que aplique y la Coordinación del Grupo de Nómina y Seguridad Social Dirección de Gestión Humana Coordinador Administrativo o Realizar de Gestión Soporte de las Realizar seguimiento y control de las 4. seguimiento de las Direcciones Regionales, Planilla control y incapacidades radicadas ante las EPS o Incapacidades Coordinador Grupo Gestión seguimiento del formato

ARL Humana en las Direcciones establecido por la Regionales que aplique y la Dirección de Gestión Coordinación del Grupo de Humana Nomina y Seguridad Social Dirección de Gestión Humana Profesional del Grupo de Cargar y contabilizar el Extracto Bancario en Cargar y Tesorería de la Dirección

5. Contabilizar el SIIF NACION y generar Documento de Financiera y Servidor Público Documento de Recaudo recaudo por clasificar en pesos. (DRXC) Extracto Profesional con por Clasificar. responsabilidad de Pagador de las Direcciones

Regionales y GFSDG. Asignar el Documento de Recaudo por Clasificar (DRXC) al Grupo Financiero Sede Profesional del Grupo de Documento de

6. Asignar el DRXC de la Dirección General y/o Direcciones Tesorería de la Dirección Recaudo por Regionales. Financiera Clasificar Remitir al Grupo Financiero Sede de la Dirección General y/o Grupos Financieros Profesional del Grupo de Tesorería Extracto Bancario de las Direcciones Regionales: Extracto de la Dirección Financiera bancario, notas crédito y relación de los Notas crédito del Portal

Documentos de Recaudo por Clasificar

7. Remitir soportes (DRXC) asignados. Excel con DRXC reasignados Nota: La identificación del tercero está cargo de la Dirección de Gestión Humana, con lo cual deberá articularse con el GFSDG o Grupos Financieros de las

Direcciones Regionales. Revisar el DRXC asignado, si efectivamente corresponde a la Dirección Regional o GFSDG Servidor Público Profesional Revisar DRXC con responsabilidad de Documento de Recaudo

8. asignado SI: Sigue con el punto 9. Pagador de las Direcciones por Clasificar

PC Regionales y GFSDG. NO: Regresa al punto 6. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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LAS INCAPACIDADES SIIF NACION Clasificar el DRXC por medio del Recaudo y causación simultáneo los ingresos de las incapacidades en el SIIF Nación teniendo en cuenta los soportes enviados por el Grupo de Servidor Público Profesional Tesorería de la Dirección Financiera y/o con responsabilidad de Direcciones Regionales y GFSDG. Pagador de las Direcciones Recaudo y causación Regionales y GFSDG. simultánea en el SIIF Clasificar el DRXC de Si en el reconocimiento de la incapacidad, la Nación. 9. incapacidad en el SIIF EPS o ARL informa que dichos recursos Profesional con Nación corresponden a periodos causados antes de responsabilidad de Contador Comprobante Contable octubre de 2013, el Grupo Financiero Sede de las Direcciones Manual de la Dirección General y/o Direcciones Regionales y GFSDG. Regionales deberán realizar un ajuste manual contable, afectando las cuentas a que haya lugar, según Solicitud de la Dirección Regional o GFSDG, con los debidos soportes.

Fin P.C.: Punto de control

5. RESULTADO FINAL: Registro contable y clasificación en el SIIF Nación de las Incapacidades del

ICBF.

6. DEFINICIONES: 6.1 DRXC: Documento de Recaudo por Clasificar 6.2 Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación: es un sistema que coordina, integra, centraliza y estandariza la gestión financiera pública nacional, con el fin de propiciar una mayor eficiencia y seguridad en el uso de los recursos del Presupuesto General de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. 6.3 Entidades Prestadoras de Salud (EPS): son empresas que brindan servicios de seguridad social en salud privada a los trabajadores que están afiliados a ellas, complementando la cobertura de EsSalud. Para cumplir con los servicios que ofrecen, las EPS cuentan con infraestructura propia o de terceros y están bajo la supervisión de la Superintendencia Nacional de Salud (SUSALUD). 6.4 Entidad Contable Pública (ECP): es la "unidad mínima productora de información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos; En consecuencia, la entidad contable pública debe desarrollar el proceso contable y producir estados, informes y reportes contables con base en las normas que expida el Contador General de la Nación". 6.5 Incapacidad: el auxilio por incapacidad se define como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las EPS a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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LAS INCAPACIDADES SIIF NACION 6.6 Registros Automáticos: es una matriz construida conforme al Régimen de Contabilidad Pública que establece la contabilización por partida doble de cada uno de los eventos de gestión registrados en los demás módulos del sistema. Con base en la matriz el sistema guarda diariamente en las tablas el reflejo contable de la gestión realizada, permitiendo que, a partir de esta información, se generen los Estados Contables que sean requeridos, así como cualquier otro informe de base contable útil para la toma de decisiones. 6.7 PCI: Posición de Catálogo Institucional 6.8 GFSDG: Grupo Financiero Sede de la Dirección General

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Ver Matriz de verificación de requisitos legales

8. RELACIÓN DE FORMATOS: No aplica

9. ANEXOS: No aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de formato del procedimiento y ajuste de

N/A N/A actividades. El código anterior del procedimiento era el PR31 MPA1 P2. 28/09/2016 1 Se adicionó el numeral 2 “Contabilizar la Nómina en SIIF Nación” y 7 “Revisar DRXC asignado”. Se realizaron ajustes en los niveles jerárquicos de los responsables de las actividades 24/12/2018 2 Se adiciona la actividad 7 y se ajusta numeración de actividades. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.