ICBF - p1.sa procedimiento organizacion de archivos v9

PROCESO P1.SA 25/09/2023

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1. OBJETIVO Definir actividades orientadas a la organización de los archivos producidos en soporte físico, digital, digitalizado, análogo o electrónico; de conformidad con la Tabla de Retención y Valoración, garantizando su conservación, preservación, seguridad, consulta, acceso y difusión.

2. ALCANCE inicia con la identificación de los documentos de archivo sujetos a organización, posteriormente, identificación de la Tabla de Retención Documental – TRD o Tabla de Valoración Documental – TVD a aplicar, y finaliza con la ubicación topográfica en estantería y/o almacenamiento de la información a través del uso y aplicación de tecnologías de preservación.

Aplica para la Dirección General, Regionales, Centros Zonales, Operadores de Contratos y Convenios suscritos con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Todos los colaboradores del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, responden por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la organización, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística vigente, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en lo competente a la Ley 1952 de 2019. 3.2 Todos los colaboradores del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, al momento de vincularse, trasladarse o desvincularse de su cargo, reciben o entregan, según sea el caso,

los documentos y archivos que tengan bajo su custodia en el ejercicio de sus funciones u obligaciones, debidamente organizados e inventariados, conforme a lo señalado en este procedimiento, para lo cual utilizarán el Formato Único de Inventario Documental (FUID). 3.3 El Grupo Gestión Documental, analizará la viabilidad de actualización de la Tabla de Retención Documental, conforme las siguientes particularidades: cambios en la estructura orgánica, cambio en las funciones, cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos o se generen nuevos tipos documentales. 3.4 Los jefes de las dependencias del ICBF son responsables de realizar seguimiento, velar por el cumplimiento de las actividades de organización, consulta, conservación, custodia del archivo de su área y de la restricción de acceso a los documentos que tengan reserva legal, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en lo competente a la Ley 1952 de 2019. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Versión 9 Página 2 de 14 3.5 En el evento de identificarse la pérdida de expedientes o documentos, se debe remitir al P58.SA Procedimiento de reconstrucción de expedientes. 3.6 El cálculo o equivalencia de medición correspondiente a un metro lineal (ML) se realizará conforme la NTC 5029:2001 (Medición de Archivos) y buenas prácticas proferidas por el Archivo General de la Nación, conforme la siguiente tabla:

Referencia Caja Cantidad de Cajas Equivalencia X200 4 1 metro lineal (ML) X300 3 1 metro lineal (ML) 3.7 En caso de que la documentación se encuentre dispuesta de forma irregular (bolsas, suelta, cajas comerciales, canecas, paquetes o demás existentes), es necesario utilizar los coeficientes y fórmulas de la NTC-5029:2001. Por la misma vía, en caso de que las unidades generales de almacenamiento (cajas de archivo) no estén con su capacidad utilizada o que la documentación no posea unidades generales de almacenamiento, la medición del volumen deberá realizarse linealmente (midiendo directamente el canto de la documentación al interior de las unidades o sin unidad). Los expedientes físicos, electrónicos e híbridos se deben conformar con la totalidad de los documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparse conformando series o subseries documentales definidas en la Tabla de Retención o Tabla de Valoración Documental. 3.8 Al momento de realizar el proceso de clasificación documental, se debe verificar que los documentos que lo requieran cuenten con la respectiva firma. Ej. (Actas de reunión, informes de comisión, memorandos, resoluciones, conceptos jurídicos, conceptos técnicos, entre otros). 3.9 En el proceso de foliación de documentos físicos o análogos se debe verificar previamente que, la documentación se encuentre correctamente ordenada, respetando el principio de orden original y la secuencia de los trámites o actuación. 3.10 El ICBF genera unidades documentales compuestas, por lo tanto, para series como: Historias

de atención; Historias laborales y contratos en sus diferentes modalidades; se debe garantizar su control e integridad, registrando en la hoja de control cada uno de los documentos que ingresan al expediente independientemente del formato o medio en el cual se generen, de conformidad con el Acuerdo 005 de 2013, el cual establece que, la hoja de control se elaborará para expedientes en su etapa activa o de trámite. En el ICBF la obligatoriedad de las hojas de control está para los expedientes creados después del 1 de enero de 2017, sin embargo, para expedientes creados previos a esta fecha y que se encuentren activos en archivos de gestión se deberá diligenciar el formato. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Versión 9 Página 3 de 14 3.11 Para la organización de Procesos de Adopción e Historias de Atención, se deberá tener en cuenta el documento P.46SA “Procedimiento para la conformación de la historia de atención y procesos de adopción” así como el documento LMP.20 Lineamiento de Atención para el Desarrollo y Fortalecimiento de los Proyectos de Vida, de NNAJ Atendidos en los Servicios de Protección del ICBF en los cuales se encuentran definidos las pautas de organización de trámites de Adopción Internacional. 3.12 Para los diferentes expedientes, se tendrán en cuenta los criterios normativos y técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación al igual que las orientaciones consignadas

en el presente procedimiento e instructivos que aclaren o complementen los procesos de organización, conservación y preservación de la información; en todo caso cualquier lineamiento interno nuevo en materia de organización de archivos debe estar vinculado o referenciado en el presente documento. (ver numeral 6 documentos de referencia). 3.13 Para la eliminación de documentos de apoyo, se debe atender y dar aplicabilidad al P65.SA Procedimiento Eliminación de Documentos, publicado en la página web de la Entidad. 3.14 Para la rotulación de expedientes de las series documentales que el asunto corresponda a nombres de personas naturales, se debe registrar apellidos y nombres. 3.15 En los archivos, no se deben crear expedientes con nombre de dependencias de la Entidad. 3.16 Los expedientes deben ser clasificados y conformados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental (TRD), donde es importante resaltar que, las tipologías documentales hacen parte integral de éstos; por tanto, no es procedente conformar expedientes por tipos documentales. En el ICBF actualmente hay 6 TRD, las cuales se aplican dependiendo de la fecha inicial o creación de cada expediente, conforme la siguiente tabla: Código Versión TRD Vigencias en las cuales aplica ORFEO 10 TRD 1999 1 de enero de 1995 al 31 de diciembre de 2005 11 TRD 2005 La vigencia 2006 12 TRD 2009 1 de enero de 2007 al 31 de diciembre de 2009 13 TRD 2010 1 de enero de 2010 a 28 de febrero de 2014 14 TRD 2012 1 de marzo de 2014 al 31 de diciembre de 2018 2 TRD 2019 1 de enero de 2019 a la fecha

3.17 Los fondos documentales acumulados corresponden a expedientes con fecha de creación igual o anterior al 31 de diciembre de 1994 y se clasifican y organizan conforme las Tablas de Valoración Documental (TVD). En el ICBF hay 7 periodos de TVD y se aplican dependiendo de la fecha inicial o creación de cada expediente, conforme la siguiente tabla: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Código Versión TVD Vigencias en las cuales aplica ORFEO 3 Periodo 1 1 de enero de 1968 a 31 de dic1embre de 1970 4 Periodo 2 1 de enero de 1971 a 31 de diciembre de 1973 5 Periodo 3 1 de enero de 1974 a 31 de diciembre de 1976 6 Periodo 4 1 de enero de 1977 a 31 de diciembre de 1980 7 Periodo 5 1 de enero de 1981 a 31 de diciembre de 1983 8 Periodo 6 1 de enero de 1984 a 31 de diciembre de 1992 9 Periodo 7 1 de enero de 1993 a 31 de diciembre de 1994 Categorías o tipos de regionales para aplicación de Tabla de Valoración Documental: Periodo Categoría o Tipo Regionales 5 Categoría A Bogotá y Cundinamarca 5 Categoría B Antioquia y Valle del Cauca

5 Categoría C Las demás regionales 6 Categoría A Bogotá 6 Categoría B Antioquia y Valle del Cauca 6 Categoría C Las demás regionales 7 Tipo 1 Antioquia, Bogotá y Valle del Cauca 7 Tipo 2 Las demás regionales 3.18 El sistema de ordenación de los expedientes puede ser cronológico, numérico, alfanumérico, respetando el principio de orden original y procedencia. 3.19 Para anexos en otros soportes, tales como CDs, cintas magnéticas, USB, disco duro, entre otros, se deben colocar en sobres individuales dentro de la carpeta, con el propósito de evitar posible pérdida de información y se contarán como un folio, en caso de que el anexo (s), no quepa dentro de la carpeta, se debe diligenciar el documento F5.P1.SA Formato de Referencia Cruzada, el cual se encuentra publicado en la página web de la Entidad. 3.20 Los contratos que se generan en la plataforma SECOP II de Colombia Compra Eficiente, deben estar conforme las indicaciones impartidas por la Dirección de Contratación. Sin perjuicios de lo anterior, en la Entidad se debe conformar el expediente del respectivo contrato, el cual debe contener todos los documentos, desde la etapa precontractual hasta su liquidación; ya sea en físico, digital y/o híbrido; es decir, respetando su formato nativo. Lo anterior, obedece a que la Entidad debe garantizar la custodia y conservación de los documentos producidos en cumplimento de sus funciones. 3.21 Los archivos que se produzcan como resultado de la ejecución de los contratos, deben ser clasificados y organizados, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental de la dependencia, con el fin que los documentos técnicos producto del objeto del contrato, reposen

en las series documentales de las áreas, por cuanto esta documentación es considerada de conservación total o histórica para la Entidad. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Versión 9 Página 5 de 14 3.22 El ICBF cuenta con el sistema ORFEO, el cual tiene la funcionalidad que permite conformar expedientes virtuales. En tal sentido, los expedientes de las series y/o subseries que se gestionen de manera digital, digitalizada y/o electrónica, se deben crear, custodiar y administrar en dicha plataforma, de conformidad con el documento IT1.P1.SA Instructivo de conformación de expedientes virtuales en ORFEO y para garantizar su seguridad, acceso, control, consulta, aplicación de TRD y transferencias documentales. 3.23 Los documentos o expedientes que se encuentran en repositorios como SharePoint o OneDrive, carpetas compartidas en servidores, etc. No pueden ser considerados expedientes virtuales. En tal sentido, la oficina productora debe migrar esta información al sistema ORFEO para que quede clasificada conforme la TRD, ordenada, custodiada y conservada en las condiciones que le permitan a la Entidad administrar sus archivos digitales. 3.24 Los expedientes híbridos se caracterizan porque la información se genera en soporte físico y digital. En tal sentido, se debe indicar en el documento F3.P1.SA Formato Hoja de Control de expedientes aquellos tipos documentales que se encuentren en formato físico, digital o electrónico. 3.25 Los documentos que se han producido y/o recibido en medio digital, NO deben imprimirse y

se deben mantener en la extensión original (PDF, Excel, eml, mp4, etc.). Se debe crear el respectivo expediente virtual en el sistema ORFEO para su clasificación, ordenación documental y almacenamiento. 3.26 Para la foliación de Contratos, Convenios o documentación que deba ser allegada al expediente contractual por parte del Supervisor, se debe tener en cuenta el último número de folio que tenga registrado la Dirección de Contratación o Grupo de Jurídico de la Regional; lo anterior, con el fin de dar continuidad a la foliación y evitar reprocesos. Para la implementación del expediente virtual, la Dirección de Contratación y/o los Grupos Jurídicos de las Regionales deben crear los expedientes virtuales en ORFEO y asignar a los supervisores de los contratos los respectivos permisos para que puedan consultar e incorporar los documentos digitales, digitalizados y electrónicos. Los documentos técnicos producidos durante la ejecución de un contrato, por ejemplo, de aporte deben reposar en la serie documental programas misionales del área que suscribió dicho contrato, con el fin de garantizar la custodia, conservación y preservación de la documentación considerada histórica para la Entidad. 3.27 La documentación que se encuentre en gestión debe ser organizada y custodiada por el colaborador del ICBF responsable del trámite. Así mismo, debe evitar dejarla en sitios o bajo circunstancias que conlleven a la pérdida de información por factores humanos, físicos, biológicos, etc., so pena de las investigaciones y sanciones que conlleve la pérdida de información pública, conforme la ley 1952 de 2019. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Versión 9 Página 6 de 14 3.28 Los expedientes o documentos físicos que se han cerrado o cesado su trámite deben ser entregados al personal administrativo responsable del archivo de gestión, en la correspondiente oficina productora, para que sean almacenados en los espacios destinados para tal fin. La documentación debe entregarse foliada, inventariada y con la correspondiente hoja de control, cuya responsabilidad obedece al colaborador encargado del cierre del expediente. El archivador y/o depósito debe contar preferiblemente con un sistema de seguridad, que garantice la salvaguarda de la información. 3.29 Las oficinas productoras deben elaborar y actualizar los inventarios documentales de sus archivos de gestión, haciendo uso del FUID publicado en la página web de la Entidad. Allí se deben relacionar, los expedientes físicos, digitales e híbridos existentes, haciendo la respectiva anotación que indique el medio o soporte en que se encuentran en la columna “SOPORTE”. 3.30 El préstamo de la documentación que se encuentre en el archivo de gestión se llevará de acuerdo con el documento P21.SA Procedimiento control, préstamo y devolución de expedientes. 3.31 Los depósitos de Archivo Central, están a cargo de los Grupos Administrativos y /o Gestión de soporte de la Regionales, y deben tener de forma permanente un(os) responsable(s) de la administración y custodia de la información que allí reposa, por lo que serán las únicas

personas autorizadas para ingresar. En caso de requerirse el ingreso de otras personas, se debe tener autorización escrita del Coordinador Administrativo y/o de Gestión y Soporte. 3.32 El depósito de Archivo Central de la Sede de la Dirección General y el Archivo Histórico del ICBF está a cargo de la Dirección Administrativa – Grupo de Gestión Documental y deben tener de forma permanente un(os) responsable(s) de la administración y custodia de la información que allí reposa, por lo que serán las únicas personas autorizadas para ingresar. En caso de requerirse el ingreso de otras personas, se debe tener autorización escrita del Director Administrativo y/o Coordinador del Grupo de Gestión Documental. 3.33 Los niveles de acceso a la información se encuentran establecidos en la Tabla de Retención Documental, que se encuentra convalidada y publicada en la página web de la Entidad. Los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, los criterios para su acceso se cumplirán conforme los preceptos de la Ley 1712 de 2014 y el Protocolo de Gestión Documental de los Archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del Conflicto Armado Interno. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Versión 9 Página 7 de 14 3.34 Las regionales deben garantizar sistemas de seguridad para la custodia de los archivos

centrales (alarmas, circuito cerrado de televisión, entre otros). 3.35 En caso de que se contrate una empresa especializada en organización de archivos para la intervención y organización documental en el ICBF, para la entrega devolución de archivos, se deben usar los documentos F8.P1.SA Formatos Acta de entrega de archivos y F9 Formatos Acta devolución de archivos

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad

Actividad Inicio Identificar y revisar Identificar y revisar las Tablas de Retención las Tablas de Documental del área a la que pertenece la 1 Colaboradores ICBF N/A Retención documentación, identificando las series y subseries Documental documentales que debe organizar. Clasificar y agrupar por asuntos los tipos Clasificar la documentales, e identificar las correspondientes 2 Colaboradores ICBF N/A documentación series y subseries para posteriormente proceder a conformar los expedientes. ¿Cuenta la dependencia con documentos de apoyo que hayan perdido su utilidad para la gestión? SI: Verificar que la documentación efectivamente corresponde a documentos de apoyo para proceder Técnicos de las Eliminar documentos 3 con su eliminación y aplicar el procedimiento dependencias deI N/A de apoyo P65.SA procedimiento Eliminación de documentos. ICBF

FIN PROCEDIMIENTO NO: Continua actividad 4.

Depurar el expediente conformado, separando los duplicados idénticos, documentos en blanco, documentos sin firma, documentos de apoyo y en Depurar el expediente general todos aquellos que no hagan parte del 4 Colaboradores ICBF N/A conformado expediente. Para los documentos de apoyo aplicar política 3.13.

¿La información se encuentra en soporte físico? SI: Pasar a la actividad No. 6. 5 Validar soporte Colaboradores ICBF N/A P.C documental NO: Remitirse al documento IT1.P1.SA Instructivo de conformación de expedientes virtuales en ORFEO y luego pasar a la actividad No. 14. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Ordenar los tipos documentales que conforman el expediente, de acuerdo con el sistema de ordenación que aplique (cronológico, numérico, Ordenar los 6 alfanumérico) respetando el principio de orden Colaboradores ICBF documentos original y procedencia. Al inicio de la carpeta queda N/A el documento de fecha más antigua y al final el de fecha más reciente. Alinear los documentos por el borde superior y perforarlos a tamaño oficio, almacenándolos en la unidad de conservación y legajados con gancho plástico. Si los expedientes son de Archivo histórico Alinear los no deben ser perforados y se usan carpetas de documentos y cuatro aletas. 7 Colaboradores ICBF N/A almacenar en carpetas Nota: Para evitar el deterioro físico de los documentos durante su consulta, cada carpeta debe contener 200 folios y hasta un máximo de 215 folios, garantizando que no se divida una tipología documental en dos carpetas.

La numeración de los folios debe realizarse en la parte superior derecha en sentido de lectura por el anverso de la hoja, de manera consecutiva, legible, sin enmendaduras, sin repeticiones ni omisiones de números, sin saltos de hojas, con lápiz de mina negra No 2. 8 Foliar los documentos Colaboradores ICBF N/A Nota 1: En caso de que ya esté foliado en lápiz y haya necesidad de corrección, bórrela; si está en tinta, proceda a anularla trazando una línea oblicua evitando tachones y luego actualice el nuevo número de folio. Retirar el material abrasivo como ganchos, grapas y Retirar material 9 elementos metálicos, entre otros, que puedan Colaboradores ICBF N/A abrasivo afectar la integridad de los documentos. Diligenciar el Formato Hoja de Control de expedientes cada vez que se ingresa un documento a la carpeta, teniendo en cuenta el instructivo que se encuentra en la segunda pestaña del Formato (series complejas), con el propósito de controlar el contenido de la carpeta. En los casos que el documento sea digital y se deba F3.P1.SA Formato Diligenciar formato incorporar en el expediente virtual del mismo hoja de control de 10 hoja de control de asunto, se debe registrar en la Hoja de control. Colaboradores ICBF expedientes expedientes diligenciado De igual forma, se debe relacionar la URL o ruta de ubicación de la información que se generó de manera virtual, con el propósito de garantizar su ubicación, acceso y consulta de manera inmediata. Nota 1: La hoja de control debe ubicarse como

primer documento de la carpeta y se alimentará en la medida que se van generando los trámites. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad F1.P1.SA Formato identificación de Diligenciar completamente el rótulo de cada carpeta expediente Diligenciar el rótulo 11 del expediente utilizando el documento F1.P1.SA Colaboradores ICBF del expediente Formato de Identificación de Expediente. F7.P1.SA Formato identificación de caja Ordenar las carpetas dentro de la unidad de Ordenar las carpetas conservación (caja), ubicándolas de izquierda a Técnico de las F7.P1.SA Formato al interior de la caja derecha y aplicando el sistema de ordenación que dependencias del 12 de Identificación de con su respectiva corresponda para la serie y/o subserie documental; ICBF Caja rotulación y diligenciar el documento F7.P1.SA Formato de Identificación de Caja. Diligenciar el Formato único de inventario documental – FUID, atendiendo lo indicado en el Diligenciar el Formato instructivo, que se encuentra en la segunda pestaña Técnico de las F6.P1.SA Formato 13 único de inventario del citado formato. dependencias de Único de Inventario documental ICBF Documental - FUID Nota: Se debe actualizar el FUID cada vez que se

haga apertura de una nueva unidad documental. Técnico de las Ubicar las unidades Ubicar en la estantería o en el mueble destinado dependencias de 14 de almacenamiento para el archivo, los expedientes y/o cajas de N/A ICBF (cajas) izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. FIN

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Documentos de archivo físicos, digitalizados, electrónicos y digitales organizadas, con todos los procesos técnicos archivísticos; de acuerdo con la Tabla de Retención Documental de cada área productora; y su respectivo inventario en el Formato Único

de Inventario Documental - FUID

6. DEFINICIONES: 6.1 Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley 6.2 Archivo: Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, su forma y soporte materia, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados y respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir como fuente de historia. 6.3 Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

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6.4 Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. 6.5 Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. 6.6 Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. 6.7 Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, es aquel de carácter general (impresos o publicaciones periódicas, normas, revistas, folletos, fotocopias de leyes, decretos, cuando no formen parte integral del expediente) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. 6.8 Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por el ICBF en razón de sus actividades o funciones, que debe estar elaborado en un formato normalizado por mejoramiento organizacional y debe tener las características de legalidad, confidencialidad y disponibilidad. 6.9 Documento de archivo análogo: Un documento de archivo analógico o digital consistente en un mensaje elaborado con base en impulsos electrónicos y que puede ser almacenado en un dispositivo al efecto, transmitido a través de un canal o red y reconstruido a lenguaje natural o forma original por medio de un equipo electrónico el cual es indispensable para poder hacer legible el documento. 6.10 Documento digital: Un componente o grupo de componentes digitales que son salvados, tratados y manejados como un documento. Puede servir como base para un “documento de archivo digital”.

6.11 Documento digitalizado: La digitalización de un documento en soporte físico que pueda ser escaneado por medios fotoeléctricos, se realiza a través de un procedimiento informático automático. 6.12 Documento electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. 6.13 Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Versión 9 Página 11 de 14 6.14 Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. 6.15 Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización. 6.16 Expediente Mixto: Conjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales, relacionados entre sí y conservados por una parte en soporte electrónico, en el marco del SGDEA y por otra, como expediente tradicional fuera del SGDEA. 6.17 Folio: Hoja de libro, de cuaderno o expediente, número que indica el orden consecutivo de

las páginas. 6.18 Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. 6.19 Hoja de control: Instrumento de control en el que se consigna la información básica de cada tipo documental que conforma un expediente. 6.20 Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. 6.21 Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. 6.22 Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. 6.23 Principio de orden original: Principio fundamental de la teoría archivística, por el cual se establece que los documentos deben respetar la secuencia de los trámites que los produjo. 6.24 Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística,