ICBF - p20.gf procedimiento gestion de ingresos v4

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GESTIÓN FINANCIERA

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1. OBJETIVO Garantizar el registro de todos los recursos percibidos por el ICBF, con el fin de reflejar la realidad económica del Instituto por medio del sistema definido por el Ministerio de Hacienda y

Crédito Público.

2. ALCANCE Inicia con la Generación del Documento de Recaudo por clasificar y finaliza con el reporte de resultados de la gestión.

Aplica a nivel de la Sede de la Dirección General, Regional y Zonal.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Las áreas encargadas de reportar y clasificar el origen de los ingresos son: ✓ Recaudo en Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General: Cartera y aporte corriente. ✓ Profesional asignado del Grupo de Jurídica: Pruebas de ADN, Código del menor, fotocopias, vocaciones hereditarias, sanciones, entre otros. ✓ Grupo de Gestión Humana: prestamos de vivienda, calamidad doméstica, incapacidades. ✓ Grupo de Tesorería: Responsables de Bancos y cada área de acuerdo al concepto del ingreso – rendimientos financieros. 3.2 La Contaduría General de la Nación, establece que las entidades contables públicas deben efectuar la identificación de sus recaudos por los conceptos de ingresos que hayan sido efectuados en las cuentas bancarias del Tesoro y en sus cuentas propias. Los recaudos que al final de periodo contable no hayan sido reclasificados se reconocen en la entidad que haya

efectuado el registro del derecho en la subcuenta 240720, ese pasivo permanecerá hasta que la entidad reconozca la disminución de los derechos causados. 3.3 Por políticas de seguridad está establecido que, para el pago a través de portales bancarios, el servidor público que tenga asignado un perfil preparador no puede a su vez, tener asignado un perfil autorizador. 3.4 El ingreso recibido en vigencias anteriores, identificado en la vigencia actual debe llevarse a un rubro presupuestal de “reintegro de vigencias anteriores” y efectuarse los ajustes contables correspondientes. 3.5 El operador de información y el operador bancario financiero deberán cumplir con las normas establecidas por la Superintendencia Financiera y demás entidades del Estado que lo regulen. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE INGRESOS Versión 4 Página 2 de 6 3.6 Todos los documentos referenciados en este procedimiento son susceptibles de cambio, razón por la cual es responsabilidad del usuario consultar periódicamente la documentación publicada en las páginas ICBF, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) y de la Contaduría General de la Nación (CGN). Para los cierres anuales estas entidades generan comunicación(es) referentes al cierre de vigencia y fijan lineamientos relacionados con el ingreso y manejo del SIIF Nación. 3.7 El cierre del módulo de ingresos solo aplica para efectos de registro de recaudo imputable

presupuestalmente, de manera que no afecta lo dispuesto para el efecto en las operaciones de la tesorería y contable de ingresos. En este sentido el cierre presupuestal se considera independientemente de las desagregaciones de concepto (Circular Externa 042/2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público). 3.8 Algunos de los ingresos recibidos por el ICBF son: Aportes parafiscal (PILA) / Cartera de aporte parafiscal / Pruebas de ADN / Código del menor / Cuota alimentaria / Fotocopias / Prestamos de vivienda y calamidad domestica / Incapacidades / Rendimientos financieros por convenios / Multas y sanciones a contratistas / Rendimientos financieros / Venta de bienes muebles e inmuebles / Venta de acciones y dividendos / Bienes mostrencos y Vocaciones hereditarias / Fondo contra la explotación sexual, Reintegros de vigencias anteriores, entre otros. 4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Inicio Ingresar diariamente al portal bancario y generar en Excel Profesional el movimiento diario. responsable de Extracto Bancario Pagaduría Cargar diariamente el extracto bancario en el aplicativo (movimiento bancario Dirección Regional dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público diario) Generar el y Grupo Financiero y de acuerdo con la naturaleza del ingreso realizar la Documento de Sede de la 1 contabilización para la generación del documento de DRXC Recaudo por Dirección General recaudo por clasificar (DRXC) respectivo. (documento de clasificar recaudo por Profesional VER: Instructivo para la “generación manual de extractos clasificar)

responsable de bancarios y su respectiva generación del documento de bancos del Grupo recaudo por clasificar (DRXC)” Tesorería Generar el reporte de “Saldos por Imputar” Ver Guía para Profesional Generar Consultas y Reportes Ingresos del Ministerio responsable de de Hacienda y Crédito Público – SIIF Nación. Pagaduría Dirección Regional Reporte Saldos por Informar a las áreas encargadas de identificar el origen y y Grupo Financiero imputar - DRXC valor de los ingresos recibidos. Identificar origen del Sede de la 2 ingreso Dirección General Correo electrónico Imputar los ingresos, con la información remitida por las áreas y por las entidades financieras, relacionando el Informe CEN concepto y el tercero que efectuó la consignación. Profesional responsable del En los casos donde el recurso no corresponda a un Grupo Tesorería ingreso (ejemplo: consignación errada), ver procedimiento Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad devolución de mayores valores imputados y consignaciones erradas. Ver Guía para la Gestión de Ingresos Ministerio de Hacienda y Crédito Público – SIIF Nación (Causación y Recaudo Simultáneo, numeral 5.5 y Crear Documento de Recaudo Básico, numeral 5.4).

Preparar la estructura de carga masiva de recaudo básico o recaudo y causación simultánea, en los casos donde el movimiento sea mayor a diez (10) registros. Ver documentos del SIIF Nación: -Estructura archivo de carga masiva recaudo básico de Ingresos -Estructura archivo carga masiva recaudo y causación Simultánea. Clasificar en el aplicativo dispuesto por el Ministerio de Profesional Hacienda y Crédito público la información proporcionada Clasificar ingresos responsable del Informe CEN 3 por el Nuevo Sistema de Información de Recaudo - NSIR.

PILA Grupo de Tesorería VER: Instructivo registro de ingresos pila aplicativo NSIR Generar mensualmente el DRXC por compensación de deducciones con base en los descuentos de nómina por créditos de vivienda, generados antes del cierre mensual Profesional de pagos.

Generar DRXC por Responsable DRXC por 4 compensación de Grupo Financiero compensación de Ver Guía para la Gestión de Ingresos Ministerio de deducciones Sede de la deducciones Hacienda y Crédito Público – SIIF Nación (numeral 5.9 Dirección General Crear recaudo por clasificar a partir de deducciones y 5.10 Reclasificar terceros de ingresos presupuestales causados y recaudados). Realizar seguimiento mensual detallado sobre la Reporte Saldos por identificación de los recaudos por clasificar. imputar Generar reportes en el aplicativo definido por el Ministerio Reporte Lista de Profesional de Hacienda y Crédito Público por cada PCI para verificar documentos de

responsable de la clasificación de los ingresos. Ver Guía para Generar ingresos – CEN pagaduría de la Consultas y Reportes Ingresos Actualizado del Dirección Regional Controlar la Ministerio de Hacienda y Crédito Público – SIIF Nación. Reporte de la cuenta identificación de los contable 240720 5 movimientos Enviar por correo electrónico, al profesional responsable recaudos por P.C Profesional pendientes de de las funciones de contador, con copia al coordinador del clasificar Responsable de clasificar grupo los reportes generados en la actividad anterior. Grupo Tesorería y Grupo Financiero Si no cumple con la clasificación de ingresos, solicitar al Correo electrónico de la Dirección pagador la justificación de la clasificación reportada y en con reportes General caso de requerirse solicitar su ajuste. Formato De Comprobante De Contabilidad Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Generar el reporte auxiliar contable detallado de la cuenta Profesional contable No. 240720001 -Recaudos por Clasificar, de la responsable de unidad ejecutora o de la subunidad, según corresponda. pagaduría de la . Dirección Regional Efectuar 6 Reporte de conciliación Efectuar la conciliación mensual. Profesional Conciliación Mensual mensual Responsable de Grupo Tesorería y

Grupo Financiero de la Dirección General Validar que se realicen los ajustes de las diferencias identificadas en el proceso de conciliación y que cumplan Profesional del con el cuadre mensual de ingresos, teniendo en cuenta la Grupo de fecha de corte y cierre establecida por el Ministerio de Tesorería Hacienda y Crédito Público. Contabilidad, Validar ajustes de Presupuesto y 7 Conciliación proceso de En el caso de encontrarse un mayor valor imputado ver Recaudo/Dirección P.C depurada conciliación procedimiento devolución de mayores valores imputados General y consignaciones erradas. Asignado para brindar De requerir ajustes enviar correo electrónico dirigido a acompañamiento a Pagador Regional y Coordinador Financiero, solicitando la regional los ajustes. Profesional Responsable de Pagaduría, Contabilidad, Presupuesto y Recaudo/Dirección Reportar resultados Reportar los resultados de la gestión mediante la Regional Conciliación 8 de la gestión generación del informe definitivo mensual resultado de la aprobada conciliación. Coordinadores Grupo Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y Recaudo/Dirección General Fin

P.C.: Punto de Control 5 RESULTADO FINAL Registro y clasificación de los ingresos en el aplicativo dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE INGRESOS Versión 4 Página 5 de 6 6 DEFINICIONES 6.1 INGRESOS: Recursos a favor del ICBF, generados en desarrollo de sus actividades

misionales. 6.2 CAUSACIÓN BÁSICA: Registro contable de una obligación generada en un proceso conciliatorio que reconoce el derecho al ingreso, aunque este no se registra hasta su ocurrencia, es decir, cuando se haya recibido efectivamente. Proceso efectuado por contabilidad. 6.3 RECAUDO BÁSICO: Transacción que permite registrar el ingreso recibido a través de un proceso conciliatorio. Para poder realizar el recaudo básico, debe existir una causación básica. Proceso realizado por el Grupo de Tesorería. 6.4 CAUSACIÓN Y RECAUDO SIMULTÁNEO: Reconocimiento de un ingreso en el momento del recaudo. Proceso realizado por el Grupo de Tesorería 6.5 DRXC: Documento de Recaudo por Clasificar. 6.6 REGIONALIZACIÓNINGRESOS PILA: Situar a través del aplicativo NSIR en cada PCI, los ingresos recibidos por recaudo PILA. 6.7 SALDOS POR IMPUTAR: Saldos pendientes por clasificación. 6.8 SIIF Nación: Sistema Integrado de Información Financiera. 6.9 NSIR “Nuevo Sistema de Información de Recaudo”: Aplicativo para el manejo de los ingresos recaudados a través de PILA. 6.10 CEN “Consulta de Entidades”: Informe generado en SIIF Nación que presenta el detalle de los registros de ingreso según su concepto. 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ver Matriz de verificación de requisitos legales. P50.GFProcedimiento devolución de mayores valores imputados y consignaciones erradas. IT2.P20.GF Instructivo Registro de Ingresos PILA Aplicativo NSIR. IT1.P20.GF Instructivo para la generación manual de extractos bancarios y su contabilización.

MO1.P20.GF Manual Operativo aplicativo NSIR “Nuevo Sistema de Información de Recaudo”. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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M1.P20.GF Manual de ingresos ICBF. Documentos Ministerio de Hacienda y Crédito Público – SIIF Nación. -Estructura archivo de carga masiva recaudo básico de Ingresos. -Estructura archivo carga masiva recaudo y causación simultánea. -Guía para Generar Consultas y Reportes Ingresos Actualizado. -Guía para la Gestión de Ingresos (numeral 5.5 Causación y recaudo simultaneo, numeral 5.4 Crear Documento de recaudo básico, numeral 5.9 Crear recaudo por clasificar a partir de deducciones y 5.10 Reclasificar terceros de ingresos presupuestales causados y recaudados). -Guía para la Gestión de Ingresos actualizado.

8 RELACIÓN DE FORMATOS

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P20.GF Comprobante de Contabilidad

9 ANEXOS:

10 CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de formato del procedimiento, y N/A N/A actividades. El código anterior del procedimiento era el PR20 MPA1 P2. Se actualizan los responsables de la actividad y la cuenta para el reconocimiento de

15/12/2016 1 ingresos Se ajustó la actividad No. 6 “Efectuar conciliación mensual”, sustituyendo el reporte de ejecución Presupuestal de Ingresos agregada y por rangos de fecha, por el reporte 15/08/2019 2 auxiliar contable detallado de la cuenta contable No. 240720001 -Recaudos por Clasificar. 28/10/2021 3 Se incluyo el manual de ingresos ICBF Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.