ICBF - p23.abs procedimiento creacion de usuarios pacco v4

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1. OBJETIVO El presente procedimiento permite documentar la gestión para el acceso de los usuarios al Sistema de Información PACCO en cumplimiento a la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001 numeral A.11 Control de Acceso. Este procedimiento se realiza desde el Grupo Plan de Compras y Contratación, con el objetivo de garantizar el acceso autorizado de los usuarios al

Sistema de Información PACCO.

2. ALCANCE Inicia desde la solicitud de la creación del usuario por parte del Gerente de Recurso, el Director Regional o el Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas de la Regional, o quien haga sus veces y termina con la creación del usuario para acceder al Sistema de Información PACCO, ya sea para el nivel nacional, regional, zonal o a todos los niveles.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1 Para acceder al Sistema de información PACCO, los usuarios deben ser colaboradores del ICBF y tener su correo electrónico institucional debidamente habilitado. 3.2 El Grupo Plan de Compras y Contratación consolida y envía semanalmente a la Dirección de Gestión Humana, la información de los colaboradores para ser inscritos en el Aula Virtual del Plan Anual de Adquisiciones. 3.3 Para la creación de usuarios de los perfiles ApoyoPC y CoordinadorPC, deben ser creados por un usuario con perfil Administrador, después de aprobar el examen de conocimiento del Aula Virtual del Plan Anual de Adquisiciones sobre el uso del sistema.

3.4 Para la creación de usuarios PACCO con perfil de Gerente de Recurso y Directores Regionales se debe anexar al correo de solicitud, la resolución de nombramiento y están exentos de la presentación del Aula Virtual del Plan Anual de Adquisiciones, para ser creados por un usuario con perfil administrador. 3.5 Las solicitudes para la creación de usuarios se deben enviar por correo electrónico al Coordinador del Grupo Plan de Compras y Contratación. 3.6 Por seguridad y confidencialidad de la información, se crea un sólo usuario por colaborador, es decir, se crea un solo perfil por usuario del Sistema de Información PACCO. 3.7 El tiempo estimado para realizar la formación en el Aula Virtual es de 30 días a partir del correo de bienvenida enviado por la Dirección de Gestión Humana. ¿Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Responsable Registro Nombre de la No Descripción de la actividad (Cargo o nivel que (evidencia de la Actividad realiza la actividad) actividad, si aplica)

Inicio Correo electrónico, Director Regional, Solicitar la inscripción del colaborador al Aula Virtual Coordinador de del Plan Anual de Adquisiciones, por correo Formato solicitud Solicitar la Planeación y 1 electrónico al Coordinador del Grupo Plan de inscripción al Aula inscripción. Sistemas de la Compras y Contratación, en el formato de solicitud Virtual del Plan Regional o el Gerente

de usuario PACCO. Anual de de Recurso. Adquisiciones. Correo electrónico. Consolidar y enviar formato de Consolidar y enviar información de los colaboradores Formato Profesional Grupo inscripción al que requieren realizar en el Aula Virtual del Plan consolidado de 2 Plan de Compras y Aula virtual del Anual de Adquisiciones, en el formato de inscripción inscripción al Aula Contratación. Plan Anual de respectivo a la Dirección de Gestión Humana. Virtual del Plan Adquisiciones. Anual de Adquisiciones. . La Dirección de Gestión Humana envía el link de Inscribir al Microsoft Forms para realizar la inscripción del colaborador al colaborador en el Aula Virtual del Plan Anual de Profesional de la 3 Aula Virtual del Adquisiciones del ICBF y posteriormente envía un Dirección de Gestión Correo electrónico. Plan Anual de correo de bienvenida indicando la ruta de ingreso a la Humana. Adquisiciones. plataforma para su desarrollo. El colaborador inscrito debe desarrollar el 100% de los módulos y debe aprobar cada uno con un mínimo de 85% Realizar el Aula Calificaciones de la 4 Virtual Plan del ¿Aprobó el Aula Virtual Plan Anual de Adquisiciones? Colaborador ICBF. Escuela Virtual P:C Anual de ICBF. Adquisiciones. SI: Continua con la actividad 5. NO: Continua en la actividad 4 hasta que se cumpla. Correo electrónico. Finalizado el proceso de formación y una vez Enviar certificado Coordinador de aprobados todos los módulos del Aula Virtual (con un del Aula Virtual Planeación y Certificado de porcentaje igual o superior al 85%, se debe enviar el 5 del Plan Anual Sistemas de la aprobación del

certificado respectivo por correo electrónico al de Regional o el Gerente Aula Virtual del Coordinador del Grupo Plan de Compras y Adquisiciones. de Recurso. Plan Anual de Contratación, como soporte y evidencia de la Adquisiciones. aprobación del Aula Virtual. ¿Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Responsable Registro Nombre de la No Descripción de la actividad (Cargo o nivel que (evidencia de la Actividad realiza la actividad) actividad, si aplica) Realizar la verificación de las calificaciones obtenidas en cada módulo, por cada colaborador inscrito. Verificar la ¿El colaborador cumple con las calificaciones aprobación del Profesional Grupo Formato 6 obtenidas en cada módulo? Aula Virtual del Plan de Compras y Consolidado de P.C Plan Anual de Contratación. usuarios PACCO SI: cumple con el mínimo de aprobación al curso; Adquisiciones. sigue a la actividad N°7. NO: no cumple con el mínimo de aprobación al curso; sigue en la actividad 4. El Grupo Plan de Compras y Contratación realiza la Crear usuario en creación del perfil solicitado, enviando la información Profesional Grupo el Sistema de 7 sobre políticas y Credenciales al colaborador Plan de Compras y Correo electrónico. Información respectivo. Contratación. PACCO. Ir a FIN Cuando un usuario PACCO no continúe con las

funciones de registro de información en el Sistema de Director Regional, Información PACCO, el Director Regional, Coordinador de Solicitar Coordinador de Planeación y Sistemas de la Regional Planeación y 8 desactivar Correo electrónico. o el Gerente de Recurso, debe enviar un correo al Sistemas de la usuario Coordinador del Grupo Plan de Compras y regional o el Gerente Contratación, solicitando la desactivación del usuario de Recurso PACCO. Correo electrónico. Se realiza la desactivación del usuario PACCO Profesional Grupo Desactivar solicitado, con el fin de revocar el acceso al Sistema 9 Plan de Compras y Formato usuario de Información PACCO y se informa de dicha Contratación. Novedades deshabilitación. Usuarios PACCO El Grupo Plan de Compras y Contratación debe Realizar Profesional Grupo validar trimestralmente, el listado de usuarios Registro validación 10 seguimiento a Plan de Compras y PACCO, con el fin de depurar y actualizar usuarios de usuarios. usuarios PACCO Contratación. para garantizar el control de acceso al sistema. FIN.

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL Creación y/o actualización de usuarios en el sistema de información PACCO.

6. DEFINICIONES • Sistema de Información PACCO: Sistema de información gerencial de planificación y programación de todas las adquisiciones del ICBF, que contribuye de manera efectiva en la correcta y oportuna ejecución de los recursos. Adicionalmente en el Sistema de Información PACCO, se deben incluir la programación de todos los gastos de funcionamiento, es decir, aquellos gastos que no son objeto de contrato. Es importante ¿Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO CREACION DE USUARIOS PACCO Versión 4 Página 4 de 5 aclarar que la programación de estos recursos no hace parte del Plan Anual de Adquisiciones, sin embargo, el Instituto hace el seguimiento de estos recursos, a través de este Sistema de Información. • Escuela Virtual ICBF: Es una plataforma Tecnológica de Formación Virtual diseñada en una solución Open Source (colaboración abierta), personalizada y parametrizada de acuerdo con las necesidades del ICBF, para apoyar los procesos de formación y capacitación que se originan en sus procesos misionales y de apoyo. • Sistema de información: Se refiere a un conjunto independiente de recursos de información organizados para la recopilación, procesamiento, mantenimiento, transmisión y difusión de información según determinados procedimientos, tanto automatizados como manuales. Conjunto de aplicaciones que interactúan entre sí para apoyar un área o proceso del ICBF. • Desactivar usuario: Proceso mediante el cual se lleva la trazabilidad de la creación y modificación de información en el sistema de información PACCO, no se deben eliminar usuarios, sino deshabilitar su acceso al sistema. • Confidencialidad: Se garantiza que la información sea accesible sólo a aquellas personas autorizadas a tener acceso a la misma. • Confiabilidad de la información: es decir, que la información generada sea adecuada para sustentar la toma de decisiones y la ejecución de las misiones y funciones. • Formato de novedades: Corresponde al consolidado de los usuarios que han sido

desactivados o deshabilitados, con el fin de llevar la trazabilidad de los usuarios depurando y actualizando los usuarios para garantizar el control de acceso al sistema.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001:2013 Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información, hace posible que las organizaciones aseguren la confidencialidad y al mismo tiempo la integridad de toda la información que tengan. Para el presente procedimiento se hace referencia a todos los numerales A.11 CONTROL DE ACCESO.

A.11.2.1 Registro de usuarios. Control Debe existir un procedimiento formal para el registro y cancelación de usuarios con el fin de conceder y revocar el acceso a todos los sistemas y servicios de información. • Resolución 4545. Por medio de la cual se actualizan las directrices y responsabilidades para la Elaboración y Ejecución del Plan Anual de Adquisiciones del Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarCecilia de la Fuente de Lleras, y se derogan unas resoluciones. ¿Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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8. RELACIÓN DE FORMATOS CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P23.ABS Formato Solicitud inscripción al Aula Virtual PACCO

F2.P23.ABS Formato Consolidado de usuarios PACCO F3.P23.ABS Formato Novedades Usuarios PACCO

9. ANEXOS: No Aplica para el presente procedimiento.

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión (De la Versión (Relacionar la última del versión y código del Descripción del Cambio documento documento que se está que se está actualizando) actualizando) NUMERAL 3 – Políticas de Operación: - Se ajusta el usuario para atender o escalar los casos y/o solicitudes, ya que se realiza a través del correo electrónico del coordinador del Grupo Plan de Compras y Contratación, en todo el documento. NUMERAL 4: - Actividades 1, 5 y 8 Se ajusta el usuario para atender o escalar los casos y/o solicitudes, ya que se realiza a través del correo electrónico 15/04/2021 Versión 3 – P23.ABS del coordinador del Grupo Plan de Compras y Contratación, en todo el documento.

Se actualiza formato: F1.P23.ABS: Se ajusta el título de la columna “D” F2.P23.ABS Se eliminan las columnas T “Fecha de Solicitud Desactivación” y U “Fecha desactivación en el Sistema PACCO”.

F3.P23.ABS Se ajusta título de la columna E “Fecha desactiva usuario”. NUMERAL 3 – Políticas de Operación: - Se eliminan las políticas de operación 3.5. El usuario debe tener 11/09/2020 Versión 2P23.ABS conexión a internet y 3.6 se puede acceder al sistema desde la intranet y desde afuera del ICBF. NUMERAL 4: - Actividad 1 y2: se modifica el nombre del formato como evidencia de la actividad. - Actividad 6: Actualización de la evidencia. Versión 1 – P23.ABS 25/07/2019 - Actividad 9: Actualización de la evidencia.

NUMERAL 6: Actualización de la evidencia. NUMERAL 7: Adición de información en documentos de referencia “A.11.2.1”. NUMERAL 8: Actualización de relación de formatos. ¿Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.