ICBF - p23.gf procedimiento embargo sobre recursos del icbf v4

PROCESO P23.GF 09/06/2021

GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO EMBARGO SOBRE RECURSOS DEL ICBF Versión 4 Página 1 de 4

1. OBJETIVO Realizar seguimiento a las órdenes de embargo interpuestas por las autoridades judiciales y administrativas contra los recursos del ICBF, llevando a cabo las gestiones financieras y jurídicas correspondientes, para evitar perjuicios que puedan afectar la sostenibilidad financiera y patrimonial del ICBF.

2. ALCANCE Inicia con la revisión periódica de los movimientos (extractos) bancarios de las cuentas del ICBF con el fin de detectar débitos por concepto de embargos y finaliza con la generación mensual del reporte de los embargos, el cual es remitido a la Oficina Asesora Jurídica.

Aplica al Grupo Financiero Sede de la Dirección General (GFSDG), Direcciones Regionales y Tesorería de la Dirección Financiera.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Los extractos bancarios de las cuentas del ICBF, deben revisarse por lo menos una vez a la semana, para determinar si existen débitos por embargos.

La orden de embargo debe contener como mínimo la siguiente información para proceder a su trámite: nombre del juzgado, datos del demandante, tipo de proceso, número del proceso, cuantía del embargo y banco; de faltar algún dato, se debe realizar la gestión correspondiente para iniciar su trámite.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Profesional responsable Movimientos Detectar movimientos débitos por conceptos de embargos Pagaduría / Dirección (extractos)

a los recursos del ICBF, revisando diariamente los Regional Bancario Detectar movimientos (extractos bancarios, incluidas las cuentas Profesional GFSDG embargo a las de caja menor de las Direcciones Regionales y Dirección Correo 1 cuentas General) y reportar la novedad con soportes al Grupo de Profesional encargado electrónico y bancarias Tesorería de la Dirección Financiera. de bancos en el Grupo soportes del de Tesorería embargo / Dirección Financiera Solicitar a la Gerencia de Banca Oficial del banco respectivo copia del auto que ordena la medida cautelar, Profesional encargado como soporte del débito citado. Adicionalmente incluir en Solicitar copia de de bancos en el Grupo la solicitud que se remita, copia de la consignación Oficio o correo 2 mandamiento de Tesorería respectiva en caso de que el banco haya puesto los electrónico medida cautelar / Dirección Financiera recursos debitados a órdenes de la autoridad judicial o administrativa ordenante. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Profesional encargado Recibir del Banco comunicación (oficio o correo de bancos en el Grupo electrónico) donde se notifica al ICBF, sobre la ejecución de Tesorería de la orden de embargo interpuesto por la autoridad / Dirección Financiera Recibir del banco competente judicial o administrativa. La comunicación Profesional Responsable

oficio de Oficio o correo debe estar acompañada por el auto que ordena la medida Pagaduría/Dirección embargo y electrónico y cautelar de embargo, y copia de consignación judicial si la Regional 3 determinar soportes hubo. Profesional Grupo destinación de Determinar si el banco: i) congeló recursos ii) los debitó de Financiero Sede/ recursos la cuenta afectada y si con ellos realizó depósito judicial, Dirección General embargados con el fin de establecer el registro contable Profesional encargado correspondiente de bancos en el Grupo de Tesorería Continua con actividad 5 /Dirección Financiera Informar mediante memorando a la Oficina Asesora Memorando de Jurídica solicitando se realicen las gestiones a que haya notificación lugar, con copia al Coordinador Grupo de Contabilidad en Técnico responsable Informar a la certificación de Dirección General y al Coordinador Financiero de la embargos Grupo de 4 Oficina Asesora inembargabilidad Dirección Regional o del GFSDG, del embargo contra los Tesorería / Dirección Jurídica recursos del ICBF, adjuntando el certificado de Financiera Auto que ordena inembargabilidad y copia del auto que ordena la medida medida cautelar cautelar de embargo. Registrar el monto del embargo en el formato Profesional Responsable Comprobante de Contabilidad para ser enviado al área de Pagaduría / Dirección Contabilidad. Regional Formato 5 Registrar el Si se congelaron los recursos se afecta la cuenta contable Profesional GFSDG Comprobante de P.C embargo 1132 Efectivo de uso restringido Contabilidad Profesional encargado Si se constituyó el depósito judicial a favor del ente de bancos en el Grupo

ordenante se afecta la cuenta contable 190903001 de Tesorería Depósitos judiciales / Dirección Financiera Profesional del Grupo de Recibir y Recibir y contabilizar el valor del embargo en el aplicativo Contabilidad / Registro manual 6 contabilizar el SIIF Nación, según los soportes allegados por el Grupo de Direcciones Financieras en SIIF Nación embargo Tesorería o Pagaduría de la Dirección Regional. Regionales o GFSDG Una vez se emita orden de desembargo, remitir mediante memorando al área financiera correspondiente, con copia al Grupo de Tesorería, adjuntando el oficio que ordena el desembargo y los títulos judiciales recuperados. Profesional del Grupo Remitir títulos Memorando y Informar mediante memorando al Grupo de Tesoreria, representación judicial / 7 judiciales soportes Coordinador Financiero de la Dirección Regional, GFSDG, Dirección General recuperados Oficina Asesora Jurídica y Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, sobre las gestiones realizadas para lograr el desembargo y recuperación de los títulos judiciales constituidos Recibir títulos judiciales y memorando remitido por el Coordinación Financiera Memorando Recibir y Grupo Jurídico de la Dirección Regional o de Oficina /Dirección Regional consignar en el Asesora Jurídica de la Dirección General, donde se Recibo de Banco los Títulos imparten instrucciones relacionadas con el desembargo. Coordinador Grupo 9 Consignación Judiciales e Financiero y informar a Consignación del valor devuelto por la autoridad judicial o Coordinador Grupo de Auto que ordena

Contabilidad administrativa, en la cuenta bancaria determinada por el Tesorería / Sede el desembargo ICBF. Dirección General ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Informar mediante memorando al Grupo de Contabilidad o area contable de la regional, el desembargo y/o terminación de los procesos judiciales para que procedan con los ajustes respectivos. Adjuntar copia del auto que ordena el desembargo y/o terminación del proceso judicial. Profesional Responsable Pagaduría/Dirección Regional Profesional Grupo Registrar el monto del (los) título (s) judicial (es) Financiero Sede/ Formato Registrar el valor 10 recuperado (s) en el formato Comprobante de Contabilidad Dirección General Comprobante de recuperado para ser enviado al área de Contabilidad Contabilidad Profesional encargado de bancos en el Grupo de Tesorería / Dirección Financiera Profesional responsable Contabilidad / Dirección Regional Memorando Recibir y registrar Recibir comunicación donde se informa el desembargo o Registro Contable 11 contablemente el terminación del proceso judicial y registrar contablemente Profesional Grupo de del SIIF Nación desembargo en el sistema los ajustes respectivos. Contabilidad y Profesional responsable de Contabilidad del GFSDG Registrar en una base de control los datos del avance reportado por la Oficina Asesora Juridica de la Dirección General, presentando un informe ejecutivo mensual de los

Técnico Responsable Base de datos de Administrar la embargos vigentes contra el ICBF embargos Grupo de control 12 información de Tesorería / Dirección embargos ICBF Validar semestralmente la información registrada en la Financiera Memorando base de control de embargos vs. la informacion remitida por entidades financieras. (Ver Procedimiento administración de cuentas bancarias) FIN

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: desembargo de las cuentas y restitución de recursos financieros al ICBF.

6. DEFINICIONES CERTIFICADO DE INEMBARGABILIDAD: constancia sobre la naturaleza inembargable de los recursos públicos.

EMBARGO: retención por orden judicial de un bien perteneciente a una persona natural o jurídica, para asegurar la satisfacción de una deuda, el pago de las costas judiciales o el pago de la responsabilidad derivada de un delito. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Matriz de requisitos legales

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P20.GF Formato Comprobante de Contabilidad

9. ANEXOS: No aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de formato del procedimiento y ajuste de

N/A N/A actividades. El código anterior del procedimiento era el PR37 MPA1 P2 V1 Se ajusta en el Procedimiento las actividades a realizar para el control de los embargos y 24/10/2017 1 se especifican los documentos soporte para registrar contablemente los montos debitados de las cuentas bancarias del ICBF. 16/11/2017 2 Se hacen ajustes generales en el procedimiento, actividades, y responsables 04/04/2019 3 De acuerdo con el estudio de cargas del ICBF, se actualizan actividades 2 y 7. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.