ICBF - p25.abs procedimiento finalizacion contrato prestacion servicios profesionales y de apoyo a la gestion v4 0

PROCESO

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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACIÓN DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA Versión 4 Página 1 de 10

GESTIÓN

1. OBJETIVO: Describir las actividades necesarias para que los colaboradores vinculados mediante contrato de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión suscrito con personas naturales que presten sus servicios directamente en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, realicen la entrega a la finalización del contrato, de los elementos devolutivos asignados, la información institucional electrónica y física emitida en ejecución de dichos contratos, así como tramitar la cancelación de los permisos de accesos a Sistemas de Información.

2. ALCANCE: Inicia con la terminación del plazo de ejecución establecido en el Contrato de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, incluye el cargue del memorando de solicitud de cierre del expediente contractual, la lista de chequeo de finalización y sus anexos y finaliza con el cierre del expediente en SECOP II. Aplica a nivel nacional, regional y zonal.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1. Este procedimiento aplica: a) Una vez termina el plazo de ejecución del contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, suscrito con persona natural.

Nota 1. Para los contratos que terminen anticipadamente y/o que requieran liquidación se deberá tener en cuenta el procedimiento el P19.ABS Procedimiento terminación anticipada y/o liquidación de contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la

gestión de mutuo acuerdo y el P20.ABS Procedimiento para la liquidación de contrato, convenio y/o órdenes de compra y cierre de convenios de cooperación internacional, y en todo caso, en el trámite pertinente, se verificará el cumplimiento de los requisitos para finalización de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Nota. 2. En caso de cesión del contrato, el supervisor deberá diligenciar y firmar el documento F1.P25.ABS Formato lista de chequeo finalización del contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, respecto del cedente y radicarlo junto con los demás documentos, al momento de la finalización el contrato. 3.2. Este procedimiento involucra a los supervisores de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y al enlace G-58 en cada dependencia. 3.3. Las siguientes dependencias generan documentos de referencia que se encuentran incluidos en el presente documento: Dirección Administrativa, Dirección de Información y Tecnología, Dirección de Contratación o la dependencia que haga sus veces a nivel regional y zonal ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN 3.4. El supervisor es el encargado de hacer seguimiento para obtener los soportes y verificar que se encuentren completos según los ítems establecidos en el F1.P25.ABS Formato lista de

chequeo finalización del contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, el cual hace parte del presente procedimiento. 3.5. En la descripción de las actividades, se detallan los responsables para cada una de ellas y los documentos que deberán anexarse como soporte al F1.P25.ABS Formato lista de chequeo finalización del contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. 3.6. La lista de chequeo debidamente diligenciada, con sus respectivos soportes y firmada por el supervisor del contrato, se tendrá en cuenta para el trámite de liquidaciones, terminaciones anticipadas, cesión o cierre de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión con persona natural. 3.7. Las solicitudes asociadas a los servicios de tecnología, que se requieran, se deberán realizar a través de MIS, web o por correo electrónico, de acuerdo con lo definido en el P2.GTI Procedimiento Gestión de Solicitudes de Tecnología y los formatos correspondientes. 3.8. El supervisor debe verificar que el contratista realice la entrega de los elementos devolutivos a su nombre de acuerdo con lo establecido en G2.SA Guía Gestión de Bienes para “Inventarios individuales”, “Inventario por cambio de responsable” y/o “Entrega de inventarios”, según corresponda 3.9. En el evento de tratarse de una devolución al almacén, el supervisor debe verificar que el contratista entregue físicamente los bienes a cargo, al profesional o auxiliar que apoya las funciones de almacén del Grupo Administrativo en las regionales o al Grupo de almacén e Inventarios en la Sede de la Dirección General, quien revisará la existencia física y el estado

de estos. 3.10. La solicitud de paz y salvo de expedientes contractuales se presentará en la sede de la Dirección General, a la Dirección de Contratación, a través del correo Archivos.Contratos@icbf.gov.co y en las Regionales a través del Grupo de Contratación o del Grupo Jurídico o el que hagas sus veces. La certificación de expedientes de los archivos centrales y/o archivo histórico de la Entidad a través del correo Prestamos.Documental@icbf.gov.co y la certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite en el Sistema ORFEO, se solicitará mediante correo electrónico al jefe de área del interesado, quien la podrá generar a través del aplicativo ORFEO. En caso de retiro definitivo del contratista, se deberá solicitar a través del correo electrónico: mis@icbf.gov.co para inactivación del usuario. 3.11. El supervisor debe verificar que el contratista al momento de realizar la radicación de elementos a cargo, ante almacén, adjunte el formato F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN cuando el contratista tenga a cargo equipos electrónicos de la entidad, tales como equipos de cómputo, impresoras, etc. 3.12. Cuando el proceso de contratación se adelante en las Regionales, las actividades

correspondientes a la Dirección de Contratación, las realizará el Grupo Jurídico de la Dirección Regional o el Grupo de Contratación o la dependencia que haga sus veces. 3.13. El profesional de la Dirección de Contratación o del Grupo Jurídico o del Grupo de Contratación o de la dependencia que haga sus veces en las Regionales, asignado para la verificación de la lista de chequeo de finalización de contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, será el responsable de hacer el seguimiento desde el inicio del trámite hasta el cierre del contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión en la plataforma

SECOP II.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Finalizado el plazo de ejecución del contrato se Supervisor y enlace Correo electrónico de la Mesa deberá solicitar copia de seguridad de la con rol de G58 en Informática de Solucionesinformación, borrado de información y diagnóstico las diferentes MIS sobre creación del Ticket de hardware y acceso a VPN, teniendo en cuenta dependencias y lo definido en el P2.GTI Procedimiento de Direcciones F2.P2.GTI Formato Acta de Gestión de Solicitudes de Tecnología. Regionales entrega de copia de

información (Backup) y/o Se deberá solicitar el inicio de las siguientes F3.P2.GTI Formato actividades asociadas a los servicios de diagnóstico de hardware, tecnología: diligenciados y firmados; en los casos que aplique.

1. Verificar que el contratista tenga cargada la información producida durante la ejecución del contrato en el OneDrive asignado por la entidad, o en el Backup, de acuerdo con lo indicado por el supervisor, conforme a lo establecido en el IT5.P2.GTI Instructivo para Gestión de Generar la Solicitudes de copias de Seguridad, cuando solicitud ante aplique la Mesa 1 Informática de 2. Solicitar desactivación de la cuenta de usuario y Soluciones – permisos de acceso a los sistemas de información, MIS en los casos que aplique.

3. Solicitar el borrado seguro de la información institucional del equipo de cómputo y demás equipos electrónicos, en los casos que aplique.

Nota 1. Para estas actividades, el responsable deberá solicitar los servicios requeridos a la mesa de servicios, a través de MIS, web o por correo electrónico mediante los Formatos F1.P2.GTI Solicitud de Servicios de Tecnología y/o F8.P2.GTI Gestión de Usuarios Sistemas de Información y recibir correo con confirmación de creación de ticket desde la Mesa Informática de Soluciones - MIS y los formatos F2.P2.GTI Acta de Entrega de Copia de Información, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, en los casos que aplique. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Se desarrollarán las siguientes actividades: Supervisor, con el F2.G2.SA Formato apoyo que se Devolución de Bienes al

1. Solicitar el reporte de inventario individual del designe. Almacén y/o formato sistema de información de inventarios al Grupo de F3.G2.SA Traslado Almacén e Inventarios en la Sede de la Dirección Elementos devolutivos, General y en las regionales al profesional o auxiliar según corresponda que apoya las funciones de almacén. debidamente diligenciados, firmados y validados por

2. Verificar que el contratista realice la entrega de Grupo de Almacén e los elementos devolutivos a su cargo de acuerdo Inventarios en la Sede de la con lo establecido en la Guía Gestión de Bienes, Dirección General y en las teniendo en cuenta la política de operación 3.7. regionales por el profesional o auxiliar que apoya las

3. Verificar que el contratista diligencie, radique y funciones de almacén; en los valide ante el Grupo de Almacén e Inventarios en casos que aplique. la Sede la Dirección General o ante el profesional o auxiliar que apoye las funciones de almacén en F3.P2.GTI Formato el Grupo Administrativo en las Regionales, el Diagnóstico de Hardware; en Verificar la F2.G2.SA Formato Devolución de Bienes al caso de que el contratista entrega de los Almacén y/o F3.G2.SA Formato Traslado de tenga elementos electrónicos

elementos Elementos Devolutivos, con los cuales el a cargo. devolutivos colaborador asignado del Grupo de Almacén e 2 asignados para Inventarios emitirá la Certificación de Paz y Salvo, Correo electrónico del Grupo P.C. el como constancia que no tiene elementos Almacén e Inventaros en la cumplimiento devolutivos a cargo. Sede de la Dirección General de las o del profesional o auxiliar obligaciones Nota 1. En el caso que el contratista no tenga que apoye las funciones de contractuales bienes a cargo, se generará correo electrónico con almacén en el Grupo la validación correspondiente realizada en el Administrativo de las sistema de información de inventarios. Regionales. ¿Se cuenta con los formatos F2.G2.SA Devolución de Bienes al Almacén y/o formato F3.G2.SA Traslado de Elementos Devolutivos, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, debidamente diligenciados, firmados y radicados o con el correo electrónico correspondiente, en los casos en que aplique? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 2, reiterando la solicitud de entrega de los elementos devolutivos y formatos correspondientes. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Se deberá verificar que el contratista realice la Supervisor con el Paz y Salvo de Archivo entrega de expedientes o documentos a cargo y/o apoyo de quien Contratos, certificado solicitados en préstamo, de gestión contractual, designe. Gestión Documental, gestión documental y trámites asignados por el certificado del Sistema Orfeo Sistema Orfeo, para lo cual se deberán desarrollar y correo electrónico. las siguientes actividades: 1.Validar que el contratista se encuentre al día con los préstamos de expedientes contractuales de la Dirección de Contratación, Grupo Jurídico o Grupo de Contratación a nivel regional o la dependencia que haga sus veces. 2.Solicitar el estado de préstamos de expedientes a archivo central - Grupo Gestión DocumentalDirección Administrativa. 3.Verificar que el contratista se encuentre al día con los préstamos de expedientes en los archivos Verificar la centrales y/o archivo histórico de la Entidad. entrega de expedientes 4. Solicitar al jefe de área, certificación sobre no contractuales y existencia de radicados pendientes de trámite. 3 de gestión P.C. documental y Nota. Para el caso de numeral 1 de esta actividad, trámites tener en cuenta lo indicado en el P13.ABS asignados por Procedimiento Préstamo de Expedientes el Sistema Contractuales. Orfeo Para el caso del numeral 2 de esta actividad, tener en cuenta el P21.SA Procedimiento control préstamo y devolución de expedientes Para el caso del numeral 3 de esta activad, enviar correo a través del correo electrónico mis@icbf.gov.co, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite.

¿Se cuenta con los certificados o paz y salvo correspondientes? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 3, reiterando al contratista la solicitud de realizar la entrega de expedientes o documentos a cargo y/o solicitados en préstamo ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN Se deberá verificar que el contratista entregue Supervisor con el Comunicaciones del al supervisor del contrato, el carné institucional apoyo de quien contratista, radicadas, sobre para su remisión a la Dirección de Gestión designe entrega de carné y tarjeta de Humana, en la Sede de la Dirección General y acceso, en los casos en que a la macro regional a que pertenezca, en el aplique. caso de Regionales, para su destrucción; y entregue la tarjeta de ingreso, a la Dirección Administrativa, en los casos que aplique, para Correos electrónicos. lo cual se deberán realizar las siguientes actividades: 1.Verificar si es de caso, que el contratista realice entrega física y mediante comunicación radicada, del carné institucional a su supervisor de contrato quien a su vez deberá remitirlo al área que corresponda para su destrucción.

2. Verificar que el contratista realice entrega

física y mediante comunicación de la tarjeta de Verificar la ingreso a la Dirección Administrativa o quien entrega del haga sus veces, en el caso que aplique. 4 carné P.C. institucional y la Nota 1. En el caso que no se haya entregado tarjeta de al contratista tarjeta de ingreso el responsable ingreso. generará correo electrónico del Grupo de Apoyo logístico en la Sede de la Dirección General. En las Regionales la validación la realizarán las dependencias, según corresponda, ¿Se cuenta con las comunicaciones de entrega de carné institucional y/o de tarjeta de ingreso o con los correos electrónicos correspondientes, en los casos en que aplique? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 4, reiterando al contratista la entrega del carné institucional y/o tarjeta de ingreso. Certificar la Una vez verificado que se cuente con la Supervisor, con el Formato F1.P25.ABS Lista entrega de totalidad de las evidencias, el supervisor apoyo del de chequeo finalización del 5 soportes de deberá diligenciar y firmar la lista de chequeo profesional o del contrato de prestación de . devolución de finalización del contrato de prestación de técnico que se servicios profesionales y de elementos o servicios profesionales y de apoyo a la gestión designe. apoyo a la gestión, firmada información a por el supervisor del contrato. cargo del contratista ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN Se deberá remitir a la Dirección de Supervisor con el Memorando radicado por el Radicar la lista Contratación en la sede de la Dirección apoyo de quien se supervisor, adjuntando la de chequeo General o al Grupo Jurídico o al Grupo de designe F1.P25.ABS Lista de finalización del Contratación o a la dependencia que haga sus chequeo de finalización del contrato de veces en las Regionales, según corresponda, contrato de prestación de 6 prestación de la F1.P25.ABS Lista de chequeo de servicios profesionales y de servicios finalización del contrato de prestación de apoyo a la gestión, profesionales y servicios profesionales y de apoyo a la debidamente fechada y de apoyo a la gestión, con sus anexos, para cierre del suscrita, con sus anexos. gestión y sus expediente contractual en la Plataforma anexos. SECOP II, mediante memorando. La Dirección de Contratación en la Sede de la Profesional Publicación en la sección 8 Dirección General o la dependencia que haga asignado por la de la Plataforma SECOP II sus veces en las Regionales, asignará un Dirección de en el correspondiente profesional, quien verificará que se encuentren Contratación, el Contrato de prestación de adjunta la F1.P25.ABS Lista de chequeo de Grupo Jurídico o el Servicios o de Apoyo a la finalización del contrato de prestación de Grupo de Gestión servicios profesionales y de apoyo a la Contratación o el

gestión, debidamente fechada y suscrita por el que haga sus veces Cierre del supervisor del contrato, con sus anexos. en las Direcciones expediente en Regionales y el 7 la plataforma ¿Se encuentran la totalidad de los soportes supervisor. P.C. SECOP II y evidencias? Si: Se procederá al cierre del expediente contractual respectivo en la plataforma SECOP

II. Fin de procedimiento.

No: Se devuelve a la actividad del trámite faltante Fin del procedimiento

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión suscritos con personas naturales, cerrados en la plataforma SECOP II.

6. DEFINICIONES: Elementos devolutivos: Son aquellos bienes que por su valor y características son controlados por el almacén mediante registro de inventarios y asignación de una placa, estos son entregados a los servidores públicos o contratistas para el desarrollo de sus funciones y que, por su naturaleza, deben ser devueltos al almacén o trasladados a un servidor público o contratista, en el momento del retiro de la entidad. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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GESTIÓN Terminación Plazo del Contrato: Fecha final para la ejecución del objeto contractual.

SECOP II: Es la nueva versión del SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública, para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea (https://www.colombiacompra.gov.co › preguntasfrecuentes).

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ley 80 de 1993

Decreto ley 19 de 2012 Manual de Contratación Procedimiento Terminación Anticipada y/o Liquidación de Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y/o de Apoyo a la Gestión de Mutuo Acuerdo P19.ABS Guía Gestión de Bienes G2.SA Procedimiento de Gestión de Solicitudes de Tecnología P2.GTI Procedimiento para la Activación, Actualización y Desactivación de las Cuentas de Usuario Institucionales P4.GTH Manual usuario para el registro en SITCO (https://www.colombiacompra.gov.co › preguntas-frecuentes).

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F2.P2.GTI Formato Acta de entrega de copia de información

F1.P2.GTI Formato de Solicitud de Servicios de Tecnología F3.P2.GTI Formato Diagnóstico de Hardware F2.G2.SA Formato Devolución de Bienes al Almacén F3.G2.SA Formato Traslado Elementos Devolutivos F1.P25.ABS Formato Lista de Chequeo Finalización del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión F8.P2.GTI Formato de Gestión de Usuarios Sistemas de Información

9. ANEXOS: N/A ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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GESTIÓN

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio • Se modifica el objeto, cambiando el verbo “garantizar” por “describir las actividades necesarias para..” • Se ajusta la redacción del alcance • Se divide la política de operación 3.2, se ajusta su redacción y se elimina a 28/10/2021 Versión 3 la Dirección de Gestión Humana. • Se modifica la política de operación 3.9 • Se ajusta la redacción las actividades de la sección 4 • Se incluye la codificación a todos formatos mencionados en el documento Se realizan ajustes en las siguientes secciones del procedimiento: • Alcance • Política de operación 3.2, puntualizando el tipo de contrato “Prestación de 30/09/2021 Versión 2 servicios profesionales y de apoyo a la gestión” • Se incluyen los Puntos de Control en las actividades 2, 3 y 4 • Se ajusta la descripción de la actividad 7 y se agrega al Supervisor como responsable • Se actualizo el alcance del procedimiento • Se modifican las políticas de operación, exceptuando los numerales 3.4 y 3.6 • Se ajustan las actividades, responsables y registros de la sección “4.

Descripción de actividades”. • Se incluyen los Puntos de Control en las actividades 5 y 7 08/05/2020 Versión 1 • Se ajusta la descripción de la sección 5. “Resultado final”

• Se elimina la definición “Terminación anticipada”, y se incluye “SECOP II • En la sección 7 “Documentos de Referencia” se ajusta el nombre del Procedimiento P19.ABS y se agregan el Manual de Usuario para el Registro en SITCO. • En la sección “Relación de Formatos” se adecúa el nombre del formato F4.P2.GTI ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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